Veiledning prosjektroller

Krav til prosjekteier Ansvar Krav Vedta prosjektets mandat Vedta milpælplanen Ansvarlig for prosjektets overordnede organisering og ressursengasjement Godkjenne de økonomiske planene Oppfølgning av milepælplanen Formalisere prosjektavtalen Følge opp prosjektbudsjettet Følge opp risikoanalyse og kost/nytteanalyse i forkant av prosjektets oppstart Ingen omkamper, - beslutninger er beslutninger Ingen skjulte agendaer, - ingen dobbelkommunikasjon Døråpnere og endringsledere Bidra til motivasjon og lagånd – ros og anerkjennelse (men også konstruktiv kritikk) Motvirke tendenser til egnerådighet blant prosjektledere og prosjektmedarbeidere Raske beslutninger (modenhet vs. tid)

Krav til styringsgruppen Ansvar Krav Vedta planene for prosjektet, herunder arbeidsfordeling og ressursbruk Ta eierskap til prosjektets målsetning, omfang og fremgangsmåte Påse at prosjektet blir prioritert ut fra virksomhetens behov Følge opp prosjektbudsjettet Sikre at prosjektets leveranser blir overført til linjen Kommunisere retning og strategi Overvåke prosjektets fremdrift Oppfølgning av rollefordeling Godkjenne tiltak som må iverksettes for å sikre fremdrift i prosjektet Påse at riktige personer blir valgt til prosjektoppgavene og at disse setter av nødvendig tid Følge opp beslutningsprosessene og påse at disse fungerer som avtalt Håndtere saker som eskaleres av prosjektlederen eller kjerneteamet Finne løsninger hvis ressurstilgangen svikter Godkjenne prosjektplaner og leveranser Godkjenne vesentlige endringer i prosjektmandatet og prosjektplaner Utøve kvalitetskontroll av planer, framdrift og resultater Sluttrapportering Ingen omkamper, - beslutninger er beslutninger Ingen skjulte agendaer, - ingen dobbelkommunikasjon Døråpnere og endringsledere Bidra til motivasjon og lagånd – ros og anerkjennelse (men også konstruktiv kritikk) Motvirke tendenser til egnerådighet blant prosjektledere og prosjektmedarbeidere Raske beslutninger (modenhet vs. tid)

Krav til prosjektledere Ansvar Krav Ta eierskap til prosjektets målsetning, omfang og fremgangsmåte Avklare og spesifisere prosjektets mandat Lede utarbeidelsen av milepælplanen Utarbeide prosjektplaner, estimater og økonomiske rapporter (detaljplaner) Avklare og vurdere risiko i prosjektet Organisere prosjektet og sikre tilfredsstillende dokumentasjon av arbeidet Daglig ledelse av prosjektgruppen Økonomistyring og rapportering Være koordinator/ veileder for prosjektets arbeidsgruppe Rapportering til styre og eskalere saker til styringsgruppen Overordnet ansvar for oppfølging av fremdrift på milepæler Godkjenne leveranser i henhold til avtale Godkjenne endringer og tillegg til avtale Ansvar for oppfølging og statusrapportering av fremdrift av prosjektet. Være leverandørens ansvarlige kontaktpunkt hos UiO Utarbeide og vedlikeholde prosjektdokumentasjon Ingen omkamper, - beslutninger er beslutninger Ingen skjulte agendaer, - ingen dobbelkommunikasjon Døråpnere og endringsledere Bidra til motivasjon og lagånd – ros og anerkjennelse (men også konstruktiv kritikk) Motvirke tendenser til egnerådighet blant prosjektmedarbeidere Raske beslutninger (modenhet vs. tid)

Krav til prosjektdeltakere Ansvar Krav Få aksept fra linjeleder for deltakelse i prosjektarbeid Utarbeide endelig mandat sammen med prosjektgruppen Utføre konkrete prosjektoppgaver Bidra til leveranser og ta ansvar for leveransene til prosjektet Følge opp og støtte prosjektets målsetning, omfang og fremgangsmåte Bistå med prosjektoppfølging og prosjektrapportering Rapportere fremdrift og ressursbruk på allokerte aktiviteter Løpende fremme forslag Dokumenthåndtering og arkivering Følge prosjektets spilleregler Ingen omkamper, - beslutninger er beslutninger Ingen skjulte agendaer, - ingen dobbelkommunikasjon Døråpnere og endringsledere Bidra til motivasjon og lagånd – ros og anerkjennelse (men også konstruktiv kritikk)

Overordnede retningslinjer til prosjektdeltakerne OK Ikke OK Det er lov å være frustrert i forhold til oppgaven, men vær konstruktiv og løsningsorientert Vi oppmuntrer og støtter hverandre Vi tar ansvar for våre egne oppgaver og leverer innenfor fastsatte tidsfrister, maler og verktøy Vi er positive og åpen for hverandre Vi viser sikkerhet i balanse med ydmykhet i henhold til hvorfor prosjektet gjennomføres Være prosjekt ”ambassadør” for ditt prosjekt Endre verktøy og maler. Dette kan ha konsekvenser for andre i prosjektet Alt som blir diskutert i prosjektet egner seg ikke til diskusjon i kantinen Spre informasjon til linjen før det er avklart innad i prosjektet

Møteledelse og møtekultur Før møtet Formål og agenda utarbeidet og distribuert til møtedeltakerne før møtet starter Møtet starter presis Avtale hvor mye tid som skal brukes til hvert agendapunkt før møtet begynner Under møtet Lojalitet til beslutninger, konklusjoner og oppsummeringer per agendapunkt. Dvs. det skal ikke vende tilbake til ”gårsdagens tekst” selv om en er uenig. Konsensus er umulig i alle tilfeller Det skal ikke være tvil om hvem som har ansvaret for møteledelse Lytte til hverandre og ikke bare være opptatt av egne standpunkter Klare aksjoner per agendapunkt Referent utpekes i forkant av eller imøtet Etter møtet – til neste møte Dokumentere med et referat med fokus på arbeidsoppgaver og aksjoner til neste møte. Referent bekrefter hvilke beslutninger og oppsummeringer møtet har tatt før møtet avsluttes. Referat distribueres til møtedeltakerne dagen etter møtet