Synkron overføring - Digitalt skapt materiale fra kommunene Petter B. Høiaas Rådgiver, IKA Kongsberg

Hva er synkron overføring? Kjært barn har mange navn… Arkivskyen IKA-kjernen Synkron overføring av digitalt skapt materiale Synkron overføring – pilot kommune Ideen om synkron overføring ble formulert hos IKA Kongsberg våren 2013 Ble til en forstudie, og har siden blitt innlemmet som et av prosjektene i SAMDOK ved Riksarkivet. Eierskap for det videre prosjektet er nå overtatt av KS KommIT, mens IKA Kongsbergs rolle vil være å huse pilotprosjektet som er ønsket å gjennomføre i løpet av 2015 Prosjektet har hatt mange navn siden starten.

Hva er synkron overføring? «…forenkle og effektivisere prosessene rundt arkivdanning i kommunal sektor…» Hegna. S: «En interkommunal Arkivkjerne»; 2014 Men grunntanken er å forenkle og effektivisere prosessene rundt arkivdanning i kommunal sektor Forstudien viser at: …det er mange utfordringer med digitalt arkiv i kommunene Det er store utfordringer knyttet til arkivdanning, så vel som sikring og bevaring av materialet hos kommunene Det er også store utfordringer når materialet skal leveres til depot – uttrekk må som oftest gjøres ved hjelp av konsulent Et annet SAMDOK-prosjekt har identifisert at det kan være så mye som 10 000-15 000 systemer med arkivverdig materiale som var i bruk mellom 1985 og 2010. Av disse er det gjort godkjente uttrekk av 800.

Situasjonen i dag Lang rekke ulike proprietære systemer Stor forskjell på, og liten integrasjon mellom, sak/arkiv-system og fagsystem Stor leverandøravhengighet Store konsulentkostnader Situasjonen i dag er noe uoversiktlig Lang rekke ulike proprietære systemer Eierskapsproblematikk Silostruktur Store mengder data som ikke blir arkivert Store kostnader til utvikling, og til uttrekk

Ideen Å unngå en digitalisert versjon av dette… Skille mellom saksbehandling og arkivering Arkivere til åpen og offentlig eid arkivkjerne Kutte tidsskillet mellom arkivdanning og deponering Hvis vi kan skille mellom saksbehandling og arkivering, vil vi kunne sikre materiale på tvers av fagsystemer, uansett hvilken type data den produserer. Tradisjonell saksbehandling Fagsystemer med spesialinformasjon E-post Facebook Åpen og offentlig eid arkivkjerne vil sikre kommunens eierskap til dataene. Vi må eie arkivskapet vi lagrer i, ikke bare dataene som er inni. Kutte tidsskillet mellom danning og deponering. I en digitalisert verden vil dette skille være kunstig. Dette vil sikre at arkivet kan rette eller gi tilbakemelding umiddelbart, ikke om 30 år som sedvanen er i dag. Størst gevinst av digitaliseringen får vi hvis vi gjør mer enn å lage en digital reproduksjon av en manuell prosess.

Danning Skille arkiv fra sakssystem Sikre at kommunen kan bytte leverandør Bedre mulighet for sakstilpasset system Enklere mulighet for automatisering Ingen forskjell på sak- og fagsystem Sikre at arkivet er tilgjengelig på tvers av systemer/tider

Overføring Kutte tidsskille Tilbakemelding om feil/mangler umiddelbart Automatisert kvalitetssikring

Sikring og bevaring Sikre data/metadata uavhengig av system/leverandør Backup med kopi hos KDRS Fri og offentlig eid kjerne – sikre eierskap Opprettholde datakvalitet over tid Kunnskap om database og vedlikehold av data over lang tid blir overflyttet til depot. - Nedprioritert i en kommunla IT-tjeneste som har nok med support på egne systemer og vedlikehold på kommunens daglige behov.

Forstudien IKA Kongsbergs 39 eierkommuner Utført av Ståle Hegna, Midt-Telemarkrådet Viser klart at kommunene er interessert i prosjektet Velvilje for å være med på pilot

Spørreundersøkelsen Har sak-/arkivsystemet som kommunen bruker, en egen uttrekksmulighet? (Gjelder NOARK4-systemer) 21 kommuner svarer at man må ha konsulenthjelp for å gjøre uttrekk av sine NOARK4-systemer Vi vet av erfaring at dette ikke bare er komplisert, men tidkrevende. Det siste uttrekket som ble gjort på IKA Kongsberg tok fem uker. Det er kun 3 kommuner som svarer at de kan gjøre dette uten konsulenthjelp

Spørreundersøkelsen Har noen av fagsystemene en integrasjon mot sak-/arkivsystemet? 19 kommuner svarer at noen av fagsystemene har integrasjon, men 16 sier at dette er helt fraværende.

Gevinstpotensialet i en sentralisert løsning? Kompetanse Database Uttrekk ved periodisering Mange arkivledere og systemansvarlige/IKT-konsulenter i de forespurte kommunene gir uttrykk for at kompetansen på databaser er mangelfull. Det er også store utfordringer knytte til periodisering og uttrekk, som vi har hørt om også her på seminaret. Hos saksbehandlerne er det utfordringer knyttet til kunnskap om arkiv, og få eller ingen av dagens sak/arkivsystemer gir god støtte for dette. Slike systemer kan dessuten i liten grad kunne tilpasses saksgang på en god måte. Her er det stort potensiale for effektivisering ved å flytte kompetansebehovet dit kompetansen sitter.

Gevinstpotensialet i en sentralisert løsning? Kompetanse Datakvalitet Teknisk arkivkunnskap samles i arkivet Uavhengighet IKA eller annen depotinstitusjon vil kunne bygge og opprettholde en bredere databasekunnskap enn hver enkelt kommune Institusjonen kan også sjekke materialet fortløpende, og dermed sikre den arkivmessige kvaliteten, noe som også krever en viss uavhengighet.

Gevinstpotensialet i en sentralisert løsning? Kompetanse Datakvalitet Kostnader Saksbehandler trenger ikke kompetanse på mer enn saksbehandlingen Hardware og software Potensielt besparende i tidstyver hos saksbehandler, IKT-personell og arkvet. Investering i hardware og software for å håndtere arkiv må bare gjøres en gang, av en institusjon

Gevinstpotensialet i en sentralisert løsning? Kompetanse Datakvalitet Kostnader Eierskap til arkivdata Fullt eierskap til dataene Leverandøruavhengig uttrekk og lagring Åpen kilde og eierskap til institusjonen som lagrer dataene vil sikre fullt eierskap til dataene, og dermed også…

Gevinstpotensialet i en sentralisert løsning? Kompetanse Datakvalitet Kostnader Eierskap til arkivdata Tilgjengeliggjøring Mange arkivledere og systemansvarlige/IKT-konsulenter i de forespurte kommunene gir uttrykk for at kompetansen på databaser er mangelfull. Det er også store utfordringer knytte til periodisering og uttrekk, som vi har hørt om også her på seminaret. Hos saksbehandlerne er det utfordringer knyttet til kunnskap om arkiv, og få eller ingen av dagens sak/arkivsystemer gir god støtte for dette. Slike systemer kan dessuten i liten grad kunne tilpasses saksgang på en god måte. Her er det stort potensiale for effektivisering ved å flytte kompetansebehovet dit kompetansen sitter. IKA eller annen depotinstitusjon vil kunne bygge og opprettholde en bredere databasekunnskap enn hver enkelt kommune Institusjonen kan også sjekke materialet fortløpende, og dermed sikre den arkivmessige kvaliteten, noe som også krever en viss uavhengighet. Potensielt besparende i tidstyver hos saksbehandler, IKT-personell og arkvet. Investering i hardware og software for å håndtere arkiv må bare gjøres en gang, av en institusjon Åpen kilde og eierskap til institusjonen som lagrer dataene vil sikre fullt eierskap til dataene, og dermed også… Tilgjengelighet! Forstudien viser, i vår mening, helt klart at denne ideen både er god og velkommen. På bakgrunn av de svarene vi fikk fra våre eierkommuner er det derfor blitt startet et forprosjekt for å arbeide videre med løsningen.

Oppsett og spesifisering Tjenesteorientert arkitektur Interoperabilitet Tilgjengelighet Trygghet Åpenhet Fleksibilitet Skalerbarhet Tjenestens livslengde: utfordring med evighetsperspektivet

Prosjektet i dag og veien videre Bredt sammensatt prosjektgruppe Medlemmer fra Riksarkivet/SAMDOK, KS KommIT, KDRS og KAI-miljøet. Bidrag fra Midt-Telemarkrådet og HiOA Prosjektet ble i fjor tatt inn som en prioritert oppgave i SAMDOK-prosjektet, styrt av Riksarkivet. Det har vært stor interesse for dette, og det blir nå også gjennomført prosjekter som skal se på lignende saker for statlig materiale. På denne måten får vi teste flere løsninger og høstet flere erfaringer.

Prosjektet i dag og veien videre Prosjektmål – forprosjekt Utarbeide en teknisk kravspesifikasjon for å teste løsningen i praksis Tett samarbeid med lignende prosjekter som blir gjennomført på statlig nivå Gjøre alle nødvendige avklaringer rundt organisering, juss og økonomi for et hovedprosjekt

Prosjektet i dag og veien videre Tidsramme – forprosjekt Krav.spek ønsket ferdig til mai 2015, og hovedprosjekt med test og gjennomføring fra høsten. Direkte overføring via fast linje fra Kartverket Overføring direkte fra mattilsynet

Takk for oppmerksomheten! Målet er å sikre morgendagens arkiver like godt som vi klarer å sikre de vi arvet fra i går! Takk for oppmerksomheten!