Kap. 24 – Packages and ERP Systems How Information Technology Is Conquering the World: Workplace, Private Life, and Society Professor Kai A. Olsen, Universitetet i Bergen og Høgskolen i Molde

Kai A. Olsen, Vi skal se på Bruk av ferdige systemer Tilpassning av ferdige systemer med makroer. En ”case” for dette. ERP systemer

Kai A. Olsen, Ferdige (off-the-shelf) program Ferdige systemer har mange fordeler: Meget gode systemer Mange funksjoner Skikkelig uttestet (om vi unngår siste versjon) Lav pris (mange deler på kostnadene) Mange kjenner produktet (unngår ofte opplæring ved nyansettelser) Eksempler: Office pakker (Microsoft, Open Office) Tegne- og konstruksjonsprogram (Autocad, Catia, Unigraphics, SolidWorks…) Dokument, foto- og designerprogram (Framemaker, Publisher, Photoshop…) Men – stort sett bare for standardfunksjoner!

Kai A. Olsen, Vi får sjelden alt med ferdige pakker

Kai A. Olsen, Kundetilpasning (customization) Kundetilpasning kan hjelpe. Moderne program har mulighet for tilpassinger til brukerens behov, for eksempel: Enheter Språk Menyer Mange program kan også bygges ut med makroer – programkode. Vi skal studere en ”case”.

Kai A. Olsen, Case: Word for å lage turbeskrivelser Turbokforlaget lager turguider med bildebaserte beskrivelser. Kompleks layout (mange bilder, piler, nr og tekst på bilder) Kart m.m.

Kai A. Olsen, Krav til produksjonssystemet Skal håndtere store bildemengder (500 – 1500 bilder i hver bok) Skal håndtere oppsett av layout på en hensiktsmessig måte Skal gjøre det effektivt å lage turbeskrivelser Skal hjelpe til å unngå feil.

Kai A. Olsen, Muligheter Bruke et profesjonelt typesettingssystem (Framemaker, Microsoft Publisher, …) Vil ikke kunne dekke vårt behov fullt ut Må læres fra grunnen av Alternativ: Bruke Microsoft Word Men Word er en tekstbehandler, ikke et typesettingssystem.

Kai A. Olsen, Hva gjør vi? Velger Word siden vi kjente systemet og hadde lang brukererfaring I tillegg – vi har programvaren installert allerede (ingen ny lisens) Men vi oppdaget fort at Word ikke var egnet for typesetting: Vanskelig å plassere bilder Gruppering av komponenter (bilde, tekstboks og piler) la ofte de små elementene bak bildet Måtte dele opp boken i separate dokumenter. Kompleks sammensetting (med sidenummer m.m.)

Kai A. Olsen, Løsning Lager makroer for alt det vi trenger. Word + makro -> typesettingssystem for turbok Viktig: Word har en ”macro recorder”, tar opp brukerkommandoer og representer disse som VBA kode Da kan vi først ta opp operasjonen utført på et spesifikt objekt, deretter gå inn i makrokoden og forbedre og generalisere denne Begrensning med makroer: Ikke egnet for massedistribusjon (men det trenger vi jo ikke)

Kai A. Olsen, Word med makroer Programmerer i VBA (Visual Basic for Applications) Legger inn makro i menyen T (topp) flytter et bilde til toppen av siden og forankrer det fast her. De fleste makroene er langt mer komplisert enn dette.

Kai A. Olsen, DV – distribuer vertikalt Lager standard avstand mellom bilder Justerer høyde Lager lik bredde på alle bildene

Kai A. Olsen, Gruppér Vi irriterte oss over Gruppér- kommandoen i Word Brukes for å sette sammen forskjellige objekter, hos oss bilder, piler, skilt, tekst, bildenr m.m. Men Microsoft sin versjon hadde den idiotiske uvane at den kunne sette små objekter (en tekstboks, pil eller lignende) bak bildet Etter å ha irritert meg over dette i flere år laget jeg min egen. Det tok 30 minutter.

Kai A. Olsen, Kode (Grupper) Sub Grupper() Dim i As Integer, størst As Integer Dim top As Long, left As Long, rh As Long, rv As Long, huskTopp As Long, huskVenstre As Long Dim huskAvstand As Double 'ordne småeelementer størst = største() For i = 1 To Selection.ShapeRange.Count With Selection.ShapeRange(i) If i = størst Then huskTopp =.top huskVenstre =.left huskAvstand =.WrapFormat.DistanceBottom End If If i <> størst Then If.Type = 17 Then 'tekstboks.ZOrder msoBringInFrontOfText Else.ZOrder msoBringToFront End If End With Next i 'send største (bildet) bakerst With Selection.ShapeRange(størst).ZOrder msoSendToBack End With 'grupper Selection.ShapeRange.Group.Select With Selection.ShapeRange.RelativeHorizontalPosition = _ wdRelativeHorizontalPositionPage.RelativeVerticalPosition = _ wdRelativeVerticalPositionPage.WrapFormat.Type = wdWrapTight.ZOrder msoSendToBack.top = huskTopp.left = huskVenstre.WrapFormat.DistanceBottom = huskAvstand End With End Sub

Kai A. Olsen, Noen andre kommandoer Sett bilde øverst til høyre (A) Legg inn et bildenummer, en grønn pil og en tekstboks i bildet (TBG) Juster tekstboks og bildenummer for plassering til venstre (v) Kontroller at alt er med i et kart (GK) Legg inn luft under et bilde (LL) Juster en tekstboks etter skalering (JT) Sett inn sidenummer (SS) Sjekk dokument (SD) Lag PDF av alle turbeskrivelser (Skriv)

Kai A. Olsen, Et viktig poeng Dersom vi oppdager at vi gjør en operasjon flere ganger lager vi en makro Fordel: Effektivisering Bedre kontroll Færre feil Eksempel, Skriv-kommandoen som lager pdf av alle turbeskrivelsene: Går automatisk Vi får med alt (gjør en det manuelt er det lett å hoppe over en tur)

Kai A. Olsen, Hva har vi oppnådd Redusert tiden det tar å lage en turbeskrivelse med 50 % Samtidig som vi lager langt mer komplekse turbeskrivelser nå enn før (blant annet med bildenr) Samtidig som kvaliteten på sluttproduktet er teknisk sett langt bedre enn tidligere

Kai A. Olsen, Makroer Ideen med makroer, som her, er at standardproduktet gjør 99 % av jobben Med makroene gjør du siste biten, det som skal til for å gjøre produktet anvendelig for et nytt formål Ulempen er at det kan være vanskelig å distribuere makroer WORD + Makro = Vårt system

Kai A. Olsen, Excel har også makromulighet «Prisliste» for propellblad basert på en rekke faktorer.

Kai A. Olsen, ERP systemer ERP (Enterprice Resource Planning) Totalsystemer som gjør alt. Ideen er å lagre data bare en gang, skal være tilgjengelig overalt. Prosessflyt er sentral, f.eks data fra ordre til planlegging til produksjon til fakturagrunnlag… Kopling til omverdenen. Ferdige rutiner for tolldeklarering, skatt og avgifter m.m. Mange pakker fra proprietære til open source. Den mest brukte er SAP (tysk). Krever stor grad av tilpasning, denne kan ofte være kostbar. For eksempel brukte Statoil en milliard kroner for å installere SAP, Norsk Hydro brukte det samme. ESS (som vi så på tidligere) er laget i SAP.

Kai A. Olsen, Fordeler Mange rutiner ligger der allerede. Viktig for store firma, spesielt firma som opererer i mange land. Best practices, firmaene må tilpasses seg systemet. Gir oversiktlighet og gode sporingsfunksjoner (sporing av ordrer, kostnader m.m.). Unngår kompleksiteten med mange små systemer. Gir et ”enterprise view”, en konsernoversikt, som er viktig for toppledelsen.

Kai A. Olsen, Ulemper Kundetilpasningen er problematisk Løsningen kan bli kostbar. En kan få en ”lock in” situasjon der det er vanskelig å skifte leverandør. Kan segmentere et firma, slik at fleksibiliteten går tapt. Ved å erstatte spesialprogrammer med et felles system kan en lett få ”et minste felles multiplum”, dvs. at fordelen med spesialløsningene går tapt. Ikke alle firma bør standardiseres (mot ”best practices”). For nisjebedrifter kan det være viktig å bevare egenarten.

Kai A. Olsen, Web services er et alternativ Den store fordelen med ERP er at ett system gir oversikt over hele konsernet. Den store ulempen er at det behandler alle likt – alle må bruke det samme systemet. I homogene organisasjoner kan dette gå greit – alle har samme behov. I inhomogene organisasjoner kan en få problemer. En løsning er ”Web services”, dvs. der hver avdeling kan beholde sitt eget system, men ha rutiner for å utveksle data med andre avdelinger og hovedkontoret (vi skal komme tilbake til dette i kapittel 53).