1 Analyser totaløkonomi Controllerforum 29. april 2008

2 Litt om bakgrunnen En egen arbeidsgruppe med controllere fra fakultet og sentralt ser nærmere på Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) og hvordan denne henger sammen med den øvrige virksomheten på NTNU Målsetning: –Beskrive denne sammenhengen for styret i oktober 2008 Lover og regler Praksis ved NTNU –Vurdere og eventuelt foreslå nødvendige endringer Hensikt med orientering i dag: –Hvor langt er arbeidet kommet –Få innspill til videre arbeid

3 Hvor står vi i dag? Arbeidsgruppen har arbeidet parallelt med analysegruppen i økonomistaben. Gitt innspill og fulgt arbeidet. Innenfor bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet har vi i dag god oversikt over: –Omsetning –Antall prosjekter og hvordan disse fordeler seg på enheter/kategorier –Prosjektgjeld –Ansatte

4

5

6 x2

7 x1,5

8

9 25%

10 Over dobbelt så mange stillinger

11

12

13

14 Prosjektgjelden er i hovedsak i tilknytting til prosjektkategoriene NFR- og Andre bidrag

15 Hva ser vi på bakgrunn av dette? IVT, DMF, NT og IME står for ca. 75 % av omsetningen Omsetning består i hovedsak av NFR- og Andre bidragsprosjekter (88%) –NFR-omsetning er mer knyttet til finansiering av stillinger –Forskjeller mellom fakultetene i forhold til hvilke stillingskategorier som finansieres Prosjektgjeld innenfor Andre bidrag er stor –Dobbelt så stor som innenfor NFR, tiltross for lavere omsetning => Prosjektkategoriene har ulike bindinger!

16 NFR: Klare bindinger gjennom avtaleverk for hvordan og når midlene skal benyttes. Andre bidrag: Tilskudd og gaver hvor bidragsyter i mindre grad gir føringer for benyttelse av midlene

17 Hvordan forvaltes regelverket? Har vi godt nok grunnlag for god økonomistyring? Får vi dekket våre kostnader til infrastruktur? Hvem er det egentlig som forvalter omsetningen innenfor BOA? –Hvem tar beslutninger? Spørsmål vi kan stille?

18 Andre funn Gjennomsnittlig netto overhead på prosjekter i Maconomy: –NFR16 % –Andre bidrag13 % Nettobidraget fra BOA til BFV er vesentlig større –Diverse 9-arter brukes til å justere dette (I hovedsak ved avslutning av prosjekter) –Variasjon i hvilke 69-prosjekter som tilføres nettobidraget (prosjektleder vs institutt) Budsjettavvik innenfor BOA i 2007 var på 263 mill. Konsulentkjøp –Stor variasjon mellom enhetene

19 Overhead ved NTNU i 2007 Tilnærmet alle eksterne prosjekter ved NTNU er registrert i Maconomy. Prosjektene skal minst belastes 40 % overhead av påløpte lønnskostnader. Videre så kan det spesifiseres en egeninnsats som tilbakeføres prosjektet. Resultatet av dette blir netto overhead, som tilføres bevilgningsøkonomien. For 2007 var gjennomsnittlig netto overhead slik: NFR-prosjekter: 16 % Andre bidragsprosjekter:13 % Oppdrag: 40 %

20 Overhead ved NTNU i 2007 I 2006 var tallene tilsvarende bortsett fra Andre bidrag som hadde 15 % i stedet for 13 %. Dette utgjør ca. 3 mill. Hvorfor får vi da en nedgang i netto overhead fra 06 til 07, tiltross for økt omsetning fra 06 til 07? I hovedsak posteringer via manuelle overhead- arter: - Avslutning av prosjekter - Korrigeringer av egeninnsats ca. 26 mill. i forskjell mellom 06 og 07

21 Interne overføringer EFV – BFV (9-art) NTNU Har sett nærmere på denne utviklingen

22 Her er noen spørsmål vi kan stille oss så langt: –Hvorfor er gjennomsnittlig overhead i Maconomy 16% for NFR og 13% for andre bidrag? –Er dette nok til å dekke infrastrukturkostnader? –Hvorfor er nettobidraget mye større? Hvor står vi i dag?

23 Overhead ved NTNU i 2007 Ser vi derimot på hva som netto går fra EFV til BFV, så overføres 155 mill i 2007, mot 136 mill i Dette betyr at man bruker andre 9-arter til å regulere forholdet mellom de to økonomiene.

24 Bruk av 9-arter, forts. Midlene tilfaller enheten gjennom avslutning av prosjektet => burde fortløpende vært bokført som reduksjon av egeninnsats => vanskeliggjør økonomistyringen Midlene tilfaller prosjektleders 69-prosjekt => undergraver beslutningslinjene =>vanskeliggjør økonomistyringen, særlig avsetningsnivået

25 Andre funn: Stor grad av kjøp av konsulenttjenester => anbudsregler => kjøp av tjenester fra ”egne selskaper”

26 Veien videre Dekanmøtets vurderinger og anbefalinger Ny statusrapportering til dekanmøtet planlagt i uke 24 Rapport til styret planlagt i uke 41

27 Prosjekt X START / SLUTT START: Vurderes en egeninnsats på 25% som styrer posteringer mellom økonomiene SLUTT: Eventuelt overskudd reduserer den opprinnelige egeninnsatsen I den grad prosjekter ikke blir avsluttet vil det ligge inne en netto overføring til instituttet på 15%. Litt mer om egeninnsats

28 Prosjekt X START / SLUTT START: Budsjett: Inntekt Lønn Drift Overhead (40%) Egeninnsats+ 905 (25%) Resultat 0 Eksempel: Prosjekt , 3 stipendiater, varighet fra Finansiert ved NFR-rundsum SLUTT: Regnskap: Inntekt Lønn Drift- 593 Overhead (40%) Egeninnsats+ 909 (25%) Resultat + 812

,- tas til inntekt på instituttets overheadkonto (69-prosjekt) ved prosjektavslutning i Virkelig egeninnsats blir 2,7 %, og ikke 25 % - Dette kan være problematisk i forhold til det nye reglementet, som er tydelig på at egeninnsats skal dokumenteres. Vi har funnet tilfeller der avslutning av prosjektene skjer direkte eller indirekte mot andre 69-nummer (”private”). Det medfører at den ubenyttede egeninnsatsen gis som incentiv til den vitenskapelige ansatte. - Er instituttene bevisste i disse valgene? - Er dette god økonomistyring?

30 Her er noen spørsmål vi kan stille oss så langt: –Hvem er det som i praksis gjør beslutningene innenfor BOA? –Hvorfor er gjennomsnittlig overhead i Maconomy 16% for NFR og 13% for andre bidrag? –Hvorfor er nettobidraget mye større? –Hvorfor var det et budsjettavvik i Maconomy i 2007 på 263 mill? Hvor står vi i dag?

31 Budsjetter og regnskap innenfor Maconomy Budsjettavvik i 2007 = 263 mill. Skyldes dette manglende regnskapsføring eller dårlige budsjetter?

32 Spørsmål vi kan stille oss så langt: –Hvem er det som i praksis gjør beslutningene innenfor BOA? –Hvorfor er gjennomsnittlig overhead i Maconomy 16% for NFR og 13% for andre bidrag? –Hvorfor er nettobidraget mye større? –Hvorfor var det et budsjettavvik i Maconomy i 2007 på 270 mill. –Hvorfor er det nesten ikke lønnskostnader som belastes på oppdragsprosjektene? –Hvorfor bruker IVT så mye eksterne konsulenter i sine prosjekter? Hvor står vi i dag?

33 Konsekvenser: Hva betyr det vi ser i forhold til : - Regelverket - Måten vi driver virksomheten på -