1 17. mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Forelesning nr 23 Materialadministrasjon TDT4285 Planlegging og drift av IT-systemer Våren 2005 Anders Christensen, IDI

2 17. mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Gitt en faktura... 1.Revisjon – hvordan er pengene brukt. 2.Dokumentasjon – vise at utstyret er en eget. Faktura Utstyr Revisor Økonomer Internktrl Tyveri Gjenbruk Garanti

3 17. mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Utfordringer Hvilket utstyr er angitt på en gitt faktura? Hvor står alt utstyret? Hvilket utstyr har vært reparert? Hvilket utstyr har hvor lang levetid? Hva er på reparasjon/utlån? Hvem er ansvarlig for hva? Hvilket utstyr er evt ikke i bruk?

4 17. mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Levetidssyklus for utstyr Tilbud Bestilling Levering InstallsjonBrukTa ut av drift Deinstallasjon Kassasjon Avhending Reparasjon

5 17. mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Midler for oversikt Nettverkskort – fra switch’er Strekkodemerking – på bokser Serienummer – på alle komponenter Brennmerking – mot tyveri Inventory – automatisk innsamlet Databaser – manuelt oppdatert Elektronisk – via brikker

6 17. mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Viktig å kunne svare på 1.Hva er typisk kostnad for ulike varianter av utstyr (og brukere)? 2.Hva er feilrate for utstyrstyper? 3.Hvordan utvikler feilraten seg over tid? 4.Hvilket utstyr kan gjenbrukes? 5.Hvor mye av utstyret er overkill? 6.Har vi nok lisenser (for få, for mange)

7 17. mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Levetidskostnader (TCO) Innkjøpskost/levetid Personellkostnader Reservedeler Overkapasitet Brukt rekvisita HW-oppgraderinger SW-oppgraderinger Nettverkskostnader Tjenerkostnader Strøm/kjøling Opplæring Egenadministrasjon Ergonomiske kostn. Arealkostnader

8 17. mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Eksempler på TCO Typisk org: $7251 pr desktop pr år [Kauffman] Høyeste: $ pr år (finansanlytikere og valutahandlere) [Kauffman] NTNU NOK pr år

9 17. mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Reservedelsstrategi + Kort TTR + Lavere transportkostnader – Lagerkostnader – Restlagre – Fall i pris/ytelse – Høyere forbruk JIT- innkjøp Minimale lagre Opprette og vedlikeholde et lager av alle relevante reservedeler.

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Garanti Kjøper Selger Distributør Importør Produsent Dersom en av disse går konkurs? Garantikrav Garantitidens lengde? Relevant eller uegnet bruk? Hvem bestemmer om det er en garantisak? Garanti kontra reklamasjon Feilrapportering uten forsinkelse Hvem betaler frakt? Erstatnings/låneutstyr? On-site? Garantikrav

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Avhending av utstyr Det kan være dyrt å selge! –Garantiansvar –Fakturering –Annonsering Datautstyr er spesialavfall –Husk at utstyret er merket! –Pris: 80 kr/kg (?) –Kan inneholde sensitive data

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Lagerhold Registrering av uttak Kvitt deg med defekte deler Minimaliser størrelsen på lageret Evt legg gjenbrukbare deler på lager, men test dem først Utnevn en eneveldig lagersjef Ikke la reservedelslager bli en erstatning for å gjennomføre garantisaker.

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Innkjøp – ta vare på 1.Kontakt med bruker 2.Tilbud (helst flere) 3.Bestilling – skriftlig 4.Ordrebekreftelse – med lev.dato 5.Fraktbrev ved levering 6.Pakkseddel med vareliste – sjekk! 7.Alle serienumre etc 8.Faktura 9.Listeskoder og betingelser

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst... og ikke glem... Merkantile momenter 1.Fraktutgifter 2.Gebyrer 3.Tollutgifter 4.Merverdiavgift (!) 5.Miljøavgift 6.Faktureringsgebyr 7.Ditt referansenr Tekniske momenter 1.Kabler 2.Batterier 3.Rekvisita 4.Distr.media 5.Dokumentasjon 6.Tomme media 7.Vedlikeholdsavtaler

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Selgere og andre rare dyr... Utnytter din iboende høflighet Tåkelegger egne kostnader Eksperter i å avslutte salg Advarsel: leverandørkjeder Er alltid villige til å selge Faresignal: hyppig bytte av arb.giver

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Snubletråden: INCO-terms EXW – ex works FCA – free carrier FAS – free alongside ship FOB – free on bord CFR – cost and freight CIF – cost, insurance and freight CPT – cost paid to CIP – cost and insurance paid to DAF – delivered at frontier DES – delivered ex ship DEQ – delivered ex quai DDU – delivered duty unpaid DDP – delivered duty paid Hvor? Forsikring? Frakt? Ansvar? Eierskap? Risiko?

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Modeller for PC-kjøp 1.Abonnere på det utstyret som en produsent kan levere (Dell, Compaq) 2.Kjøpe ferdigbygde PC-er med standard tredjepartskomponenter (Hatelco, Mips) 3.Kjøpe deler og bygge PC-ene selv 4.(Kjøpe en-og-en hos til enhver tid ”billigste” leverandør)

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Tåkelegging av kostnader Bundling av ekstra varer, så som kurs, support, opplæring, installasjon Ekstragebyrer for f.eks transport Med eller uten MVA? Utdragning i tid? ’Fiktive’ goder du aldri får benyttet Sære betalingsordninger

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Variantbegrensning Objektive brukerbehov Variasjon Utstyrsvarianter Subjektive brukerbehov Antall ulike systemer Kompetanse- behov Ombytt- barhet Reservedeler Skjult agenda? Varantbegrensning vs tilpasning?

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst To måter å få til variantbegrensning Tvungen Bruk pisken! Planlegges i forkant Funderes hos ledelsen Må være klart for alle i org Må håndheves! Frivillig Bruk gulrota La dem selv betale Annonser/lokk med de OK løsningene Aksepter at ikke alle er med. Hold statistikk

mars 2005 TDT4285 Planl&drift IT-syst Reklamasjon Avklar garanti på forhånd Ha papirene i orden Forlang skikkelig support Ved innsending: ta vare på fraktbrev! Ta tiden på dem, og før logg Ha oversikt over hva som er til rep Klag ved systematiske typefeil