Beskrivelse av gjennomføringsprosessen

Forberedelse og forankring Kartlegging Utvikling av tiltak Implementering av tiltak Oppfølging og evaluering FaktaARK II FaktaARK I KIWEST Kritiske faktorer: At dere som ledere og verneombud viser entusiasme og at dere signaliserer at dere vil bruke dette som en viktig anledning til å jobbe med arbeidsmiljø. Dette fordi arbeidsmiljøet er viktig i forhold til den virksomheten dere har. Arbeidsmiljø blir sett som et strategisk virkemiddel for å nå faglige mål. KIWEST: Oppfordre gjerne folk til å svare, men la det være frivillig. Kakeaksjon el. VIDERESENDINGER Å klare å få ledere og ansatte (spes vitenskapelige) til å engasjere seg Å få diskusjonene og tiltakene konkrete nok, akademikere er spesialister på å «akademisere» Tilbakemeldingsmøtet: Ved NTNU har vi fått tilbakemelding om at det har vært positivt at: –prosessene ledes av en representant fra prosjektet –at det er gitt så tydelige føringer for hvordan arbeidet skal foregå –at det har vært så tydelig formulert at verneombudene skal delta –at det har vært så tydelig formulert at alle ansatte skal inviteres til deltagelse i resultatpresentasjon og oppfølgingsarbeid Tilbakemeldingsmøtene er vurdert som det beste i prosessen og har en verdi i seg selv. Planlegge tilbakemeldingsmøter Gjennomføre tilbakemeldingsmøter og oppfølgingsprosesser

Hvordan måler vi? Grupper av spørsmål Validerte spørsmål Omhandler det samme temaet Litt forskjellig vinkling Validerte spørsmål Det er forsket på at disse spørsmålene måler det vi er ute etter Svaralternativer Fem pkt skala, helt enig – helt uenig Validert tidligere, referanser i publiserte artikler Praktisk validering v/Teologisk fakultet UiO og NTNU Statistiske valideringstester på NTNU-materialet Fordelen er at vi kan være rimelig sikre på at vi får de svarene vi tror vi får Ulempen er at det kan oppleves som mange spørsmål å svare på og at spørsmålene ligner hverandre. Har søkt etter så små skalaer som mulig, redusert der det har gått uten at det går ut over validiteten (min tre items) Det er i liten grad valgt å utvikle nye spørsmål. Dette er aktuelt fremover, for eksempel for å undersøke forhold rundt medarbeiderskap. Et eget forskningsprosjekt å utvikle en indeks på dette. Alle får e-post med egen lenke – UNNGÅ VIDERESENDINGER! Det gir feil i svarprosenter og øvrige resultater Alle videresendinger slettes

Eksempel fra KIWEST: Web skjema Blanding av spørsmål fra flere skalaer. Tematisk sortering.

Planlegge tilbakemeldingsmøtet Enhetsleder, verneombud og prosessdriver Avklare roller Gå gjennom FaktaARK I og resultater fra KIWEST Risikovurdere og drøfte aktuelle problemstillinger Planlegge praktisk gjennomføring av tilbakemeldingsmøtet - Avklare roller: hvem gjør hva, leder, verneombud, tilbakemelder. Det er ønskelig at leder introduserer representanter for arbeidsgruppa og går gjennom agenda for dagen, samt avslutter møtet. Avklare samspillet mellom aktørene i allmøtet, hvilken grad av deltagelse man er komfortabel med. Dokumentasjon Gå gjennom faktaark og resultater, risikovurdere og drøfte aktuelle problemstillinger. Avklare om det er forhold man bør kjenne til. Eksempelvis, konflikter, endringsprosesser eller andre fysiske, psykososiale eller organisatoriske faktorer ved enheten som kan tenkes å innvirke på møtet og resultatene. Bruk faktaarket som er fylt ut i forkant. Finne fram til en hensiktsmessig inndeling i grupper og opplegg for oppsummering av gruppearbeid i plenum Skisse til plan for utvikling og iverksetting av tiltak. Avklare hvordan enheten ønsker å jobbe videre med en handlingsplan, og hvordan denne kan relateres til øvrige planer.   Rammer: Alle ansatte skal inviteres Tidsramme max 3 timer Resultatene skal deles ut på papir (notatversjon) til alle, tre/fire lysbilder pr side og dobbeltsidig utskrift. Trykkes ved enheten. Servering, ytre ramme, kaffe og frukt/kake/vaffel ? Dokumentarist (kontaktpersonen/ kontorsjefen/ ekstern ressurs)

Tilbakemeldingsmøtet Gruppediskusjon om ressurser og krav ved enheten

Positive og negative konsekvenser Jobbkrav- ressursmodellen. En teoretisk modell med mye fleksibilitet. Kravprosess Ressursprosess Et pedagogisk verktøy Begrepsapparat J-DR, fra Schaufeli & Bakker 2006. Jobb- krav Negative opplevelser Positive og negative konsekvenser To prosesser: en helsereduserende prosess og en motivasjonsprosess. Krav - helsereduserende: forhold i jobben som oppleves som belastende og kan overskride den enkeltes tilpasningskapasitet. Ressurser - motiverende: forhold ved jobben som kan redusere jobbkrav, er funksjonelle for å oppnå arbeidsmål og stimulerer til personlig vekst, læring og utvikling på flere nivå. Organisasjon (lønn, karrieremuligheter, jobbsikkerhet), sosiale forhold (leder- og kollegastøtte), arbeidsorganisering (rolleklarhet, selvbestemmelse) og arbeidsoppgave (feed-back, variasjon, autonomi) Flere krav og ressurser, ulike faktorer er viktige i ulike arbeidsmiljøer og for ulike arbeidstakere Utbrenthet: mental utmattelse, kynisme (likegyldig holdning til arbeidsoppgaver) og manglende jobbrelatert mestringsforventning (bedømmer egne jobbprestasjoner som dårlige, utilstrekkelighetsfølelse, dårlig jobbrelatert selvtillit). Lavt energinivå, ineffektivitet. Engasjement: Vitalitet (høyt energinivå, utholdenhet og vilje til å anstrenge seg i arbeidet). Entusiasme (følelse av inspirasjon, stolthet, utfordring og en sterk identifisering med arbeidet, samt følelse av at det man gjør er viktig. Fordypelse (evnen til dyp konsentrasjon, så opptatt av arbeidsoppgavene at man nesten ikke enser noe rundt seg eller at tiden går). Ressurser og engasjement forsterker hverandre Positive konsekvenser: Faglig blomstring, god produksjon, trivsel Negative konsekvenser: Sykdom, slutter Jobb-ressurser Positive opplevelser Utviklet for ARK fra Jobbkrav-ressursmodellen (JD-R) Bakker & Demerouti 2006

Positive og negative konsekvenser Arbeidsoppgaver: autonomi selvstendighet myndiggjørende ledelse anerkjennelse støtte fra leder kompetanse-utvikling urettferdige arbeidsoppgaver tidspress Arbeid – hjem konflikt Arbeidsavhengighet Jobb- krav Negative opplevelser Kolleger: samarbeid fellesskap sosialt klima romslighet dysfunksjonell støtte konflikter Positive og negative konsekvenser Jobb-ressurser Positive opplevelser Organisasjon – rettferdig ledelse Ledelse og tillit Ledelse og pålitelighet målklarhet forbedringskultur ressurser rollekonflikt En visualisering av hvordan indeksene i spørreskjemaet kan plasseres inn i den teoretiske modellen Mening i jobben Engasjement Arbeid – hjem fasilitering Tilknytning

Tilbakemeldingsmøtet Gruppediskusjon om ressurser og krav ved enheten Presentasjon av resultater fra KIWEST

Eksempel fra resultatpresentasjon: Tallene er et uttrykk for hvordan ansatte ved enheten i gjennomsnitt har svart på en indeks. En søyle representerer gjennomsnitt for hva som er svart for hver skala. Alle item er kodet slik at høy verdi viser positivt utfall. I tilfeller der items er snudd i kodingen er dette angitt med ®. Ett standardavvik i hver retning. Et mål på verdiens avvik fra gjennomsnittet, sier noe om hvor stor spredning det er i datamaterialet. Stort standardavvik – stor spredning – respondentene gir ikke entydige svar. Lite stadndardavvik – liten spredning – respondentene gir stort sett de samme svarene. 3 er midt på skalaen, men en verdi må settes inn i den lokale konteksten for å kunne vurderes som tilfredsstillende. Det vil alltid være rom for positiv utvikling

Oppsummering 1 Autonomi 2 Selvstendighet 3 Myndiggjørende ledelse 4 Støtte fra leder 5 Kompetanseutvikling 6 Samarbeid 7 Fellesskap 8 Romslighet 9 Sosialt klima 10 Målklarhet 11 Forbedringskultur 12 Rettferdig ledelse 13 Ledelse, tillit 14 Ledelse, pålitelighet, egen enhet 15 Ledelse, pålitelighet, overliggende enhet 16 Illegitime arb.oppg 17 Dysfunksjonell støtte 18 Konflikter 19 Rollekonflikter 20 Tidspress 21 Mening i jobben 22 Jobbengasjement 23 Arbeid - hjem fasilitering 24 Arbeid-hjem konflikt 25 Tilknytning 26 Arbeidsavhengighet

Tilbakemeldingsmøtet Gruppediskusjon om ressurser og krav ved enheten Presentasjon av resultater fra KIWEST Gruppediskusjon om resultatene Gruppediskusjon om forbedrings- og bevaringsområder

Gruppeoppgave: Hva la du merke til i gjennomgangen (positive og negative forhold)? - individuell refleksjon - - diskusjon i gruppe - Trekk frem tre punkt som er positive og viktige å videreføre. Trekk frem tre områder som dere ønsker å forbedre Presentasjon av gruppearbeid i plenum - ulike modeller for deling i plenum. Alle gruppestemmene skal høres, flip eller gule lapper. Unngå gjentagelser. Hva fungerer bra og bør videreføres? Hvilke tema/indekser/spørsmål fanget opp disse faktorene? Hvordan ta vare på dette og om mulig bli enda bedre? Sett opp momenter/gode grep Selv de fleste resultatene er positive her, er det alltid noen forbedringspunkter: Hvilke områder? Hvilke tema/indekser/spørsmål fanget opp dette? Sett opp en tiltaksliste Prioriter tiltakene Sett opp ansvarlig(e) + tidsfrist(er) Ta gjerne med eventuelle punkter som ikke er nevnt i undersøkelsen Tiltak skal være konkrete, konstruktive og enkle og iverksette. - ulike modeller for utvikling av tiltak, det må kommuniseres hvordan og når. - skal rapporteres i faktaark II.

Tilbakemeldingsmøtet Gruppediskusjon om ressurser og krav ved enheten Presentasjon av resultater fra KIWEST Gruppediskusjon om resultatene Gruppediskusjon om forbedrings- og bevaringsområder Prioritering av de viktigste forbedrings- og bevaringsområdene

Forbedringsområder:

Tilbakemeldingsmøtet Gruppediskusjon om ressurser og krav ved enheten Presentasjon av resultater fra KIWEST Gruppediskusjon om resultatene Gruppediskusjon om forbedrings- og bevaringsområder Prioritering av de viktigste forbedrings- og bevaringsområdene Utvikling av tiltak

Tiltak:

Erfaringer: Positivt at: Arbeidsmiljø settes på agendaen Det opprettes en kommunikasjonskanal om arbeidsmiljø Tilbakemeldingsmøtene, at det settes av tid Det tilrettelegges for medvirkning Tiltakene utvikles lokalt Det legges fokus på det en vil ha mer av •Evalueringen basert på ansattes synspunkter og erfaringer: •Gruppeintervjuer •Enkelt-intervjuer •Innlevert semi-standardisert rapport fylt ut av leder og verneombud etterkant av tiltaksutvikling (åpning for egne kommentarer/fritekst) En kommunikasjonskanal om arbeidsmiljø - Fra individ til gruppe - Fra ansatte til ledelse -Fra ansatte og forbi ledelse på enheten

Kritiske suksessfaktorer: Forankring i ledelsen Forankring i organisasjonen KIWEST Tilbakemeldingsmøtene Lederstøtte Gjennomføringshastigheten Kontinuerlig fokus på arbeidsmiljøutvikling Leders innstilling er av avgjørende betydning. Engasjement sprer seg, det samme gjør likegyldighet. Litt om å jobbe med å ikke gå i forsvar. Motivasjon og oppmerksomhet lokalt En kompetent og strukturert gjennomføring av møtene. Relevante tiltak som formuleres og gjennomføres er grunnlag for at ARK oppleves positivt også på lengre sikt ved at arbeidsmiljøet utvikles i en ønsket positiv retning.

Beredskap Konflikter som blir synlige Ivaretakelse av ledere Verdighet

Overordnet helhet: Database Gjennomføring av ARK i en U&H-institusjon Forskning Ny kunnskap Læring Forbedring Deling av erfaringer mellom U&H-institusjonene Praksis og forskning i samspill – bør være et godt prosjekt i vår sektor!

For mer informasjon se: www.ntnu.no/ark eller send en e-post til: ark-kontakt@ntnu.no