Samling for systemansvarlige OTTO og VIGO 4. november 2014 Oslo Brynjulf Bøen Daglig leder - Vigo IKS
Vigo IKS Vigo IKS er et interkommunalt selskap eid av alle fylkeskommunene og Oslo kommune. Hva gjør Vigo IKS? Ansvar for anskaffelser, videreutvikling, drift av systemløsninger innen videregående opplæring Hvem og hvor? Selskapet består av 2 fast ansatte og noen innleide ressurser fra enkelte fylkeskommuner Hovedkontor! Skien, og et prosjektkontor på Skøyen, Oslo
Agenda Anskaffelsen av nytt OT-system
Dagens situasjon Oppfølgingstjenestens datasystem - OTTO Alle fylkeskommunene har OTTO! IST Norge AS eier, drifter og videreutvikler løsningen «Registrerings verktøy» Bruken av systemet er veldig variert Offentlig rapportering skjer til Utdanningsdirektoratet
Dagens situasjon 2 Enkelte fylkeskommuner har de siste årene kommet med ønske om et nytt system Mange av brukerne har ikke så klare ønsker om innhold Vigo IKS og faggruppen foretok en fylkesundersøkelse vinteren 2014 ang. bruk og innhold av evt. nytt system Mange gode tilbakemeldinger vedrørende behov Faggruppen foretok en oppsummering
Konklusjon Dagens situasjon 3 OTTO - systemet har i dag gått ut på dato Dagens løsning er et registreringssystem, og tilfredsstiller ikke dagens krav til bruk og kommunikasjon Konklusjon Fylkeskommunene trenger et nytt OT-system
Utredning og vurdering Vigo IKS fremmet våren 2014 en sak angående anskaffelse av nytt OT - system for styret i Vigo IKS Vigo IKS ønsket et vedtak om å starte en prosess med mål om å utvikle et nytt system. Styret ga oss vedtak om å arbeid videre med mål om et nytt system for Oppfølgingstjenesten
Alternativer Alt 1. Utvikle en egen modul i dagens webbaserte Vigo Alt 2. Utvikle et nytt frittstående system
Kravspesifikasjon Vigo IKS etablerte høsten 2014 en arbeidsgruppe Laila Helen Tretnes Nielsen, Møre & Romsdal FK Ågot Espeland, Buskerud FK Torhild Riis, Rogaland FK Rita Kristin Magnussen, Østfold FK Gunnar Ose, Aust-Agder FK Bjørg Holien, Nord-Trøndelag FK Arbeidsgruppen ble gitt mandat til å utarbeide et utkast til en kravspesifikasjon
Kravspesifikasjon 2 Kravspesifikasjonen vil bli sendt ut på høringsrunde til fylkeskommunene Når? Avklares med arbeidsgruppen Arbeidsgruppen har overlevert Vigo IKS et foreløpige utkast
Kravspesifikasjon nytt OT-system Webbasert løsning Løsningen må ta hensyn til dagens lovverk Fullelektronisk saksbehandlingssystem Kommunikasjonsmuligheter med ungdom til oppfølging Kraftig og fleksibelt rapporterings- og statistikk verktøy Krav til lagring og oppbevaring av sensitive data Tilgangsstyring etter fylkeskommunale normer Gode datatilgjengelighet med andre systemer, egne og eksterne Loggføring av registeringer, endringer og dokumenthåndteringer Løsningen må være intuitiv å bruke Frasebibliotek Smidig utvikling i tett samarbeid med Faggruppen for OT
En mulig fremdriftsplan Godkjent kravspesifikasjon Høsten 2014 Valg av anskaffelsesform og prosess Vår 2015 Anskaffelse og utviklingsstart Høsten 2015?