Opplæring i BasWare ThinClient --- Elektronisk fakturabehandling Signe Marie Bjordal - Januar 2005

Innhold: Gjennomgang av programvaren BasWare, IP Client Pålogging Faktura- og varemottakskontroll Hva du gjør hvis du finner feil ved fakturaen Sendealternativer i BasWare Returner til Regnskap Videresend til en eller flere Sett i behandlingsmodus Send på informativ sirkulasjon Send fakturakopi til noen som ikke er BasWare – bruker Be om annullering Konter Attester Anvis og send til Regnskap Midlertidig stedfortreder Ditt personlige arkiv Overføring til OF – Betaling – Discoverer-rapporter Bruk kommentarfeltet! IT-sikkerhet

Pålogging Nettadressen til BasWare IP Client er: https://faktura.uib.no/tc/ PC-brukere kan bruke både Mozilla og Explorer nettleser Mac-brukere må bruke Mozilla Dersom du blir bedt om pålogging til nettleseren er det ditt tildelte Unix-passord (samme som på E-posten din) du skal bruke. NB! Noen må dessuten skrive ”uib” foran brukernavnet sitt. Har du problemer med denne påloggingen - ta kontakt med oss på Brukerstøtten LØP Hjelp: Lop-hjelp@uib.no el. Tlf. 8-3500

Oppstart av BasWare - gjelder kun første bruk Første gang du skal bruke BasWare ber vi deg sjekke følgende: 1. Velg ’Brukerinnstillinger’ – mappen 2. Sjekk at det er haket av for alle tre valgene i ’Brukerinnstillinger’ Hvis ikke – hak av 2 1

Fakturakontroll (1/2) i Client Sti: Mottatte fakturaer/Grunnlagsdata - kontroller skannet faktura / bildet av fakturaen mot Grunnlagsdata

Flytt deg rundt i fakturabildet Fakturakontroll (2/2) i Client bildet av fakturaen kan forstørres - klikk på ’Zoom in’ – knappen (bilde av et forstørrelsesglass) flytt deg rundt i bildet - bruk pilene i ytter- og underkant av fakturabildet Zoom in Flytt deg rundt i fakturabildet

Hva gjør du hvis … Fakturaen er ikke din - ’Returner’ fakturaen til Regnskap og be dem videresende - ’Videresend’ den til riktig mottaker, dersom du vet hvem det er Grunnlagsdata er feil - leverandør, beløp, fakturanummer etc.. - ’Returner’ fakturaen til Regnskap det er kun Regnskap som kan rette ’grunnlagsdata’ HUSK - ’KOMMENTAR’! beskriv alltid grunnen til at du sender fakturaen i ’Kommentar’ - feltet

FEIL FIRMA – hva gjør du? HOVEDREGEL Ta kontakt med leverandør – be om ny faktura utstedt til riktig firma Den feile fakturaen må annulleres i BasWare Behandle riktig utstedt faktura på vanlig måte GJØR FØLGENDE i BasWare: Fakturaen må returneres til og annulleres av Regnskapskontoret Bruk knappen ’Be om annulering’ Skriv kommentar om hvorfor du ønsker fakturaen annullert ’Send til Regnskap’ Regnskap godkjenner annullering Faktura blir trukket ut fra all videre fakturabehandling, blir ikke overført OF. Ligger nederst i Arkivet - merket med en lås

Sendealternativer i BasWare (1/2) ’Returner’ faktura faktura kan returneres til enten - forrige bruker/avsender - eller Regnskap Husk kommentar på hvorfor du sender i retur ’Videresend’ faktura faktura videresendes til en eller flere brukere i BasWare for behandling - hvis flere mottakere og kun en trenger å behandle fakturaen husk – hak av for – ’Kun en mottaker trenger å behandle’ Sett faktura i ’Behandlingsmodus’ faktura trekkes ut av ’sirkulasjon’ fordi noe for eksempel skal undersøkes Gå inn i fakturaens ’Grunnlagsdata’ – hak av for –’ Sett i behandlingsmodus’ ’Angi informativ sirkulasjon’ faktura sendes til en eller flere brukere i BasWare - men kun som informasjon og ikke til behandling – som en kopi - mottakter trenger kun å kvittere for at den er sett

Sendealternativer i BasWare (2/2) Skal du sende en forespørsel/kopi til en som ikke har BasWare Legg musepekeren på fakturabildet – øverst til venstre Det kommer opp en knapperad med 4 valg Velg 3. knappen – en konvolutt Det blir laget en e-post med fakturabildet som vedlegg ’Be om annullering’ Faktura sendes til Regnskap og du kan anmode om annullering - Husk kommentar / begrunnelse - Regnskap godkjenner annullering - Faktura blir liggende i Arkivet som annullert og er trukket ut for videre behandling. Blir ikke overført til Oracle/Økonomisystemet. Send til ’Anvisning’ faktura sendes til en eller flere Anvisere i BasWare Hvis kun en skal behandle: husk – hak av for - ’Kun en mottaker trenger å behandle Sende på ’Sidestep’ Faktura sendes til en bruker i BasWare, for eksempel en Bestiller Etter behandling ’på sidestep’ kan fakturaen sendes tilbake kun til deg Mottaker av faktura sendt på ’sidestep’ får ikke lov å kontere, kun lov å legge inn kommentar

’Returner’ faktura til Regnskap 1. Velg ’Returner’ - knappen 2. Velg ’Send til Regnskap’ for ’Neste mottaker’ 3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 NB. Bruk alltid ’Send til Regnskap/Master’ når du skal returnere til Regnskap - Ikke forrige ’Avsender’ 2 3

’Videresend’ faktura 1. Velg ’Videresend’ - knappen 2. Velg ’Legg til’ for ’Neste mottaker’ – bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’ 3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 3

’Videresend’ faktura til flere 1. Velg ’Returner’-knappen 2. Velg ’Legg til’ for ’Neste mottaker’ – bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’ 3. Hak av for ’Kun en mottaker trenger å behandle’ 4. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 5. Velg ’Bekreft og Send’ 1 5 2 Ønsker du at alle skal behandle fakturaen: Da haker du ikke av for ’Kun en mottaker trenger å behandle’ 3 3 4

Sett fakturaen i ’Behandlingsmodus’ 1. Velg ’Grunnlagsdata’ - mappen 2. Hak av for ’Sett i Behandlingsmodus’ - husk å Lagre! 4. Fakturaen blir merket med en lås For å få lagt til kommentarer på hvorfor du har trukket fakturaen ut fra sirkulasjon må du sende fakturaen på ’Informativ sirkulasjon’ til deg selv (se neste foil) Opphev behandlingsmodus: Ta vekk haken for ’Sett i behandlingsmodus’ 3 1 2

Send fakturaen på ’Informativ sirkulasjon’ 1. Velg ’ Angi informativ sirkulasjon’ 2. Velg ’Legg til’ for ’Velg neste mottaker’ – bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’. Du kan evt. sende til deg selv. 3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Send’ 1 2 3 3 4

Send fakturakopi til noen utenfor BasWare 1. Legg musepekeren på fakturabildet - til du får frem en knapperad m/ 4 valg 2. Velg tredje knapp – bilde av en konvolutt – ’Send this image in an e-mail’ 3. Velg størrelse på fakturabildet som legges som vedlegg på e-post 4. Send e-post med vedlegg på vanlig måte 3 4 2 1

’Be om annullering’ 1. Velg ’Be om annullering’ - knappen 2. Velg ’Send til Regnskap/Master’ for ’Velg neste mottaker’ 3. Skriv ALLTID kommentar i ’Legg til Kommentar’ 5. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 3

’Kontering’ av faktura 1. Velg ’Kontering’ - mappen 2. Fyll inn kontostrengen og beløp – obligatoriske segment: firma, art og sted. Blank gir verdien ’000000’ el ’00’ automatisk Bruk Tab for å flytte deg til neste felt. Ved å Dobbelklikke i feltet får du opp plukkliste for hvert av kontosegmentene. Legg evt. til i Favoritter 3. Hvis fradrag for mva – fyll inn ønsket mva-kode- hvis ikke la feltet være blank 4. Velg Lagre når ferdig kontert - velg ’Legg til’ hvis du trenger flere konteringslinjer 1 4 3 2 2

’Attester’ en faktura 1. Velg ’Attester’ - knappen 2. Velg ’Legg til’ i ’Neste mottaker’ – send til en eller flere anvisere. Bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’. Husk - Haken hvis kun en skal behandle. 3. Skriv evt. kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 3

Anvis hver enkelt konteringslinje 1. Velg ’Mottatte fakturaer’ – her finner du alle fakturaer som ligger til behandling 2. Velg ’Kontering’ – da vises fakturaens konteringslinje/-linjer 3. Anvis hver enkelt konteringslinje – hak av ved å klikke inn i felt foran konteringslinjen med musepekeren, eller bruk symbolene rett ovenfor 4. Velg ’Anvis’ 4 1 2 3

’Anvis’ og ’Send til Regnskap’ 1. Velg ’Send til Regnskap’ for ’Neste mottaker’ 2. Legg evt. ved Kommentarer; Skriv inn i feltet for ’Legg til Kommentar’ 3. Vedlegg kan også legges ved og vil følge fakturaen videre; Velg ’Vedlegg’ 4. Velg ’Bekreft & Send’ 4 3 1 2

Backup-person kan både redigeres og slettes Midlertidig ’Stedfortreder’ 1. Velg ’Brukerinnstillinger’ - mappen 2. Velg navn på midlertidig Stedfortreder, Startdato og Sluttdato ved å klikke på knappene til høyre, velg fra plukklistene 3. Velg ’ Angi backup-person’ 1 2 Backup-person kan både redigeres og slettes 3

Ditt personlige ’Arkiv’ 1. Velg ’Arkiv’ - mappen 2. Velg søkekriterier – ’siste 20 faktuaer’ eller alle (blank), leverandørnavn, fra/til på beløp og/eller tidsrom 3. Velg ’Hent fakturaer’ Hver enkelt kolonne kan sorteres ved at du klikker en gang på overskriftene. Den enkelte faktura åpnes ved at du klikker på den 3 1 2 Klikk én gang: Kolonnene sorteres og fakturaen åpnes

Ferdigbehandlede fakturaer - overføres til Oracle økonomisystem flere ganger daglig - blir postert i hovedbok neste morgen - data overføres rapportbasen neste natt - i Discovererrapportene 3. dag - betales ved forfall (som før) Når faktura er betalt blir remiteringsdatoen overført til BasWare Betalings- /remiteringsdato finner du i ’Kommentar’ - feltet i ’Fakturaloggen’

- og så gjentar vi oppfordringen: Skriv ’KOMMENTARENE’ dine i BasWare! E-post og telefon blir (langt på vei) unødvendig – kommentar og vedlegg følger fakturaen og blir synlig for alle

IT- sikkerhet Logge deg ut – når du går for dagen …husk alltid å: Logge deg ut – når du går for dagen Låse skjermen - når du ikke sitter ved PC’en