Noen sentrale kjennetegn ved plan- og budsjettprosessen: Det ble jobbet lite med mål og strategier. Kortsiktighet, dårlig sammenheng mellom planer, budsjett og regnskap. Plan- og økonomiprosessen ble oppfattet som en frustrerende spareprosess. Hyppige budsjettreguleringer, prosessen greide ikke ta høyde for innstramninger alle visste ville komme til høsten. Budsjettene ble oppfattet som vanskelig å forstå, politikerne ønsket mer informasjon om tallmaterialet. Politikerne kom for sent inn i prosessen – de fleste viktige avgjørelser ble tatt i økonomiutvalget.

Målsettinger med ny prosess Den skal skape grunnlag for en trygg og forutsigbar økonomi. Den skal bidra til langsiktig tenkning og være et styringsverktøy for å oppnå politiske målsettinger og programforpliktelser Den skal legge til rette for å framskaffe et bedre beslutningsgrunnlag enn i dag, slik at politiske prioriteringer kan gjøres under mindre usikkerhet og at ressursbruken optimaliseres. Den må ivareta kommunens informasjonsbehov internt og eksternt

Ta vare på det som var bra: Åpenheten mellom politikere og administrasjon Politikernes muligheter til å påvirke under prosessen Muligheten for alle parter til å søke og få informasjon om alle relevante økonomiske forhold

Det ble særlig lagt vekk på å sikre: Budsjettbalanse Tidligere inngrep og involvering fra politikere og tillitsvalgte. De faste utvalgene må tidligere inn i prosessen og må spille en viktigere rolle Eierskapet til økonomiplan og budsjett hos politikerne og ansatte må styrkes Bedre informasjon til alle ledd Bedre budsjettdisiplin og kontroll

I aktivitetsplanen ble det lagt vekt på: å få fram hva det koster å drive kommunen å få fram forslag til tiltak som kunne gi kontroll med økonomien på kort sikt. å få fram tiltak som gir bedre struktur på tjenestene og «bytte» noen av disse ut med de kortsiktige «krisetiltakene». organisere en prosess som gir klarere arbeidsfordeling. få til en åpnere prosess. organisere prosessen slik at ansatte og brukere fikk bedre innsyn og påvirkningsmulighet. legge opp til en prioriteringsprosess der politikerne fikk muligheter til å vurdere kortsiktige og langsiktige tiltak opp mot mål, strategier og økonomi. etablere nye arenaer og prosesser som ga muligheter for politikerne og administrasjon til å skape en felles situasjonsforståelse, etablere mål og vurdere tiltak og satsinger i fellesskap.

Noen sentrale erfaringer med prosessen Det ble tidlig i prosessen etablert en felles kriseforståelse som gjorde det mulig å gjennomføre barrierebrytende tiltak. Kommunen har i flere år vært gjennom en slitsom spareprosess. Det har vært nedsatt et eget utvalg med formål å frambringe mulige nedskjærings-/omstillingstiltak. Mens dette arbeidet tidligere i hovedsak fulgte ”ostehøvelprinsippet” framhever aktørene at analysematerialet og bruken av dette i prosessen har ført til at tiltakene nå er langt bedre strategisk begrunnet. Et hovedproblem som blir framhevet er at de mangler kapasitet til å kunne produsere det analysematerialet som nå har vært sentrale elementer i prosessen. I motsetning til de større kommunene har ikke Marker en økonomiavdeling som kan produsere slikt materiale.

Noen sentrale erfaringer med prosessen…….. Det konsekvensjusterte budsjettet spilte en sentral og avgjørende rolle for å få etablert et felles økonomisk utgangspunkt for alle aktørene. Utarbeidelsen av dette budsjettet ble desentralisert. En grunnleggende forutsetning for at modellen skal fungere er at alle aktørene er godt kjent med prosessens forløp, og hensikten med og sammenhengen mellom de ulike aktivitetene.

Oppsummering Prosjektet var godt forankret i det politiske miljøet. Prosessen bidro til at både politikerne og administrasjonen sa de følte hadde god oversikt og mer detaljert kontroll over økonomien, samtidig som de erkjente at de også i framtida har store utfordringer for å tilpasse seg nye rammebetingelser. Det ble bedre sammenheng mellom budsjett og regnskap og mer budsjettbevissthet og engasjement i alle ledd.

Oppsummering……. Måten å organisere prosessen på førte til mer debatt i kommunestyret. Det er viktig å følge tidsplanen. Det ble etablert gode arenaer og introdusert nye arbeidsformer.

De viktigste erfaringene i forhold til modellen Det er nødvendig med grundig opplæring og gjennomgang av alle elementer i modellen før den iverksettes. Det er helt nødvendig at omstillingsprosessen forankres både i det politiske og i det administrative miljøet fra 1. Dag. Det må etableres nye arenaer og arbeidsformer for å skape felles forståelse for kommunens omstillingsbehov, slik at organisasjonen kan samle seg om tiltak som er nødvendig for å håndtere kommunens utfordringer.

De viktigste erfaringene i forhold til modellen Det må legges stor vekt på utformingen av alle dokumenter, og klargjøres hva som er hensikten med de ulike elementene i dem. Ved planleggingen av samlingene må det skilles klart mellom prosessdelen og vedtaksdelen. Det må settes av tilstrekkelig tid til de ulike aktivitetene.