Studieadministrative prosesser ved NTNU Prioritering av forbedringsområder og tiltak (implementeringsplan) Vedlegg til referat fra styringsgruppemøte 30.10.07

Innhold Prioritering av forbedringsområder og tiltak (implementeringsplan) Vurdering av tiltak – forklaring Operasjonelle/taktiske Større utviklingsområder (strategisk/taktiske) - langsiktig plan Politisk/strategiske

1.1 Vurdering av tiltak - forklaring Gevinstområder Hva vil NTNU tjene på å gjennomføre tiltaket? Økt tjenestekvalitet (studenter, ansatte)? Økt effektivitet (redusere ressursbruk)? Strategisk viktig for NTNU? Kost/nytte vurdering Hva vil det koste å gjennomføre tiltaket sett i forhold til mulige gevinster? Prioritet 2008/implementering Høy = Implementeres vår eller høst 2008 (indikerer oppstart hvis tiltak krever videreutvikling) Lav = Må vurderes senere (jf plan for oppfølging av tiltak) Oppfølging av tiltak Ansvarlig Utførende Jf mål for de studieadministrative tjenestene

1.2 Operasjonelle/taktiske

Rekruttering - vurdering og prioritering Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende 1. Fortsatt fokus på å sluttføre studieinfoprosjektet Effektivitet - redusere adm ressursbruk hos alle som oppdaterer rekrutteringsmateriale Kvalitet - mindre risiko for feil Utvikling av løsning medfører høy kostnad, men gevinst vil oppveie. Satt av friske midler i 2008, men fremdeles noe usikkerhet rundt ferdigstillelse. Emner på nett klart ca. des 07 Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. SA v/ SASS i samarbeid med blant annet Itea. 2. Forbedre kommunikasjon (opprette intern nettside for koordinering av rekrutteringstiltak og aktiviteter) Effektivitet – redusere adm ressursbruk (ekstraarbeid) Kvalitet - fremstå mer enhetlig Mal utarbeidet i arbeidsgruppe. Kostnader med ferdigstillelse og drift. Lav innsats i forhold til gevinst. 1. Studiedirektør 2. Rekrutteringsforum v/koordinator 3. Oppfordre alle deler av organisasjonen til å ha oppdaterte nettsider som satsingsområde Effektivitet – redusere adm ressursbruk pga færre henvendelser. Kvalitet - bedre tjenestekvalitet mot søkere og studenter. Relativt omfattende siden det krever oppfølging på flere nivå i organisasjonen, men oppfordring er lite kostnadskrevende. Bør se i sammenheng med tiltak om studieinfo.prosjektet 1. Studiedirektør 2. SA, fakultet og institutt 4. Utvikle ansattes potensial som ”NTNU-ambassadører” (bygge opp” merkevare” internt) Effektivitet – redusere antall og økt kvalitet på henvendelser. Kvalitet - fremstå mer enhetlig Internt – økt fellesskapsfølelse Omfattende tiltak. Vil kreve ressurser til utvikling og oppfølging. Tiltak som involverer andre enheter. Lav

Opptak - vurdering og prioritering Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende 1. Legge til setning i opptaksbrevet til studentene om at fritak for fag basert på tidligere utdanning må gjøres av fakultetene Effektivitet - redusere adm ressursbruk ved å unngå ekstraarbeid Svært liten innsats I forhold til gevinst Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. Seksjon for rekruttering og opptak 2. a) Utforme opptaksbrev i samråd med fakultetene og b) sende kopi brevet til fakultetet Effektivitet - redusere adn ressursbruk ved bedre koordinering av prosessen 3. Vurdere større grad av felles søknadsfrist for lokale opptak Kvalitet - økt tjenestekvalitet ved større grad av tydelighet og forutsigbarhet mot studentene Effektivitet - redusere adn ressursbruk ved lettere formidlingsarbeid Lav kostnad i forhold til gevinst, men konsekvenser må gjennomgås og vurderes først 1. Studiedirektør 2. Opptaksforum 4.I styresak: Presentere alle studieprogram med opptaksrammer og oversikt over hvilke som har avvikende opptaks- eller rangeringsregelverk Effektivitet - redusere adm ressursbruk i SA Kvalitet - klargjør forutsetningene for opptaket. Relativt lav kostnad i forhold til gevinst, men konsekvenser må gjennomgås og vurderes først 1. Studiedirektør 2. Seksjon for rekruttering og opptak og Stab 5. Utvikle verktøy for oversikt over programportefølje, regelverk og opptaksrammer Effektivitet – redusere ressursbruk ved mer effektiv saksbehandling Kan bli kostnadskrevende. Usikkerhet knyttet til gevinst sett i forhold til kostnad. Se i smh med tiltak over. Først vurdere om det vil løse behov. Lav

Godkjenning - vurdering og prioritering Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende 1. Godkjenning av faglig jevngodhet med grad: Kompetanseoverføring fra Int.seksjon til fakultetene. Overføring av oppgave allerede besluttet. Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. Internasjonal seksjon 2. Godkjenning i forbindelse med utveksling: - Int.seksjon ha samme rolle for alle fakultet som for HF, SVT, realfag. - Opprette felles database for omfangsvurderinger Kvalitet - tjenestekvalitet mot studenter – likebehandling Effektivitet – redusere adm ressursbruk Vil kreve ressurser til utarbeidelse av database og kapasitet til oppfølging ved Internasjonal seksjon, men gevinst vurderes som høyere Høy Vår 08 Forslag til tiltak vurderes i forbindelse med gjennomgang av internasjonal virksomhet 3. Godkjenning av enkeltemner (innpassing i graden): Innføre større grad av felles rutiner for presentasjon i vitnemål Kvalitet - tjenestekvalitet mot studenter –likebehandling Tiltak krever en del ressurser til videreutvikling Lav

Veiledning - vurdering og prioritering Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende 1. Etablere stilling sentralt som koordineringsansvarlig for veiledningstilbudet ved NTNU (videreføring av KNUS-koordinator) Effektivitet – redusere faglig og adm arbeid ved bedre koordinering Kvalitet – økt tjenestekvalitet mot studentene Vil kreve ressurser i form av lønnsmidler, men vurderes som verdt investering pga positive erfaringer fra KNUS. Høy Koordinator nylig ansatt i 20 % stilling 1. Studiedirektør 2. Studiedirektør 2. Opprettholde kompetanseutviklingstilbud fra KNUS (inkl. holdingsendring –veiledningsrolle og serviceinnstilling) Kvalitet – økt tjenestekvalitet mot studenter – økt kvalitet på veiledning Vil kreve ressurser til utvikling og drift, men gevinster oppveier dette. Gode erfaringer fra KNUS. Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. Prosessforum ved koordinator 3. Forbedre informasjon om veiledning på web Effektivitet – redusere adm og faglig ressursbruk pga færre henvendelser Kvalitet – økt tjenestekvalitet mot studentene Vil kreve ressurser til utvikling og drift, men lav kostnad sett i forhold til gevinst 4. Utvikle mer aktivt veiledningstilbud ("forebyggende veiledning") Økt tjenestekvalitet - bedre oppfølging av studenter: ”Fange opp” studenter tidligere. Redusere frafall – flere gjennomføre på normert tid Kan bli meget ressurskrevende ordning med 20 000 studenter. Vurdere resultat av pilot på kjemi og vurdere gjennomføring i mindre skala som forslag til fakultetene Høy Vår 08 5. Etablere veiledersenter på hver campus Økt tjenestekvalitet - studentene finner alt på en plass. Mer effektiv kompetanseoverføring og læring internt Videreutvikling av tiltak, lokaler, utstyr m.m.. Høy kostnad. Vurdere resultat av andre tiltak på veiledningsområdet før dette. Lav

Studieplanarbeid -vurdering og prioritering Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende 1. SA i større grad koordinere prosessen rundt studieplanarbeidet Effektivitet - redusere faglig og administrativ ressursbruk Kvalitet – bedre produkt Ressurs til koordinering av prosess (jf koordinator for forum). Liten investering sett I forhold til gevinst. Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. Prosessforum ved koordinator 2. Utvikle felles rammer og felles frister for prosessen Vil kreve ressurser til videreutvikling av leveranse fra SAP-arbeidsgruppe. Liten investering sett i forhold til gevinst.

Eksamen, sensur og vitnemål - vurdering og prioritering Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende 1. Begrense sensurklager ved å utarbeide et skjema for begrunnelse og et for klage (unngå at studenter tilfeldig krysser av for begge deler i samme skjema) Effektivitet – redusere administrativ og faglig ressursbruk på klagesaker Ressurser til utarbeidelse av to skjema. Lav innsats i forhold til gevinst. Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. SA ved Stab 2. Begrense sensurklager ved å oppfordre studenter til å be om begrunnelse før de oppretter klagesak Liten kostnad sett i forhold til gevinst. Vurderes for emner der dette er hensiktsmessig. Se i smh med tiltak over. Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. SA, fakultet og institutt 3. Begrense sensurklager ved å informere studentene bedre (om konsekvenser av å klage) Effektivitet – redusere administrativ og faglig ressursbruk på klagesaker Kvalitet – tjenestekvalitet mot studenter Lav ressursinnsats i forhold til gevinst 4. Innføre mer systematisk registrering av klage- og begrunnelsessaker (avklare bruk av FS, ePhorte etc) Effektivitet – redusere administrativ ressursbruk ved å forenkle Kvalitet – økt kvalitet på rapportering Må utvikles. Se i sammenheng med tiltak om støttesystem (bruk av moduler i FS). 1. Studiedirektør 2. SA v/SASS i samarbeid med fakultetene

Eksamen, sensur og vitnemål -vurdering og prioritering Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende 5. Redusere antall fuskesaker ved å å utlevere fuskereglement ved hjemmeeksamen, prosjekt med mer Effektivitet - redusere administrativ og faglig arbeid med fuskesaker ved å bevisstgjøre studenten Må utarbeide skjemamal. Lite ressurskrevende sett i forhold til mulig gevinst. Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. Fakultet/institutt 6. Vurdere registrering av sensur ved scanning av sensurskjema Effektivitet – redusere administrativ ressursbruk Kvalitet – redusere feil Potensielt mye adm. ressurser å spare, men kostnad med utvikling av teknisk løsning må sees i smh med utvikling nasjonalt (fagpersonweb). Må vurderes 1. Studiedirektør 2. SA v/SASS 7. Vurdere registrere obligatorisk aktivitet ved scanning av godkjenningslister Potensielt mye adm. ressurser å spare, men kostnad med utvikling av teknisk løsning må sees i smh med utvikling nasjonalt (fagpersonweb). Må vurderes. 8. Bestille vurdering av innføring av elektronisk verktøy for å avdekke fusk Effektivitet - redusere administrativ og faglig arbeid med fuskesaker Må vurdere evnt. kostnad ved slik bestilling før gjennomføring 1. Studiedirektør 2. SA v/SASS i samarbeid med Itea

Rapportering/styring - vurdering og prioritering Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende Avklare hvilke rapporter vi trenger og hvem som har ansvar for å utarbeide hvilke rapporter (interne rapporter til Økonomiavdelingen) Effektivitet – redusere adm arbeid ved mer effektiv arbeidsdeling Kvalitet - bedre kvalitet på rapporter – bedre styringsinformasjon Vil kreve noe ressurser til gjennomgang av prosess med Økonomiavdelingen, men vurderes som at gevinst er større. Se tiltak i sammenheng med utfordringer knyttet til årshjul. Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. SA ved SASS i samarbeid med fakultetene og økonomiavdelingen

Årshjul - vurdering og prioritering Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende Avklare avhengigheter i årshjul og utvikle forslag til nytt årshjul (studieportefølje, rekruttering, opptak) Effektivitet – redusere administrativ og faglig ressursbruk som følge av bedre koordinering av prosesser Kvalitet – økt tjenestekvalitet Kostnader med gjennomgang og utarbeidelse av forslag. Lite ressurskrevende sett i forhold til mulig gevinst. Høy Vår 08 1. Studiedirektør 2. SA ved Stab i samarbeid med fakultetene og økonomiavdelingen

1.3 Større utviklingsområder (taktisk/strategisk)

Langsiktig plan – 5 prioriterte utviklingsområder for perioden 2008-2010 2009 2010 1 Ny arbeidsform – etablering og utvikling av prosessforum 2020 2 Internasjonalisering I dag 3 Støttesystem/teknologi (FS) Langsiktig mål for kvalitet på tjenester og ressursforbruk 4 EVU 5 Veiledning

1. Ny arbeidsform - prosessforum Tiltak/forbedringsområde Utvikle ny arbeidsform for de studieadministrative tjenestene: prosessorientering. Etablere prosessforum for de studieadministrative prosessene: Rekruttering Opptak Studieplan - Veiledning - Eksamen, sensur og vitnemål Gevinstområder Etablering av prosessforum legger til rette for bedre samhandling mellom de ulike delene av organisasjonen, kontinuerlig forbedringsarbeid og for bedre sammenheng mellom forbedringstiltak og NTNUs strategi (jf overordnet hypotese fra kartlegging). Effektivitet – redusere administrativ og faglig ressursbruk ved mer enhetlige prosesser og rutiner. Effektivisere og sikre informasjonsflyt. Kvalitet – økt tjenestekvalitet mot studentene (likebehandling). Internt - kompetanseheving og nettverksbygging. Kost/nytte vurdering Krever tid til forberedelse, deltakelse og oppfølging i prosessforum fra alle deler av organisasjonen og til koordinering fra SA. Kostnadene vurderes som begrensede sett i forhold til potensiell gevinst. Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende Høy (høst 2007/vår 2008) 1. Studiedirektør 2. Alle nivåer

2. Studieadministrativt støtteapparat for internasjonalisering Tiltak/forbedringsområde Utfordringer knyttet til internasjonalisering er tatt opp i de fleste studieadministrative prosesser (rekruttering, opptak, veiledning, eksamen m.m.). Største gjennomgående forbedringsområde fra kartlegging. Flere av de opplevde utfordringene henger sammen og det er derfor viktig å ta hensyn til utfordringene knyttet til området i sin helhet. Tiltak: Opprette prosjekt for å forbedre NTNUs studieadministrative støtteapparat for internasjonalisering. Gevinstområder Strategisk viktig område for NTNU. NTNU har som visjon å bli internasjonalt fremragende. Dette forutsetter at institusjonen har et administrativt støtteapparat som setter NTNU i stand til å møte dagens og fremtidige utfordringer. Effektivitet – redusere både administrativ og faglig ressursbruk ved å etablere mer effektive prosesser. Kvalitet - økt tjenestekvalitet mot studenter ved tydeliggjøring av roller og ansvar. Kost/nytte vurdering Vil kreve ressurser til gjennomføring av prosjekt som kan få organisasjonsmessige konsekvenser, men strategisk viktighet og grad av utfordringer forsvarer prioritet. Videre pågår det andre prosesser (utvalg internasjonal, evaluering av internasjonal studieportefølje) har satt behovet for snarlig gjennomgang av området på dagsorden. Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende Høy (høst 2007/vår 2008) 1. Prorektor 2. Prosjektgruppe

3. Støttesystem/teknologi (FS) Tiltak/forbedringsområde Forbedringsområder knyttet til teknologi har blitt løftet opp i de fleste prosessene. Disse forbedringsområdene er i hovedsak knyttet til FS og peker på at det mangler felles rutiner/retningslinjer for bruk av FS (”felt” og moduler) i organisasjonen, bruk av systemet/moduler er i stor grad frivillig, brukere opplever manglende systematisk opplæring i FS, både i forbindelse med nye brukere og opplæring i nye moduler etc., brukerne opplever manglende involvering i utvikling av FS. Tiltak: 1. Innføre felles retningslinjer for bruk av FS (moduler) og registrering/rapportering i disse 2. Sikre enhetlig og riktig bruk av teknologien gjennom opplæringsprogram Gevinstområder Effektivitet – mer effektiv bruk av systemet. Det brukes i dag ressurser på å utvikle lokale løsninger som substitutt for FS og som ikke nødvendigvis er i tråd med organisasjonens IT strategi. Kvalitet - bedre kvalitet på grunnlagsdata og rapportering. Grunnlaget for å utarbeide pålitelig statistikk og rapporter er ikke er godt nok per i dag. Strategisk viktig for NTNU at data har tilfredsstillende kvalitet. Kost/nytte vurdering 1. Vil kreve ressurser til utarbeidelse av felles retningslinjer. Vil muligens kreve noe mer ressurser til rapportering på alle nivå, men gevinst i form av bedre rapportering vil på sikt oppveie kostnad. 2. Vil kreve utvikling av tiltak og muligens flere ressurser til opplæring, men gevinst oppveier dette. Sette i gang tiltak etter avklaring av tiltak 1. Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende Høy. 1. Vår 2008 2. Høst 2008 1. Studiedirektør 2. Ikke besluttet

4. Studieadministrativt støtteapparat for EVU Tiltak/forbedringsområde Utfordringer knyttet til etter- og videreutdanning er tatt opp i flere studieadministrative prosesser. Gjennomgående forbedringsområde fra kartlegging. Oppleves som privatisert prosess, ikke godt nok koordinert og mangler gode støttesystemer. Tiltak: Opprette prosjekt for å forbedre NTNUs studieadministrative støtteapparat for etter- og videreutdanning. Gevinstområder Strategisk viktig område for NTNU. Effektivitet – redusere både administrativ og faglig ressursbruk ved å etablere mer effektive prosesser. Kvalitet - økt tjenestekvalitet mot EVU-studenter ved tydeliggjøring av roller og ansvar. Kost/nytte vurdering Vil kreve ressurser til gjennomføring av prosjekt som kan få organisasjonsmessige konsekvenser. Kartlegging viser at området har en del sammenfallende utfordringer med den internasjonale virksomheten, men i mye mindre grad og omfang. Videre har SA har planlagt utarbeidelse av handlingsplan i 2008 som kan gi føringer for området. Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende Lav. 2009.

Tiltak/forbedringsområde 5. Veiledning Tiltak/forbedringsområde Det er ingen overordnet avklaring av hvem som svarer på hva og hvor disse sitter. Veilederne føler at de må kunne noe om alt (kompetanse) og studentene føler seg som kasteballer i systemet. Tiltak: Beskrive roller og ansvarsområder i veiledningsarbeidet. Avklare organisering og definere kompetansekrav. Gevinstområder Effektivitet - redusere faglig og administrativt arbeid ved tydeliggjøring av roller og ansvar. Kvalitet – økt tjenestekvalitet mot studenter ved økt kvalitet på veiledning og tydeliggjøring. Strategisk viktig område for NTNU – økt kvalitet på veiledning kan bidra til å redusere frafall og få flere studenter gjennom på normert tid Kost/nytte vurdering Arbeid med beskrivelse av roller og ansvar er påbegynt i SAP-arbeidsgruppen, men vil kreve ressurser til videreutvikling og gjennomføring av prosjekt som kan få organisasjonsmessige konsekvenser. Området har allerede hatt positiv utvikling som følge av KNUS-prosjektet og enkelte tiltak er foreslått fulgt opp i 2008 (koordinator, kompetanseutvilkling, web). Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende Lav. 2010

1.4 Politisk/strategisk

Forbedringsforslag som må bearbeides og løses på et strategisk nivå - vurdering og anbefaling Tiltak/forbedringsområde Gevinstområder Kost/nytte vurdering Prioritet 2008 1. Ansvarlig 2.Utførende 1. Utarbeide tydelige handlingsplaner for utdanningsområdet Bedre sammenheng mellom strategi (NTNU 2020) og støtteapparat. NTNU vil mer effektivt kunne nå sine strategiske mål. Kostnader i form av ressurser for å utarbeide planer vil være mindre enn gevinst ved avklaring og felles fokus Høy Vår 08 1. Prorektor 2. Studiedirektør 2. Forenkle dagens beslutningsstruktur på studiesiden (råd og utvalg) Effektivitet – mer effektiv og ryddigere saksbehandling. Redusere administrativ og faglig ressursbruk Endring vil kunne være krevende organisasjonsmessig, men gevinst vurderes som større Høy Februar 08 1. Rektorat 2. Org.avd. Sak under utredning 3. Avklare bruk av eksamensformer på NTNU (håndtering av midttermin, kont.m.m.) Effektivitet – redusere administrativ og faglig ressursbruk Kvalitet – bedre tjenestekvalitet på gjennomføring av eksamen Relativt lav innsats sett i forhold til gevinst pga mye ressurser som brukes i dagens eksamensregime Høy Mars 08 1. Rektorat 2. Stab prorektor Sak under utredning (Evaluering av Kvalitetsreform) 4. Vurdere å innføre nytt system for klagebehandling jmf UiO (sensor tilgang på opprinnelig sensur) Effektivitet – redusere administrativ og faglig ressursbruk ved å begrense omfanget på klagesaker Usikkerhet knyttet til gevinst. Må utredes nærmere og behandles i UU. Vil kreve forskriftsendring og S-sak 5. Vurdere praksis med mulighet for overgang mellom studieprogram i første semester Effektivitet - raskere oversikt over antall studenter. Redusere administrativ ressursbruk i SA. Tjenestekvalitet - likebehandling av studenter Kostnader med å gjennomføre vurdering. Bør eventuelt utredes nærmere og behandles i UU. Lav