- et viktig grunnlag for bedre eiendomsforvaltning Workshop Lillestrøm 30. oktober 2008

Daglig leder/ sekretariat Organisasjon Kompetanse- gruppe FM Drift FM-Service Renhold Daglig leder/ sekretariat Styret FM = Facilities Management EuroFM, NordicFM …har 153 eiendomsforvaltere og byggherrer som medlemmer. 3

Kan lastes ned gratis her: http://www.be.no/beweb/kobe/kompetansekilder/kildetop.html eller http://www.nbef.no

Benchmarking Prosess der ytelsen (inkludert pris) til fasilitetstjenester måles, og resultatene sammenlignes internt eller eksternt. (NS-EN 15221-1) Opprinnelig et referansepunkt for landmålere Benchmarking er en læreprosess Det er en prosess for å finne, tilpasse og implementere beste praksis. Starter med å identifisere hva som skal bli bedre.

Historikk og framdrift Starten var et FoU prosjekt Trinn 1 (avsluttet sommer 1999) Rapport ”Utarbeiding og bruk av nøkkeltall Forslag til ny kontoplan (NS 3454) Trinn 2: 1999- 4.kv.2000 System og verktøy for innsamling, bearbeiding og presentasjon av nøkkeltall System og underlag for benchmarking-prosesser Pilot-prosjekt: 4.kv. 2000 Utvikling 2001 - 2007 Årlige oppdaterte nøkkeltall og benchmarkingsunderlag Foreningen Nøkkeltall for benchmarking stiftet 13. mars 2001 Nettverk i NBEF pr 1 januar 2003 Samarbeid med andre miljøer (spesielt i Norden (og Europa)) Benchmarkingsprosjekter 2004 – 07 KoBE1 midler i 2007 Status ferdig. Overgang til drift 1KoBE = Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning

Hvem stod bak FoU-prosjektet Finansiert av: Statsbygg Forsvarets bygningstjeneste (Forsvarsbygg) Norsk Forening for Eiendomsforvaltning (Norges Bygg- og Eiendomsforening) Multiconsult AS Økobygg (GRIP-senter) SND KoBE Flere andre var bidragsytere i arbeids- og høringsgrupper, bl.a. NVE’s byggoperatør NBEF eier databaseverktøyet

Benchmarking forteller deg: ’Hvor god er du’

Databasen gir deg bare 15% resten er læreprosessen!

En benchmarkingprosess består vanligvis av 5 faser: Planlegge/velge dokumenter og prosesser som skal benchmarkes. Søke etter den riktige (”beste”) benchmarkingpartneren. Observere og analysere hvordan benchmarkingpartneren utfører prosessen. Analysere årsakene til gap i prestasjoner. Tilpasse og implementere forbedringstiltak. Resultatet kan oppsummeres i et ”spider-diagram” som illustrerer eget prestasjonsnivå mot beste praksis.

Prosessen kan gjennomføres som: intern benchmarking mellom bygg, avdelinger eller regioner i en bedrift, konkurrent-benchmarking mot de beste reelle konkurrentene, funksjonell benchmarking der en lærer av de nærmeste rundt seg eller generisk benchmarking der en sammenligner uavhengig av bransje.

(Service level agreement) Et eksempel fra: Renhold (NS-INSTA 800) Good judgement comes from experience. Experience comes from bad judgement. Kvalitet Golv SLA (Service level agreement) Støv tid

Hvilken vaskemaskin velger du i dag?

Hvilken bygning velger du i morgen? A B C D E F G Lavt forbruk Høyt forbruk A B C D E F G Lavt forbruk Høyt forbruk A G C A B D E F G Lavt forbruk Høyt forbruk TEK - krav Motivasjon til å gå lengre enn TEK

Nøkkeltall er ikke bare kr/m2

Nøkkeltall i praktisk anvendelse Økonomioppfølging og -styring Beslutningsstøtte Benchmarking Livsykluskostnader Investeringsanalyser, alternativsvurderinger Husleie

”Vær varsom - plakaten” Ulikt referansegrunnlag – kontoplan og standarder Avhengig av å kjenne hvilke påvirkningsfaktorer som gjelder for sammenligningsgrunnlaget Basert på reelle, ikke nødvendigvis optimale FDVUS-kostnader Nøkkeltall kan svinge betydelig fra år til år Fare for misbruk Etiske retningslinjer (nfb) Bevisst bruk av nøkkeltall!!!

Statistisk grunnlag/vurdering Verdien av dataene nfb operer med følgende: Nøkkeltall basert på mer enn 25 svar anses for relativt gode 5-25 svar anses for mindre gode Mindre enn 5 svar oppfattes som eksempeltall

Hva kan nfb tilby i dag Faglig nettverk m/ workshops WEB-sidene, registrering, rapporter, rapportgenerator m.m Database med 2,5 mill m2 bygningsmasse Årlig Standard rapport, anonymisert Pr. forvalter: individuell rapport med egne data pr. objekt Referansegruppe for tvilsspørsmål og justeringer Dato: Side: 20

Hva har vi lært siden starten? Ulik tolkning av definisjoner og referansegrunnlag; felles grunnlag oppnådd gjennom referansegruppe Fremskaffelse av data kan være arbeidskrevende WEB-registrering –mangler/justeringer/tilpasninger Behov for videreutvikling av databaseverktøyet Behov for output, hvilke opplysninger er nødvendig? Er avhengig av hva ”medlemmene” vil/ønsker. Utfordrende å få dratt i gang benchmarkingsprosjekter Gjøre innlegging av tall mer fleksibel Danne egne benchmarkingsgrupper på nett

Veien videre- slik vi ser det Begrepene ”kvalitet og ”kundeverdi/-tilfredshet” vil bli sentrale måleparametere Få skilt ”de beste” fra gjennomsnittet De som ikke vil drive med benchmarking vil bli tapere og ikke minst bli et ”lett bytte” for ”Outsourcingskåte” beslutningstakere BM vil bli en naturlig del av en eiendomsforvalters virksomhet - ingen kan lenger bare drive med sitt eget Forbedringsprosessene vil gå fra å være definerte prosjekter til kontinuerlige prosesser Nøkkeltallene vil bli flere og bedre, dvs. vi får gode ”snitt-tall” for ulike typer bygg og eiendomsforvaltere. De som har outsourcet trenger nøkkeltall for å vite om de betaler alt for mye.

Årshjulet 2009 forslag Forberedende work-shop om våren. Opplæring av nye brukere. Starthjelp kickoff. Presentere vesentlige endringer. Legge inn data. Frist 1. juni. Årlig rapport lages av nettverket den 15. aug. Presentasjon, workshop ultimo oktober. Dato: Side: 23

NBEF/nfb har de beste nøkkeltallene Nøkkeltallene er basert på faktisk registrert forbruk Samarbeider med Sverige, Danmark og Finland (arbeidsgruppe) NB ! Nøkkeltall er ikke bare kr/m2