Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Periodisering 22.09.2011 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Periodisering Skarpt periodeskille Overlappingsperiode Skarpt periodeskille §3-13 Ein set bort alle dokument som vart registrerte i den avslutta perioden. Aktive dokument i periodeskillet kan enten settast bort med den avslutta perioden eller overførast til ny arkivperiode. (må syte for tilvisningar i journal og saksmapper som sikrar gjenfinning. Skarpt periodeskille skal brukast når det skjer grunnleggande endringar i arkivet – f.ekst fra papirbasert til elektronisk journal. Døme : Fra papirbasert fagsystem til elektronisk arkiv Fører til veldig oppsplitting av arkivet og mye arbeid. Overlappingsperiode – ved elektronisk journal kan det brukast overlappingsperiode (beskrive i Noark-standarden). Det anbefales å bruke overlappingsperiode i alle tilfeller hvor det er mulig. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Mykt periodeskille - overlapping • Dersom journalen er elektronisk, kan man ved normal overgang mellom arkivperioder bruke overlappingsperiode istedenfor skarpt skille, slik det er gjort rede for i Noark-standarden (Arkivforskriften § 3-13) • Kriterier for bruk av overlappingsperiode: – Journalføring i et Koark eller Noark-system – Ved normal overgang mellom to perioder Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Periodisering i Noark-4 Overlappingsperiode • Arkivdel • Arkivperiode • Forgjenger og arvtaker For alle arkivdeler som skal periodiseres må det opprettes en ny arkivdel: Modell: Alle nye saker Arkivdel O blir automatisk sperra for registrering av nye saker. Når nytt dokument registreres i gammel arkivdel med status O, blir saken automatisk flyttet fra arkivdel O til arvtakende arkivdel og melding blir gitt til bruker. Relasjonen mellom forgjenger og arkvtaker gjør det mulig å spore hvilke arkivdel saken startet i/er overført fra. Følgende saker vil gå videre i den nye arkivperioden: Saker som har oppstått i overgangsperioden Saker fra forrige periode som har fått nye dokumetner i opverlappingsperioden. Aktive presedenssaker (hvor presedensen ikke er opphevet) fra forrige arkivperiode Eventuelle saker som har vært passive i overlappingsperioden, men som likevel ikke har kunnet overføres. Gammel arkivdel Emne 1 (k-koder) 2007 – 2011 (forgjenger) Skifter status fra A til status O Overlapping Alle saker med nye dokumenter etter 2012 flyttes til ny arkivdel Ny arkivdel Emne 1 (k-koder) 2011 – 2016 (arvtaker) Settes i status A Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Før overlapping sluttføres: • Kontrollere at alle saker i arkivdeler med status O (overlapping) er avsluttet • Saker som ikke er avsluttet eller ikke kan avsluttes etter to år bør overføres til arvtakeren • Presedenssaker overføres • Avsluttet arkivdel – endre status fra O til B (bortsatt), blir stengt for registrering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Arkivdeler ordnet etter objekt Alternativ 1 • Ved starten av en arkivperiode opprette arkivdel U (utgått) Arkivdel Personale (A) – Arkivdel Personale sluttet (U) • Setter bort de objekter (f.eks. ansatt) som er blitt uaktuelle i løpet av perioden • Bortsetting kan skje gradvis eller samlet • Når perioden er over endres arkivstatus fra U til B (bortsatt) Noark s. 214 Forutsetter selvsagt samme ordningsprinsipp for arkivdel A og U. Arkivdeler skal kunne identifiseres ved hjelp av ulikt nummer, de enkelte arkivdeler skal kunne knyttes til Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Arkivdeler ordnet etter objekt Alternativ 2 Når arkivperioden /overlappingsperioden er avsluttet, opprettes arkivdel(er) med status B Uaktuelle objekter overføres samlet til arkivdel B. Avslutningsdato for arkivdel B registreres. Opprinnelig arkivdel (som fortsatt har status A) registreres som arvtager til arkivdel B. I tilfeller der man har objekter som aldri blir uaktuelle, (for eksempel gnr/bnr) Det kan være hensiktsmessig å å følge den faste periodedelingen til emneordnede arkiver, men slik at man f.eks alltid beholder de to nyeste arkivdelene i akktivt arkiv.

Arkivdeler ordnet etter utvalgsmønster? • Inneholder møteprotokoller, innkallinger, sakskart m.v. • Benytte samme arkivperioder som for emneordnet arkiv • Ved avsluttet arkivperiode endres status til B og arkivdelen er sperret for nye registreringer • Avslutning av arkivdelen registreres (= siste dato for arkivperioden) • Det opprettes en ny arkivdel som er arvtaker etter den arkivdelen som ble avsluttet (arkivstatus A) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Sanering av basen Skal bare omfatte en eller flere hele, avsluttede arkivperioder. Legges i historiske databaser (med en eller flere arkivdeler i) Det må også produseres en eksportversjon av det utskilte materiale for avlevering til arkivdepot. Aktiv base kan med fordel inneholde flere arkivdeler. Det anbefales generelt at siste avsluttede periode alltid beholdes i basen, i mange tilfeller kan det være hensiktsmessig å beholde flere – forutsatt at lagrings- og behandlingskapasiteten er tilstrekkelig. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Prosedyre for avlevering Beslutte hvilke deler av basen som skal saneres (status B) Ta ut rapport arkivoversikt Ta ut avleveringsliste(r) for avsluttet del av Noark-basen Kopier til godkjent eksportformat Etablere historisk(e) base(r) Klart dokumentere kobling til evt. fysisk arkivmateriale Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)