Velkommen til allmøte i SESAP-prosjektet SVT-fakultetet 18.04.07

Tidligere allmøter – hva har skjedd? 19.12.06: Prosjektplanen 14.03.07: Resultater fra fase 2 ”Informasjonsinnhenting” Kjøreregler for god organisasjonsutvikling Ressurskartlegging, kompetansekartlegging og beskrivelser av dagens organisering ved alle enheter Medarbeidertilfredshetsundersøkelse. Brukerundersøkelse blant vitenskapelig ansatte Brukerundersøkelse blant studenter Informasjon om hvordan andre organisasjoner organiserer de teknisk-/administrative funksjonene. Statistikk og sammenlignede analyser; ressursbruk m.m. ved SVT-fakultetet spesielt og i universitets- og høyskolesektoren generelt. Kartlegging av formelle strukturer, delegasjon, avtaler m.m Kartlegging av føringer fra interne NTNU-prosjekter Fase 1: Kartlegging av oppgaver og kompetansekrav, samt innspill på organisering

Opprinnelig tema for møtet I henhold til møteplanen: Presentasjon av utredning, oppsummering av diskusjon i stormøtet og info om høringsrunden. Men… Vi er cirka en uke på etterskudd med utredningen. Det meste av grunnlaget er klart, men en del skriving gjenstår og anbefalingene er ikke klare. Innholdet i møtet med utvidet referansegruppe 16. og 17. april ble også litt annerledes enn opprinnelig planlagt Utredningen blir ferdig 24. april og sendes da på høring.

Tema for allmøtet Møter i referansegruppa. – Hva har vi diskutert? Utredningsarbeidet: Hvilke arbeidsområder jobber vi med? Hvilke organisasjonsmodeller jobber vi med? Alternative organisasjonsutviklingstiltak Forslag til løsning og konsekvensutredning Plan for implementering Hva skjer videre?

Møter i referansegruppa - Hva har vi diskutert? 06.12.05

Prosessen for utredningsarbeidet Ikke en tradisjonell utredningsprosess … Skrivegruppe som får input fra referansegruppe, og utredningen blir til underveis og i et samspill Hva er en referansegruppe? Hva oppnår vi med en slik prosess kontra en mer tradisjonell prosess? Prosessen er krevende for alle involverte

Bred medvirking og åpen prosess Vi har innehentet mye informasjon som vi nå jobber med å systematisere og hente essensen ut av. Vi får et grundig og godt gjennomarbeidet beslutningsgrunnlag. Vi har fremmet noen spisse problemstillinger for å skjerpe debatten og få tilbakemeldinger til skrivegruppa underveis. Det har vært utfordrende å få problemstillingene ”over bordet”, men det har gitt gode innspill og argumenter. Det har vært rapportert åpent fra møtene i referansegruppa, og mange av dere har fått mye informasjon. Mange er svært engasjert, og vi har fått flere innspill allerede før høringsrunden!

Utvidede referansegruppemøter I møtet den 22. mars var hovedtemaet forslag til nye arbeidsprosesser med ressursfordeling. I møtet den 29. mars var hovedtemaet forslag til nye organisasjonsmodeller. Grove skisser med hovedfokus på ressursfordeling mellom enheter og nivåer ble presentert og diskutert. I møtet 16. og 17. april diskuterte vi grunnlag og forutsetninger for vellykket organisering av de ulike hovedarbeidsområdene.

Vi har stilt mange spørsmål til referansegruppa: Noen eksempler: Eksistensberettigelsen til arbeidsområdet? For eksempel: Hvem er brukerne og på hvilken måte støtter tjenestene primærvirksomheten? Hvilket tjenestetilbud har vi i dag, og hvordan bør vi prioritere oppgavene? Hvilke tiltak bør vi iverksette for å oppnå ønsket kvalitet i tjenestene? Hvor mye ressurser kreves for å løse oppgavene? Hvordan bør vi fordele ressursene mellom nivåene, og mulige organisasjonsmodeller

Utredningsarbeidet DEL 1 Dagens situasjon og fremtidens utfordringer 06.12.05

Innhold Rammebetingelser og strategiske føringer fra NTNU og SVT Hvem er brukerne og hva forventer de av tjenester/service? Beskrivelse av dagens organisering, med styrker og svakheter Beskrivelse av ansatte i teknisk-/administrative stillinger Hvordan ligger vi an, sammenlignet med andre organisasjoner Utviklingstrekk i de administrative funksjonene Oppsummering, del 1; SWOT-analyse Input fra Fase 1 og 2 Input fra referansegruppemøter

Hvem er brukerne?

En av våre viktigste brukere er instituttlederen! Han eller hun har ofte mye å gjøre, og mye av det som skal gjøres krever høy kompetanse på virksomhetsstyring og administrasjon…

Internasjonalisering Samarbeidsavtaler Nettverksbygging Administrative rutiner Profilering Web Service Rekruttering Instituttleder’ns oppslagstavle… IT Lønnsforhandlinger Prosjektarbeid Høringsuttalelse Konfliktløsning Evaluering av studiekvalitet Kontor-plasser Veiledning Medarbeider-samtaler Investeringer Ledermøte Sykefraværs-oppfølging Publisering Bemanningskabaler Permisjon, pensjon Rapportering Undervisnings-planlegging Reise Disputas Forsknings-terminer Styringsdialog Budsjett Studieplan Informasjon Campus-utvikling Egen forskning (?!) Allmøter Gjeste-forsker Strategi og handlingsplaner Eksamen

En av våre viktigste brukere er instituttlederen! (forts.) Han eller hun trenger gode støttespillere. Men hvordan kommuniserer vi egentlig med instituttlederen? (eller andre) Hvorfor tar ting tid? Må det ta tid?

Hvordan vi kommuniserer med brukerne? Fak.nivå: Seksjonsleder med viss kompetanse på virksomheten, men uten direkte kontakt med kjernevirksomheten eller spisskompetanse Kommunikasjon Kommunikasjon Kommunikasjon Løsning? Å ”slå sammen” saksbehandlernivåene vil bidra til å bedre kommunikasjonen… Fak.nivå: Saksbehandler med spisskompetanse, men uten direkte kontakt med kjernevirksomheten Kommunikasjon Kommunikasjon Enhetsnivå: Kontorsjef eller saksbehandler i kontakt med kjernevirksomheten, men uten spisskompetanse Kommunikasjon Enhetsleder – med ønske om å få bistand til å løse en sak…

Hvordan vi bør kommunisere i fremtiden… Fak.nivå: Kun koordinering eller evt. rådgivning Kommunikasjon Kommunikasjon Fullført saksbehandling på fak.nivå eller inst.nivå: Saksbehandler med spisskompetanse, og direkte kontakt med kjernevirksomheten Kommunikasjon Enhetsleder – med ønske om å få bistand til å løse en sak…

Utredningsarbeidet DEL 2 - Nye administrative støtteprosesser og løsning(er) for organisering 06.12.05

Arbeidsområder Innhold i kapittel for hvert arbeidsområde: Arbeidsområdet i dag Noen utviklingstrekk innen arbeidsområdet Eksistensberettigelse og brukere Mål for arbeidsområdet Hovedprosesser og oppgaver, prioritering Krav til kompetanse Arbeidsmetodikk Alternative måter å organisere arbeidsområdet på (inkludert fortutsetninger for å få det til å fungere)

Arbeidsområde (eksempel HR): Hovedprosesser: 1 Rekruttering og fastlønn 2 Korttidsengasjementer og variabel lønn Andre hovedfunksjoner/oppgaver: 4 Personalpolitikk 5 Personalforvaltning 6 Personalutvikling 7 HMS-koordinator, arbeidsmiljø 8 Arbeidsgiveransvar: LOSAM, lønnsforhandlinger

Utfordringen… Vi ønsker: Å fortsatt løse de oppgavene vi løser i dag (lite kan fjernes) Å jobbe mer effektivt og med bedre kvalitet enn i dag (gjennom økt kompetanse og ”smartere” jobbing) Få løst noen nye oppgaver Minst mulig økning av de administrative ressursene Fjerne dobbeltarbeid (?)

Dobbeltarbeid? Oppgavekartleggingen viser at vi jobber med de samme oppgavene på begge nivåer i dag. Men, kanskje vi gjør ulike ting/har ulike roller? Har vi gått grundig nok inn i temaet dobbeltarbeid? Hva er det mulig å spare på å fjerne det vi antar er dobbeltarbeid?

Forutsetninger Vi skal fortsatt ha enhetlig ledelse valgte instituttledere og tilsatt dekan 2 nivåer, med et minimum av ressurser både på institutt- og fakultetsnivå stor grad av rammestyring (budsjettfordeling og mål for virksomheten) Dagens instituttstruktur ved SVT ligger fast Vi må ha en organisering som harmonerer med resten av NTNU for å lette samhandlingen med resten av organisasjonen Vi skal ”organisere de administrative tjenestene nærmest mulig grunnenhetene, men slik at ressursene i fakultetet samlet sett brukes mest mulig effektivt” (SESAP-mål)

Hvordan modellere? Normeringer? Hvor begynner vi? (Hva kommer først og sist?) Teoretiske hovedmodeller: Max desentralisering med minimum tjenestetilbud i fakultetsadministrasjonen Max sentralisering med minimum tjenestetilbud i enhetene Ulike blandingsmodeller

Organisasjonsløsning? Vi må utfordre oss selv litt når vi vurderer organisasjonsløsning Diskusjonen bærer preg av at vi mener at det ”de andre” leverer ikke er godt nok – og vi forutsetter (ubevisst?) at dette fortsetter også i fremtiden… Viktig å diskutere forutsetninger for å få ting til å fungere! Eks: Tilsettingssaker mangler ofte ett eller annet når de kommer til fak.adm. Det er lett å tenke at enhetene dermed ikke har kompetanse til å gjøre jobben Men, PØ har ikke gjort mye for å hjelpe enhetene til å bli gode… (f.eks. rutineutvikling, felles standarder osv.) Og så videre….

Andre organisasjonsutviklingstiltak? Tydeligere oppgavefordeling Rolleavklaring Kommunikasjon Arbeidsmetodikk Rutineutvikling og forbedring av arbeidsprosesser Kompetanseutvikling Nettverk Jobbrotasjon Informasjon og markedsføring Internkontroll Resultatoppfølging

Føringer for organisering Flere hensyn å ivareta: Hvem er brukeren, og hvilke behov er det for samhandling og geografisk nærhet til brukerne? Gode arbeidsprosesser med mulighet for fullført saksbehandling Krav til kompetanse og omfang på oppgavene for å ”bli god” Behov for helhet og koordinering Samlet ressursramme for fakultetet Forutsetninger for å få det til å fungere, andre organisasjonsutviklingstiltak → Kompromissløsning

Slik det ser ut nå for arbeidsområdet HR (Human Resources) Hovedbrukergruppe: Dekanus og instituttleder. Ikke krav om geografisk nærhet, men tett og hyppig samhandling. Viktig å komme inn tidlig i prosessene. Normering av ressursbruk: Antall ansatte. Det er høye kompetansekrav, om man bør ha minst 50% stilling for ”å bli god” (kanskje 100%?). Det er behov for en del samordning og koordinering på fakultetsnivå. Vi bør ikke øke ressursbruken innenfor arbeidsområdet. Mye å hente på forenkling av arbeidsprosessene, rutineutvikling, arbeidsmetodikk og kompetanseutvikling. Sentralisert løsning, eller en modell der de med stort nok oppgaveomfang får egen HR-konsulent. De øvrige betjenes fra fakultetsadministrasjonen.

Slik det ser ut nå for arbeidsområdet Studieadministrasjon Hovedbrukergruppe: Studenter, vitenskapelig ansatte og ledere. Krav om geografisk nærhet og tett og hyppig samhandling. Viktig å komme inn tidlig i prosessene. Normering av ressursbruk: Minimumsbemanning + studiepoengproduksjon? Det er høye kompetansekrav, om man bør ha minst 50% stilling for ”å bli god”. Det er stort behov for en del samordning og koordinering på fakultetsnivå. Vi må kanskje øke ressursbruken innenfor arbeidsområdet. Mye å hente på forenkling av arbeidsprosessene, rutineutvikling, arbeidsmetodikk og kompetanseutvikling. Blandet organisasjonsløsning, med ressurser på alle enheter.

Oppsummert slik det ser ut nå … De andre arbeidsområdene: Forskningsadministrasjon Økonomi Virksomhetsstyring og lederstøtte Arkiv og kontorstøtte Førstelinjetjenesten IT Arbeidsområdene må ses i sammenheng og den helhetlige organisasjonsløsningen foreløpig ikke klar.

Utredningsarbeidet DEL 3 Forslag til løsning og konsekvensutredning 06.12.05

Innhold Oppsummert den anbefalte organisasjonsmodell. Hvilke konsekvenser får den valgte modellen ift: Nye stillinger? Endringer i stillinger for medarbeiderne? Behov for nye tekniske systemer? Behov for ombygginger? Kostnader? Raskt bedre tjenestetilbud eller dårligere tjenestetilbud i en utviklingsperiode?

Utredningsarbeidet DEL 4 - Forslag til plan for implementering 06.12.05

Innhold Input fra arbeidsgruppen som har jobbet med ”Kjøreregler for organisasjonsutvikling”. Planen vil avhenge mye av anbefalt løsning, men antas å kunne inneholde: Forhandlinger og valg av modell Presentasjon av ny organisasjonsmodell i allmøte Omstillingssamtaler for hver ansatte Innplassering i stillinger Plan for kompetanseuviklingstiltak Plan for rutine og systemutviklingstiltak Plan for ombygginger og flytting m.m.???

Hva skjer videre? 06.12.05

Fase 3: Utredning Grovutkast til møtet 16. og 17. april: Del 1 ”Dagens situasjon og fremtidens utfordringer”: Grunnlagsmateriale er innhentet i fase 2 (m.m.), en del gjenstår å skrive ut Del 2 ”Nye administrative støtteprosesser og løsning(er) for organisering”: Grunnlagsmateriale er innhentet i fase 1 og 2 Prosesser, ressursbruk, normeringer m.m. har vært fremlagt og diskutert i referansegruppemøter Mye er på plass og gruppeoppgavene i dag og i morgen skal gi resterende input Del 3 ”Forslag til løsning og konsekvensutredning”: Mange momenter har kommet opp under veis i prosessen, og temaet kommer opp på slutten av morgendagen Del 4 ”Forslag til plan for implementering”: Gjenstår, men skisse vil bli klart til høringsrunden

Revidert framdriftsplan 24. april: Utsending av høringsforslag. 3.mai: Høringsfrist. 8.mai: Oppsummering av høringsinnspill og utsendelse av sakspapirer for behandling i fakultetsrådet. 9. mai: Allmøte. 11 mai: Nyhetsbrev sendes ut. 15. mai: Behandling i fakultetsrådet. 21. mai: Utsendelse av endelig forslag til organisering m/implementeringsplan fremmes for drøfting i ledermøtet og LOSAM. 29. mai: Drøfting i ledermøtet. 4. juni: Drøfting el. forhandling i LOSAM. 6. juni: Allmøte: Ny organisering er vedtatt eller forlag er klart for oversendelse til endelig forhandling i SESAM og/eller styrebehandling. Implementeringsfasen

Vanlige reaksjoner i organisasjonsutviklingsprosesser Denne ble vist i allmøtet 19. desember, og det er grunn til å minne om den. Slik vi oppfatter situasjonen har vi nå medarbeidere i alle faser… Vis respekt for hverandres ståsted og bruk tiden til informasjon og diskusjon. Ikke vær redd for å spørre! Benektningsfase: ”Dette angår Ikke meg!” Satsningsfase: Målretting Motstandsfase: Aggresjon og sinne Nyorienteringsfase: Erkjennelse, nytt håp Depresjon og apati Sykefravær