Kurs i Kundemodulenen (Accounts Receivables) Opplæring i kundereskontro – teori og praktisk trening Av Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA) 2009

Kursinnhold 1. Teoretisk del 1.2 Økonomisystemet Oracle og tilstøtende moduler 1.3 Hvorfor kundereskontro? 1.4 Når brukes kundemodulen og når brukes PA og AR? 1.5 Arbeidsfordeling mellom Regnskap og institutt/avdeling/fakultet 1.6 Rutinebeskrivelser og skjema og for kundemodulen 1.7 Litt til om UiBs økonomimodell, kontostreng og artssegmentet 1.8 Mva 1.9 Kundeprofilklasser og purrerutiner 1.10 Kreditnota 1.11 Brukerstøtte ved Regnskapskontoret 2. Praktisk del – registrering av utgående faktura 2.1 Noen tips før du begynner 2.2 4 trinn for å registrere en utgående faktura 2.3 Registrering av Fakturahodet inkl. eget kommentarfelt 2.4 Registrering av Linjeartikler 2.5 Registrering av Kontostrengen 2.6 Ferdigmelding av utgående faktura 2.7 Noen huskeregler 2.8 Hvordan søke frem en faktura? 2.9 Praktisk trening 3. Praktisk del – Oppfølging av krav og rapporter 3.1 Hvordan følge opp kravene? 3.2 Spørringer i AR 3.3 Rapporter i Discoverer Viewer 4. Oppsummering

Deltakerliste 24. august -09 Dropdi Prakash Felles kopitjenester Ingebjørg Djuve Rosnes Unifob miljøforskning Kjetil Dyrkolbotn Inst. for geografi og sosialantr. Kristin Hansen Internasjonalt kontor

1. 2 Oppbygging av Oracle Økonomisystem Hver natt overføres data fra alle moduler Skanning E&H Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) E-faktura (IP) E-Innkjøp (PM) Leverandørreskontro (AP) Utgifter Anleggsregister (FA) Hovedbok (GL) Lønnssystem Kundereskontro (AR) Inn- kjøps- system Personalsystem Timer Lønns- og personalsystem (PAGA) Prosjekt-modul (PA) Reiseregninger Ressurser

1.3 Hvorfor kundereskontro? registrere alle krav vi har overfor våre kunder UiB fremstår som én leverandør felles rutiner gjøre det mulig å purre på en rasjonell måte forenkle rapportering krav i økonomireglementet Regnskapsprinsippet gjelder - Inntekten blir ført i regnskapet når fakturaen er fullført - Inntekten vises i regnskapet og rapporter selv om fakturaen ikke er betalt.

1.4 Når bruker vi kundemodulen AR? Når vi har et krav overfor en ekstern* kunde Salg av varer og tjenester Refusjon av utgifter * Interne kunder skal ha internfaktura * Dersom du fakturerer for UiB, er Unifob As, Nsd, Ilab og BTO eksterne kunder. Dvs at de IKKE skal ha internfaktura – siden de er selvstendige, juridiske enheter. Når vi ønsker å få inntektsført et beløp på annuum (prosjekt 000000) eller et ”GL-prosjekt”

1.4 forts Når brukes PA Prosjektmodul og Kundemodul AR? Hva er PA? Elektronisk verktøy for økonomisk styring av Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Integrert del av økonomisystemet ved UiB – en modul i Oracle Application (OA) Status PA: Implementert i Unifob AS Psykologisk fakultet og noen institutter v/ MatNat, HF, SV og MedOdont ble implementert (som piloter) i 2008 Nyåret 2009 rulles resten av UiB ut. Stor kursaktivitet pågår nå. Siktemål for PA og AR: I 2009 skal alle nye prosjekter innen Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet (BOA) registreres i PA Prosjektmodul. En hel del GL-prosjekt” må overføres til PA-prosjektmodul En del ”GL-prosjekt” føres fortsatt i AR og fases ut i løpet av 2009 Kundemodulen AR skal fortsatt brukes ved øvrig utgående fakturering Ytterligere informasjon om BOA finner du på UiBs intranett: Administrasjon/Økonomi/Arbeidsfelt/Økonomistyring/Bidrags-og oppdragsfinansiert aktivitet/Eksternfinansiert Virksomhet Når det gjelder PA, så har vi orientert om denne ved flere anledninger tidligere. Vi gjennomfører en kontrollert og forsiktig utrulling, noe som både har årsak i at opprinnelig løsning ikke hadde god nok løsning for håndtering av egenfinansiering i bidragsprosjekter. Et annet moment er at vi må være sikre på at kompetansen rundt den nye modulen er god nok, det innebærer bla at økonomiavdelingen måtte ha på plass både bemanning og riktig kompetanse nok til å kunne gjennomføre opplæring/bistand i implementeringen av denne. PA; ikke prosjektplanleggingsverktøy. Ad. Integrert del av øk….. Daglige overføringer av økonomiske data til regnskapssystemet Rapporter fra Discoverer

1.5 Arbeidsdeling Institutt - Regnskap AKTIVITET Institutt - fakturaansvarlig Regnskapskontoret - saksbehandler Fylle ut kundeskjema Sendes på Issue Tracker til Regnskap X Registrere kunde i AR Registrer/lage faktura i AR Skrive ut fakturaer kl 11:00 hver dag og sender dem i internposten til institutt v/ fakt.ansvarlig. Arkivering av fakturakopi (10år) Arkivansvar fakturagrunnlag inkl. underdokumentasjon (10år) Kreditnotaskjema lages, anvises og sendes i posten til Regnskap Kreditnota registres i AR Sender fakturaer og kreditnota til kunden (les: har all kundekontakt)

1.5 forts Arbeidsdeling Institutt – Regnskap AKTIVITET Institutt - fakturaansvarlig Regnskapskontoret - saksbehandler Overfører data til Hovedbok (GL) X Registrerer innbetalinger Purringer og inkasso til kundene Sjekker at fakturaen blir betalt -rapporter i Discoverer Viewer -ved spørringer i AR Fyller ut skjema for tvisting –inntil 2/3 mnd betalingsutsettelse Utfører rutine for tvisting i AR

1.6 Rutinebeskrivelser og skjema for kundemodulen Hvor finner vi disse på intranettet til UiB? Rutinebeskrivelser finnes på følgende sti: Administrasjon/Økonomi/Budsjett/Bruk av økonomisystemet Skjema finner du på følgende sti: Administrasjon/Økonomi/Ressurser/Skjema og maler

1.6 forts Rutinebeskrivelser for kundemodulen Sti på intranett: Administrasjon/ Økonomi/ Budsjett/ Bruk av økonomisystemet

1.6 forts Skjemabank for kundemodulen Rutinebeskrivelser for kundemodulen Sti på intranett: Administrasjon/ Økonomi/ Regnskap/ Ressurser/ Skjema og maler/ Regnskap: Kundemodul

UiB 1.7 Økonomimodell UiB Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning (GB) Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt 000000 Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Bidrags-aktivitet Prosjekt 100400-699999 Samleprosjekt fra PA: 199995 NFR 639995 EU 699995 Annen Oppdrags-aktivitet Prosjekt 100000-100399 Samleprosjekt fra PA: 100005 Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt 700000 – 799999

1.7 forts Litt om UiBs kontoplan Først noen begreper: Kontosegment: Et felt en kan kontere i - f.eks. sted eller art Kontere: Betyr å registrere verdier i kontosegmenter Kontostreng: Rekken av segmenter som tilsammen utgjør en konto Hovedkonto: Det segmentet som regnskapsmessig er viktigst i økonomisystemet. Artskonto: Verdiene i ART. Vanligste begrepet for hovedkonto utenfor staten. I UiBs internregnskap er ART hovedkonto Statskonto: Verdiene i kontosegmentene KAP / POST og UUP. Disse er hovedkonto i Statsregnskapet. Kontostrengen ved UiB består av 10 segment på til sammen 43 posisjoner. Les gjennom de ulike segmentene Analyse og formål - har vært omtalt som analyse 1 og analyse 2. A-ene i margen betyr at disse kommer automatisk. 1.7 forts Litt om UiBs kontoplan er delt inn i syv segment – 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes XX XXXX XXXXXX Firma Art Prosjekt Sted Analyse Motpart Aktivitet Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen inngår ikke i kontostrengen Eksempel: 01-6522-000000-142000-246012-00-000000 14

1.7 forts Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen Kode som angir hvilket firma det konteres på. Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB 02 - 04: Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. 1.7 forts Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen 2 hovedtyper arter: BALANSEARTER : klasse 1 - 2 RESULTATARTER: klasse 3 - 9 Klasse 3 Driftsinntekter Klasse 4 Kjøp av større utstyr og vedlikeholds-/ombygningskostnader Klasse 5 Kostnader for arbeidskraft Klasse 6 Andre Driftskostnader Klasse 7 Andre driftskostnader Klasse 8 Finansinntekter og – kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader Klasse 9 Interne transaksjoner 15

1.7 forts Artskontoplanen En absolutt(!) hovedregel: Bruk kapittel 3 i artskontoplanen når du konterer inntekter (vær oppmerksom på mva-reglene) Huskeregel ved bruk av kapittel 3 i artskontoplanen og mva-koder: 3000 – 3099 Salgsinntekter, avgiftspliktige (03) 3100 – 3199 Salgsinntekter, avgiftsfrie (05) 3200 – 3999 Salgsinntekter utenfor avgiftsområdet (00) (Artskontoplan for Uib og Randsonene 2007 finner du på følgende sti: intranett: Administrasjon/Økonomi/Ressurser/Kontoplan)

1.8 MVA - tre typer inntekter

1.9 Kundeprofilklasser og purrerutiner Vi deler kundene i 5 profilklasser Personer (15 dg bet.) Standard (30 dg bet. firma + off. inst.) Bidragsytere (skal ikke purres) Utland (engelske purrebrev/flere løpedager) Fiktive kunder (samlekunder) Unifob skal bare bruke 1. Personer, 2. Standard eller 4. Utland ► Dere må alltid ta stilling til hvilken profilklasse kundene deres skal ha! Purrerutiner: 1. gangs purring på utestående krav hver mnd (brev UIB1) 2. gangs purring og inkassovarsel blir oversendt Kreditorforeningen (brev UIB2). De står for ytterligere innkreving av ubetalte fordringer.

1.10 Kreditnota Brukes når en faktura må korrigeres .... beløp kan kreditere deler av en faktura (PA-kun 100%) feil kunde feil mva-kode dobbeltfakturering .... Fyll ut kreditnotagrunnlag m/attestasjon og anvisning (!) Skjema sendes i internposten til Regnskap merket ”Regnskap-kunde”

1.11 forts Kreditnota – samme skjema for kreditering både i AR og i PA Må attesteres og anvises Årsak registreres i systemet Fritekst kommer på kreditnota AR: Kan kreditere hele – 100% - av fakturaen deler av fakturaen flere linjer på fakturaen PA: Kan kreditere KUN

1.11 Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Issue Tracker http://bs.uib.no nye kunder endring av eksisterende kunder forespørsel vedr. purringer forespørsel vedr innbetalinger Dessuten: Brukerstøttetelefon LØP-Hjelp 8-3500 (kl.09:00-14:30) Økonomiavdelingens hjemmeside http://www.uib.no/oka/ Samt intranett under Administrasjon/Økonomi Nyhetsbrev: Løpende info. finnes på intranett under Regnskap. LØPende informasjon- nyhetsbrev

Del 2: Praktisk del pålogging og registrering av utgående fakturaer i Kundemodulen AR Vedr. pålogging: se egen brukerveiledning om pålogging, funksjons- og hurtigtaster i OF

2.1 Tips ……FØR DU BEGYNNER... ► Sørg for å ha riktig tilgang, f.eks. AR UiB Inst. registrerer Botanisk institutt ► Ha ferdig utfylt fakturagrunnlag foran deg. Vær sikker på at du vet hvem som er kunden... ► Husk riktig kundeprofilklasse!

2.1 forts Velg riktig tilgang! Noen fakturerer for flere avdelinger...

2.2 4 Trinn for å registrere en faktura Fakturahodet - ”Transaksjoner” - hvilken type inntekt (annum/prosjekt) - hvilken type faktura (innland/utland) - hvilken saksbehandler - selger - fritekst - hvem skal faktureres (kunden) ”Linjeartikler” - angir hva som er fakturert og til hvilken pris ”Kontering” - angir konteringen av inntekten ”Fullfør” - ferdigmelding/endelig lagring av faktura

2.3 Fakturahodet (bruk tabulator her) - Endre fakturakilde, type og valuta dersom ønskelig ”Type” endres kun om dere trenger engelsk faktura. Ellers vil ”Type” være identisk med ”Kilde”.

2.3 forts Fakturahodet Valuta: Velg aktuell valuta. Tenk beløp i utenlandsk valuta, systemet regner om. Kilde: Velg mellom faktura annum UiB eller faktura prosjekt UiB (kreditnota eller refusjoner skal IKKE brukes) Type: Velg mellom faktura annum UiB, faktura prosjekt UIB eller engelsk faktura UiB. De to første genereres automatisk, engelsk faktura UIB må man inn og velge

2.3 forts Fakturahodet - Transaksjonsopplysninger

2. 3 forts Fakturahodet Fyll ut kundeoppl 2.3 forts Fakturahodet Fyll ut kundeoppl. + selger - Velg deretter ”Linjeartikler” eller ”Mer” NB – husk selgeren!

2.3 forts Fakturahodet - Kommentarfelt på faktura ”Mer” Om man ønsker en kommentar på fakturaen, legger man den inn under fanen ”Mer” og skriver kommentaren i feltet ”Spesialinstrukser”. For eksempel: ”Fiktiv faktura –skal ikke sendes kunden” eller ”Bestillerkode XXXXXX”

2.4 Linjeartikler Fyll ut beskrivelse, mengde, enhetspris og avgiftskode (legg merke til faktura nr. på første side) Velg deretter Konteringer - NB: ikke velg Avgift Det er de gule feltene som er obligatorisk og må fylles ut.

Velg OK! Dette er en feilmelding vi ikke tar hensyn til 2.4 forts Linjeartikler Velg OK! Dette er en feilmelding vi ikke tar hensyn til

2.5 Kontering – hver eneste varelinje må konteres for seg Her må du få frem plukklisten (bruk hurtigtast Ctrl+L eller klikk med mus på plukklisten

Legg inn ønsket kontostreng, velg deretter OK og lukk bildet med ”X” 2.5 forts Kontering – hver eneste linje må konteres for seg Legg inn ønsket kontostreng, velg deretter OK og lukk bildet med ”X” ►Viktig at artskode stemmer overens med valgte avgiftskode 3000 – 3099 (03) 3100 – 3199 (05) 3200 – 3999 (00)

2.5 forts Kontering Lukk neste bilde (”X”) for å komme tilbake til fakturahodet/Transaksjonsbildet

2.6 Fullfør fakturaen – ferdigmelding av fakturaen Dersom du er ferdig, klikk på knappen ”Fullfør” Fakturaen er klar for utskrift – kl. 11.00 hver dag (kan gjøres om igjen ved å trykke ”ikke fullfør”)

2.6 Fullfør fakturaen – ferdigmelding av fakturaen Fakturaen din er godkjent dersom du får en hake ”√” foran Fullført For ny faktura – trykk Pil ned el. Klikk på ikonet ”Ny”

2.7 Noen huskeregler Alt kan endres på en faktura inntil den er skrevet ut eller overført til hovedbok Etter utskriving og overføring til hovedbok er det kun konteringen som kan endres Ved endring av beløp, kunde, mva. osv, må det lages kreditnota og ny faktura

2.8 Hvordan søke frem en faktura – i Transaksjoner Gå inn i transaksjonsbildet Bruk hurtigtast F11 for å stille bildet i søkemodus Skriv fakturanummeret Bruk hurtigtast Ctrl+F11 for å søke frem fakturaen

2.8 forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Gå inn i Kontodetaljer – (dette er et søkebilde) Her kan du også få oversikt over alle fakturaene til en bestemt kunde Skriv inn f.eks Fakturanummer Søk etter kunden/ kundenummer Beløp Åpne/lukkede/alle(blank) Velg ”Søk etter” for å få svar på søket ditt

Spørring – kontodetaljer (et søkebilde) 2.8 forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Spørring – kontodetaljer (et søkebilde) fakturanummer Kunde navn Kunde nummer

2.8 forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Total Saldo

2.8 forts Vedrørende søk i Kontodetaljer Dersom fakturaen er betalt eller kreditert, er total saldo = 0. I så fall, klikk på ”aktiviteter” for å finne detaljer om dette. Status: En faktura har status ”åpen” dersom den ikke er betalt En faktura har status ”lukket” når den er betalt For å se registrert faktura, klikk på ”detaljer”. Tips: velg ikonet ”purrehistorikk” for å se om det er sendt purringer (brev UIB1 og UIB2)

2.9 Praktisk trening med kursoppgaver og egne fakturaer Start med kursoppgave 1 og 2. Jobb i kursdatabasen. Fortsett med egne fakturaer. Registrer først i kursbasen. Lykkes du, kan du gå i produksjonsbasen. Registrer alltid fakturaen i kursbasen først, helt til du føler deg trygg!

2.9 forts Praktisk trening - Kursoppgave 1 Ditt institutt har betalt en regning som Købehavns Tekniske bibliotek, Lautrupvang 15, Ballerup, 2750 Danmark, skal være med å betale. Beløpet er kr 10.000,-. Fyll ut fakturagrunnlag Fyll evt. ut skjema for registrering av ny kunde Registrer fakturaen i kursdatabasen Før/etter at du har fullført, blir du ”kastet” ut av systemet. Gå inn i transaksjoner på nytt og søk opp fakturaen. Etter at du har fullført kommer du på at du skulle valgt et analysenummer ved konteringen. Hva gjør du? 1 uke etter at du har sendt fakturaen, ringer kunden og hevder at fakturabeløpet skal være i DKK i stedet for NOK. Du sjekker saken, og finner ut at kunden har rett. Gjør det som er nødvendig for å rette opp i denne feilen.

2.9 forts Praktisk trening - Kursoppgave 2 Ditt institutt har fått et forskningsoppdrag fra StatoilHydro. I kontrakten står det at fakturering skal skje etter at forskningsrapport er levert. Forskningsrapport er levert. Fyll ut fakturagrunnlag Fyll ut skjema for registrering av ny kunde Registrer fakturaen i kursdatabasen Finn ut om fakturaen er betalt både via spørring i kontodetaljer og via rapport

Del 3: Hvordan følge opp kravene? Rapporter og spørringer Lag deg en jevnlig rutine for å sjekke om fakturaene dine blir betalt, f.eks. 1 gang pr. måned. (Regnskapskontoret kan sende fakturaene dine til Kreditor-foreningen uten at du blir spurt). 2 måter: Spørring i kontodetaljer: Pr. faktura/kunde (Se pkt.2.8) Ved Discoverer-rapport: Alle forfalte fakturaer pr valgt avdeling (selger)

3.1 Rapporter i Discoverer Viewer Velg rapport ”Forfalte Fakturaer”

3.1 forts Rapporter i Discoverer Viewer Velg Selgernavn - skriv din selger (stedkode) direkte inn i boksen ”Selgernavn” slik: ’%153700%’ og velg ”Start” - eller klikk på lommelykten og gjør velg fra plukklisten - eller søk etter selgeren din i ”Søk etter” og velg ”Start” og deretter ”Velg”

3.1 forts Rapport – Forfalte fakturaer