Signe Marie Bjordal 2009 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA) Rapportkurs i Discoverer Viewer Signe Marie Bjordal 2009 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA)

Deltakerliste

Kursinnhold Litt om rapportløsningen Discoverer Viewer Beskrivelse Målsetting Fordeler og svakheter Håndbøker - brukerstøtte Litt om kontostrengen gjennomgang av vesentlige deler av kontostrengen Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter i Discoverer Viewer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Viewer Bestilling av Styringsrapporter/Saldorapporter Bestilling av Register-, Detalj- og Modulrapporter Formatering Hvilke rapporter er nyttige for akkurat deg? Vi arbeider med uttak av rapporter og utveksler erfaringer Oppgaver

- Beskrivelse LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER VIEWER Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen (OF-11i) Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntatt: BW-og R- rapportene er i sanntid Rapportbasen driftes av UiBs IT-avdeling Data fra 1.1.2003 i 11iDiscoverer-Term Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term 1999-2002

Oppbygging av Oracle Økonomisystem Hver natt overføres data fra alle moduler Skanning E&H Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) E-faktura (IP) E-Innkjøp (PM) Leverandørreskontro (AP) Utgifter Anleggsregister (FA) Hovedbok (GL) Lønnssystem Kundereskontro (AR) Inn- kjøps- system Personalsystem Timer Lønns- og personalsystem (PAGA) Prosjekt-modul (PA) Reiseregninger og lønn Ressurser

UiBs kontoplan Først noen begreper: Kontosegment: Et felt en kan kontere i - f.eks. sted eller art Kontere: Betyr å registrere verdier i kontosegmenter Kontostreng: Rekken av segmenter som tilsammen utgjør en konto Hovedkonto: Det segmentet som regnskapsmessig er viktigst i økonomisystemet. Artskonto: Verdiene i ART. Vanligste begrepet for hovedkonto utenfor staten. I UiBs internregnskap er ART hovedkonto Statskonto: Verdiene i kontosegmentene KAP / POST og UUP. Disse er hovedkonto i Statsregnskapet. Kontostrengen ved UiB består av 10 segment på til sammen 43 posisjoner. Les gjennom de ulike segmentene Analyse og formål - har vært omtalt som analyse 1 og analyse 2. A-ene i margen betyr at disse kommer automatisk. er delt inn i syv segment – 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes XX XXXX XXXXXX Firma Art Prosjekt Sted Analyse Motpart Aktivitet Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen inngår ikke i kontostrengen Eksempel: 01-6522-000000-142000-246012-00-000000 6

Økonomimodell – gammel modell (prosjekt) UiB Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Dep. finansiert virksomhet (DFP) Bidrag Oppdrag DFA – Dep.- finansiert annuum Prosjekt 000000 Forsknings-rådet FFV Prosjekt 100000- 199999 (FFV) DFP – dep. finansierte øremerkede avsetninger Prosjekt 700000 – 799999 (DFP) Annen EFV Prosjekt 200000 – 699999 (EFV)

Kontostrengen ved UiB – art og prosjekt RESULTAT / TOTALT – summen av alle resultatarter (art 3000 – 9999) ”INSTITUTTARTER” – alle arter med unntak av fast lønn og sosiale kostnader, aktuelt for de institutt som kun har budsjettansvar for ”løs” lønn. - Prosjekt ANNUM midler fra Dep. – prosjektnummer 000000 (DFV/DFA) INTERNE PROSJEKT, midler fra Departementet, tildeles som øremerkede midler av Styret - i prosjektnr.serien 700000 – 799999 (DFV/DFP) FORSKNINGSRÅDSFINANSIERT VIRKSOMHET - I prosjektnr.serien 100000 – 199999 (FFV) EKSTERNE PROSJEKT, Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet - i prosjektnr.serien 200000 – 699999 (BOA)

S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Virksomhetsområder – prosjektsegmentet - gammel økonomimodell T BFV DFV DFA ='000000'   DFP ='700000'-'999999' FFV ='100000-'199999' EFV =200000-'699999' ’T’ = Både bevilgnings- og eksternfinansiert virksomhet ’BFV’ = Bevilgningsfinansiert virksomhet (både annuum og øremerkede prosjekter) ’DFA’ = Departementsfinansiert annuum ’DFP’ = Departementsfinansierte prosjekter ’DFV’ = Departementsfinansiert virksomhet ’FFV’ = BOA - Forskningsrådsfinansiert virksomhet ’EFV’ = BOA - Annen eksternt finansiert virksomhet

UiB Ny økonomimodell –virksomhetsområder (prosjekt) Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning (GB) Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt 000000 Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Bidrags-aktivitet Prosjekt 100400-699999 Samleprosjekt fra PA: 199995 NFR 639995 EU 699995 Annen Oppdrags-aktivitet Prosjekt 100000-100399 Samleprosjekt fra PA: 100005 Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt 700000 – 799999

S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Virksomhetsområder – prosjektsegmentet - ny økonomimodell 2009 T   GB GA 000000 GP 700000-799999 BOA OA 100000-100399 BA 100400-699999 ’T’ = Total ’GB’ = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) ’GA’ = Grunnbevilgning annuum ’GP’ = Grunnbevilgning prosjekter ’BOA’ = Bidrags- og oppdragsaktivitet ’BO’ = Bidragsaktivitet ’OA’ = Oppdragsaktivitet

S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Saldonivå: I,F = Totalt Alle resultatartene: 3000 – 9999 F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: 5001 – 5009, 5021 – 5029, 5041 – 5049, 5052 – 5059, 5081 – 5089, 5091 -5099, 5131 – 5139, 5141 – 5149, 5181 – 5189, 5221 – 5259, 5301 – 5309, 5361 – 5369, 5372 – 5373, 5401 – 5499, 5702, 5712, 5721 – 5729, 5801 – 5899, 5921 – 5929, 5931 – 5939 I = Instituttsaldo (ekskl. fastlønn mv.) Artene: 3000 – 9999

S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Saldouttrekk: ’I’,’F’ = Totalt/Alle resultatarter (3000-9999) ’I’ = ”Instituttarter” dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. ’F’ = ”Fakultetsarter” dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. ...erstatter tidligere ”I-rapporter”.

Discoverer Viewer Logg deg inn ved å følge denne linken: https://safran.uib.no:4444/discoverer/viewer Velg Opprett tilkobling eller velg ønsket Tilkobling (UIB/UNIFOB/RAND) direkte

Discoverer Viewer Påloggingsbilde Slik logger du deg på Discoverer Viewer: Brukernavn: SEUIB, SEUNIFOB eller SERAND Passord: opplyses på forhånd eller på kurset Koble til: rappprd.uib.no (nb! 3 stk ”p”-er) Gå videre med: Bruk og Koble til

Discoverer Viewer Innlogging: Fyll inn passord trykk start

Discoverer Viewer Du er nå logget inn mot riktig firma/database

FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER A – Anleggs-/utstyrsrapporter R - Registerrapporter S – Styringsrapporter/Saldorapporter D – Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K – Kundemodulrapporter L – Leverandørmodulrapporter B – Budsjettrapporter BW- BasWarerapporter Egne rapportmoduler: PA – Prosjektmodul HR – Human Ressources

S – Styringsrapporter/saldorapporter FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S – Styringsrapporter/saldorapporter > S11 - Artsregnskap > S12 - Stedsregnskap > S13 - Prosjektregnskap > S14 - Analyseregnskap > S15 - investeringer mot budsjett > S20 - Råbalanse > S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: inntekter/kostnader pr. artsklasse pr. art

Velg rapport HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Her velger du ønsket rapport Trykk på pilen foran ønsket rapport Velg en av visningene (vi ønsker S11 – Artsregnskap I-K)

HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapportparametre – velg de avgrensninger som gjelder for din rapport periode, dato, sted, virksomhet/prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør etc. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Velg Start for å sette i gang rapportbestillingen.

Spørringen starter HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Det kan ta litt tid, alt etter hvilke spørrekriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har gitt feile parametere eller angrer bestillingen. 1. Her er det bare å vente litt

S11-Artsregnskap - viser regnskap mot budsjett for arter HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER S11-Artsregnskap - viser regnskap mot budsjett for arter Detaljeringsgrad Sideelementer Rapportparametre

Noen funksjoner Viewer HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Noen funksjoner Viewer

Utskrift HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Man kan stille inn hvordan man ønsker at utskriften skal bli, for deretter å vise et eksempel før man bestiller en stor rapport i PDF format.

Utskrift HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Viktig å huske at eksempelet ikke inneholder hele rapporten. For å få ut hele rapporten må man velge Utskriftsvennlig PDF

Formateringer i skjermbildet HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Formateringer i skjermbildet Man kan for eksempel: -Endre farge på skrift og bakgrunn -Flytte kolonner -Sortere tabellen etter ønsket kolonne -Markere ønskede/godtatte/uønskede verdier

Oppgaver vedr. Saldorapporter/Styringsrapporter Ta ut Artsregnskap på ditt sted/dine steder - B1, B3 eller B4 på annum, interne prosjekt og eksternfinansiert virksomhet bestill rapporten som om du ikke har budsjettansvar for lønn og som om du har budskjettansvar for lønn Hva er ’netto resultat’ pr. des-08? Har du alvorlige overskridelser? Er budsjettet korrekt? Velg ulik detaljeringsgrad; pr. artsklasser og detaljert pr. art. Ta ut samme rapport, men med ’Instituttarter’, ’Alle Arter’, ’Fakultetsarter’ Hvordan står det til med de enkelte prosjekt, både interne og eksterne? Ta ut Stedregnskap på ditt fakultet/institutt, B3 eller B4. Ta ut Analyseregnskap for ditt annum Ta ut Månedsregnskap for ditt annum Ta ut Prosjektregnskap for eksternfinansiert virksomhet TB er nå kun tilgjengelig i seuibhist, de er historiske rapporter.

B – Budsjettrapporter B - Budsjettdetaljer B1 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... B – Budsjettrapporter B - Budsjettdetaljer B1 B11 - Budsjettrapport mnd. B11 - Budsjettrapport B1-B3-B4

B11-Budsjettrapport mnd. - viser budsjett for arter pr. mnd B- BUDSJETTRAPPORTER B11-Budsjettrapport mnd. - viser budsjett for arter pr. mnd

R - Registerrapporter FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... R02 – Segmentregister GL-segmenter Prosjektregister Analyseregister Overheadregister FA-aktivanøkler R07 – Kunderegister R08 – Leverandørregister R11 – OA segmenter BW02 – Fakturamottakere BW03 – Anvisere/Attestanter

R- REGISTERRAPPORTER

Ta ut Registerrapporter på ditt sted/dine steder OPPGAVER Ta ut Registerrapporter på ditt sted/dine steder Artsregister: sjekk inntektsartene (klasse 3) og alle som har med ’kontor’ å gjøre Prosjektregister: sjekk ditt steds deaktiverte & aktive prosjektnummer Kunde- og Leverandørregister: søk etter bankkonto og navn, adresse.. Analyseregister: sjekk dine aktive og deaktivere analysenummer

D – Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... D – Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter D22 – Bilagsdetaljer D23 – Institutt bilagsdetaljer Forskjellen på D22 og D23 er at D23 - Institutt bilagsdetaljer ekskluderer fastlønnsarter som en del institutt ikke har budsjettansvar for.

D- DETALJRAPPORTER/TRANSAKSJONSRAPPORTER D22 - Bilagsdetaljer - viser transaksjonens kontering, bokført beløp, leverandør-/kunde-/ansattes navn, bilagsnummer i hovedbok og evt. i AP-/AR-modul, valuta m.m.

D- DETALJRAPPORTER/TRANSAKSJONSRAPPORTER OPPGAVER Ta ut Bilagsrapport/Transaksjonrapport på ditt sted/dine steder - For Annum : sorter på beløp og art, lønnsmottaker etc.... - For arter tilsvarende ’Instituttarter’ i Saldorapportene (S-rapp.) - Overfør dataene til Excel. Bearbeid dataene for utskrift. - Hvilke opplysninger trenger Regnskap/Lønn dersom du ønsker kopi av et AP-, AR-, hovedboks- eller lønnsbilag? - eller en reiseregning?

K - Kundemodulrapporter > K31 - Kundereskontro > K32 - Forfalte fakturaer > K33 – Fakturaer som er purret

K- KUNDEMODULRAPPORTER

L - Leverandørmodulrapporter L41 – Leverandørreskontro BW01 - Faktura ikke konterte BW04 – Konterte faktura

Hvordan få frem fakturabildet fra BasWare IP I alle ”BW”-rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 2 3 Klikk på blå pil ’Fakturanr’ og velg ’Scanned Files’. Ny kolonne ’Scanned Files’ er åpnet. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. Filen må lagres før den åpnes.

Hvordan få frem fakturabildet fra BasWare IP I alle ”BW”-rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen

Oppgaver vedr. Modulrapporter Ta ut Kundereskontro-rapporten for din selger/stedkode - Kun for utestående krav - Alle transaksjoner: både utestående og innbetalte krav - Hva forteller rapporten deg? Ta ut Forfalte fakturaer for din selger - Har dere mange utestående fordringer/krav? - Hvor gamle er i tilfelle kravene? - Hva gjør du med de krav som er blitt veldig gamle - Hvilke rutiner har dere for å sjekke at pengekrav faktisk er innbetalt? - Hvilke purrerutiner har UiB? Ta ut Leverandørreskontro-rapporten for ditt sted/dine steder på annum - Kun for ubetalte fakturaer og/eller for alle transaksjoner i Oracel - Har du fakturaer/bilag som ikke er konterte i BasWare?

D22- Bilagsdetaljer - forslag til bearbeiding i Excel TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE D22- Bilagsdetaljer - forslag til bearbeiding i Excel

Forslag til bearbeiding i Excel TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE Rapportverktøyet Discoverer er et eget program som er innkjøpt i tillegg til Oracle. Åpnes via start. Koble til: oa1.uib.no (står ofte oa.test.uib.no) Brukernavn: Passord: fol04di30 - fol002 (fond og legat) nsd03di30 - nsd002 (Norsk samfunnvit. Datatjeneste) uib01di30 - uib003 unifob02di30 - unif004 (inkl 02unifob, 03ILAB og 04univisjon) uibkon05di30 - uibki005 (kontanthåndbok) Eget program som kobler opp mot et utvalg av regnskapssystemet. Forslag til bearbeiding i Excel Sett på Filter plasser deg på linjen hvor du ønsker filteret Velg Data/Filter/Autofilter Sett på Vindusdeling Plasser deg der du ønsker vinduet delt Velg Vindu/Frys Formater tallene i Beløpskolonnen Marker kolonne hvor du har Beløp i NOK Velg Format/Celler/Tall - merk av for Tusenskilletegn og f.eks. Røde negative tall Delsummering av data plukket frem ved filtrering Gå på for eksempel Filteret for Art, velg en art Still markøren 2 celler under nederste tall (i Beløp .. Kolonnen) Velg Autosummerings knappen – Excel lager da formelen Delsum for datauttrekket ditt

Forslag til bearbeiding i Excel forts…. TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE Rapportverktøyet Discoverer er et eget program som er innkjøpt i tillegg til Oracle. Åpnes via start. Koble til: oa1.uib.no (står ofte oa.test.uib.no) Brukernavn: Passord: fol04di30 - fol002 (fond og legat) nsd03di30 - nsd002 (Norsk samfunnvit. Datatjeneste) uib01di30 - uib003 unifob02di30 - unif004 (inkl 02unifob, 03ILAB og 04univisjon) uibkon05di30 - uibki005 (kontanthåndbok) Eget program som kobler opp mot et utvalg av regnskapssystemet. Forslag til bearbeiding i Excel forts…. Bearbeide Utskriften av bilagsdetaljene dine Velg Fil/Utskriftsformat/Ark Marker utskriftsområdet (hele dataområdet ditt) Velg Fil/Utskriftsformat/Side Velg Liggende og Tilpass 1 side bred og ….(tom) side høy. Nå vil Excel legge dataene dine inn på en sides bredde og velger selv hvor mange sider (høy) den trenger for å skrive ut dine bilagsdetaljer Det fine med denne bearbeidingen av utskriften er at uansett hvilket filteruttrekk du velger, kan du nå raskt skrive det ut ved å: Velg Skriv Ut

Hvilke rapporter er nyttige for akkurat deg? Egne notater:

Avslutt – Lukk Discoverer Viewer Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Viewer. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker ’X’ for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens.

Først når du får denne meldingen er du logget av Avslutt – Lukk Discoverer Viewer Først når du får denne meldingen er du logget av

Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Issue Tracker http://bs.uib.no Dessuten: Brukerstøttetelefon LØP-Hjelp 8-3500 (kl.09:00-14:30) Økonomiavdelingens hjemmeside http://www.uib.no/oka/ Samt intranett under Administrasjon/Økonomi Nyhetsbrev: Løpende info. finnes på intranett under Regnskap. LØPende informasjon- nyhetsbrev

Rapporthåndboken finner du på intranett: LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER VIEWER... Rapporthåndboken finner du på intranett: Hvordan opprette en tilkobling i Discoverer Viewer http://www.uib.no/persok/skjema/intern/regnskap/DISCOVERER_VIEWER_TILKOBLING_v2.doc Brukermanual for Discoverer Viewer: http://www.uib.no/persok/skjema/intern/regnskap/DISCOVERER_VIEWER_BRUKERMANUAL_v5.doc Rapporthånbok om Discoverer Viewer: http://www.uib.no/persok/regnskap/Kun_intranett/regnskapsrapporter/Rapporthandbok-Discoverer10g_v1.doc