Opplæring i IP (Invoice Prosessing) Tynn-klient --- Elektronisk fakturabehandling Signe Marie Bjordal 2009

Deltakerliste 25. august 2009

Innhold: Gjennomgang av programvaren BasWare, IP Client Pålogging Faktura- og varemottakskontroll Hva du gjør hvis du finner feil ved fakturaen Sendealternativer i BasWare Send til Master Videresend til en eller flere Lås en faktura Send på informativ sirkulasjon Send på Side Step Send fakturakopi til noen som ikke er BasWare – bruker Be om annullering Konter Attester Anvis og send til Regnskap Midlertidig og fast stedfortreder Ditt personlige arkiv Overføring til OF – Betaling – Discoverer-rapporter Bruk kommentarfeltet! IT-sikkerhet

Pålogging Nettadressen til BasWare IP Client er: https://faktura.uib.no/tc/ PC-brukere kan bruke både Internet Explorer og Mozilla/Firefox nettleser Mac-brukere må bruke Mozilla/Firefox Dersom du blir bedt om pålogging til nettleseren benytter du samme brukerkode og passord som ved innlogging i Windows på din pc. Hvis du ikke benytter Windows-pc forsøker du med din tildelte Unix-brukerkode/passord (samme som på E-posten din). Issue Tracker (https://bs.uib.no/) el. Tlf. 8-3500 betjent mel. Kl. 09:00 – 14:30

Oppbygging av Oracle Økonomisystem Skanning E&H BW-rapportene er online Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) E-faktura (IP) E-Innkjøp (PM) Leverandørreskontro (AP) Utgifter Hver natt overføres data fra alle moduler Anleggsregister (FA) Hovedbok (GL) Lønnssystem Kundereskontro (AR) Inn- kjøps- system Personalsystem Timer Lønns- og personalsystem (PAGA) Prosjekt-modul (PA) Reiseregninger Ressurser

Purchase Management – PM/BaseWare Universitet har et bestillingssystem - PM - fra BaseWare Hovedmålsetting til UiB: Alle bestillinger skal etter hvert skje i PM av en Bestiller Bestillere i PM og attestant i IP Fullmakt fra person med budsjettdisponeringsfullmakt Kjennskap til avtaler og regelverk vedr. innkjøp Får tilgang til å gjøre bestillinger i PM Må ha kjennskap til kontosegmenter og –struktur ved enheten I PM finner du: Alle leverandører vi har gjort avtaler med, m/ varelister ”Fri tekst – leverandører” vi har anledning til å legge inn alle leverandører fra Oracle i PM Kontakt Innkjøpskontoret: e-handel@uib.no

Programvaren BasWare, IP Fakturaprosessen før innføring av innkjøpssystem (overordnet beskrivelse) Regnskap Sluttbruker Mottak av e-faktura Skanning og tolking av papirfaktura Import av faktura til IP Preprosessering Fakturakontroll og distribusjon Kontering og attestasjon Anvisning Automatisk Suttkontroll og Overføring til OF Manuell i BasWare Bokføring og remittering i OF

En bestilling utenom innkjøpssystemet... ….skal sendes skriftlig til leverandør av en bestiller Dermed sikrer vi oss at leverandør får riktig fakturaadresse leveringsadresse merking av faktura - Bestillerens kode og evt. navn på Bestiller DET KRITISK PUNKT for å få til en smidig elektronisk fakturabehandling er at faktura merkes med BESTILLERENS KODE og evt. NAVN for at IP skal finne første fakturamottaker ute på enhetene

Programvaren BasWare, IP Fakturaprosessen etter innføring av innkjøpssystem (overordnet beskrivelse) Regnskap Sluttbruker Rekvisisjon Bestiller konterer og Kontrollerer Mottak av e-faktura Skanning og tolking av faktura Anvisning/ Godkjenning Import av faktura til IP Bestilling og ordrebekreftelse Preprosessering Mottak og kontroll av varer/attestasjon Fakturakontroll og distribusjon Kontroll mot best. og mottaksbekr. ja OK? Automatisk nei Sendes enhet for ny att./anv. Manuell i E-fakt.beh. IP Kontering og attestasjon Sluttkontroll og Overføring til OF Manuell i Innkjøpssys. PM Anvisning Bokføring og remittering i OF

En bestilling foretatt i bestillingssystemet (PM)... ….da blir bestillingen gjort og sendt til leverandør konteringen av utgiften (enten GL-, FA- eller PA-kontering), godkjenning av anviser varemottak kontrollert mot bestilling ….. gjort i Innkjøpssystemet (PM) Fakturaen blir skannet i IP og sjekkes / matches mot Godkjent bestilling i PM Hver bestilling får et BESTILLINGSNUMMER: PM09XXXXX DET KRITISK PUNKT for å få til en smidig elektronisk fakturabehandling er at faktura er merket med dette BESTILLINGSNUMMERET slik at faktura og bestilling finner hverandre

Fakturaadresse UiB og Unifob AS Alle fakturaer sendes til sentral fakturamottak Adressen til UiB er: Adressen til Unifob AS er: Universitetet i Bergen Unifob AS Felles fakturamottak Felles fakturamottak Postboks 7800 Postboks 7800 5020 BERGEN 5020 BERGEN NB- fakturaen må ALLTID MERKES med Enten Bestillingsnummer (hvis bestilt i PM) eller Bestillerens kode og evt. bestillers navn

Oppstart av BasWare - gjelder kun første bruk Første gang du skal bruke BasWare ber vi deg sjekke følgende: 1. Velg ’Brukerinnstillinger’ – mappen 2. Sjekk at det er haket av for alle tre valgene i ’Brukerinnstillinger’ Hvis ikke – hak av 1 2

Fakturakontroll (1/2) i Client Sti: Mottatte fakturaer/Grunnlagsdata - kontroller skannet faktura / bildet av fakturaen mot Grunnlagsdata

Flytt deg rundt i fakturabildet Fakturakontroll (2/2) i Client bildet av fakturaen kan forstørres/roteres - klikk på ’Zoom in’ – knappen (bilde av et forstørrelsesglass) - klikk på ’roter’ – knappen (bilde av en pil) flytt deg rundt i bildet - bruk pilene i ytter- og underkant av fakturabildet Zoom in Flytt deg rundt i fakturabildet Roter

Hva gjør du hvis … Fakturaen er ikke din - ’Returner’ fakturaen til Master (Regnskap) og be dem videresende - ’Videresend’ den til riktig mottaker, dersom du vet hvem det er Grunnlagsdata er feil - leverandør, beløp, fakturanummer etc.. - ’Returner’ fakturaen til Master (Regnskap) det er kun Regnskapskontoret som kan rette ’grunnlagsdata’ - NB . Feil i grunnlagsdata MÅ rettes FØR dere kan begynne å behandle fakturaen HUSK - ’KOMMENTAR’! beskriv alltid grunnen til at du sender fakturaen i ’Kommentar’ - feltet

FEIL FIRMA – hva gjør du? HOVEDREGEL Ta kontakt med leverandør – Be om kreditnota + ny faktura utstedt til riktig firma Den feile fakturaen må annulleres i BasWare sammen med kreditnota Behandle riktig utstedt faktura på vanlig måte GJØR FØLGENDE i BasWare: Fakturaen og kreditnotaen må returneres til og annulleres av Regnskapskontoret Bruk knappen ’Be om annullering’ (både faktura og kreditnota må sendes samtidig) Skriv kommentar i loggen om hvorfor du ønsker fakturaen annullert (henvisning til kreditnota/faktura) ’Bekreft og send’ Regnskap godkjenner annullering Faktura blir trukket ut fra all videre fakturabehandling, blir ikke overført OF. Ligger nederst i Arkivet - merket med en lås

Sendealternativer i BasWare (1/2) ’Returner’ faktura faktura kan returneres til enten - forrige bruker/avsender - eller Regnskap Husk kommentar på hvorfor du sender i retur ’Videresend’ faktura faktura videresendes til en eller flere brukere i BasWare for behandling - hvis flere mottakere og kun en trenger å behandle fakturaen husk – hak av for – ’Kun en mottaker trenger å behandle’ ’Låse’ en faktura NB: husk kommentar! faktura trekkes ut av ’sirkulasjon’ fordi noe for eksempel skal undersøkes Gå inn i fakturaens ’Grunnlagsdata’ – hak av for –’ Lås faktura’ - lagre. ’Angi informativ sirkulasjon’ faktura sendes til en eller flere brukere i BasWare - men kun som informasjon og ikke til behandling – som en kopi - mottakter trenger kun å kvittere for at den er sett

Sendealternativer i BasWare (2/2) Skal du sende en forespørsel/kopi til en som ikke har BasWare Legg musepekeren på fakturabildet – høyreklikk på musen Det kommer opp flere valg Velg ’E-mail Picture’ og deretter ’Keep the orginal sizes’ Det blir laget en e-post med fakturabildet som vedlegg Dersom fakturaen har flere sider: velg skriver-symboletpå knapperaden over fakturabildet Velg ’Bilder’ og ’Alle bilder’ - det blir laget en Pdf-fil av alle fakturasidene Velg ”File’ og ’Attach to email’ Det blir laget en e-post med vedlegg av en pdf-fil med alle fakturasidene ’Be om annullering’ Faktura sendes til Regnskap og du kan anmode om annullering - Husk kommentar / begrunnelse - Regnskap godkjenner annullering - Faktura blir liggende i Arkivet som annullert og er trukket ut for videre behandling. Blir ikke overført til Oracle/Økonomisystemet. Send til ’Anvisning’ faktura sendes til en eller flere Anvisere i BasWare Hvis kun en skal behandle: husk – hak av for - ’Kun en mottaker trenger å behandle Sende på ’Sidestep’ Faktura sendes til en bruker i BasWare, for eksempel en Bestiller Etter behandling ’på sidestep’ kan fakturaen sendes tilbake kun til deg Mottaker av faktura sendt på ’sidestep’ får ikke lov å kontere, kun lov å legge inn kommentar

’Returner’ faktura til Regnskapskontoret 1. Velg ’Returner’ - knappen 2. Velg ’Send til Master’ for ’Neste mottaker’ 3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 NB. Bruk alltid ’Send til Master’ når du skal returnere til Regnskap - Ikke forrige ’Avsender’ 3

’Videresend’ faktura 1. Velg ’Videresend’ - knappen 2. Velg ’+’ for ’Neste mottaker’ – bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’ 3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 3

’Videresend’ faktura 1. Velg ’Videresend’ - knappen 2. Velg ’+’ for ’Neste mottaker’ – bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’ 3. Hak av for ’Kun en mottaker trenger å behandle’ 3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 5 3 2 4 Ønsker du at alle skal behandle fakturaen: Da haker du ikke av for ’Kun en mottaker trenger å behandle’

Sett fakturaen i ’Behandlingsmodus’ 1. Velg ’Grunnlagsdata’ - mappen 2. Hak av for ’Lås faktura’ - Lagre! 3. For å få lagret kreves det at du fyller inn en kommentar 4. Fakturaen blir merket med en lås 4 Opphev behandlingsmodus: Ta vekk haken for ’Sett i behandlingsmodus’ 1 2 3

Send fakturaen på ’Informativ sirkulasjon’ 1. Velg ’ Angi informativ sirkulasjon’ 2. Velg ’+’ for ’Velg neste mottaker’ – bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’. 3. Skriv kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Send’ 1 2 3 4

Send fakturakopi til noen utenfor BasWare 1. Legg musepekeren på fakturabildet - til du får frem en knapperad m/ 4 valg 2. Velg tredje knapp – bilde av en konvolutt – ’Send this image in an e-mail’ 3. Velg størrelse på fakturabildet som legges som vedlegg på e-post 4. Send e-post med vedlegg på vanlig måte 3 4 1 2

’Be om annullering’ 1. Velg ’Anmodning om annullering’ - knappen 2. Velg ’Send til Master’ for ’Neste mottakere’ 3. Skriv ALLTID kommentar i ’Legg til Kommentar’ 5. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 3

’Kontering’ av faktura Fyll inn kontostrengen og beløp – obligatoriske segment: art og sted. Blank gir verdien ’000000’ el ’00’ automatisk. Bruk Tab for å flytte deg til neste felt. Ved å Dobbel-klikke(*) i feltet får du opp plukkliste for hvert av kontosegmentene. Legg evt. til i Favoritter Hvis fradrag for mva – fyll inn ønsket mva-kode- hvis ikke la feltet være blank Velg Lagre når ferdig kontert - velg ’Legg til’ hvis du trenger flere konteringslinjer Knappene betyr følgende: ’Bred postering’, ’Legg til’, ’Lagre som mal’ og ’Hent konteringsmal’ Knappene betyr følgende: ’Kopier’ og ’Slett’ (*) 3 5 2 4 1

Flere typer kontering GL - kontering PA – kontering FA – kontering vanlig kontosteng slik den ser ut i GL (hovedbok) 23 posisjoner PA – kontering Utvidet kontering – registeres i PA-modulen (Prosjektmodulen) FA – kontering Utvidet kontering - registeres i FA- modulen (Anleggsregisteret)

Registrering i BasWare Alle anleggsmidler i 4000 serien skal registreres i BasWare. Mer info finner dere på interanett på http://oka.uib.no/ Velg Regnskap i høyre kolonne og deretter Anlegg og utstyr 5 (7) nye felter på konteringslinjen FA-Utstyrsgruppenavn FA-Gruppenummer FA-Utstyrsgruppe FA-Beskrivelse FA-Tellekortnummer FA-serienummer

Nye felter på konteringslinjen Obligatorisk for alle arter i 4000 serien Obligatorisk for art: 4721, 4722, 4732

Aktivanøkkel FA-Utstyrsgruppenavn Obligatorisk for alle føringer på arter i 4000 serien Henter opp navn på utstyr vha. plukkliste Gruppenummer og utstyrsgruppe kommer automatisk

Beskrivelse FA-beskrivelse Obligatorisk for alle føringer på arter i 4xxx serien Informasjon om plassering av utstyret

Tellekortnummer FA-Tellekortnummer Benyttes kun for utstyr som skal tyverimerkes Obligatorisk for følgende artskonti: 4721, 4722, 4732 Settes lik nummer på merkelapp for tyverimerking

Serienummer FA-Serienummer Benyttes kun for utstyr som skal tyverimerkes og som har serienummer Obligatorisk for følgende artskonti: 4721, 4722, 4732 Settes lik serienummer på utstyret

Kontroll Ved lagring blir konteringslinjen rød om man ikke har fylt ut alle felter som er obligatoriske for den enkelte art Det kommer også opp en feilmelding som ber deg kontrollere konteringsfeltene

Kontroll 2 Ved å føre pekeren over det røde feltet får man opp en forklaring som forteller hva som mangler ved konteringen I dette tilfellet mangler FA-Beskrivelse som er et obligatorisk felt siden art i 4000-serien er brukt. Feilmeldingen gir bare beskjed om neste felt som er feil, her kan det være flere felt som ikke er korrekt utfylt.

’Attester’ en faktura 1. Velg ’Attester’ - knappen 2. Velg’+’ i ’Neste mottaker’ – send til en eller flere anvisere. Bruk ’Favoritter’ el. alle BasWare- brukere i ’Bruker’. Husk - Haken hvis kun en skal behandle. 3. Skriv evt. kommentar i ’Legg til Kommentar’ 4. Velg ’Bekreft og Send’ 1 4 2 3

Anvis hver enkelt konteringslinje 1. Velg ’Mottatte fakturaer’ – her finner du alle fakturaer som ligger til behandling 2. Anvis hver enkelt konteringslinje – hak av ved å klikke inn i felt foran konteringslinjen med musepekeren, eller bruk symbolene rett ovenfor 4. Velg ’Anvis’ 3 1 2

’Anvis’ og ’Send til Regnskap’ 1 3 2 1. Velg ’Send til overføring’ for ’Neste mottakere’ 2. Legg evt. ved Kommentarer; Skriv inn i feltet for ’Legg til Kommentar’ 3. Velg ’Bekreft & Send’

Backup-person kan både redigeres og slettes Midlertidig ’Stedfortreder’ Fast stedfortreder må meldes til – og legges inn av IPs Admin på Regnskap 1. Velg ’Brukerinnstillinger’ - ikonet 2. Velg navn på midlertidig Stedfortreder, Startdato og Sluttdato ved å klikke på knappene til høyre, velg fra plukklistene 3. Velg ’Aktivert’ 4. Velg ’Angi backup-person’ 1 3 2 4 Backup-person kan både redigeres og slettes

Fast stedfortreder i BasWare.. Alle brukere kan legges inn med en fast stedfortreder Stedfortreder må ha samme rettighetene som den en skal være stedfortreder for Ubehandlede fakturaer blir automatisk sendt videre til stedfortreder etter 14 dager Fast stedfortreder legges inn i BasWares Admin av vår systemadministrasjon Meld sak til Issue Tracker (https://bs.uib.no/) - ”Inngående Fakturabehandling”

Ferdigbehandlede fakturaer - overføres til Oracle økonomisystem flere ganger daglig - blir postert i hovedbok hver ettermiddag - data overføres rapportbasen hver natt - i Discovererrapportene neste dag (Alle BW - rapporter er online, de er oppdatert til enhver tid) - betales ved forfall (som før) Når faktura er betalt blir remiteringsdatoen overført til BasWare Betalings- /remiteringsdato finner du i ’Kommentar’ - feltet i ’Fakturaloggen’

Ditt personlige ’Arkiv’ 1. Velg ’Arkiv’ - ikonet 2. Velg søkekriterier – ’siste 20 faktuaer’ eller alle (blank), selskap fakturaen var til, leverandørnavn, fra/til på tidsrom og/eller beløp, 3. Velg ’Hent fakturaer’ 3 1 2 2 2 Den enkelte faktura åpnes ved at du klikker på den Hver enkelt kolonne kan sorteres ved at du klikker en gang på overskriftene.

- og så gjentar vi oppfordringen: Skriv ’KOMMENTARENE’ dine i BasWare! E-post og telefon blir (langt på vei) unødvendig – kommentar og vedlegg følger fakturaen og blir synlig for alle

IT- sikkerhet Logge deg ut – når du går for dagen …husk alltid å: Logge deg ut – når du går for dagen Låse skjermen - når du ikke sitter ved PC’en

Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Issue Tracker http://bs.uib.no Dessuten: Brukerstøttetelefon LØP-Hjelp 8-3500 (kl.09:00-14:30) Økonomiavdelingens hjemmeside http:/www.uib.no/oka/ Samt intranett under Administrasjon/Økonomi Nyhetsbrev: Løpende info. finnes på intranett under Regnskap. LØPende informasjon- nyhetsbrev