Mål i prosjekter

Begreper. Formål er en kvalitativ beskrivelse av hvorfor prosjektet skal gjennomføres. Effektmål er en etterprøvbar beskrivelse av formålet. Resultatmål (også kalt PROSJEKTMÅL) er beskrivelsen av hva prosjektet skal ha oppnådd når det kan avsluttes. Hva som skal være levert, til angitt tid og kostnad.

Mål på forskjellige nivåer Formål, effektmål: Organisasjonens mål. Resultatmål: Mål for prosjektgjennomføringen.

Ansvar Prosjekteier skal sørge for at formål og/eller effektmål samt resultatmål er beskrevet i mandatet. Prosjekteier sørger for godkjenning av mål ved beslutningspunkter, og når det er behov for endringer. Prosjektleder er ansvarlig for bearbeiding og detaljering av resultatmål, og at de er dokumentert i prosjektplanen.

Resultatmålets tre sider LEVERANSER TID KOSTNAD

Sammenhengen mellom resultat- mål og effektmål Prosjektet gir leveranser... Sammenhengen mellom resultat- mål og effektmål ...slik at vi oppfyller effektmålene ...som blir tatt i bruk.. Et anlegg? Støttesystem? Arrangement? Rapport? ……? Effektivisering? Forbedret tjenestenivå? Økt tilfredshet? Kostnadsreduksjon? ……?

Eksempel på formål og effektmål Å forbedre effektiviteten i økonomiavdelingen. Noen ganger kan det være åpenbart unødvendig eller umulig å beskrive et effektmål. Da kan det være tilstrekkelig å definere formålet. Men i det minste formålet bør alltid være definert. Gjennom å ha implementert og tatt i bruk nytt økonomisystem ha oppnådd en effektivitetsforbedring på 10%, målt ved reduksjon i antall arbeidstimer over en 3-måneders periode. Effektivitetsforbedringen skal være dokumentert innen 1.1.2008

Leveransene En leveranse kan være en plan, en rapport, et fysisk objekt etc. Det kan være flere leveranser fra prosjektet Om formålstjenlig kan det settes opp en leveransestruktur

Eksempel på resultatmål Å ha innført et nytt datastøttesystem for økonomistyring med egenskaper ...... .... Å ha lært opp 40 personer innenfor personalgruppene X og Y i bruk av systemet. Innføring av systemet og opplæring av personalet skal være fullført innen 1.1.2007, innenfor en kostnadsramme 2,5 mill NOK.

Avgrensninger Når det kan oppstå misforståelser med hensyn til prosjektets ansvarsområde bør man klargjøre dette ved å beskrive avgrensninger. Avgrensningene er arbeid/leveranser som prosjektet ikke er ansvarlig for.

Eksempel på avgrensninger Prosjektet omfatter ikke innkjøp og installasjon av nytt fysisk utstyr. Prosjektet er ikke ansvarlig for opplæring av driftspersonell.

Målbeskrivelse S pesifikt M ålbart A kseptert R ealistisk T idsatt

Målformuleringsprosessen Utgangspunkt for målbeskrivelse finnes i mandatet. For å skape felles forståelse og forankring av prosjektet bør prosjektleder involvere prosjektmedarbeidere i formulering av resultatmål. Selv om prosjektleder og –medarbeidere ikke står ansvarlige for at formål/effektmål blir oppnådd plikter de å gi sitt syn til kjenne, spesielt om de vurderes som urealistiske.

Typiske fallgruver Målene konkretiseres for dårlig Resultatmålet beskrives som aktiviteter Resultatmål blandes sammen med effektmål Prosjektet avgrenses for dårlig Prosjektomfang og -mål neglisjerer kjerneinteressentenes forventninger Manglende involvering av prosjektdeltakerne i kartlegging av prosjektets omfang og målbeskrivelse gir dårlig forankring