Bevaringsplanlegging OAIS definerer bevaringsplanlegging som funksjoner og tjenester som sikrer tilgjengelighet til materialet som er bevart i depot som holder oversikt over teknologisk utvikling og standarder innen bevaring/langtidslagring for migrering og bevaringsvurdering Definisjonen omhandler materialet både før og etter avlevering

Bevaringsplanlegging eArkivsamarbeidet Oppgaver og tjenester som depottjenesten må iverksette for å sikre avleveringer fra arkivskaper Arkivdanning Kartlegging/dokumentasjon Bevaringsvurderinger Funksjonene danner grunnleggende elementer i en bevaringsstrategi

Arkivdanning Arkivloven stiller opp et eget regelsett som definerer elektronisk arkivmateriale Basert på funksjonsområder for systemer og lagringsformater Inneholder en endring i strategi for hva som er bevaringsverdig - Tradisjonelt: innhold (+ enkle krav til penner og papirkvalitet) Elektronisk: innhold + tekniske omstendigheter rundt danning og lagring Arkivdanningen er …grunnleggende for hva arkivskaper tilrettelegger for elektronisk avlevering …grunnleggende for hva depottjenesten vurderer som bevaringsverdig Hensikt med arkivdanningsarbeidet i en kommunal depottjeneste Rådgivning som sikrer at lovkrav og rutiner for danning av elektronisk arkivmateriale blir fulgt med tanke på senere avlevering

Basiskrav til elektroniske systemer-1 Datasystemer med funksjon for journalføring av inn - og utgående korrespondanse Hvilke: Sak/arkivsystemer Acos Websak, Kontor 2000, Forum Winsak, DocuLive Fagsystemer med dokumentbehandling, for eksempel: Omsorg; Gerica, Profil, Unique Omsorg, Acos Cosdoc Barnevern; Familia, Unique Marthe, BvPro, Acos Barnevern, Unique Oda Sosial; Socio, Humanus, Unique Velferd, Unique Oskar, Startsys, MDFlyktning, Acos Sosial Skole, barnehage og PP; PPI, Extens, Cetus, Unique Opptak Kultur; Kriss Teknisk; Wespa Rett; Fsys, Ovrfsys Krav Alf §§2-6, 2-7 om informasjonsinnhold og funksjonalitet for journalføring §2-9 om Noark-standard Kombinert elektronisk og papirbasert avlevering

Arkivdanning i journalsystemer Noark-standard inn i kravspesifikasjoner Kartlegge funksjoner og dokumentproduksjon med tanke på senere bevaring Etablere rutiner for arkivering på papir Dokumentasjon i f.eks arkivplan etne.arkivplan.no

Basiskrav....2 Datasystemer som benyttes til journalføring og helelektronisk lagring av saksdokument Hvilke; Egen liste på riksarkivet.no Krav Alf §2-13 Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566, Kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter (inkluderer krav om Noark 4-1, rutiner og dokumentasjon) Elektronisk avlevering (evt kombinert avlevering etter egen plan)

Arkivdanning i helelektroniske arkivsystemer Kravspesifikasjon – Noark 4.1 Kartlegge og dokumentere arkivdeler, samt oppbygging av grunnregistre i arkivsystemet (konfigurasjon) Etablere gode rutiner for prosesstyring Rutiner og dokumentasjon for ansvar og roller Rutiner og dokumentasjon for drift Dokumentasjon f.eks i arkivplan kvinnherad.arkivplan.no

Basiskrav …. Databaser og elektroniske register, med eller uten helelektronisk lagring av saksdokument men uten krav om journalføring Hvilke Internadministrative systemer Regnskap Personal/lønn Fagsystemer Skatt og innkreving Kartverk Primærhelsetjenesten Skole Krav Alf §2-14 Ra bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokument (krav om rutiner, dokumentasjon og meldeplikt) Kombinasjon av elektronisk og papirbasert avlevering

Arkivdanning Kartlegge funksjoner og dokumentformater med tanke på senere bevaring Etablere rutiner for arkivering på papir Dokumentasjon i f.eks arkivplan bømlo.arkivplan.no