Allmøtet 2. februar 2012

Dagsorden Årsplan for USIT for 2012-14 IHR-arbeidet våren 2012 Kristen Nygaards hus Reorganisering av SUAF Tjenestegruppe for kommunikasjon USIT 40 år Eventuelt

USIT i 2012-14

USIT i 2011 – Hva skjedde? Mye, – jf rapporter som er under arbeid Årsplanrapport Tilstandsrapport Ned- og oppturer Ingen oppdragsdirektør, skylda for alt som var feil i IHR, ingen USIT 2.0, – vi har lagt dette bak oss Et helt annet omdømme nå, får nå tillit og blir mer sett på som løsning, ikke hindring Godt utgangspunkt, selv om ressursene er knappe

De overordnete prioriteringene Vi skal levere til IHR – Internt handlingsrom I plangruppene og på de prioriterte områdene IHR-relaterte IT-tiltak for å forenkle og forbedre brukeropplevelsen Vi skal fortsatt vise at vi er til for mer enn IHR, vi er til for universitetets kjernevirksomhet Forskning og formidling Utdannining og studier Og vi skal fortelle om det Universitetsledelsen Brukerne våre

35 tiltak i årsplanen (foreløpig) En stor endring Årsplantiltakene skal være forankret og planlagt i planverk på riktig sted i organisasjonen: Seksjonenes/gruppenes års-/handlingsplaner Prosjektplaner Tjenestegruppeplaner Andre aktivitetsplaner USITs årsplan inneholder kun: Navn og mål for tiltakene De nærmeste og viktigste milepælene Lenke til planen for tiltaket i annet planverk

Årsplan 2012-14 for USIT Kapitlene i årsplanen Forskningskvalitet Studiekvalitet Internasjonalisering IHR – Internt handlingsrom Grønn IT Brukertjenester Organisering, styring Innenfor rammer og prioriteringer gitt av Strategi 2020 og UiOs årsplan 2012-14

Overordnet mål Fortsette å levere: Bruke kompetanse og ressurser: Sikre, stabile, tilgjengelige tjenester med riktig kvalitet og kapasitet Gi gode brukeropplevelser Bruke kompetanse og ressurser: Forenkle og forbedre universitetets prosesser Gi universitetet nye evner Utvikle vår kompetanse, våre prosesser, vår organisasjon og vår kultur for å løse dette på best mulig vis

Forskningsinfrastruktur Sikker behandling av sensitive data Innsamling Beregning Analyse Forskningsportal Oppgradering av Titan Nye områder: Humsam Life Science Labnett

Læringsinfrastruktur Infrastruktur for innhold Nye DUO Digitalt pensum Sejersted II Universitetets nettsted Og vi skal få dette til å henge sammen Digital eksamen Ny teknisk løsning for StudInfo Digitale undervisningsformer

Internasjonalisering Nettstedsløsning for internasjonalt orienterte forskningsgrupper og –prosjekter Rekruttere studenter og forskere internasjonalt Støtte til studenter og forskere i utlandet Engelske nettsider

Grønn IT og grønt universitet Redusere strømforbruk og bedre utnyttelse av maskinressursene Virtualisering Arbeidsplassutstyret Ny utskriftsløsning m/‘Follow Me’-funksjonalitet Videokonferanser, inkl desktop videokonferanse

Brukertjenester Universitetets nettsted og tekniske plattform VoIP kommunikasjonsplattform Mail/kalender-integrasjon Brukertjenester Programkiosk, Dropbox, mobile tjenester Infrastruktur, tjenestedrift/-vedlikehold Linux-clusterløsning, lastbalansering, høytilgjengelig lagring Administrative tjenester og systemer

Organisering, styring etc Strategi for universitetets IT-virksomhet Tjenestekatalog Etter USIT 2.0 Samhandling i IT-organisasjonen Nytt IT-reglement Etterleve lov- og regelverk Videreføre sikkerhetsarbeidet Økonomimodell for USIT Tjenestegruppe for kommunikasjon

IHR-arbeid Oversikt IHR Notat om systemeierskap Styremøtet IHR IT plangruppa – veikart Quick wins

Oversikt IHR-plangrupper Studier Arbeidsgruppe digital eksamen Bilagslønn Arbeidsgruppe desentral datafangst Ekstern finansiert virksomhet Roller og ansvar

Beskrivelse og organisering av systemeierskapet for administrativ IT Notat fra plangruppa for IHR IT Høring ved UiO Vedtatt av universitetsstyret

Noen innledende forklaringer Systemeierskap Omfatter roller med tilhørende ansvar, prosedyrer og beslutningsmyndighet knyttet til alle faser i systemets livsløp. Ansvars- og myndighetskart Definerer arbeidsoppgaver, ansvarsforhold og beslutningspunkter gjennom en prosess. Verktøyet benyttes for å strukturere arbeidsprosessene i de forskjellige fasene av livsløpet.

Noen innledende forklaringer forts. Veikart er en langsiktig, samordnet plan for arbeidet med administrative IT-systemer. Veikartet inneholder overordnete mål for den administrative IT-virksomheten samlet, og planer for utvikling av de enkelte administrative systemene og tjenestene.

Forslag til løsninger Etablering av: et entydig definert systemeierskap. et entydig ansvars- og myndighetskart. et veikart for administrative IT-systemer. en strategisk koordineringsgruppe for administrativ IT-systemer. en enhet for rådgivning- og sekretariatsfunksjon.

Ansvarsdeling

Systemeierskap Fagdirektør ansvar for «sine» systemer Sikre at UiO utnytter IS-systemene kost- og brukseffektivt Viktige IS-systemer krever kompetanse, tydelig organisering og planmessig Systemeier må samarbeide tett med andre systemeiere og IT-direktøren Felles rammeverk for utførelse av systemeierskap

Strategisk koordineringsgruppen 2-3 representanter fra fakultetene (1 som leder) 2-3 representanter for systemeierne IT-direktøren

Rådgivnings- og sekretariatsfunksjon Vurdert ulike løsninger og organisatoriske plasseringer: Foreslås i første omgang lagt til USIT Foreslås vurdert i forbindelse med roller, ansvar og administrative nivåer i forhold til en langsiktig løsning. Fortsatt under USIT eller en egen enhet under universitetsdirektøren?

Faseinndeling

Inndeling av UiOs systemer i nivåer Nivå I omfatter systemer som anses som virksomhetskritiske for hele universitetets organisasjon Tunge dyre systemer i anskaffelse og drift Virksomhetskritisk Mange enheter Grensesnitt mot mange andre systemer

Inndeling av UiOs systemer i nivåer forts. Nivå II systemer har følgende karakteristika: Mange brukere Virksomhetskritisk eller kritisk Nivå III systemer kjennetegnes som følger: Begrenset antall brukere Ikke virksomhetskritisk

Ansvarskart for alle fasene i livsløpet Det vil si at det for hvert av nivåene og hver fase vil være unike ansvarskart. Fasene er: Initiering Innføring Forvaltning og drift Avvikling

Forkortelser R = Skal rådspørres r = Kan rådspørres U = Hovedansvar utredning u = Utreder delspørsmål a = Ansvar for framdrift T = Tilrår B = Beslutte I = Skal informeres i = Informeres ved behov

Ansvars- og myndighetskart – Initiering Nivå I-systemer Rolle: Behovs-vurdering Interessent-analyse Integrasjon og samspill Kost/nytte-analyse Beslutning Universitetsdirektør B   Koordineringsgruppe T Fagdirektør (systemeier) U/a U/a/B a Andre fagdirektører R r IT-direktør R/u Rådgivingsfunksjon/sekretariat Fakultetsdirektør

Høringer Synspunkter følgende: Sammensetning strategisk koordineringsgruppe Rådgiving – og sekretariatsfunksjon, plassering og kompetanse Systemeierskap, hvor og kompetanse Inndeling i system-nivåer

Svar høringer Alle slutter seg til hovedtrekkene i forslagene MN: Prosesseire eller systemeier SV: Ledelse av koordineringsgruppe ØPA: Rådgiving ikke til USIT ØPA: IT-kompetanse hos systemeier

Videre arbeid Besluttet i styret 27.01.2012 Fullmakt til universitetsdirektøren Midlertidig koordineringsgruppe IP, AL, LO Prosess Udir oppnevner koordineringsgruppe USIT får på plass Rådgiving – og sekretariatsfunksjon USIT omgjør notat til direktiv Oppnevning mars?

Styremøtet om IHR Meget stor interesse, veldig positive Resultater Hvordan lykkes med IHR? Nye områder UiOs nettsted Arkiv Ph.d. utdanningen Plangruppe studier IHR IT, viktig gruppe

Veikart administrative IT-systemer Overordnet veikart Veikart hvert system Ansvar systemeier Utvikling Kostnader Administrativ informasjon Veikart lønn, økonomi og HR-system

Lønn, økonomi og HR-system Oracle eBusiness Suite BOT, hovedbok SAP SAPUiO, HR, lønn Andre systemer Basware PM (innkjøp) Basware IP (faktura) Kuben, Buddy Datavarehus (rapporter)

Samarbeid i sektoren Økonomi HR og lønn Arkiv FS BOT (UiO, UiB, NTNU, UiT vil med) Agresso (resten av UH-sektoren) HR og lønn SAPUiO Paga (UiB, NTNU) SAP DFØ (resten av UH) Arkiv Uninett FAS NTNU, UiT, UMB eget FS UiO, UiB, NTNU, UiT eget Uninett FAS resten

Strategisk samarbeid? Aktører UiO, UiB, NTNU, UiT Felles drift av systemer Lønn, økonomi, HR Arkiv Fordeler Kostander Felles rutiner og prosesser Muliggjør felles service senter Ulemper Mindre fleksibelt

Veikart lønn, økonomi og HR-systemer Felles UiO, UiB, NTNU, UiT Mandat utredning våren 2012 Oversikt mulige systemer Grov kostnadsanalyse Grov tidsplan implementering Aktiviteter BOT møte med Oracle, Agresso og KD Styremøte BOT 17.2, vedta mandat Eksterne konsulenter, hvem er gode?

Veien videre Notat Udir, strategisk samarbeid? Utredning BOT Gruppe UiO

Status KNH Alle områder i syd er “ferdige” og overlevert To rom i 1. etg brukes av håndverkerne Mange mangler Ventilasjon og låsing Mye “småtteri”, prøver å følge opp fortløpende 3. etg nord er ferdig og overlevert Ventilasjonen og låsing Endel småting som mangler eller er feil Harald følger opp møbler og møterom fortløpende

Status KNH, ventilasjon og låsing Ventilasjonen mangler innregulering Prosjekt i fjor som ble stoppet pga ombyggingene Nå er de som gjorde det opptatt, starter i uke 11 Krisehjelp til noen rom er lovet før det Låsing Felles nøkkel er på vei (men noen få unntak) Planlagt å bruke K22 (IfIs gamle kontornøkkel) MEN: hovednøkkel til bygget er borte…… Alle sylindre skal skiftes Planleggingen har startet, men neppe ferdig før sommeren Så vi må leve med K17, K18B, K22 og K25 til da…..

Status KNH, forts. 2. etg nord er under utførelse ADB-gangen/SAS-svingen klar ca 5. mars

Status KNH, forts. Brannvinduer innerst i SYDR-gangen skiftes uke 6 Korridor gjennom maskinrommet bygges i uke 6 (og 7)

Status KNH, forts. Omfattende stokking av SAPP og SINT etter 5. mars Må få inn maling av kontorene i denne stokkingen

Omorganisering av SUAF Bakgrunn Forslag Videre behandling

Bakgrunn USIT 2.0 Store endringer i SUAF sine oppdrag 1.4.4 ansvar endring Teknologiske endringer Andora pensjonert

Videre behandling Drøfte med foreningene Informasjonsmøte ansatte Funksjons- og bemanningsplan Innplasseringer Informasjonsmøte ansatte

Tjenestegruppe for kommunikasjon USIT 2.0 Styrke evnen til å fortelle gode historier om IT-virksomheten, bygge omdømme, tillit og evne til å levere gjennom planmessig kommunikasjons-virksomhet Tjenestegruppe Medlemmer: Gunn Fossdal Linda T Johnsen Gyda Kjekshus Christine F Solbakken I tett kontakt med USITs ledelse og organisajon

USIT 40 Dato: 15. mars 2012 Fest Program UST 40 år Nye lokaler Egen bok Nye lokaler Program Faglig program Sosialt program

Eventuelt