1 Sitat Dekanus, september 2010 «Vi har aldri levert en mer gjennomarbeidet og kvalitetssikret tertialrapport enn denne gangen.»

2 Mandat for fak. PBO-team: PBO-lagets formål er å øke kvaliteten i PBO-prosessen, både ift koordinering, involvering og selve oppgaveløsningen. PBO-laget skal ha fakultetsperspektivet på PBO-prosessen og vektlegge de overordnede oppgavene på fakultetsnivået i prosessen, som angitt i tabellen nedenfor. PBO-laget skal også sikre hensiktsmessig samgang med andre prosesser (f.eks kvalitetssikringsprosessen for studier), slik at alle aktører har kjennskap til overlappende prosesser, at aktiviteter planlegges til hensiktsmessig tid, og at instituttene for eksempel ikke opplever ”doble” henvendelser/spørsmål fra fakultetsnivået. PBO-laget skal arbeide tett med koordineringsmøtet (KM), bl.a. i form av felles møter. KM vil ha en rolle som initiativtaker og diskusjonspartner, mens PBO-laget er utfører. PBO-lagets medlemmer skal forberede og koordinere deltakere i de instituttvise PBO- lagene på sine respektive områder der det er hensiktsmessig. PBO-lagets medlemmer forventes å være generalister på sine hovedområder, og innhente spisskompetanse om nødvendig. Dekanus har overordnet ledelse for både KM og PBO-laget, og for koordinering av aktiviteten mellom dem. I dekani fravær leder økonomisjefen arbeidet Controller leder arbeidsmøter i PBO-laget når Dekanus/økonomisjef ikke deltar, står som saksansvarlig i ePhorte og har også ansvar for maler, sammenstilling av dokumenter etc.

3 Mandat for inst. PBO-team: PBO-lagets formål er å øke kvaliteten i PBO-prosessen, både ift koordinering, involvering og selve oppgaveløsningen. PBO-laget skal vektlegge instituttets oppgaver og planer innenfor rammen av fakultetets og NTNUs overordende planer og mål. PBO-laget skal sikre hensiktsmessig samgang med andre prosesser (f.eks kvalitetssikringsprosessen for studier), slik at alle aktører har kjennskap til overlappende prosesser og at aktiviteter planlegges til hensiktsmessig tid. PBO-lagets medlemmer skal forberede og orientere de øvrige deltakerne i laget på sine respektive områder der det er hensiktsmessig. Kontorsjefen leder PBO-laget og dets møter, og er ansvarlig for at instituttleder involveres og holdes orientert om arbeidet.

4 Strategi- og handlingsplaner Fakultetets strategiplan: KBS 2010 Fakultetets årlige handlingsplaner (HP): Forankret i NTNUs strategier og KBS 2010 Plan- og budsjettdokument Grunnlag for Dekanens tertialberetning til Rektor på strategi og planer

5 Dekanens tertialberetning Bestilling fra Rektor: - Strategioppfølging - Fakultetet handlingsplaner - Måleindikatorer - Økonomistyring++ Om du ønsker, kan du sette inn navn, tittel på foredraget, o.l. her.

6 Fakultetets handlingsplaner Ansvarlig for å gjennomføre aktiviteter i handlingsplanene: - Instituttleder - Dekanus/seksjonleder PBO-lag: - Utarbeider forslag til status for oppfølging av planer - Involvere leder/ledergruppe i dette arbeidet Om du ønsker, kan du sette inn navn, tittel på foredraget, o.l. her.

7 Arbeidet i PBO-lag på fakultetsnivået Møte 1 (PBO-laget): -Gjennomgang av bestilling, ansvarsfordeling og frister Møte 2 (Koordingeringsmøtet og PBO-laget) -Gjennomgang av 1. utkast til tertialberetning - Innspill fra ledergruppen Møte 3 (PBO-laget) -Kort gjennomgang av fullstendig forslag til tertialberetning Dekanus godkjenner tertialberetningen – og sendes Rektor innen fristen! Om du ønsker, kan du sette inn navn, tittel på foredraget, o.l. her.

8 Erfaringer med tertialrapportering Tidligere: -Lite prosess -Hastverksarbeid -Kvalitet? Nå: -Prosess og forankring -Innen frist! -Bedre kvalitet? Ja! Om du ønsker, kan du sette inn navn, tittel på foredraget, o.l. her.

9 Til refleksjon Hvordan har arbeidet fungert i 2010? Hva kan gjøres annerledes i 2011? Hvilke andre arbeidsområder bør prioriteres av et så bredt sammensatt team? Kall inn enhetens PBO-team og evaluer arbeidet i 2010.