Hvordan sikrer vi drift og hvordan organiserer vi meldingsovervåking? Elektronisk meldingsutveksling Hvordan sikrer vi drift og hvordan organiserer vi meldingsovervåking?

Faktatall 5 hjemmetjenestesoner med til sammen 560 brukere 2 sykehjem, med til sammen 120 plasser Korttidsavdeling med 13 plasser Intermediæravdeling med 5 senger fra 1.januar 2013 6 boliger i PU-tjenesten + 2 avlastningsboliger Alle bruker meldingsfunksjonaliteten i Profil 3 fastlegekontor, 17 fastleger og 4 turnusleger Alle bruker PLO-meldinger Interkommunal legevakt Kan sende epikrise/meldinger til hj.tj og sykehjem. Helse og omsorgstjenesten kan sende plo-meldinger til legevakt. Elektronisk vederlagstrekk til NAV Lokalsykehus: Universitetssykehuset Nord-Norge (Tromsø og Harstad)

Statistikk Meldingstrafikk i 2011 og 2012 (t.o.m 01.10.12) Statistikk PLO-meldinger Lenvik kommune   2011 2012 (t.o.m 01.10.12) PLO-meldinger inn 1430 1407 Sendte PLO-meldinger 1606 1792 Epikriser inn 15 42 Sendte NAV-vederlag 42 199 Henvisninger mottatt   20

Hvordan fungerer elektroniske meldinger i Profil? Meldingen legger seg i pasientens journal etter behandling ut av innboks For å ha tilgang til meldingene: Må ha tilgang til pasientens journal Må være autorisert for elektroniske meldinger Må være autorisert for tjenesteadressen (dersom meldingen er sendt til tjenesteadresse)

Autorisasjon/ Tilgangsstyring i Profil

Tilgangsstyring i profil Alle sykepleiere og vernepleiere har tilgang til elektroniske meldinger. Legges i riktig funksjonsgruppe i Profil, flere grupper: Tilgang til forskjellige tjenesteadresser:

Tilgangsstyring i profil Hjelpepleiere/omsorgsarbeidere har lesetilgang på elektroniske meldinger Leger i sykehjem har tilgang til å behandle og sende elektroniske meldinger

Rutiner for behandling av meldinger

Rutiner rundt meldingshåndtering: Meldingsansvarlig og meldingsgruppe For alle med tilgang til meldigner: Hver dag skal det være noen som har ansvaret for å gå i innboksen og fordele innkommende meldinger. Innboksen skal sjekkes daglig, både dag og kveld. Sjekk Gruppens ubehandlede meldinger hver gang du er på jobb. Saksbehandle de meldingene du er satt som saksbehandler på. Sjekk ”Avvik sendte” hver dag. Dette for å se at man får kvittering på at sendt melding er mottatt hos mottaker. Meldingsansvarlige har følgende oppgaver: Overordnet ansvar for meldingsovervåkning Kontaktperson inn/ut av avdelinga Avvikshåndtering – oppfølging Oppfølging av meldinger som ikke er ferdigbehandlet Opplæringsansvarlig Ansvarlig for å implementere retningslinjene/ rutinene lokalt

Hva må vi passe på? Vedlikeholdsrutiner for å holde informasjonen i Profil oppdatert! (Diagnose, fastlege, medisiner, IPLOS, kontaktpersoner) Arbeidsrutiner må endres Meldingsovervåking/avvikshåndtering Følge retningslinjer for bruk av meldinger

Hva må vi passe på? Benytt Forespørsel/Svar på forespørsel til fastlegene. Hvis man sender Helseopplysning til lege Husk å hak bort informasjon du ikke ønsker å ha med i meldingen! Det skal KUN sendes nødvendig informasjon som er aktuell for henvendelsen! Svar på Melding om innlagt pasient med Innleggelsesrapport innen ett døgn. Bruk riktig meldingstype! ALLTID underskriv med navn, tittel og telefonnummer i meldingene. Sjekk innboks og behandle/besvare meldinger DAGLIG!

Rutiner for behandling av meldinger Det må være felles rutiner, og en felles forståelse for hvordan man behandler meldingene. Meldinger fra fastlege er det utøvende tjeneste som har ansvar for å behandle og svare på. Meldinger med sykehus har andre rutiner: Korttidsavdelingen har ansvaret for å behandle følgende meldinger: Helseopplysning ved søknad, Melding om utskrivningsklar pasient og Avmelding om utskrivningsklar pasient Korttidsavdelingen koordinerer med hj.tj og sykehjem dersom pasienten skal dit. Tildelingsenheten kommer til å overta behandlingsansvaret for disse meldingene når enheten er startet opp. Utøvende tjeneste sender innleggelsesrapport.

Mulige meldingstyper i profil Til sykehus kan man sende Innleggelsesrapport, Forespørsel, Avviksmelding og svar på forespørsel. NB! Man kan kun sende meldinger på innlagte pasienter! Til fastlege kan man sende Forespørsel, Helseopplysning til lege, Legemiddelhåndtering, Orientering om dødsfall, orientering om tjenestetilbud og svar på forespørsel.

Hvem har ansvaret for å holde informasjon oppdatert? Vedlikeholdsrutiner Hvem har ansvaret for å holde informasjon oppdatert?

Vedlikeholdsrutiner Adresseregisteret Både PLO, helsestasjon og legekontor må holdes oppdatert

Vedlikeholdsrutiner Forbindelsesregister i profil

Vedlikeholdsrutiner Partnere i Dips Communicater og virksomhetssertifikat

Overvåkning

Ansvarlig for overvåkning Hvem har ansvaret for overvåkning? Jeg Systemansvarlig for Profil Meldingsansvarlige IT- bistår når det er tekniske feil, og gjør oppgraderinger Utfordring: Meldingsovervåkning på legekontoret/legevakt Noen legekontor har ikke gode nok rutiner for meldingsovervåkning, og oppdager dermed ikke feil, og er heller ikke trygge på avvikshåndtering. Support – tar tid!

Overvåking elektroniske meldinger Overvåking i Profil: Sjekk Innboks og gruppens ubehandlede meldinger Følg opp avdelinger som ikke har behandlet meldinger

Overvåkning elektroniske meldinger Overvåkning i profil: Sjekk avvik sendte, og se at man får kvittering på sendt melding.

Overvåkning elektroniske meldinger Overvåking i Dips Communicater Sjekk innboks-arkivert, er alle meldingene gått igjennom til Profil? Sjekk utboks-sendt, er alle meldingene kommet frem til mottaker, har vi fått kvittering? Leveranse og applikasjonskvittering. OBS! NAV-meldinger- er gul, blir ikke grønn Sjekk oppgavelogg

Største utfordring… Holde orden i eget hus! Få rutinene implementert, slik at det blir en del av daglig drift Sikre meldingsovervåkning, og avvikshåndtering Sårbart med få personer som kjenner systemet godt Avhengig av at samarbeidspartnerene også gjør det de skal! Ikke sterkere enn svakeste ledd

Viktige dokumenter Normen Krav til elektronisk meldingsutveksling

Epost: mona.pedersen@lenvik.kommune.no Kontaktinfo: Mona Pedersen Tlf 77 88 32 38 / 47 48 22 07 Epost: mona.pedersen@lenvik.kommune.no