Kvalitetskommune- programmet Konst. prosjektleder Sigrid J. Askum Avdelingsleder Ada Schreiner

Disposisjon Kl. 13.30 – 13.45: Mobilisering av kreativitet og erfaringskunnskap som grunnlag for kvalitetsforbedring i kommunesektoren Sigrid Askum Kl. 13.45 – 14.20: Forbedringskunnskap som metode i kvalitetsforbedring i kommunene Ada Schreiner Kl. 14.20 – 14.40: Rundebordsdiskusjon: Hva skal til for at ”Kvalitetskommuneprogrammet” skal lykkes? Kl. 14.40 – 15.00: Tilbakemelding fra bordene og avsluttende kommentarer

Kvalitetskommuneprogrammet MÅL Innbyggerne merker en forbedring

Innsatsområder Helse- og omsorg Barnehager og skole Redusere sykefravær

Sentrale forutsetninger : Aktiviteten skal bygge på arbeid som allerede gjøres eller er gjort, og utfylle og forsterke eksisterende arbeid. Samarbeidet lokalt må spesielt involvere medarbeiderne som møter innbyggerne.

…innebærer.. Programmet gjennomføres 2007 – 2009 Inntil 200 kommuner skal delta Det lokale arbeidet må ha god forankring hos de folkevalgte Krav til kommunene om mål for kvalitetsarbeid, sykefravær, erfaringsdeling mv. Resultatmåling (innbyggere og brukere) og evaluering

Opplevd kvalitet i møtet mellom medarbeider og innbygger Innbyggeren blir møtt med respekt Måten tjenesten gis på Faglig innhold

Grunnleggende intensjon Bedring av kvalitet i førstelinjen – ”sannhetens øyeblikk” - opplevd kvalitet Trepartsamarbeid sentralt og lokalt

Trepartssamarbeidet Tre likeverdig parter i en konstruktiv samhandling Skal jobbe med kvalitetsforbedringen og sykefraværsreduksjonen

Organisering Politisk kontaktmøte Adm. styringsgr. Nettverk Sentralt KRD, HOD, KD KS Akad/LO/Unio/YS Organisering Adm. styringsgr. Sentralt prosjekt- leder veiledere Lokalt Polit. Ansatte Ledere Polit. Ansatte Ledere Polit. Ansatte Ledere Nettverk

Bistand fra sekretariatet Etablering av nettverk – arbeid i nettverk Råd/veiledning om tiltak, verktøy og metodikk Kompetanse- og kunnskapsformidling Utvikling av noe felles metodikk og resultatmåling Formidle resultat i nettverk, prosjektet og eksternt

Status Pulje 1: 29 kommuner Innsatskommuner sykefravær: 12

Gjennombruddskonseptet Ekspertgruppe Forbedringsforslag P P Skriftlige rapporter A D A D C C Kvalitets- konferanse Planleggingsgruppe ( sekretariat ) FS-1 FS-2 FS-3 Emnevalg Støttefunksjoner : E-post Evaluering Besøk Telefonkonferanser Lokalt forbedringsbehov Gjennombruddskonseptet, Institute for Health Care Improvement. Veiledergruppe Inviterte arbeidsgrupper

Forbedringskunnskap som metode i kvalitets-forbedring i kommunene

Hemmelighetene… …er 9 spørsmål …et hjul …tro og håp!

De tre første spørsmålene: Hvorfor skaper vi det vi skaper? (Why do we make what we make?) (Formålet) Hvordan skaper vi det vi skaper? (How do we make what we make?) (Produksjonsprosessen) Hvordan forbedrer vi det vi skaper? (What do we change to make an improvement?) (Forbedringsplan) Kilde: P. Batalden & P. Stoltz

Kunnskap om systemet Kilde: P. Batalden & P. Stoltz

De tre neste spørsmålene Hva forsøker vi å oppnå? (MÅLET) Hvordan kan vi vite at en endring er en forbedring? (MÅLING) Hvilke endringer kan vi gjøre som resultere i en forbedring? (INTERVENSJONER /TILTAK) Kilde: Tom Nolan

Forbedring av Forbedring av diagnostikk og prosesser og behandling systemer P. Batalden & P. Stoltz, 1993

De siste tre spørsmålene Hva kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å forhindre at noe går galt? Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom noe har gått galt? Altså – en enkel risikoanalyse!!

Ledelseshjulet - PDSA: Evaluering Standardisering Hva er målet? Act- A Plan - P Study - S Do- D Handlings- plan Tiltak Målinger Kilde: Shewart/Deming

Kilde: Langley og Nolan’s Modell for forbedring

Troen…. …på systematisk, målrettet arbeid …med andre ord – ledestjernen er KONTINUERLIG FORBEDRING!

Håpet …. …er en hverdag uten plunder og heft …fornuftige styringssystemer …medarbeidere / innbyggere som trives og er stolte av sin kommune! …glade barn og barnebarn …at vi kan ha det moro!

Gjennombrudds-konseptet

Gjennombruddskonseptet Ekspertgruppe Forbedringsforslag P P Skriftlige rapporter A D A D C C Kvalitets- konferanse Planleggingsgruppe ( sekretariat ) FS-1 FS-2 FS-3 Emnevalg Støttefunksjoner : E-post Evaluering Besøk Telefonkonferanser Lokalt forbedringsbehov Gjennombruddskonseptet, Institute for Health Care Improvement. Veiledergruppe Inviterte arbeidsgrupper

Hva og hvordan forbedre? Det viktigste er å forbedre arbeidsprosessene! Innsatsfaktorer Prosesser Resultater

Statistisk prosesskontroll OVE

De tre grunnleggende spørsmålene Hva forsøker vi å oppnå? (MÅLET) Hvordan kan vi vite at en endring er en forbedring? (MÅLING) Hvilke endringer kan vi gjøre som resultere i en forbedring? (INTERVENSJONER /TILTAK) Kilde: Tom Nolan

”Plot the dot” Linjediagram Run diagram Kontrolldiagram

Eks. på et linje-diagram (UTEN median eller mean) 100 Gj.snittlig ventetid (min.) 80 60 40 20 Dager (Tidsakse) 1 2 3 6 7 8 9 10 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 27 28 29 30 M M M M Kilde: Raymond Carey

Variasjon Naturlig variasjon (common causes) Forekommer i alle prosesser, men innen gitte grenser Alt varierer, ingenting er likt Helt naturlig så lenge prosessen holder seg innen de gitte grensene Spesiell variasjon (special causes) Tyder på at prosessen er ute av kontroll Et signal på at prosessen har endret seg og er ustabil

Eksempel på et run diagram Kilde: Aleidis Skard Brandrud og Lill De Greve, Ullevål universitetssykehus, 1999.

Eksempel fra Gjennombrudds-prosjekt, Ullevål sykehus Nevrologisk poliklinikk ADA Our last example is also form the Breakthrough Series 3 where the out-patient clinics participated.

Eksempel fra Nevrologisk avdeling (1) Tema:”Effektive pasientforløp” Mål: Redusere andel av ikke-fremmøtte med 30 % på nevrologisk poliklinikk ADA It was well known at the Neurological Department that almost 10 % of the patients did not show up to their appointment at the out-patient clinic. The out-patient clinic had long waiting lists and the Department was losing money. Something had to be done, and they participatede in the Breakthorug project. The topic was as in the previous BTS projects at Ullevål : ”Effective patient Flow”, and the objective for the Nerologocal Department was to reduce the number of ”no show” patients by 30%” They called their project for ”Zero holes”.

Eksempel fra Nevrologisk avdeling (2) Tiltak: SMS ble sendt 2-4 dager før timeavtalen på poliklinikken: ”Vi minner om at du har time på Nevrologisk poliklinikk …” ADA And what did they do? They sent a short message to the patients mobile number (SMS) 2-4 days ahead of the appointment. SMS was sent to 593 patients of 1153 possible (51,4 %), both to new patients (referrals) and to patients coming for control at the out-patient clinic.

After intervention (SMS) Eksempel på et kontrolldiagram Baseline After intervention (SMS) ADA This p-chart shows us the results for ALL patients (both referrals and control patients). Before they started to send SMS ”no show” was 7,9 %. After the intervention the ”no show” was reduced to 4,4%! In other words – almost reduced by half !

Resultater – Nevrologisk poliklinikk Antall ikke-møtt totalt (nyhenviste og kontrollpas) ble redusert fra 7,9 % til 4,4%. En forbedring på 44,3%! ADA The objective was to reduce the number of ”no show” patients by 30% (all patients, both referrals and control patients). The number of ”no show” all patients was reduced from 7,9% to 4,4% ….. And the team more than reached their goal! (The team measured Referrlas (nyhenviste) = 268 patients Control patients = 325 patients All patients (both referrals and control patients) = 593 patients Per centage ”no show” descreased significant in all 3 groups.)

Kreativitet - test Alder Ant. testet % ”høy kreativitet” 5 år 1600 10 år Samme gruppe 15 år Samme gruppe > 25 år 200.000 Kilde: Land & Jarman. Presentert av Bevan,H. & Plsek, P. mai 2003 Svar på oppgaven 5 år: 98 % 10 år: 30 % 15 år: 12 % > 25 år: 2 %

Svar på kreativitetstesten Alder Ant. testet % ”høy kreativitet” 5 år 1600 98% 10 år Samme gruppe 30% 15 år Samme gruppe 12% > 25 år 200.000 2% Kilde: Land § Jarman. Presentert av Bevan,H. & Plsek, P. mai 2003 Svar på oppgaven 5 år: 98 % 10 år: 30 % 15 år: 12 % > 25 år: 2 %

Takk for oppmerksomheten! ADA We are coming to and end of our session. Let’s try summing up a little. In all improvement work it helps to be curious! Here you see one of my grandchildren looing at a cat for the first time in her life! Alt skal læres…!

Litteratur og referanser Batalden, P & Stolz, P (1993) ”A Framework for the Contiunual Improvement of Health Care: Building and Applying Professional and Improvement Knowledge to Test Changes in Daily Work”. Journal of the Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations, Vol. 19, no 10, 424 – 447. Carey, R.G. & Lloyd, R.D. (2001) “Measuirng Quality Improvement in Healthcare – A Guide to Statistical Process Controll Applications” American Society for Quality (ASQ) Quality Press. Milwaukee, Wisconsin. ISBN 0-527-76293-8 Langley, G & Nolan, K & Nolan, T.: (1994) ”The Foundation of Improvement”, Quality Progress, June 81-86. McConnon, J. & Moen, R.: (December 2003): “Holding the Gains”. Presentation at 15th Annual National Forum, New Orleans, USA. Plsek, P.: “Measurement in Rapid Cycle Improvement”, Institute for Healthcare Improvement (IHI), 1999. Schreiner, A.: “Kom I gang. Kvalitetsforbedring I praksis”, Den norske lægeforening, 2. Utgave 2004, ISBN 82-8070-015-3 Sosial- og helsedirektoratet: “..og bedre skal det bli”, Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring I sosial- og helsetjenesten, 2005-2015, Wheeler, D.J.& Poling, S.R. (1998) “Building Continual Improvement”, SPC Press, Knoxville, Tennesse. ISBN 0-945320-50-7

Kl. 14.20 – 14.40: Rundebordsdiskusjon: Hva skal til for at ”Kvalitetskommune-programmet” skal lykkes? Sigrid Askum Kl. 14.40 – 15.00: Tilbakemelding fra bordene og avsluttende kommentarer