Økonomisjefssamling Drammen 23. – 24. oktober 2008

AGENDA: Status Felles Administrative systemer – samarbeid i UNINETT FAS regi Erfaring fra pilotinstitusjonene Bestillingssystem – Torill Erikson, HiO Prosjektstyringssystem – Kjetil Hellang, UiA IT-strategi for de felles administrative systemene Videreutvikling av systemene Hva skjer neste år?

Status Felles Adm Systemer

Status Felles Adm Systemer Agresso

Status Felles Adm Systemer Oppgradering til ver 5.5 Site-lisens som inkluderer Excellerator for alle Enkel oppgradering Kursing på 5.5 har er gjennomført Konvertering til test er i gang, tilgang i løpet av denne uka Produksjon slutten av november / begynnelsen av des. Agresso

Status Felles Adm Systemer Oppgradering til ver 5.5 Site-lisens som inkluderer Excellerator for alle Enkel oppgradering Kursing på 5.5 har er gjennomført Konvertering til test er i gang, tilgang i løpet av denne uka Produksjon slutten av november / begynnelsen av des. Risiko: 5.5 begynner å bli et modent produkt Grensesnitt oppgraderes og testes Spesielt mot PSV Sette av nok tid internt til å gjøre seg kjent med 5.5 Agresso

Status Felles Adm Systemer Agresso Contempus

Status Felles Adm Systemer 4 nye institusjoner Tar i bruk ny modul, matching, ved innføring av Proceedo Kjøpt av BasWare Contempus eget brukerforum 13. – 14. november Agresso Contempus

Status Felles Adm Systemer 4 nye institusjoner Tar i bruk ny modul, matching, ved innføring av Proceedo Kjøpt av BasWare Contempus eget brukerforum 13. – 14. november Risiko: Kvalitet på matchinger mot bestillinger Avstemming mot Proceedo Hva skjer med Contempus etter oppkjøpet? Agresso Contempus

Status Felles Adm Systemer Agresso Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Pilot godkjent etter sommeren HiO og HiL i regulær drift Utrullingspulje 1 og 2 har kommet i gang med arbeidet, oppstart i des 08 og jan 09 3 siste puljer i Q2 2009 Opprettelse av prioriteringsråd, arbeidsgruppe og brukerforum HiO vil dele sine erfaringer med dere etterpå Agresso Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Pilot godkjent etter sommeren HiO og HiL i regulær drift Utrullingspulje 1 og 2 har kommet i gang med arbeidet, oppstart i des 08 og jan 09 3 siste puljer i Q2 2009 Opprettelse av prioriteringsråd, arbeidsgruppe og brukerforum HiO vil dele sine erfaringer med dere etterpå Risiko: Implementering av FEIDE Intern organiser: fullmaktsstruktur, bestillere, varemottak Intern kapasitet og kompetanse Videreutvikling – både på innkjøps-/bestillerområdet og for systemet Prosessforståelse og prosess-forbedringer blir viktig Agresso Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer SAP HR Agresso Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Forbedringsprosjekt med KD som oppdragsgiver startet Foreslå og gjennomføre tiltak for å bli bedre fornøyd med SSØ 1) Opprette prioriteringsråd for SAP HR i sektoren, samlet, og krevende kunde 2) Arbeides med endrings- og utviklingsprosess, koordineres med tilsvarende prosess hos SSØ for å sikre god samhandling med leverandøren FEIDE på ESS er bestilt, målsetn er at pilot skal opp før nyttår (UiA) Belastningsfullmakt fra KD til SSØ muliggjør utvikling og implementering av endringsønsker SAP HR Agresso Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Forbedringsprosjekt med KD som oppdragsgiver startet Foreslå og gjennomføre tiltak for å bli bedre fornøyd med SSØ 1) Opprette prioriteringsråd for SAP HR i sektoren, samlet, og krevende kunde 2) Arbeides med endrings- og utviklingsprosess, koordineres med tilsvarende prosess hos SSØ for å sikre god samhandling med leverandøren FEIDE på ESS er bestilt, målsetn er at pilot skal opp før nyttår (UiA) Belastningsfullmakt fra KD til SSØ muliggjør utvikling og implementering av endringsønsker SAP HR Risiko: Ikke fått prosjektplan for Feide på ESS fra SSØ, tidsplan mangler Forbedringstiltak er ikke endelig akseptert hos SSØ Blir vi enige om en sam-handlingsprosess med SSØ som vi tror på? Prioriteringsråd etableres ikke før samhandlingsprosess er på plass Større oppgradering av SAP HR hos SSØ i slutten av 2009, medfører restriktiv holdning til endringsutvikling. Agresso Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR Agresso Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR Status: Pilot ferdig før jul (HiB & UiA) Utrulling etter nyttår, når institusjonene selv ønsker det For de som ikke har meldt seg på, kan gjøre avrop fra 1.1.2009 System med ulikt brukergr.snitt for enkle og avanserte brukere! Aktivitet som frivillig dimensjon i økonomimodellen UiA vil dele sine erfaringer med dere litt senere Agresso Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR Status: Pilot ferdig før jul (HiB & UiA) Utrulling etter nyttår, når institusjonene selv ønsker det For de som ikke har meldt seg på, kan gjøre avrop fra 1.1.2009 System med ulikt brukergr.snitt for enkle og avanserte brukere! Aktivitet som frivillig dimensjon i økonomimodellen UiA vil dele sine erfaringer med dere litt senere Risiko: Mulighet for kostnads-belastning på komb av prosjekt og aktivitet i forsystemer Få påmeldte institusjoner til å dele felleskostnadene på Intern organisering og modenhet for prosjektstyring Agresso Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR Agresso ePhorte Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR Status: Problemer med PDF-konvertering Har vært avdekket sikkerhetshull, disse er nå tettet. Forbedringsprosess mot leverandøren er i gang. Eget brukerforum for ePhorte i UH-sektoren Forbedre oppgraderingsprosedyrene fra leverandørene Mulig integrasjon mot EasyRecruiter Agresso ePhorte Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR Status: Problemer med PDF-konvertering Har vært avdekket sikkerhetshull, disse er nå tettet. Forbedringsprosess mot leverandøren er i gang. Eget brukerforum for ePhorte i UH-sektoren Forbedre oppgraderingsprosedyrene fra leverandørene Mulig integrasjon mot EasyRecruiter Agresso ePhorte Risiko: Leverandørens holdning til sikkerhet i systemet PDF-konvertering medfører at man ikke får lukket saker Ressurssituasjonen hos underleverandøren USIT Institusjonene har ikke vært på samme versjon av systemet Styring av videreutvikling Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR FS Agresso ePhorte Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR FS Agresso ePhorte Status: Stort antall nye kunder forventes i 2009, overgang fra MStas Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR FS Agresso ePhorte Status: Stort antall nye kunder forventes i 2009, overgang fra MStas Risiko: Kapasitet – krever koordinert overgang Styringsstruktur etter at dette blir et system for alle i sektoren? Contempus Proceedo

Status Felles Adm Systemer Artemis SAP HR FS Agresso ePhorte Contempus Proceedo KGV

Status Felles Adm Systemer UiS er i gang med elektronisk konkurranse Utrullingspulje 1 og 2 har fått opplæring Pulje 3 og 4 i løpet av året Resten i jan og feb 09 Man får tilgang etter man har vært på kurs Ikke konsernløsning, pga kontraktsmodul Artemis SAP HR Agresso FS Contempus ePhorte Proceedo KGV

Status Felles Adm Systemer UiS er i gang med elektronisk konkurranse Utrullingspulje 1 og 2 har fått opplæring Pulje 3 og 4 i løpet av året Resten i jan og feb 09 Man får tilgang etter man har vært på kurs Ikke konsernløsning, pga kontraktsmodul Risiko: Systemet oppfattes som litt umodent Maler må på plass og inn i systemet – mye arbeid Innkjøpsfaglig kompetanse internt, OG kapasitet? Tilleggskostnad for maler kjøpt av UiB, UiO og NTNU Integrasjon mot ePhorte Artemis SAP HR Agresso FS Contempus ePhorte Proceedo KGV

Erfaring fra pilotene Bestillingssystem Prosjektstyringssystem Torill Erikson, HiO Prosjektstyringssystem Kjetil Hellang, UiA

Integrasjoner Artemis SAP HR FS Agresso ePhorte Contempus KGV Proceedo

Integrasjoner vs arkitektur FAOS-rapportens Arkitekturprinsipper Integrasjoner vs arkitektur Sikkerhet Tilgjengelighet Artemis SAP HR Interoperabilitet Agresso ePhorte Åpenhet FS Contempus KGV Tjenesteorientering Proceedo Fleksibilitet Enhetlig Brukergr.snitt Skalerbarhet

Integrasjoner, arkitektur og STRATEGI Artemis SAP HR FS Agresso ePhorte Contempus KGV Proceedo

Styringsstruktur - videreutvikling Kontraktseier Leverandør Bestille Prioriterte endringer Prio.råd Forankre Brukerforum Vurdere / Foreslå Arrangere Kompetanse-forum Arbeidsgr.

Hva skjer neste år? Agresso ABM byttes ut med Agresso Planner Utnytte rapporteringsmuligheter i Excelerator Utrulling BSS, PSV og KGV Demo av PSV Kompetanseforum Prosjektstyring Anskaffelse av felles plagieringssystem Kompetansebygging og leveranser på integrasjon og arkitektur Studieadministrasjon – Alle over på FS?

Hva skjer neste år – Forts.? Videreutvikling av eksisterende systemer SAP HR – Ny versjon & Forbedring av prosess med SSØ BSS – Brukerforum, samskipnaden på ehandel? PSV – Brukerforum, kompetanseforum KGV – Erfaring med elektroniske anskaffelser Contempus – eFaktura, forbedring av matching Prosesstilnærming – se bestilling og fakturahåndteringsområdet i sammenheng Følge arbeidet som UHR gjør innen strategi og organisering for de administrative systemene

Takk for meg! Spørsmål?