Felles anskaffelse av LMS Lars Skogan, UNINETT

Felles anskaffelse av LMS ? Hvorfor skal vi gjøre det? Hva innebærer det? Hvordan gjøres det? Hvor lang tid vil det ta? Hva vil det koste?

Alternativer Ingen anskaffelse Kortsiktig anskaffelse Langsiktig anskaffelse

Ingen anskaffelse ”Vi trenger ingen fellesprosess fordi vi…” Har en gyldig avtale iht. innkjøpsregelverket Har en god kontrakt Har et godt grep om leverandøren Får gjort de tilpasninger vi ønsker Har god pris, sammenlignet med alternativene Også for tilpasninger

Hva kan man oppnå? Større forhandlingsmakt overfor leverandør Funksjonalitet Tilpasninger / utvikling Integrasjoner Lavere pris Felles driftsmiljøer Samarbeid

Samarbeid LMS henger sammen med andre systemer Noen felles for mange UH og koordinert av UH (FS) Videreutvikling av integrasjoner og samspill mellom systemer (omtrent) lik kost om det er 2 eller 20 institusjoner som trenger integrasjonen

Mål med kortsiktig anskaffelse Gyldige avtaler Like bra eller bedre priser Like bra eller bedre funksjonalitet Lav arbeidsbelastning Lav endringskostnad Lav prosesskostnad

Kort prosess ”Forespør flere systemer” Ett anskaffelsesløp Ivaretar eksisterende funksjonalitet Ett anskaffelsesløp Beskriver dagens løsning Ønsker en kortvarig leveranse av tilsvarende Lite forarbeid (dersom det finnes dokumentasjon) Evaluering med basis i hva man har Stor vekt på byttekostnader Parallelle avtaler med ulike leverandører Forhåndsgitt fordeling ”Redefinering av avtalebetingelser” Muliggjøre samarbeid om endringer / utvikling

Felles anskaffelse – kort prosess Fase 0: Prefase (informasjon / tilslutning) 01.2011 Fase I: Nedsettelse av styrings/arbeidsgruppe 02.2011 Fase II: Avklaring av rammer 02.2011 Fase III: Leverandørkontakt ------- Fase IV: Utarbeidelse av kravspesifikasjon 05.2011 Fase V: Gjennomføring av konkurranse - Utlysning 05.2011 - Prekvalifisering / invitasjon 06. 2011 - Tilbudsfrist 09. 2011 - Forhandlinger / tilbakemeldinger / tilbud 11. 2011 - Innstilling / godkjenning 12. 2011 - Kontraktsarbeid - Signering 01.2012 Fase VI: Test-/akseptansefase 03.2012 Fase VII: Pilotfase 05.2012 Fase VIII: Utrulling 09.2012

Muligheter med langsiktighet Tidshorisont Strategisk samarbeid Større utviklingsarbeider Nye, bedre integrasjoner Tilpasninger / endringer Lavere priser Lovlig avtale Lang Kort

Kort vs. lang prosess Utvikling i egen bruk og funksjonalitet i systemene Teknologiskifte Strategiske vurderinger Byttekostnader Installasjon/implementering Opplæring Effektivitetstap Byttegevinster Effektivisering Lavere kostander Etc.  Beslutning

Lang prosess Mye forarbeid En ’ny start’ i design av LMS-løsning Langsiktige planer / ønsker Behov for funksjonalitet Behov for integrasjoner Utvikling i anskaffelsesperioden Relativt ”fritt” (Involvering av flere parter – studenter  hvordan skal nytt LMS støtte den fremtidige studenten) Lang prosess Stor fordel å være flere å dele regningen på

Langkort prosess Kortsiktig avtale som omfatter det vi har i dag …mens man begynner å arbeide med lang prosess Direkte på lang prosess Annen løsning  utvikling

Avtaler

Avtaler Felles anskaffelse, ulike kontrakter Separate avtaler for de som ønsker det All kontraktsoppfølging håndteres lokalt Evt. samarbeid med øvrig UH på tilpasning/utvikling Felles avtale gjennom UNINETT Hovedsakelig sentral kontraktsoppfølging Samarbeider om videreutvikling Brukerforum / prioriteringsråd / arbeidsutvalg

Avtaler – i dag Leverandør A Leverandør B Avtale Avtale Avtale Avtale

Avtaler – samarbeidsmodell Leverandør A Leverandør B Ramme- avtale Ramme- avtale Koordinering Leverandør n Avtale Avtale Samarbeid

Avtaler - drift Separat drift per virksomhet, ukoordinert (ASP) Separat drift per virksomhet, koordinert (ASP) Sentral drift i sektoren (ASP) Sentral drift hos leverandør (ASP) Software-as-a-service (SaaS)

Samarbeid om anskaffelse og forvaltning av system

Samarbeid – i UNINETT-regi Økonomisystem – Agresso Lønns- og personalsystem (SAP) Bestillings- og fakturasystem (Basware) Konkurransegjennomføringsverktøy (EU-supply) Sak-/arkiv-system (Ephorte) Prosjektstyringsverktøy (Artemis) Drift FS Plagiatkontroll (Ephorus) + omtrent 40 rammeavtaler på IKT Koordinering av UNINETT – faglig deltakelse fra sektoren

Samarbeid UNINETT administrerer Arbeidsgruppe Koordinerer prosess og samarbeid Samler opp og prioriterer endringsønsker Løpende oppfølging mot leverandør(er) Arrangerer brukerforum Arbeidsgruppe Deltakere fra frivillige institusjoner Superbrukere / fageksperter Arbeider tett mot leverandørene Lager kravspesifikasjon Evaluerer tilbud Innstiller leverandører til styringsgruppe

Samarbeid Styringsgruppe Ledere fra sektoren Representativ sammensetning Personer med beslutningsmyndighet Studiedirektør eller noen som denne utpeker Utformer strategi for anskaffelsen Formelt velger leverandør(er) på innstilling fra arbeidsgruppe

Samarbeid - forvaltning av avtale UH-sektoren Styring / kontroll Ramme- avtale Prioriteringsråd Styringsgruppe Leverandør Leveranse Sluttkunde