Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser OFFENTLIG SEKTOR MYNDIGHETENE DIFI INNKJØPS- NETTVERK LEVERANDØRER Presentasjon Opplæring

VISJON: Perfection consists not in doing extraordinary things, but doing ordinary things extraordinarily well

Myndighetene tar ansvar – fra ord til handling ….. 2006-2007 - Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller krav om å ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljø 2007-2010 – Regjeringen utarbeider en handlingsplan for Miljø- og Samfunnsansvar i offentlige anskaffelser – utgitt av departementene MD – FAD og BLD. Direktoratet for forvaltning og IKT – Difi, oppretter et nasjonalt overgripende prosjekt for å implementere handlingsplanen i offentlig sektor Det offentlig Norge kjøper varer og tjenester for nærmere 400 milliarder kroner hvert år. Hvor stor er den kommunale andelen: nærmer 120 milliarder. Oppland Fylke alene står for ca. 3,8 milliarder Det opprettes en faglig støttetjeneste, et KNUTEPUNKT i hvert fylke/region, for å ivareta regjeringens intensjon – redusere miljøbelastninger fra anskaffelser, effektiv ressursbruk og bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv 3

Handlingsplanens aktivitetsområde: Formålet med regjeringens handlingsplan: Handlingsplanens aktivitetsområde: At miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig Å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk En effektiv bruk av ressurser Å bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv Bidra til miljøbasert innkjøpspolitikk for hele fylket/regionen (stat og kommune) Bidra til innarbeidelse av miljøkrav, etiske og sosiale hensyn i leverandøravtaler Dialogkonferanser og kurs/seminarer sammen med innkjøps- og leverandørmiljøene Kurstilbud for politikere, ledere og innkjøpere Bistå med maler for gode innkjøpsprosesser der miljø, etiske og sosiale hensyn inngår Praktisk bistand ved enkeltinnkjøp Leverandørutvikling

STATUSUNDERSØKELSEN FOR KNUTEPUNKT OPPLAND Gjennomført i april 2010 som en QuestBack undersøkelse i regi Difi Ble sendt ut til alle offentlige oppdragsgivere i Oppland (enheter i kommunene, fylkeskommunen og statlige enheter Totalt ble ca. 60 enheter/virksomheter spurt (innkjøp, bygg/anlegg/eiendom, statlig) Svarprosenten ligger på ca. 51 % - tilsvarer besvarelse fra 32 enheter/virksomheter Dette er i tråd med svarprosenten i de øvrige knutepunktene På spørsmål om kjennskap til Regjeringens handlingsplan svarer 17 at de kjenner til målene og tiltakene, mens 15 svarer at de ikke gjør det På spørsmål om kjennskap til/kontakt med regionens knutepunktfunksjon svarer 6 at de kjenner til denne/har vært i kontakt, mens 20 sier de ikke gjør det, og 6 kjenner ”NOE” til funksjonen På spørsmål om i hvilken forbindelse man har vært i kontakt med knutepunktet, spriker svarene – 3 vil ha kunnskap om miljøvennlige anskaffelser, 3 vil skaffe seg tilgang til gode verktøy for slike anskaffelser, 3 ønsker praktisk bistand ved enkeltkjøp, 3 ønsker veiledning ifm. implementering av anskaffelsesstrategi, 3 ønsker veiledning i å bli en krevende kunde og 4 ønsker veiledning i å få en god dialog med markedet/ leverandørene

KONKLUSJON Det er forventninger til knutepunktfunksjonen Virksomhetene vil trenge bistand til å få etablert en ledelsesstøttet miljøpolitikk/miljøledelse Virksomhetene vil trenge mindre bistand til å få vedtatt retningslinjer/mål for etisk handel Virksomhetene vil trenge noe bistand til etablering og implementering av en anskaffelsesstrategi Virksomhetene bekrefter satsing og et sterkere fokus på miljøhensyn, etisk handel, innovasjon og universell utforming Virksomhetene bekrefter også at de vil trenge bistand for å få støtte og fokus fra politisk- og administrative ledelse, få tilgang til og støtte og bruk av verktøyer og informasjon Virksomhetene trenger både generell og spesifikk opplæring av innkjøpere

STRATEGI- OG HANDLINGSPLAN FOR KNUTEPUNKT OPPLAND 2010 - 2012 Lokal iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser Del 1 Sammendrag - Innledning - Bakgrunn - Knutepunkt Oppland - Organisering Del 2 Kommunikasjons- og handlingsstrategi Del 3 Handlingsplan - Aktivitetsplan - Budsjett

Knutepunkt Oppland kommunikasjons- og handlingsstrategi Budskapet: Innarbeide samf.ansvar og miljøhensyn i … Knutepunktet skal kommunisere ”budskapet” på en måte som motiverer til positiv endring. Knutepunktet skal bistå slik at offentlige oppdragsgivere skal kunne se at deres handlinger har innvirkning på resultatet Knutepunktet skal arbeide for at offentlige oppdragsgiver skal føle det som et ansvar å bidra på sin måte Knutepunktet skal bidra til at offentlige oppdragsgiver i Oppland blir en samfunnsnyttig forbruker som etterspør miljøvennlige varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Knutepunktet skal legge tilrette for at offentlige anskaffelser i Oppland bidrar til et forbruk og en produksjon som er bærekraftig Invitasjon til samarbeid Målsetting er at vi blir en …. Resultatet skal bli ……

Tiltaksplan Lederforankring og veiledning ved utvikling av anskaffelsesstrategi - Prosjekt/faggruppe med tette bånd til sine nettverk/kommuner/ledere - Foredrag/seminarer/konferanser/kurs - Oppsøkende og ”1 til 1” aktivitet mot nettverk, ledelsesfora Policyformuleringer for miljø og samfunnsansvar - Utarbeide policyformulering - Fokus på verdiperspektivet Kompetanseoverføring, verktøy, maler og metoder - Praktiske seminarer/konferanser/kurs - Gi råd og veiledningen i praktiske spørsmål og implementering av verktøy/maler/metoder etc. Informasjonsstrategi og portalløsning - Tilførsel av informasjon via informasjonsskriv og annen faglig relatert info - Etablere tilgang til portalløsning – www.oppland.no/knutepunkt - www.anskaffelser.no – annen Yte praktisk bistand ved enkeltkjøp - Yte praktisk bistand og svare på henvendelser ved konkrete anskaffelser for min. 2 pilotkommuner/offentlige virksomheter Leverandørsamarbeid, innovasjon og utvikling - Samarbeide med eksterne fagmiljøer for utvikling/veiledning/rådgivning til innkjøpsnettverk/kommuner/ledere - Etablere samarbeidsformer med fagmiljøer slik at det fremste innen miljøvennlige løsninger kan tas i bruk i utviklingen av leverandørmiljøene - Etablere samarbeid med leverandørkjeden i forbindelse med pilotanskaffelser

og har opprinnelsesgaranti og FSC sertifikat. Nedenfor finner dere ”et nettbilde” fra nettsiden til Knutepunkt Oppland Se hele nettsiden på: http://www.oppland.no/knutepunkt Alt presentasjonsmateriell er selvfølgelig trykket på papir fra klimanøytral produsent og har opprinnelsesgaranti og FSC sertifikat. Papiret bærer EU Ecolabel (EU blomsten). Papirprodusent er også ISO 9706 sertifisert 10

Interne forhold: St.meld. nr. 36 (2008–2009) Det gode innkjøp - Behovsdekning - Best pris til beskrevet kvalitet - Minimal miljøbelastning - Verdiskapning ved effektiv ressursbruk Eksterne forhold: - Utvikling av markedet/ leverandørkjedene - Styrket tillit til bruk av felles- skapets midler - Verdiskapning ved konkurranse i markedet

”Det gode innkjøp” - ”Det gode innkjøp” handler om LEDELSE OG STYRING - Verdiskapning som overordnet perspektiv, jf LOA § 1 - Anskaffelsesregelverket, omdømmehensyn, forpliktelser mht. bl.a. miljø- og samfunns-ansvar Rammevilkår Ledelses- og styringsprosesser Kjerne- og støtteprosesser Formål

2006 2007 2009 Offentlige innkjøp Samlet innkjøp 314,2 342,4 386,5 - + 6,1 % Offentlig forvaltning 232,10 263,60 284,10 - + 7,8 % Statsforvaltningen 136,60 155,50 165,10 - + 6,2 % Statsforvaltningen inkl. forsvaret 115,70 132,00 140,40 Forsvaret 20,80 23,50 24,80 Kommuneforvaltningen 95,50 108,10 119,90 - + 10,0 % Kommuner 82,80 93,70 103,20 - + 10,1 % Fylkeskommuner 12,60 14,40 15,70 - + 9,0 % Offentlig forretningsdrift 82,10 78,80 96,10 Statlig ekskl. oljesektoren 5,50 7,50 6,60 Oljesektoren 66,20 57,90 72,90 Kommunal og fylkeskommunal 10,30 13,30 16,60 Offentlig innkjøp i % av BNP 14,5 15,1 14,9

TIL SAMMENLIGNING Offentlige anskaffelser i 2008 - 386 milliarder Offentlige ansatte i 2008 - 745 000 Offentlige årsverk i 2008 - 612 000 Offentlige lønnskostnader i 2008 - 306 milliarder

Angår dette oss ?? Oppsiden ved å gjøre riktige anskaffelser er om lag 20 milliarder kroner til publikums- og brukerrettet tjenesteproduksjon – hver år

Riksrevisjonens funn Riksrevisjonens funn kan med stor sannsynlighet knyttes opp til: tilfeldig, mangelfull eller uhensiktmessig organisering mangel på anskaffelsesfaglig kompetanse og ferdigheter mangel på dedikerte ressurser mangel på anskaffelsesstrategi eller mangel på implementering av strategi for egen virksomhet mangel på ledelsesforankring

Riksrevisjonens Dokument 1 sier også: ”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.” 4 år på rad har riksrevisjonen påvist store mangler i planleggingen, gjennom føringen og oppfølgingen av offentlige anskaffelser

Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Begrensninger Konkurranselovgivningen Definert behov Behovs-dekning

Handlingsrom Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Konkurranselovgivningen Definert behov Behovs-dekning

Handlingsrom Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Perfection consists not in doing extraordinary things, but doing ordinary things extraordinarily well Konkurranselovgivningen Definert behov Behovs-dekning

Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Konkurranselovgivningen Forholds-messighet Forut-beregnlighet Etter-prøvbarhet Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Definert behov Behovsdekning Gjennom-siktighet Forretnings- messighet Konkurranse Like-behandling

Innkjøpsadferd Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Konkurranselovgivningen Definert behov Behovs-dekning

Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Ønsket adferd Uønsket adferd Konkurranselovgivningen Definert behov Behovs-dekning

3 – 5 % økonomisk effekt 15 – 20 % Sikre avtalt pris og kvalitet økonomisk effekt avtalebrudd og eventuelle rettstvister Mangelfull planlegging Ulovlige direkte- Upresise og lite styrings- og behovsdefinering anskaffelser dyktige kontrakter Ønsket adferd Planlegging av anskaffelsen Gjennom-føring av anskaffelsen Oppfølging av anskaffelsen Uønsket adferd

Lederansvar Offentlige anskaffelser er KUNNSKAP Offentlige anskaffelser er REGLER Offentlige anskaffelser er GODE PROSESSER Offentlige anskaffelser er ORGANISERING Offentlige anskaffelser er SYSTEMER & STYRING Offentlige anskaffelser er ETIKK & INTEGRITET Offentlige anskaffelser er SAMFUNNSANSVAR Offentlige anskaffelser er ADFERD Offentlige anskaffelser er VERDISKAPING

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert Eksempler på visjoner: Ideer som forenkler – Telenor Oss mennesker imellom – Posten Vi viser vei – Mesta Utvikling gjennom samarbeid - Difi Visjon Mål: Uttrykker virksomhetens målsetting i for eksempel: Resultatgrad – Omsetning – Markedsandel SMARTEe MÅL: Spesifikke - Målbare og Motiverende - Aktuelle Realistiske – Tidsbestemte - Enkle Strategi: Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte målsetting for å nå sine mål Eksempler på strategier: Organisk vekst/oppkjøp – Kostnads- effektivisering – Bemanning/outsoursing Anskaffelser Miljø- og samfunnsansvar Handlingsplan: Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt-aktiviteter og tid - HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje Tiltaksplan: Konkrete tiltak og aktiviteter Operativ gjennomføring av tiltak handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon Eksempler på tiltaksplaner: - Utarbeide policyformuleringer - Foredragsaktivitet - Gjennomføre seminarer/kurs - Yte praktisk bistand

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN Visjon Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN Visjon Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert Eksempler på visjoner: Ideer som forenkler – Telenor Oss mennesker imellom – Posten Vi viser vei – Mesta Utvikling gjennom samarbeid - Difi

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN Visjon Mål: Uttrykker virksomhetens målsetting i for eksempel: Resultatgrad - Omsetning Markedsandel Etc. SMARTEe MÅL: Spesifikke Målbare og Motiverende Aktuelle Realistiske Tidsbestemte Enkle

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN Visjon Strategi: Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte for å nå sine mål Eksempler: Organisk vekst/oppkjøp - Kostnadseffektivisering Bemanning/outsoursing Anskaffelser Miljø- og samfunnsansvar eksport/nasjonale markeder

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN Visjon Handlingsplan: Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt-aktiviteter og tid - HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN Visjon Tiltaksplan: Konkrete tiltak og aktiviteter Operativ gjennomføring av tiltak i handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon

Lederansvar - VERDISKAPING Behovsdekning 3) Sikre at valget forblir det økonomisk mest fordelaktige tilbud i HELE kontraktsperioden INNKJØPER OG VERDISKAPER 2) Velge det økonomisk mest fordelaktig tilbud når valget av leverandør skal gjøres INNKJØPER OG VERDISKAPER 1) Få tilbyderne til å levere sitt beste tilbud gjennom gode forberedelser i en konkurranseprosess TID Behov oppstår

Lederansvar - VERDISKAPING Åpenhet og krav til dokumentasjon reduserer faren for uetisk adferd Virksomhetenes internkontrollsystem sikrer etterlevelse og kvalitet Felles fremgangsmåte sikrer hensiktsmessige prosesser Rett organisering sikrer riktig ressursinnsats Anskaffelsesstrategi gir ønsket retning og måloppnåelse Lov og Forskrift er et minimum, men ingen garanti for en kosteffektiv anskaffelser

God forvaltnings- skikk God anskaffelses-funksjon Verdiskapning God forvaltnings- skikk Stor integritet God anskaffelses-funksjon Kontraktsoppfølging Evaluering av ressurser i anskaffelsesprosessen Kvalitetssystem Fortløpende forbedringer mht. uttak av gevinster Evaluering av resultat av de konkrete anskaffelsene Internkontroll-system Avvikshåndtering Etablere behovsdekning Risiko- og sårbarhetsanalyse Etablere fullstendig fullmaktsstruktur Resultatmåling Etablere e-handels- løsninger og anskaffe elektroniske verktøyer Handlingsplan for anskaffelsesområdet Ansvarsdeling/fullmakter Innkjøpssamarbeid Økonomistyring med fokus på effektivisering, brukerbehov og service Definere ressursmål LEDELSEN Etablere effekt- og resultatmål

Kommunikasjonsansvar Samfunnsansvar Styringsansvar Driftsansvar Resultatansvar Personalansvar Kommunikasjonsansvar Samfunnsansvar Foreta prioriteringer, legge strategiske planer, sikre hensiktsmessig organisering, styre ressurser, fordele arbeid og regulere maktforhold Sørge for at virksomheten har systemer og rutiner som er tjenlige for oppgaveløsning og fungerer etter høye etiske prinsipper Ivareta mål- og resultatstyring slik at oppgavene blir løst effektivt og med høy kvalitet Sørge for å rekruttere og følge opp medarbeidere slik at de får muligheter til å bruke og utvikle sin kompetanse Legge tirette for god kommunikasjon internt og eksternt og sørge for flyt av relevant informasjon ”En god måte å sikre dette ansvaret på er å kunngjøre/ lyse ut offentlige anskaffelser” Fremme demokratiske og rettsstatlig verdier, vise åpenhet og bidra til godt omdømme i befolkningen

Individers modenhet, forpliktelse og evne til endring øker over tid Offentlige anskaffelser må flytte fokuset; Fra informasjonsstadiet til endringsstadiet Må vise modenhet, forpliktelse og evne til endring, men dette kommer ikke av seg selv Individers modenhet, forpliktelse og evne til endring øker over tid Åpenhet, samarbeid og delaktighet er nødvendig for å endre holdninger Hvis ikke vil det gå ut over omdømme. Hvilket fokus har vi på vår egen omdømmekapital ?? Tiden er så absolutt inne for å ta tak i holdninger og endringer og tenke strategier, handlingsplaner og omdømme

Noen gode grunner til å ta tak i endringsarbeidet: KOFA har, fra 2009 til 2010, hatt en formidabel tilstrømning av nye saker – hele 43 saker – opp fra 277 til 396 saker. KOFA håndterte hele 53 gebyrsaker i 2010 – hvorav 14 ble ilagt gebyr for til sammen 56 millioner - her er det 8 kommuner - så langt er det nå ilagt 25 gebyr for ulovlige direkteanskaffelser - riktig nok har også antall avviste saker økt KOFA saker hvor miljø- og samfunnsansvar var ”involvert” var i 2010 hele 30 stk. Etter mitt skjønn 30 for mange !! Snart kommer også nytt håndhevelsesdirektiv ??

Graden av modenhet, forpliktelse og evne til endring Visjon, Strategi og Handlingsplaner Graden av modenhet, forpliktelse og evne til endring Tar initiativ og eierskap til å få innført en optimalisert endring Hvor er offentlig sektor i dette bilde ? Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen Er motivert/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringen Vurdering av hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Er ikke motivert/har en negatig holdning til endringen og vil ikke legge ned en innsats for å arbeide men og implementere endringen Forståelse for hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Kjenner til hoved- innholdet i endringen Motsetter seg endringen Hørt om endringen TID

Innkjøpspolitikk Anskaffelsesstrategi Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i virksomheten Innkjøpspolitikk Visjon og mandat Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhets/enhetsleder Anskaffelsesstrategi Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Strategielementer Handlingsplan Anskaffelser Drift og investeringer Øvrig organisasjon

Anskaffelsesstrategiens mål En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester. Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon

En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever: At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen, og at mandatet er klart At man motiverer og støtter endringsprosessen At man etterspør resultater At man avsetter ressurser og budsjettmidler

Resultater som strategien kan gi: Sikrere innkjøp betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift Bedre innkjøp betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler Enklere innkjøp betyr mindre administrasjon og redusert tidsforbruk gjennom effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling

Mandatet Strategier og rutiner skal være basert på etterlevelse av lov og forskrift, samt viktige innkjøpsfaglige mål og prioriteringer. Fordeling av ansvar i virksomheten må være tydelig gjennom utarbeidelse av fullstendig fullmaktsmatrise Synlig organisering av virksomhetens innkjøpsfunksjon

Anskaffelsesstrategidokumentet En anskaffelsesstrategi bør inneholde: - Kartlegging med analyse av nåsituasjonen til virksomheten - Overordnede strategier/hovedmål, eventuelt delmål for virksomhetens anskaffelser - Handlingsplan som sikrer gjennomføring og måloppnåelse av strategien - Plan for oppfølging Et slikt dokument kan struktureres i et eller flere dokumenter Anskaffelsesstrategien må balansere mellom å være premiss-givende uten å bli for detaljorientert

Overordnet strategi for innkjøp – kommuner i innkjøpssamarbeid INNLEDNING Kommunenes innkjøp skal gjennomføres på en slik måte at kommunenes totale økonomiske interesse blir ivaretatt på beste måte. Kommunene skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikre at det ikke finner sted forskillsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse. Kommunene skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av relevante, objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Krav til helse, sikkerhet og arbeidsmiljø skal alltid stå i fokus ved kommunenes kjøp av varer og tjenester.

Følgende 5 områder er sentrale i kommunenes innkjøps-samarbeid: 1. Organisering av innkjøpssamarbeidet 2. Kompetanse 3. Leverandørstrategi 4. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen 5. Samfunnsansvar, miljø og omdømme

Organisering av innkjøpsarbeidet Alle innkjøp skal utføres i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser Alle avtaler skal evalueres og ha regelmessig oppfølging med tanke på kvalitet, levering og pris Innkjøperne i kommunene skal ha tilgang til fullstendig og samla oversikt over alle rammeavtaler og kontrakter Selv om det er fritt for den enkelte kommune å være med på en rammeavtale, skal en arbeide for at alle kommunene er med på flest mulig rammeavtaler Alle som er med på en avtale, skal vise lojalitet til og bruke avtalen Alle innkjøp skal utføres i samsvar med de reelle behov som de enkelte kommunene har Kommunene skal ha kompetente innkjøpere som kjenner lov og forskrift om offentlig anskaffelser, inngåtte avtaler og bruk av etablert innkjøpsverktøy

Kompetanse Leverandørstrategi Kommunenes innkjøpere skal så langt som mulig, ha felles holdninger og forståelse av vedtatt regelverk og godkjente rutiner Alle som arbeider med innkjøp i kommunene skal generelt ha god kompetanse på innkjøp Innkjøpsrådgivere/koordinatorer skal ha nødvendig spisskompetanse til å utføre løpende innkjøpsarbeid og utøve rådgiverrolle overfor samarbeidskommunene. Leverandørstrategi Kommunene skal ha rammeavtaler for alle områder der dette er mulig eller hensiktsmessig Kommunene skal utnytte markedet gjennom hyppige konkurranser for å oppnå best mulig kvalitet, levering og pris Kommunene skal utvise stor integritet ovenfor alle leverandører

Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen Kommunene ønsker en kortere innkjøpssyklus gjennom raskere utlysinger og evaluering av tilbud Kommunene ønsker større kvalitet i innkjøpsprosessen samtidig som en ønsker at denne prosessen kan utføres så effektivt som mulig Kommunene ønsker å redusere transaksjonskostnader ved innkjøp Sosialt ansvar, miljø og omdømme Kommunene skal opptre slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Kommunene skal arbeide for et godt omdømme hos befolkningen og hos næringslivet Et godt omdømme er avhengig av resultater og adferd Godt omdømme skapes gjennom alt som gjøres og sies, så lenge det gjøres rett og kommuniseres riktig Kommunene skal ellers følge strategien i vedlagte policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser Vedlegg: (se nedenfor) Policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser

Policydokument Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser INNLEDNING Miljø- og samfunnsansvar i offentlige virksomheter defineres som helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosialt ansvar. Virksomhetene skal opptre som en krevende og samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlige varer og tjenester tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder. Offentlige virksomheter vil, når de bidrar på sin måte, se at deres handlinger har innvirkning på et forbruk og en produksjon som er bærekraftig. Dette policydokumentet henvender seg alle statlige, kommunale og fylkeskommunale virksomheter i Oppland fylke. Likeledes skal dokumentet være retningsgivende for utvikling av et konkurransedyktig næringsliv. Policydokumentet bør også være forankret i virksomhetenes anskaffelsesstrategi og/eller overordnede retningslinjer for virksomhetenes anskaffelsesvirksomhet.

Målet med offentlige anskaffelser i Oppland fylke Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid Opptre som ansvarlig samfunnsaktør, herunder: Gjennomføre innkjøpsaktivitetene med høy etisk integritet Sikre at leverandører overholder grunnleggende, faglige- og menneskelige rettigheter Ha fokus på at ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper bevares Redusere problemet knyttet til sosial dumping Spesifisere og velge produkter og løsninger som er universelt utformet Spesifisere og velge produkter og løsninger som reduserer den totale miljøbelastningen Anskaffe varer og tjenester i henhold til gjeldende lover og regler Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkelt som mulig for brukerne i virksomhetenes organisasjoner Bidra til leverandørutvikling og konkurransedyktige leverandører Frigjøre ressurser til den kommunale og offentlige kjernevirksomheter

Etisk integritet I forholdet til tilbydere og leverandører skal all samhandling skje forutberegnlig, gjennomsiktig og etterprøvbar – samtidig som nødvendig diskresjon utvises All opptreden skal skje på en slik måte at de offentlige virksomhetenes integritet og troverdighet ikke kan trekkes i tvil   Prinsipper for anskaffelsesprosessen Alltid vurdere alternative løsninger og unngå nyanskaffelser hvis dette er mulig Vurdere konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles Identifisere og verifisere det faktiske behovet i et samarbeid mellom innkjøper og brukere og legge til grunn et helhetssyn på tvers av organisasjonen Enhver anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse Benytte objektive og funksjons- og/eller ytelsesbaserte spesifikasjoner og kriterier slik at konkurransen i markedet utnyttes Ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet Orientere ikke antatte tilbydere om hvorfor de ikke ble valgt Kontrollere og aktivt følge opp leverandøren i avtaleperioden

Anskaffelser er prosess Behovsanalyse Behovsdekning ved valg av Universalitet økonomisk mest fordelaktig Miljø- og tilbud Opprettholde samfunnsansvar behovsdekning LCC i hele kontrakts- Markedsanalyse perioden. Spesifikasjon Evalueringer og Kontrakt/strategi gevinstmålinger, også miljøgevinster Planlegging Gjennom-føring Oppfølging Konkurranse- grunnlag Kunn-gjøring Tilbuds-behandling Kontrakts- inngåelse Kvalifikasjon Tildeling

Hva er miljø- og samfunnsansvar ?? Miljø/miljøeffektivitet Miljø- og miljøeffektiviteten angis som forholdet mellom verdiskapningen og miljøbelastningen over tid Bedret miljøeffektivitet oppnås bare ved høyere verdiskapning med mindre miljøbelastning. Verdiskapning er for eksempel å skape bolig, varme, trygghet, underholdning, kunnskap, transport etc. Verdiskapning belaster vanligvis miljøet, dermed blir økosystemenes belastningsevne truet Klarer vi å få MER ut av MINDRE er vi miljøbevisste og miljøeffektive

Samfunnsansvar – etiske og sosiale hensyn - Trygghet, rettferdighet, rettigheter, likebehandling/ikke-diskriminering etc. At arbeidsforholdene er trygge og hygieniske Barnearbeid skal ikke forekomme Svart arbeid skal ikke forekomme Tvangsarbeid skal ikke forekomme Respektere retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger Sosial dumping skal ikke forekomme (lovregulerte arbeids- tids- og lønnsforhold) Diskriminering skal ikke forekomme Brutal behandling skal ikke forekomme Ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper må bevares

Hvor er innfallsporten for miljø- og samfunnsansvar ? Definisjon av kontraktsgjenstanden Krav til ytelse Kvalifikasjonskrav – leverandørenes kompetanse Tildelingskriterier Kontraktskrav/kontraktsvilkår Kontraktsadministrasjon/oppfølging

Fokus på miljø- og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering Verifisere behov Evaluering av verifisert behov Fokus på miljø og samfunns-ansvar ivaretatt ? NEI til konkurranse Start Stopp Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar Konkurranse- dokumentasjon JA til konkurranse Kvalifikasjons- krav Tildelings- kriterier Konkurranse- gjennomføring Ordre- og faktura- håndtering Kontrakts- oppfølging Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn Terminering/ utfasing

Behovsverifisering Hvem har behovet og når, identifiser brukere Er dette vårt reelle behov ? Konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles - kontraktskrav/vilkår ? Kan behovet dekkes på alternative måter ? Kan behovet minimeres ? Gjennomføre analyser og undersøkelser Vil behovet endres over tid ? Er krav til miljømessige forhold ivaretatt ? Hva med de etiske og sosiale hensyn ?

Definisjon av kontraktsgjenstanden Økologisk mat Miljøvennlig rengjøringskontrakter Energieffektive bygg El-bil / biodrivstoff / hybrid Miljøvennlige varmesystemer Energi fra fornybare kilder

Krav til ytelse Teknisk spesifikasjon Behovsspesifikasjon eller funksjonsspesifikasjon En kombinasjon av disse, for eksempel: - maks utslipp av Co2 gr./km /euroklasse 4 el. 5 - forbud mot visse kjemikalier - krav om maksimalt energiforbruk - miljøvennlig drivstoff / varmesystemer

Miljøhensyn – hva da ? Klima /energi – klimaplaner og energiklasse - Offentlige bygg bør ha klasse B og egne energimål (kwh/m2) CO2 utslipp / partikkelfilter – (Utslipp i g/km) Biologisk / økologisk mangfold Helse- og miljøfarlige kjemikalier - Offentlige bygg bør, iht. teknisk forskrift og produkt-kontrolloven, unngå stoffer fra OBS- (250 stoffer) og prioriteringslisten (25 stoffer) – Stofflisten inneholder 3000 Avfall - Plan- og byggningsloven sier at miljøkartlegging er pålagt og at offentlige bygg bør ha en kildesorteringsprosent mellom 60 -80 % Transport / støy - Økokjøringskurs for sjåfører og støynivå på 72 db (innvendig i busser)

Kravspesifikasjon - behovsbeskrivelse - Krav til type transportmateriell (semitrailer, kroklift, liftvogn, flatvogn, walkingfloor) - Årsmodell (eksakt eller som minstekrav – 2007 eller nyere) - EURO klasse (eksakt eller som minstekrav – Euro 4 eller høyere - CO2 utslipp i g/km - Fabrikkmontert partikkelfilter / samsvarserklæring fra fabrikk /EF typegodkjenning - For annen type reduksjon av partikkelutslipp – beskrivelse/dokumentasjon

Fokus på miljø- og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering Verifisere behov Evaluering av verifisert behov Fokus på miljø og samfunns-ansvar ivaretatt ? NEI til konkurranse Start Stopp Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar Konkurranse- dokumentasjon JA til konkurranse Kvalifikasjons- krav Tildelings- kriterier Konkurranse- gjennomføring Ordre- og faktura- håndtering Kontrakts- oppfølging Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn Terminering/ utfasing

Kvalifikasjonskrav – leverandørenes kompetanse At leverandøren har spesifikk miljøkompetanse ved drifting av en tjeneste, tekniske kompestanse, bemanning/kapasitet, soliditet Kompetanse/rutiner til håndtering av kjemikalier, renholdsmiddler Kan ikke kreve at ytelsen er miljømerket Oppfylle de underliggende kravene i en miljømerkeordning, for eksempel et system for å sikre sporbarhet av kjemikalier etc. Miljøkravet må være knyttet til kontraktsgjenstanden Miljømerket er en dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav

Tildelingskriterier Krav til ytelse kan også benyttes som tildelingskriterier Miljø bør bare brukes som tildelingskriterium der det ikke er nok konkurranse til å stille miljø som et krav til ytelsen Miljøkrav skal være knyttet til kontraktsgjenstanden, hvis ikke bør miljø ikke være et tildelingskriterium, men et ytelseskrav eller et kvalifikasjonskrav til leverandør Miljøkriterier bør benyttes som et absolutte krav Eller et krav som ikke behøver å være oppfylt men som leverandøren vil få tilleggspoeng for å oppfylle, for eksempel lavere CO2 utslipp en minstekravet

Fokus på miljø- og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering Verifisere behov Evaluering av verifisert behov Fokus på miljø og samfunns-ansvar ivaretatt ? NEI til konkurranse Start Stopp Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar Konkurranse- dokumentasjon JA til konkurranse Kvalifikasjons- krav Tildelings- kriterier Konkurranse- gjennomføring Ordre- og faktura- håndtering Kontrakts- oppfølging Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn Terminering/ utfasing

Kontraktskrav/kontraktsvilkår Kan fastsette særlige vilkår for gjennomføring av kontrakten Spesifisere leverandør- og kontraktsoppfølging Slike vilkår kan/bør omhandle: - miljømessige forhold - sosiale og etiske hensyn - krav til kildesortering/gjenvinning - gjennomføre opplæringstiltak - for eksempel økonomisk kjøring (øko-kjøring), kjemikaliehåndtering, kvalitets- og miljøledelse, etc., etc. Slike vilkår bør også ivareta et eventuelt forbedringspotensial

Kontraktskrav/kontraktsvilkår - oppfølging Egenerklæring fra leverandør og/eller produsent Egenrapporteringsskjema - IEH Strukturerte oppfølgingssamtaler Kontroll/befaring på produksjonsstedet Bruk av sertifiserte produsenter - SA 8000 (arbeidsforhold, ikke miljøforhold) - ISO 9001 Kvalitet/ 14001 Miljø / 26000 Samfunnsansvar / 31000 Risiko - EMAS - Miljøfyrtårn - eller tilsvarende !!!

Kontraktsadministrasjon/oppfølging Spesifisere vilkår og aktiviteter for leverandør- og kontraktsoppfølging Slike vilkår kan/bør omhandle: - regelmessige status/oppfølgingsmøter - referatførsel med aktiviteter og oppfølgingsansvar - faste kontaktpunkter hos begge parter - gjennomføring av opplæringstiltak - oppfølgingsaktiviteter for forhold knyttet til avtale/kontraktsavvik - tiltak for å iverksette eventuelle forbedringer - oppfølging av etablert sanksjonsregime

Eksempler Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav God samarbeids- og gjennomføringsevne Dokumentasjon eller beskrivelse som synliggjør god gjennomføringsevne samt eksempler på gjennomføringsplaner eller opplegg for tilsvarende/ sammenlignbare oppdrag Erfaring fra tilsvarende oppdrag. Beskrivelse av 3 prosjekter som er relevant for oppdraget og som foretaket har gjennomført de siste 3 årene, inkl. verdi, tidspunkt, mottaker og telefonnummer/e postadresse til relevante kontakter/ referansepersoner Godt og velfungerende kvalitetssikrings- og miljøstyringssystem for tjenestene som skal leveres Attester, sertifikater eller annen dokumentasjon som bekrefter foretakets kvalitets- og miljøstyringssystem. Sikre lav miljøbelastning Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumentere at kravet til system for måling og oppfølging av energiforbruket, avfallshåndtering/ kildesortering, kjemikalieforbruk, vannforbruk er dekket. Nødvendige tillatelser og/eller konsesjoner fra offentlig myndighet Foretakets dokumentasjon fra Fylkesmann / STF som synliggjør gyldige tillatelser/konsesjoner Tilstrekkelig kapasitet av personell og materiell/utstyr/maskiner for å utføre oppdraget – og/eller til å håndtere kontraktsmessige endringer og tillegg. Redegjørelse for redskaper, maskiner, materiell, utstyr og personell som leverandøren disponerer over Beskrivelse/dokumentasjon på hvordan endringer/tillegg håndteres.

Eksempler Tildelingskriterier Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prisskjema iht. vedlegg Kvalitet, herunder: - Oppdragsforståelse - Gjennomføring 20% Beskrivelse av oppdraget i forhold til tilbudte antall kjøretøyer, volum og kjørelengde Beskrivelse av gjennomføringen av oppdraget, alle fraksjoner, transportløsninger Miljøegenskaper, herunder: - Vedlikeholdsplaner for tilbudte kjøretøyer - Planer og strategier for fornyelse av kjøretøyparken - Planer og strategier i forhold til Elektrisk- og gass- eller biodiesel drevne kjøretøyer Beskrivelse av miljøtiltak knyttet til de respektive underkriterier Geografisk spredning 10% Oversikt over hotellkjedens grafiske spredning, hoteller i samme region/ pressområder, se matrise/må utfylles Universell utforming Konkrete beskrivelse av foretakets utførte aktiviteter og fremtidige satsninger på området

Eksempler Kontraktskrav/vilkår - Oppfølging Krav/vilkår Oppfølging Kontroll Sanksjoner Er nasjonal lovgivning oppfylt (tillatelser/lisenser) Bekreftelse med JA / Nei Hvis Nei – planer og/eller tid for oppfyllelse - Iht. nærmer avtale - Forbedringspotensial Etterlevelse av ILO’s kjernekonvensjoner Utfylt og signert egenerklæring - JA / Nei Hvis Nei – planer og/eller tid for etter sendelse Iht. nærmer avtale Forbedringspotensial Egenrapporteringsskjema For produsenter For importører/agenter - Utfylt og signert egenrapporteringsskjemaer - Oppfølgingssamtaler Vedlagt /Ikke vedlagt – planer og/eller tid for oppfyllelse Tidfestet / antall pr. kontraktsår/periode - Forbedringsmuligheter - Brudd medfører bøter, kontrakt avsluttes etc. Kontroll på produksjonsstedet Bekreftes utført egenkontroll eller av tredjepart Avtalefestet antall ganger pr. kontraktsår/periode - Brudd medfører bøter, kontrakt avsluttes Sertifisering Bekreftelse med avkryssing: - SA 8000 - Arbeidsforhold - ISO 1400 - Miljø - EMAS - Miljøfyrtårn Hvis påbegynt prosess – planer og/eller tid for oppfyllelse

Sagt om å lære: Det vi må lære før vi kan gjøre det, det lærer vi ved å gjøre det ! Aristoteles, gresk filosof For det vi vet med sikkerhet er at ……..

75

TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN ! Knutepunkt Oppland Arve Sandvoll, prosjektleder arve.sandvoll@oppland.org www.oppland.no/knutepunkt 61 28 90 06 / 90 85 20 77