Oppfølging av studenter: Kontroll av registrering og betaling Det er nødvendig å føre kontroll med registrering av studenter hvert semester. Vi har rapportering til både lånekassen og DBH basert på korrekt registrering. Det er derfor av økonomisk betydning både for studenten (i forhold til lånekassen) og for NTNU (i forhold til bevilgninger) at registertall stemmer. Hva er en korrekt registrert student? Departementet (DBH) har fastsatt dette: Definisjon: Dette er samtlige registrerte studenter ved institusjonen. Studentene må ha registrert seg og betalt semesteravgift for rapporteringssemesteret. Når en student har en utdanningsplan, skal denne være bekreftet før studenten er å betrakte som registrert student. NTNUs forskrift: 1. Studenter med studierett ved NTNU plikter å registrere seg og betale semesteravgift ved NTNU hvert semester innen de frister rektor fastsetter. Fristene skal kunngjøres i studiehandboka og på NTNUs nettsider. Studenter som ikke betaler semesteravgift innen fristen, i samsvar med forskrift 12. februar 2001 nr. 153 om studentsamskipnader § 10, mister studieretten. Fakultetet selv fatter vedtak om opphør av studierett på grunn av manglende betaling av semesteravgift. 2. For studenter som har inngått utdanningsplan, skal registreringen fastsette og bekrefte opplysningene i utdanningsplanen for inneværende semester om - hvilke emner studenten skal følge undervisning i - hvilke emner studenten melder seg til vurdering i - eventuelle andre aktiviteter, fastsatt i studieprogrammet som studenten skal delta i - andre opplysninger som kan justeres og har betydning for progresjonen i eget studium. 3. Studenter som ikke er pålagt å inngå utdanningsplan eller ennå ikke har inngått utdanningsplan, har tilsvarende plikt til å registrere seg. Registreringen skal vise hvilke emner studenten skal følge undervisning i og skal vurderes i det semesteret. 4. Registrering gir adgang til de ressursene NTNU tilbyr for at studenten skal kunne gjennomføre sine emner det semesteret.

Konsekvenser av mangelfull registrering Mangelfull eller for sent oppdatert informasjon har mange følger: Studenten får problem med lånekassen. Studenten mister sine tilganger til ressurser, for eksempel e-post og e-læringssystem Studenten mister rett til å gå opp til eksamen NTNU taper penger Statistikker stemmer ikke Det er heller ikke likegyldig når registrering skjer: NTNUs finansiering er i denne sammenheng basert på at korrekt informasjon er på plass i FS innen og Registreringer etter dette vil eliminere studentens vansker, men i forhold til innrapportering er de tapt og NTNU mister finansiering. Spesielle forhold knyttet til utveksling: Både inn- og utreisende studenter må være registrert som dette innen frister over fordi oppfølging er avhengig av dette. Innrapportering til DBH skjer imidlertid påfølgende semester, så i denne forbindelse har vi bedre tid for å lage korrekte data.

Hvordan kontrollere? Rapport gir utmerket informasjon. Rapport kan kjøres for program og enkeltkull eller alle samlet. I denne sammenheng viktig å hake av for aktive. Forklaring til koder. Denne har kun betalt men ikke bekreftet plan og er ikke semesterregistrert. Denne har verken betalt eller registrert seg. Studierett skal termineres. Denne har permisjon men også registrert seg og betalt. OK. Denne har permisjon uten å registrere seg eller betale. OK. Normalstudent som har gjort alt rett. OK.

Studenter som reiser ut Alle studenter som reiser ut skal registreres i bildet Utvekslingsperson. Dette er viktig fordi: Det er bare disse vi vil få tilskudd for over Statsbudsjettet. Det er herfra all statistikk vedr. utvekslingsforhold vil bli hentet. Det er vesentlig for oppfølging av studenter på utveksling i forhold til kontroller av registrering og i forhold til kontaktinformasjon. Studenter på utveksling og forhold til utdanningsplan. I utgangspunktet bør studenter på utveksling også få en utdanningsplan som er korrekt. Dette har imidlertid vist seg vanskelig og studenten får problem med å bekrefte denne. Vi har derfor en rutine der vi ser på studenter som er på utveksling og setter inn at registrering er ok hvis de har betalt. Hvis det ikke er registrert utveksling på studenten i dette bildet, så vil konsekvensen være at studenten ikke er registrert. Følgene vil være problem i forhold til lånekassen og at tilgang til ressurser ved NTNU vil bli stoppet.