PUS – Praktisk usikkerhetsstyring Anna Dalsøren Janne Horpestad Byggherreseksjonen, Vegdirektoratet

US-plan som styringsdokument Håndbok 151- Styring av utbyggings-, drifts- og vedlikeholdsprosjekter, er den styrende håndboken for alle vegprosjekter i alle prosjektfaser i SVV. Den angir hvilke styrende dokumenter som må utarbeides for prosjektet avhengig av prosjektstørrelse og prosjektfase Plan for usikkerhetsstyring (US-plan) har nå kommet inn som et nytt styrende dokument i prosjekteringsfasen i alle vegprosjekter. Det anbefales at det utarbeides plan for usikkerhetsstyring (US-plan) med tilhørende usikkerhetsregister for alle prosjekter med stipulert kostnad over 25 mill. I tillegg bør det vurderes om US-plan også bør utarbeides for mindre prosjekter med stor grad av kompleksitet. Dette avgjøres av prosjekteier, og skal fremkomme av prosjektbestillingen. For prosjekter som skal til ekstern kvalitetssikring er det et krav om at US-plan utarbeides. US-plan

Hensikt Ved å utarbeide en spesifikk US-plan for prosjekter sikrer man at usikkerheten som er knyttet til gjennomføring av prosjektet håndteres på en optimal måte Man sikrer at prosjektet blir utført kostnadsmessig optimalt risikoer blir minimert bevisstgjøring av prosjektets muligheter Identifisere usikkerhet i prosjektet, lage tiltaksliste, følge opp, tilbakesløyfing av usikkerhet til økonomisystem/rapportering. Ved å utarbeide en spesifikk US-plan for prosjekter - sikrer man at usikkerheten som er knyttet til gjennomføring av prosjektet håndteres på en optimal måte - Man sikrer at prosjektet blir utført kostnadsmessig optimalt. - risikoer blir minimert - bevisstgjøring av prosjektets muligheter Identifisere usikkerhet i prosjektet, lage tiltaksliste, følge opp, tilbakesløyfing av usikkerhet til økonomisystem/rapportering. Tilbakesløyfing fra G-prog til Økosys

PUS Arbeidsgangen Vedtatt prosjektoppstart Prosjektoppstart Hver måned Hver 6. måned Ferdigstillelse Gjennomføre Anslag (reguleringsplanfasen) Prosjektets etablering av Usikkerhetsregister Usikkerhet i G-Prog PØ Oppdatering av usikkerhetsbilde Grundig gjennomgang av Prognosen/ Kostnadsoverslag Sluttrapportere i Kostnadsbanken ANSLAG 4.0 Usikkerhetsfaktorer Hendelser REGNEARK Usikkerhetsliste Tiltaksliste Fokusliste Usikkerhetsregnskap G-PROG PØ Importere Usikkerhetsreg. Oppdatere ”Usikkerhet” G-PROG PØ Revidere status Oppdatere Prognose Økosys/månedsrapport G-PROG / ANSLAG Grundigere oppdatering Prognose – Kost.overslag KOSTNADSBANKEN US Anslag vs G-Prog Erfarings data Sørge for at usikkerheten identifiseres, behandles og finnes igjen  Anslag  G-Prog  rapportering  Kostnadsbank

Rutine og Program Veileder Mal Anslag 4.0 Regneark - Registrering Forbedret på usikkerhetsvurdering og hendelser Regneark - Registrering Det er utarbeidet en veilder for usikkerhetsstyring i Statens vegvesen. Denne beskriver hvordan man skal lage en plan for prosjektets usikkerhetsstyring, samt hvordan man skal kartlegge prosjektets usikkerhet gjennom et regneark register. G-Prog ProsjektØkonomi Ny modul for Usikkerhet

PUS registreringsskjema I registreringsskjemaet for usikkerhet skal man blant annet vurdere: konsekvensen av usikkerheten, strategi for behandling, vurdere tidskritikaliteten, samt prøve å kartlegge restusikkerheten man sitter igjen med etter å ha vurdert tiltak for den enkelte usikkerheten.

PUS usikkerhetsliste Etter å ha fylt ut registreringsskjemaet med alle usikkerhetene man kommer opp med i form av risiko og muligheter, kan man få ut et sammendrag av alle usikkerhetene i form av en usikkerhetsliste. I denne listen illustreres de enkelte usikkerhetene med tilhørende tidskritikalit, risiko og mulighet i fargekoder fra rødt (mest kritisk) til grønt (minst kritisk) Bildet her er bare et eksempel på vurderinger, og er ikke konkret.

PUS Tiltaksliste Videre kan man også få frem en tiltaksliste. Denne sier noe om hvilke usikkerheter man ønsker å sette inn tiltak på.

PUS Fokusliste Man kan også få opp en fokusliste over usikkerhetene man har kommet opp med. Denne listen beskriver usikkerhetene med høyest tidskritikalitet, og størst kostnadsmessig usikkerhet. Altså de usikkerhetene man ønsker å fokusere først og mest på.

PUS Usikkerhetsregnskap Man kan også få opp et usikkerhetsregnskap. Dette regnearket setter opp den totale kostnaden man antar at usikkerhetene har, sum av forventet kostnad ved å sett inn tiltak samt restusikkerheten man antar å sitte igjen ved etter å ha satt inn tiltak.

Selve arbeidsgangen i usikkerhetsarbeidet starter etter at kostnadsoverslaget er godkjent, og prosjektet er vedtatt. Etter reguleringsplanfasen. Det første steget i arbeidet med usikkerhetsstyringen er å etablere prosjektets usikkerhetsregister. Etter at usikkerhetsregisteret er etablert går det over i en syklisk prosess. Kontinuerlig usikkerhetsarbeid består i å arbeide med de planlagte tiltakene, identifisere usikkerheter og andre aktiviteter som faller naturlig inn i det daglige usikkerhetsarbeidet. Periodisk oppdatering gjøres en gang i måneden. Da gjennomgås hele usikkerhetsregisteret med opp-dateringer av beskrivelser og vurderinger. Resultatet av den periodiske oppdateringen, som også om-fatter oppdatering av tids- og kostnadsprognosene, skal rapporteres til prosjekteier. Hver sjette måned skal kostnadsoverslaget oppdateres. Dette kan gjøres i G-Prog ProsjektØkonomi eller i Anslag. Dersom oppdateringen gjøres i G-prog ProsjektØkonomi forutsettes det at man benytter gruppeprosess tilsvarende Anslag. Eventuell ny informasjon fra oppdateringen må tilbakeføres til usikkerhetsstyringen. ny modul i G-prog ProsjektØkonomi for usikkerhetsstyring. Her vises usikkerheten i prosjektet og det er lagt til en ny disposisjon for usikkerhet og tilhørende tiltak.

PUS G-Prog ProsjektØkonomi Usikkerhet (disposisjon) kobling mot tiltak (ETR) Ny modul i G-prog ProsjektØkonomi for usikkerhetsstyring. Her vises usikkerheten i prosjektet og det er lagt til en ny disposisjon for usikkerhet og tilhørende tiltak.

PUS Implementering Det er gjennomføre fire pilotprosjekter høsten 2010 Ny modul i G-Prog ProsjektØkonomi i løpet av 2010 Oppdatert mal og veileder ut på høring, desember 2010. Starter implementering av US-styring for alle KS2-prosjekter 2. halvår av 2011. Implementering: Det er gjennomføre fire pilotprosjekter høsten 2010 Ny modul i G-Prog ProsjektØkonomi i løpet av 2010 Oppdatert mal og veileder ut på høring, desember 2010. Starter implementering av US-styring for alle KS2-prosjekter 2. halvår av 2011.

Videre arbeid Samordning av ulike usikkerhetsstyringssystemer i Statens vegvesen Risken (HMS og YM) Konsekvensutredning (Plan) Vegtrafikk PUS Vegen videre: Samordning av ulike usikkerhetsstyringssystemer i Statens vegvesen Risken (HMS og YM) - Konsekvensutredning (Plan) – Vegtrafikk - PUS Prosessleder (dag 1), prosjektene arbeider selv med regneark og oppfølging etter hvert. Fått korrigert litt i veilederen De fleste syntes dette har noe for seg Bør dette iverksettes allerede i planfase? Vanskelig å skjønne hvilken ”type” usikkerhet vi er på utkikk etter.