Studieadministrative prosesser ved NTNU Ny arbeidsform - hvorfor og hvordan

1. Ny arbeidsform - hvorfor

Overordnet mål for de studieadministrative tjenestene ved NTNU NTNUs studieadministrasjon skal sikre kvalitetsmessig og effektiv håndtering av de studieadministrative oppgavene ved NTNU, og støtte opp under NTNUs strategiske mål Den studieadministrative funksjonen skal bidra til studier av høy faglig kvalitet Den studieadministrative funksjonen skal bidra til at studentene får gjennomført sine studier på en god måte og til normert tid

Bakgrunn SAP-prosjektet har identifisert en rekke forbedringsområder innenfor det studieadministrative området på NTNU Det som kjennetegner de fleste forbedringsområdene er et behov for bedre samhandling på tvers av enhetene i organisasjonen Styringsgruppen besluttet i januar 2007 at prosjektet skulle fokusere på dette behovet ved å ta en felles gjennomgang av de studieadministrative prosesser med involvering fra alle deler av organisasjonen Prosjektet jobbet våren 2007 derfor i to dimensjoner; finne en felles arbeidsform for de studieadministrative prosessene på tvers av organisasjonen arbeide med konkrete tiltak i de ulike prosessene I disse dimensjonene er det foreslått en rekke tiltak som er av både strategisk, taktisk og operasjonell karakter For å løse behovet for bedre samhandling ble det utarbeidet et tiltak som anbefalte etablering av prosessforum. Prosessforumene er sentrale i forbindelse med gjennomføringen av enkelte tiltak som foreslås på operasjonelt/taktisk nivå

Bakgrunn for etablering av prosessforum er behovet for økt fokus på samhandling og felles mål jf. overordnet hypotese fra kartlegging: NTNU må operasjonalisere sine strategier gjennom etablerte, helhetlige prosesser Prosessene er i liten grad knyttet opp mot NTNU sine strategier og mål og organisasjonen etterlyser klare prioriteringer fra ledelsen Få etablerte prosesser på tvers av organisasjonen Liten eller ingen kobling mot overordnede strategier og mål For liten bevissthet rundt hvordan NTNU når sine strategiske mål gjennom gode og etablerte arbeidsprosesser med fokus på kompetanseheving og nettverksbygging Prosessene er i liten grad etablert på tvers av organisasjonen Roller og ansvarsforhold mellom de ulike administrative nivåene er uklare Liten grad av prosessorientering skaper store utfordringer i kommunikasjonslinjene Medarbeiderne jobber isolert og har liten grad av helhetlig prosessforståelse Ulike kulturer preger de studieadministrative prosessene Jobber som før, men må tilpasse oss til krav fra den nye organisasjonen Lite enhetlig og utydelig beslutningsstruktur

De studieadministrative prosessene berører og støtter NTNUs overordende strategi, men de fleste prosessene ligger på taktisk og operasjonelt nivå (tjenesteproduksjon) NTNU sine overordnede strategier og mål for utdanning Internasjonalisering Hvilke mål har NTNU i forhold til internasjonalisering? Strategisk Prosesser som støtter opp under ulike virksomhetsområder Rekruttering Veiledning Hvordan NTNU gjennomfører rekrutteringsarbeid for å rekruttere ønsket studentmasse Hvordan NTNU tilbyr veiledning for å redusere frafall etc Taktisk Prosesser som sørger for daglig drift - tjenesteproduksjon Opptak Studieplanarbeid Eksamen, sensur og vitnemål Innføring av nye rutiner i arbeidsprosesser, for eksempel ift bruk av teknologi.. Operasjonelt

Etablering av prosessforum legger til rette for bedre samhandling mellom de ulike delene av organisasjonen, kontinuerlig forbedringsarbeid og for bedre sammenheng mellom forbedringstiltak og NTNUs strategi Styret NTNU 2020 Ansvarlig for å sette strategiske mål for de studieadministrative prosessene. Bestiller-rolle. UU Rektorat Andre utvalg Strategisk Ansvarlig for at delprosessene støtter opp under NTNUs strategi . Operasjonalisere strategi fra bestiller. Pådriverrolle i forhold til prosessforumene. SA Fakultet/ Institutt Taktisk Følger opp den daglige driften, planlegger, evaluerer måloppnåelse og foreslår forbedringtiltak Operasjonelt

Prosessorientering vil bidra til Mer helhetlig fokus i hele organisasjonen på at man i fellesskap bidrar til samme prosess og skal levere et felles produkt til brukerne - økt fokus på bruker gjennom hele prosessen Bedre forståelse i hele organisasjonen om hva som er verdiskapende aktiviteter i prosessene Stabile prosesser, men mer fleksibel organisasjon som håndterer endringer bedre - kontinuerlig kvalitetsforbedring Møteplasser som vil bidra til koordinering og kommunikasjon på tvers Bedre koordinering og styring av forbedringsinitiativer mot langsiktige mål (strategi) Bedre koordinering av årshjul og av prosjekter som settes i gang (ressursutnyttelse) Muliggjør på sikt etablering av måleparametere for prosessene og gjør det mulig å gjennomføre sammenligninger

2. Ny arbeidsform - hvordan

Overordnede prinsipper Arbeidsformen er en matriseorganisering som går på tvers av linjeorganiseringen. Koordinatoren har ikke personalansvar for matrisens deltakerne, men er i samarbeid med Studiedirektør ansvarlig for at hensikten med forumet blir innfridd Forslag til tiltak skal løftes til prosesseierforum som vurderer om det må løftes videre inn i linja eller om det ligger under studiedirektørens mandat Eventuelle større bestillinger til forumene som innebærer arbeid utover det som er avklart, må vurderes om det må løftes videre inn i linja for avklaring av ressursbruk Det er viktig at prinsippene blir etterfulgt for å unngå at matrisen vanskeliggjør eller utydeliggjør ansvars- og myndighetsforhold – og dermed undergraver linjeorganisasjonen

Prosessorientering - modell Prosessen Linja Styret Prosesseierforum Studiedirektør Seksjonsledere fakultet Seksjonsledere SA Rektoratet Studie- direktør Stab Seksjon Dekan Institutt- leder Fakultets- direktør Studie- seksjon Studie- seksjon Prosessforum med koordinatorer Fakultetsvise forum

Mandat prosesseierforum Hvem - deltakere Studiedirektør Seksjonsledere fakultet Seksjonsledere Studieavdelingen Hva – oppgaver Vurdere forslag til forbedringstiltak som kommer fra prosessforum - fokus på å se prosessene i sammenheng og på å vurdere om forbedringsinitiativer er forankret i strategi og handlingsplan Ta stilling til tiltaksforslag som ligger innenfor studiedirektørens mandat. Løfte forslag til tiltak som ligger utenfor mandat til prorektor Studiedirektør (prosesseier) beslutter– seksjonslederne er rådgivere Koordinere prosjekt og årshjul Fokus på grensesnittsoppgaver Premissgiver til prosessforum Når – møtehyppighet Studiedirektør har møte med seksjonsledere på fakultet månedlig Studiedirektør har møte med seksjonsledere Studieavdelingen ukentlig Seksjonsledere fra Studieavdelingen deltar ved relevante saker på møte sammen fakultetene X fellesmøter i året

Mandat prosessforum Hvem - deltakere Hva – oppgaver Saksbehandlere fra fakultet/institutt med god kunnskap om prosessen Saksbehandlere fra Studieavdelingen med god kunnskap om prosessen Koordinator fra Studieavdelingen Hva – oppgaver Planlegge prosess - bidra til å sørge for god koordinering Evaluere prosess Foreslå tiltak/endringer → Kvalitetssikre Erfaringsgruppe (læringsarena) Deltakere i gruppen representerer sitt fakultet/seksjon og er ansvarlige for å innhente informasjon i forkant av møter og å videresende referat fra koordinator i etterkant Når – møtehyppighet Avhengig av prosessens årshjul Mest sannsynlig ca. 2 ganger i året 1. møte: Planlegge, koordinere 2. møte: Evaluere, foreslå tiltak

Mandat prosesskoordinatorer Hvem Saksbehandlere fra Studieavdelingen med god kunnskap om prosessen Hva – oppgaver Sende ut møteinnkalling Skrive møtereferat (iht. mal) Sende referat til deltakere i prosessforum med kopi til studiedirektør, seksjonsledere Studieavdelingen og seksjonsledere fakultet (dvs prosesseierforum) Legge ut referat på innsida Følge opp referat mot prosesseierforum ved studiedirektør hvis forslag til tiltak. Forslag til nye prosesser, evt. endringer av prosesser i KVASS skal godkjennes av prosesseierforum før det publiseres i KVASS Oppdatere innhold på innsida (nyheter, nye forskrifter etc) Rolleforståelse viktig: Koordinator på vegne av helheten

Mandat fakultetsvise forum Fakultetene vurderer selv organisering av eventuelle fakultetsvise forum Fra prosjektet sin side er det viktig å påpeke at skal den nye arbeidsformen fungere er det viktig at fakultetene finner en form på arbeidet som gjør at informasjonsflyt mellom fakultet og institutt i de aktuelle prosessene er velfungerende

Kommunikasjon/informasjonsflyt - prinsipper Hvordan sørge for god informasjonsflyt i matrisen: Referat Det skal lages skriftlige referat iht. felles mal fra alle møter Prosesskoordinator er ansvarlig for å sende referat til deltakere i prosessforum og prosesseierforum. Deltakere i prosessforum representerer sitt fakultet/seksjon og er ansvarlige for å sende referat til sin del av organisasjonen Studiedirektør er ansvarlig for å skrive og sende referat til deltakere i prosesseierforum Innsida Hver prosess har egen meldingsboks på Innsida som alle som jobber med studieadministrative prosesser kan ha tilgang til hvis de ønsker det. Prosesskoordinator er ansvarlig for å legge ut nyheter, referater m.m.