Vigo Driftsorganisasjon IKS Fagskolesamling Værnes, 8.-9. februar 2012 Vigo Driftsorganisasjon IKS Trude Riple

Nasjonalt system som skal omfatte: - Grunnskolen - Videregående skole Nytt skoleadministrativt system (SAS) Nasjonalt system som skal omfatte: - Grunnskolen - Videregående skole - Fagskolen - Voksenopplæringen

- Prosjekteiere Vigo Driftsorganisasjon IKS - Styringsgruppe Vigo Nytt skoleadministrativt system (SAS) Nasjonalt system - Prosjekteiere Vigo Driftsorganisasjon IKS - Styringsgruppe Vigo - Prosjektansvarlig Brynjulf Bøen, daglig leder i Vigo Driftsorganisasjon IKS

Fylkeskommunene har 3 systemer i dag - Extens, SATS og TP Dagens situasjon Fylkeskommunene har 3 systemer i dag - Extens, SATS og TP Fra prosjektarbeidet: - Skoleadministrative oppgaver preges av mye manuelt arbeid - Integrasjon mellom SAS og andre er ikke tilfredsstillende - Datasikkerheten er heller ikke bra nok - Kontroller som sikrer dataintegritet er ikke tilfredsstillende - Brukervennligheten er for dårlig - Høye forvaltnings- og driftskostnader

SAS prosjektet Fase 1: Forstudie Fase 2: Forprosjekt - God fremdrift i prosjektet og kravspesifikasjonsarbeidet - Fylkesteamene har stort sett jobbet bra - Mange innspill fra fylkeskommunene - Arbeidet ferdig 01.11.2011 - Kravspesifikasjon skal nå behandles av FFU og Rådmannsutvalget - Finansieringen av Fase 3. pågår nå i 2012 - Arbeidet med å få på plass en prosjektgruppe pågår Fase 3: Anskaffelsesprosessen bør kunne starte 01.05.2012

Anskaffelsesprosessen - Estimert tid for Fase 3 er ca 12 måneder Estimert fremdriftsplan Fase 3. Anskaffelsesprosessen - Estimert tid for Fase 3 er ca 12 måneder - Valg av leverandør ca 1. mars 2013 - Utvikling av nytt SAS 2013-2014!!! - Pilot fylke eller fylker - Implementering nasjonalt skoleåret 2014-2015!!!

Statistisk sentralbyrå Dataflyt Opptaks- kontoret Skolene/ Fylkene Inntatte studenter til 1. år Vigo Fagskolebase Alle studenter med tilbudskoder og moduler Vigo Sentralbasen Vigo Kodeverksbase Vigo Web SSB Statistisk sentralbyrå

Kvalitetssikring i Extens/SATS/TP Viktig at skolene avsetter tid til kvalitetssikring av data Ved skolestart i forb. med innsending av Ajourhold (6. september) Før innsending av ssbStudent 10. oktober) Ved skoleslutt i forb. med utskriving av kompetansebevis / vitnemål Før innsending av ssbResultat (2. juli) OBS! Datoene kan bli endret se oppdatert årshjul. Det er datoene som gjelder.

Det er utarbeidet tre brukerhåndbøker Extens SATS TP Disse blir oppdatert og vil være klar i løpet av april.

Tilbudskoder ALLE tilbudskoder blir gitt av Opptakskontoret eks. FTB01H (H = heltid) FTB01D (D = deltid) FTB01N (N = nettbasert) Godkjente tilbudskoder må legges inn i SAS. (Kan variere mellom fylkene om det er skolen eller fylkesadministrasjonen som gjør dette.) Opptakskontoret legger tilbudskoden inn i Vigo. Kodeverket rapporteres til SSB og Lånekassen. Kun godkjente tilbudskoder skal benyttes.

Modulkoder ALLE modulkoder med fagskolepoeng skal godkjennes av Opptakskontoret. Eks på modulkode 56TB00A Godkjente modulkoder må legges inn i SAS. (Kan variere mellom fylkene om det er skolen eller fylkesadministrasjonen som gjør dette.) Opptakskontoret legger modulkoden inn i Vigo. Kodeverket rapporteres til SSB og Lånekassen. Kun godkjente modulkoder skal benyttes.

Fagskolepoeng Skal settes på hver enkel modul og er lik for alle studenter på aktuell modul. Opptakskontoret legger fagskolepoengene inn i Vigo. Kodeverket rapporteres til SSB og Lånekassen. Fagskolepoengene må IKKE endres etter at de er godkjent av opptakskontoret. Viser hvor langt studenten er i kommet opplæringen. 120 fagskolepoeng (2-årig) 60 fagskolepoeng (1-årig) 30 fagskolepoeng (1/2-årig)

Startdato/avbruddsdato Studenter som starter etter 1. skoledag må ha registrert startdato på opplæringstilbudet. Studenter som sluttet før siste skoledag må ha registrert avbruddsdato på opplæringstilbudet. Når dette gjøres med rett rutine vil studenten bli avsluttet riktig (bl.a få fullførtkode S). Tilsvarende dersom studenten starter eller avbryter en modul i løpet av skoleåret. 13

Nye studenter inn i Extens/SATS/TP og Ajourhold av opptaket Ca. 17. juni får skolene fil fra Opptakskontoret med endelig opptak (2. opptak). Denne filen leses inn i Extens/SATS/TP. Studenter som melder fra til skolen at de ikke skal ha plassen må ”kvitteres ut” fra Extens/SATS/TP. Disse må registreres med ajourholdskode N eller S. Studentene skal ikke slettes.

Ajourhold av opptaket - forts Studenter som tas inn etter importert fil (dvs ligger ikke på inntakslisten etter 2. opptak) må registreres med ajourholdskode I i Extens/SATS/TP. Dette gjelder også studenter som blir tatt inn fra ventelisten og som tas inn direkte på skolen. Gjelder kun studenter til 1. års kurs Fil for ajourhold skal sendes til Opptakskontoret innen 6. september

Studenter som går fra 1. til 2. år i opplæringsår Studenter som skal starte på 2. opplæringsår må flyttes opp etter regler gitt fra Extens/SATS/TP. Studenter som slutter mellom 1. og 2. opplæringsår skal ikke ligge som aktive studenter til det 2. skoleåret. Nye studenter som tas inn til 2. klasse må registreres inn i Extens/SATS/TP. Disse skal ikke ha ajourholdskode.

Studenten må selv skaffe seg et eventuelt D-nr. Fødselsnummer Dersom det ikke er mulig å få et gyldig fødselsnummer (F-nr eller D-nr) må det opprettes et fiktivt fødselsnummer. Det er Opptakskontoret som skal opprette det fiktive fødselsnummeret. Studenten må selv skaffe seg et eventuelt D-nr.

Regler for fiktivt fødselsnummer Fødselsdato består av gyldig dato + 40 dager (for eksempel 011285 blir til 411285). Personnummer består av 99 + kjønnshenvisning (partall = jenter, oddetall = gutter) + fylkesnummer (for fagskolene 70). Dersom det allerede er opprettet en person i Vigo med 99 kan dette erstattes med 98, 97 osv. Eksempel jente: 42059199270 (født 020591) Eksempel gutt: 55049199170 (født 150491)

Alle studenter registrert i Extens/SATS/TP Alle studenter SKAL være registrert i Extens/SATS/TP innen 2. september. Alle modulkodene til studentene SKAL være registrert i Extens/SATS/TP innen 1. oktober. OBS! Datoene kan bli endret se oppdatert årshjul. Det er datoene som gjelder. Husk!! Kun gyldige tilbudskoder og modulkoder.

Studentene bør ligge aktiv på skolen ut skoleåret. Opplæringstilbud som avsluttes til nyttår Endelig resultatfil sendes til Opptakskontoret innen 15. februar. (Husk utplukk bare på aktuell basisgruppe) Studentene bør ligge aktiv på skolen ut skoleåret.

Gyldige karakterer A B C D E F FR - Fritatt Karaktersett A B C D E F FR - Fritatt GK - Godkjent kompetanse brukes når deler av tilbudet er tatt ved en annen skole IV - Ikke vurderingsgrunnlag (pga stort fravær) IM – Ikke møtt (til eksamen)