Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6 Gangen i et regnskap Transaksjoner Tilhørende bilag Avstemming/ Rapportering Godkjenning/ autorisasjon Gangen i et regnskap er enkelt og logisk bygget opp.   Det tar tak i en transaksjon og følger denne til siste ledd som er rapportering. Underveis er man innom regnskapsprinsipper som debet / kredit, tilhørende og godkjente bilag, fullmakter og avstemning. Vi kommer nå til å utdype disse begrepene nærmere. Kontering Registrering Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6 Transaksjoner Pengeflyt Varekjøp Overføring Faktura Ved en pengeflyt skjer det en transaksjon.   ·        Når man kjøper og betaler for en vare ·        Når man betaler en regning ·        Når man overfører penger til sparekonto ……..skjer det en transaksjon. Alle økonomiske transaksjoner i en forening skal ha et tilhørende bilag. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Tilhørende godkjent bilag Faktura Kvitteringer Kvitteringsskildring Kontoutskrift A4-format Må oppbevares i 10 år Alt som føres i regnskapet må ha et tilhørende godkjent bilag.   Det vanligste bilaget er faktura. Her spesifiseres det leverandør, mottaker, dato og beløp. I tillegg skal hver faktura ha et unikt fakturanummer. Dette for og lett kunne identifisere et bilag om det skulle være behov for det. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6 Kvitteringsskildring kan brukes sammen med kvittering ved andre utlegg som skal refunderes.   Ta frem kvitteriksskildring.doc Kommentarer til skjemaet: Skjemaet skal brukes for å få en bedre oversikt over kvitteringer ved varekjøp. Det blir mer oversiktlig å ha et slikt skjema, samt det gjør det lettere å se hvordan det er blitt betalt. Altså om det er tatt penger fra kasse, noen har lagt ut eller om man har brukt foreningens bankkort. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6 Et skjema for kontanttransaksjoner kan også være lurt å ha for å ha system og orden på bankinnskudd og bankuttak. Ta frem kontantskjema.doc Kommentarer til skjemaet: Skjemaet brukes for å få en bedre oversikt over behandling av kontanter. Det gjør det lettere i forhold til avstemming og det gir en god oversikt over hvordan man har brukt kontantene.   Alle bilag bør ha A4-format og skal etter norsk lov oppbevares i 10 år. Etter tre år kan man skanne inn bilag på en datamaskin og oppbevare bilagene digitalt. Dette kan for eksempel være med å redusere lagerplass og lagerkostnader. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Godkjenning / autorisasjon Klare retningslinjer Disponent Betaling og godkjenning av transaksjoner bør ikke skje av kun én person alene Retningslinjer for rutiner og disponeringer Reduserer muligheten for økonomiske misligheter Foreningen bør ha klare retningslinjer for hvem som disponerer foreningsmidlende. Alle betalinger skal godkjennes av valgte personer før betaling. For de fleste studentforeninger er det vanlig at økonomiansvarlig tar seg av det som har med økonomi å gjøre.   Likevel bør man ta hensyn til følgende: ·        Samme person bør ikke betale og godkjenne en transaksjon. ·        Disponering av fondskontoer bør ikke disponeres av en person alene. I disse tilfellene bør økonomiansvarlig få hjelp av for eksempel leder av foreningen. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6 Kontering Fordeling av beløp på respektive kontoer Foreningens kontoplan Går fra debet til kredit Balanse i regnskapet Hver kontering skal gå i null Når man konterer et bilag fordeler man beløp på respektive kontoer i foreningens kontoplan.   Alle verdier går fra debet til kredit, det vil si at alt som debiteres en konto skal krediteres en annen konto. Dette gir balanse i regnskapet, hvor hver enkel kontering i seg selv går i null. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6 Konteringsøvelse Du får nå utdelt 10 stk ulike bilag. Konter disse med utgangspunkt i kontoplanen som ble gjennomgått i modul 3. Eksempel: Faktura for plakater. 2240 kroner. Betalt via nettbank fra brukskonto. Følgende føres med kulepenn direkte på bilaget: Debet konto 7300 – 2240 kr Kredit konto 1930 – 2240 kr Bilagnummer IF1 (IF – Inngående faktura) Deltagerne skal nå jobbe hver for seg med en konteringsøvelse: Det deles ut 10 stk ulike bilag til hver av kursdeltakerne. Oppgaven vil være å kontere disse ut fra kontoplanen som vist tidligere under modul 3. Beskrivelse av oppgaven og de ulike bilagene kan skrives direkte ut fra de kommende 11 sidene. Kursleder hjelper deltagerne underveis i øvelsen og passer på at de konterer riktig. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6 Registrering Debitere og kreditere ulike kontoer Unikt bilagsnummer Nytt bilag ved feilføring Etter at bilaget er kontert må det registreres i regnskapet. Dette vil si at man faktisk debiterer og krediterer de ulike kontoene.   Etter at et bilag er registrert blir det påført et unikt bilagsnummer. Endringer i regnskapet må ikke gjøres uten at man lager et nytt bilag. I stedet for å slette et allerede registrert bilag, lager man et nytt hvor man debiterer og krediterer på nytt den feilen man har gjort. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6 Avstemming Avstemme alle bevegelser Bankkonto og kasse – mot det som er registrert i regnskapet Månedlig Rette opp feil på et tidlig tidspunkt For å kontrollere at regnskapet viser riktige tall bør man avstemme alle bevegelsene på bankkontoen og i kasse – mot det som er registrert i regnskapet.   Dette kan gjøres ved å sammenligne alle innbetalinger og utbetalinger fra bankkonto mot de bilagene man har. Tell opp eventuelle kasser og se at det stemmer med det som er ført opp som inngående balanse. Dette bør gjøres jevnlig slik at eventuelle feil blir rettet opp på et tidlig tidspunkt. Ting som kan være aktuelt å ta med i en slik rapport er saldo i bank, eventuelle fordringer og gjeld, kommende kostnader og inntekter og eventuelle tiltak for å få inn mer inntekter eller redusere kostnadene. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6

Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6 Rapportering Styret informeres om inntekter og kostnader foreningen har Evaluering Annenhver måned eller ved behov Resultatrapport etter avsluttet regnskapsperiode I løpet av regnskapsåret bør styret informeres om hvilke inntekter og kostnader man har.   Økonomiansvarlig kan da legge frem rapporter hvor saldoen på de ulike konti kommer frem. Disse rapportene kan gjerne legges frem et par ganger i semesteret – avhengig av hvor mye som har skjedd siden forrige rapportering. En slik rapport kan inneholde status i kasse og bank, eventuelle fordringer og gjeld samt kommende inntekter og kostnader. I tillegg bør man vurdere tiltak for å øke inntekter og redusere kostnader. Årsrapport / resultatrapport legges frem etter avsluttet regnskapsår eller ved endt regnskapsperiode. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 6