Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Velkommen til Regnskapskurs for små foreninger

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Velkommen til Regnskapskurs for små foreninger"— Utskrift av presentasjonen:

1 Velkommen til Regnskapskurs for små foreninger
Kursleder presenterer seg selv med navn, bakgrunn og egen erfaring fra foreningsarbeid. Videre presenterer deltakerne seg selv med navn, forening, verv, erfaring, arbeidsoppgaver i foreningen og forventninger til kurset. Det skal finnes et ferdig presentasjonskort som kan benyttes under deltagernes presentasjonsrunde. Kortet skal ligge i kursmanualen, modul 1. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

2 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Innhold i kurset Hva er regnskap? Debet / Kredit Kontoplan Budsjett Oppbygning av regnskap Resultatregnskap Kontering og bilagsføring Regnskapsrutiner Ansvar og oppgaver som økonomiansvarlig Skjema Datatips Litteraturtips Ord og uttrykk Kontaktinfo Innholdet i dette kurset er utarbeidet for å gi en grunnleggende innsikt i hva regnskap er, hvordan det er bygget opp og hvordan man praktisk bruker regnskap som et verktøy for økonomikontroll. Det er lagt vekt å viktige prinsipper innenfor regnskap, ord og uttrykk og det å få gode regnskapsrutiner. - Kurset vil vise fremgangsmåter for oppbygging av budsjett og resultatregnskap og ha eksempler på dette - Videre tar kurset opp sentrale begreper som debet / kredit, oppsett og utvikling av kontoplan og regnskapets praktiske del med kontering og bilagsføring. - Til slutt kommer jeg til å gi dere noen litteraturtips, datatips og informasjon om SiO-Læringsmiljøs tilbud for foreninger. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

3 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Gruppearbeid Her skal deltagerne arbeide i grupper. Du finner øvelsen på side 5 og utover i modul 1. Kursleders forberedelser til dette gruppearbeidet: Kursleder lager sett med gruppeoppgaver til totalt fire grupper. ·        To grupper skal ha oppgaveopplegget til gruppe A. Dette er kun 1 side. ·        To grupper skal ha oppgaveopplegget til gruppe B. Dette er totalt 18 sider materiale. Først en side som beskriver oppgaven og deretter totalt 17 sider med kopier av ulike typer bilag. Fremgangsmåte: Kursdeltakerne blir delt inn i mindre grupper, 2 eller 3 personer avhengig av total størrelse. Maks 4 grupper. Gruppene får utlevert to ulike regnskap. To grupper (A) får et oversiktlig regnskap satt opp fornuftig i et Excel regneark, mens de to andre (B) får en pose med usorterte og nokså utydelige bilag. De to utgavene av oppgaver finner du på neste side. Tid: 5 minutter Bakgrunn: Tanken er at de med det oversiktlige regnskapet vil greie det fint, mens de med bæreposen vil slite. Oppgaven vil visualisere forskjellen mellom bra og dårlig regnskap, vise nytten av å ha det ryddig og tvinge kursdeltakerne til å kommunisere med hverandre. Kursleders tilbakemelding til gruppene etter at øvelsen er gjennomført: Denne oppgaven viser to ulike måter å føre regnskap på. Resultatet er helt klart selvforklarende, og det er ingen tvil om at et ryddig og godt utarbeidet regnskap er både mer oversiktlig og ikke minst tidsbesparende i forhold til den videre budsjett- og regnskapsføringen. Dette kurset legger opp til at dere som økonomiansvarlige i foreninger skal få nødvendig kunnskap og tips til å gjøre nettopp dette, ha et ryddig og godt utarbeidet regnskap i tillegg til gode rutiner rundt arbeidet. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

4 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Hva er regnskap? Definisjon: Registrering Vurdering Kommunikasjon Beslutninger Økonomiske ressurser Evaluering Regnskapet er et system for registrering, vurdering og kommunikasjon av økonomisk informasjon. Systemet er utarbeidet i den hensikt å gi best mulig grunnlag for beslutninger vedrørende tilgang og bruk av knappe økonomiske ressurser, og for evaluering av de resultater forskjellige økonomiske disposisjoner har gitt. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

5 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Hva er regnskap? Redegjørelse for inntekter og kostnader Utfyllende og godkjent dokumentasjon Regnskapsloven Avbilde økonomiske handlinger Bedriftens historie Regnskap er en redegjørelse for inntekter og kostnader i en gitt periode med utfyllende og godkjent dokumentasjon (som for eksempel kvitteringer, fakturaer og kontoutskrifter.) Norsk lov har klare regler og retningslinjer for regnskap i følge Regnskapsloven - lov av Selv om små foreninger ikke er direkte knyttet opp til denne loven, kan det være greit å sette seg inn i gjeldende lover for bedre innsikt i regnskapets verden. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

6 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Formål Registrere økonomiske transaksjoner Fortelle hvordan resultatet er per gitt dato Oversikt til enhver tid Dokumentasjon Formålet med regnskapsføringen er å registrere alle økonomiske transaksjoner innenfor en bestemt periode. Rent historisk vil regnskapet fortelle hva som har foregått i perioden, og hvordan saldoen er per en gitt dato. Det er viktig å registrere alle økonomiske transaksjoner. På denne måten hinder man svarte tall i regnskapet. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

7 Kontoer brukes for å samle inntekter eller utgifter
Balansen viser hva man har Kostnader viser hva man har brukt penger på Inntekter viser det man har tjent eller fått Slik ser en regnskapsoversikt ut. Dette er det vi ofte forbinder med et regnskap. Her ser vi alle utgifter og inntekter foreningen har hatt i en periode. Formålet med kurset er å gjøre dere i stand til å lage en slik økonomisk oversikt for deres forening. Først må vi se litt på de ulike delene som regnskapet består av. Hva er det vi ser i oppsettet her? Regnskapet er delt inn i tre deler, balanse, inntekter og kostnader. Balanse Ved regnskapsperiodens slutt settes balanserapporten opp. Denne viser hva dere eier. Inntekter Her vises de pengene foreningen har tjent eller fått. Kostnader Her står det hva foreningen har brukt penger på. Som vi ser er regnskapet også delt inn forskjellige konti. Hver linje har et nummer og en beskrivelse. Regnskapet deles inn i forskjellige konto for å gjøre det oversiktlig. Når man fører regnskapet samler man alle utgifter eller inntekter som passer sammen på en konto. Det finnes standardiserte systemer for hvilke nummer de forskjellige kontoene skal ha, vi skal straks ha mer om dette. Resultatet er forskjellen mellom inntekter og utgifter, og her ser vi om foreningen har gått med overskudd eller underskudd. Resultatet er forskjellen mellom inntekter og utgifter Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

8 Grunnlaget for regnskapsrapporten
Transaksjoner Føring av bilag Kontoplan Resultat- rapport Grunnlaget for denne regnskapsrapporten er det arbeidet som den regnskapsansvarlige i foreningen gjør. I regnskapet skal alle økonomiske bevegelser som angår foreningen være med, og basisen for dette er kontoplanen, transaksjonene og føringen av bilag. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

9 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Metode Dobbelt bokholderi: ethvert beløp skal registreres både til debet (inn) og kredit (ut) Registrerer bevegelser i likviditeten og inntekter / kostnader på samme tid Grunnlag for kontroll av økonomisk informasjon Prinsippet for dobbelt bokholderi vil si at ethvert beløp skal registreres både til debet (inn) og kredit (ut). Dobbelt bokholderi er den grunnleggende metoden for regnskapsføring. Dette grunnleggende prinsipp sørger for at en får registrert både bevegelser i likviditeten og inntekter / kostnader på samme tid. Systemet er det eneste som gir grunnlag for betryggende kontroll av økonomisk informasjon i ettertid. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

10 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Debet / Kredit Det regnskapssystemet vi benytter i Norge kalles dobbelt bokholderisystem Dette betyr: Hver hendelse (transaksjon) registreres på to konti – en i debet og en i kredit Det regnskapssystemet vi benytter i Norge kalles dobbelt bokholderi. Dette betyr at hver hendelse (transaksjon) registreres på to konti – en i debet og en i kredit. Eksempel: Lise kjøper 10 nye penner til kontoret. Totalt 200 kroner. - 200 kroner debiteres konto for kontorrekvisita – 6800 - 200 kroner krediteres konto for bank- 1900 NB! Enhver transaksjon skal gå i null. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

11 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Debet / Kredit Debet Inn Kapitalanskaffelse Pluss Kredit Ut Kapitalanvendelse Minus Å skille mellom debet og kredit kan til tider virke vanskelig og forvirrende. Her er det satt opp noen ord man kan huske på for å forenkle de to begrepene. Man debiterer først en konto, deretter krediterer man. Husk riktig fortegn (minus) når man krediterer og husk at det skal være lik sum mellom debet og kredit. Ordene kapitalanskaffelse og kapitalanvendelse kan tolkes som ”hva bruker vi penger på?” og ”hvor får vi pengene fra?” Eksempel: Man selger medlemskap til foreningen. - Penger går inn i kasse. Man debiterer kassen. Det er fra medlemskap vi får pengene fra. - Videre krediterer man kontoen for medlemskap. ”Penger” går ut fra denne kontoen, altså negativt fortegn. Det er det vi har brukt pengene til. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

12 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Brukere Det er viktig å gjøre seg opp en mening om hvem som er interessentene til budsjettet og regnskapet. Skille mellom interne og eksterne brukere: Det er viktig å gjøre seg opp en mening om hvem som er interessentene eller brukerne til regnskapet. Vi skiller mellom interne og eksterne brukere. Plenumsdiskusjon: Kan dere komme på noen eksempler på interne brukere av regnskapene deres? Kan dere komme på noen eksempler på eksterne brukere av regnskapene deres? Interne brukere vil stort sett være medlemmene i foreningene. Eksterne brukere er stort sett Kulturstyret, men kan også være sponsorer og samarbeidspartnere som ønsker et større innblikk i foreningens økonomi. Interne - medlemmer av foreningen Eksterne - Kulturstyret Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

13 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Kontoplan Grunnmur i regnskapet Oversikt over hvilke forskjellige poster man benytter seg av i regnskapene Logiske og hensiktsmessige grupper Kontokodeklasser, kontokodegrupper og kontokode Norsk Standardiseringsforbunds’ NS 4102 Kontoplanen er grunnmuren i ethvert regnskap. Den gir en oversikt over hvilke forskjellige poster man benytter seg av i regnskapet og organiserer regnskapet i logiske og hensiktsmessige grupper. Hvert av kontonavnene har et unikt kontonummer. Dette nummeret er delt inn i kontokodeklasser, kontokodegrupper og til slutt kontokode. Norsk Standard Kontoplan – NS 4102 brukes i dag av stort sett alle firmaer i Norge og er standard i de fleste regnskapsprogrammer som er på markedet. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

14 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Kontokodeklasser 1. Eiendeler 2. Egenkapital og gjeld 3. Driftsinntekter 4. Varekostnader 5. Lønnskostnader 6.-7. Andre driftskostnader 8. Øvrige inntekter og kostnader Kontokodeklassene er det første tallet i det firesifrede kontonummeret. Det er 8 forskjellige kontokodeklasser. 1.     Eiendeler – Kortsiktige fordringer, kontanter, og bankinnskudd. 2.     Egenkapital og gjeld – Egenkapital, langsiktig gjeld, leverandørgjeld og utbytte. 3.     Driftsinntekter – salgsinntekt , leieinntekt, billettinntekter og medlemskontingent. 4.     Varekostnad – alle kostnader ved innkjøp av varer 5.     Lønnskostnader – Kontokodeklasse 5 trenger foreninger ikke bry seg om da det ikke utbetales lønn. 6.-7. Andre driftskostnader – Leiekostnader, kontorrekvisita, telefon/porto. 8. Øvrige inntekter og kostnader – Renteinntekter, rentekostnader, bankgebyr, ekstraordinær kostnad, ekstraordinær inntekt. Husk at frivillige foreninger og organisasjoner kan utbetale inntil kroner 2000 som skattefritt honorar per person per år. Dette skal føres som ”andre driftskostnader” og kan for eksempel føres på konto 6790 – honorarer. Et eksempel på hvordan et slikt skjema kan se ut kommer vi tilbake til senere i kurset. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

15 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Oversikt kontoplan Kursleder deler ut skjemaet ”kontoplan” som vist på slide. Skjemaet finnes i kursmanualen. Oversikten som nå blir utdelt viser hvordan Norsk Standard Kontoplan er bygget opp. Den tar for seg de 8 forskjellige kontokodeklassene og viser hvordan man videre kan sette opp en detaljert kontoplan. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

16 Kontoplan Norsk Standard NS- 4102
1510 Kundefordringer 1910 Kontantkasse 1930 Bankkonto 2000 Egenkapital 2400 Gjeld 3000 Salgsinntekter 3100 Medlemskontingent 3200 Billettinntekter 3400 Støtte / sponsor 3900 Annen inntekt 4000 Varekjøp 6500 Leiekostnader 6700 Arrangementskostnader 6780 Vakthold 6790 Honorarer 6800 Kontorrekvisita 6900 Telefon / porto 7100 Reisekostnad 7300 PR-kostnader 7350 Representasjon 8000 Renteinntekter 8100 Rentekostnader 8150 Bankgebyrer 8400 Ekstraordinær inntekt 8500 Ekstraordinær kostnad Kontoplanen er grunnmuren i ethvert regnskap. Den gir en oversikt over hvilke forskjellige poster man benytter seg av i regnskapet og organiserer regnskapet i logiske og hensiktsmessige grupper. Hvert av kontonavnene har et unikt kontonummer. Dette nummeret er delt inn i kontokodeklasser, kontokodegrupper og til slutt kontokode. Norsk Standard Kontoplan – NS 4102 brukes i dag av stort sett alle firmaer i Norge og er standard i de fleste regnskapsprogrammer som er på markedet. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

17 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Kontoplanøvelse Oppgave: Sett opp en kontoplan for din forening Fremgangsmåte: - Tenk gjennom hvilke inntekter og hvilke utgifter foreningen din har i løpet av regnskapsperioden. - Hvilke brukere har foreningen? Styret, medlemmer, Kulturstyret, eksterne aktører o.l. - Hvor detaljert ønsker dere å være? (F. eks skille mellom blyanter og kulepenner). - Ta utgangspunkt i skjemaet "Oversikt kontoplan" Her skal deltagerne arbeide med en øvelse i bruk av kontoplan Del ut oppgaven som du finner på side 8-9 i modul 3 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

18 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Hva er et budsjett? Verktøy i regnskapsarbeidet Forventede økonomiske transaksjoner Tidligere regnskap, erfaringer og planlagt aktivitet Realistisk og pålitelig Oppfølging Godkjennelse Et budsjett kan defineres som forventede økonomiske transaksjoner i en gitt periode fremover i tid. Budsjettet er basert på tidligere regnskap, erfaringer og planlagt aktivitet i perioden som kommer. Det er viktig at budsjettet er realistisk og pålitelig da det brukes til viktige avgjørelser for foreningen. Videre må budsjettet oppdateres jevnlig da aktivitetsmengden og pengeflyt endres over tid. Budsjettet skal godkjennes som følge av vedtektene i foreningen. Dette er som regel styret eller generalforsamling i foreningen. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

19 Oppstilling av budsjett
Inngående balanse for passiva, dvs egenkapital og gjeld Inntekter / kostnader i budsjettperioden Driftskostnader Andre driftskostnader og driftsinntekter Resultat Disponering av resultat Noter Framdriftsplan / prosjektbeskrivelse En vanlig måte å stille opp et budsjett på er å ta utgangspunkt i balansen for passiva, det vil si egenkapital og gjeld. Foreningen setter opp forventede inntekter og kostnader i budsjettperioden. Har man daglig drift kan det være oversiktlig og greit å sette opp driftsinntekter og driftskostnader som egne poster i budsjettet. For eksterne brukere av budsjettet kan det være greit å ha med en beskrivelse av hvordan et eventuelt overskudd vil bli disponert samt en framdriftsplan og en prosjektbeskrivelse. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

20 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Eksempelet finnes også i filen budsjett.xls og kan tas frem ved behov. Lysbildet viser en helt standard måte å sette opp et budsjett på. Legg merke til bruken av noter. Disse notene gjør budsjetter mer oversiktlig og enklere å forstå for brukerne. Noter er viktig for å utfylle tallene i budsjettet. Har man for eksempel 32 medlemmer som hver betaler 50 kroner i medlemskontingent, før det inn som en note i budsjettet. På denne måten vil det bli mer oversiktlig for brukerne. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

21 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Oppgave i budsjett Du finner oppgaven på side 6 i modulen. Del ut en oppgave til hver av deltagerne. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

22 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Regnskap – bakgrunn Forståelig for brukerne Et regnskap bare økonomiansvarlig forstår er lite hensiktsmessig Eks. pose m/ kvitteringer og en kontoutskrift Når man er klar over hvilke brukere regnskapet har, må man lage et regnskap som er forståelig for brukerne. Et regnskap som bare økonomiansvarlig forstår er lite hensiktsmessig. Et eksempel på dette kan være en pose med kvitteringer sammen med en kontoutskrift. Regnskapet har flere brukere, og det er viktig å ta hensyn til gode oppsett, en forståelig utforming og gode rutiner. Formålet med et regnskap er som nevnt tidligere å ha oversikt over inntekter og kostnader til enhver tid. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

23 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Regnskap - oppbygning Starter med inngående balanse - fjorårets utgående balanse Saldo i bank etter endt regnskapsperiode Kassebeholdning Varelager Gjeld / fordringer  Et regnskap starter alltid med en inngående balanse. Inngående balanse er forrige regnskapsperiode utgående balanse. For foreninger vil dette som oftest være saldo i bank, kassebeholdning og eventuelt varelager og gjeld / fordringer etter endt semester. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

24 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Gangen i et regnskap Transaksjoner Tilhørende bilag Avstemming/ Rapportering Godkjenning/ autorisasjon Gangen i et regnskap er enkelt og logisk bygget opp. Det tar tak i en transaksjon og følger denne til siste ledd som er rapportering. Underveis er man innom regnskapsprinsipper som debet / kredit, tilhørende og godkjente bilag, fullmakter og avstemning. Vi kommer nå til å utdype disse begrepene nærmere. Kontering Registrering Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

25 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Transaksjoner Pengeflyt Varekjøp Overføring Faktura Ved en pengeflyt skjer det en transaksjon. ·        Når man kjøper og betaler for en vare ·        Når man betaler en regning ·        Når man overfører penger til sparekonto ……..skjer det en transaksjon. Alle økonomiske transaksjoner i en forening skal ha et tilhørende bilag. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

26 Tilhørende godkjent bilag
Faktura Kvitteringer Kvitteringsskildring Kontoutskrift A4-format Må oppbevares i 10 år Alt som føres i regnskapet må ha et tilhørende godkjent bilag. Det vanligste bilaget er faktura. Her spesifiseres det leverandør, mottaker, dato og beløp. I tillegg skal hver faktura ha et unikt fakturanummer. Dette for og lett kunne identifisere et bilag om det skulle være behov for det. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

27 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Kvitteringsskildring kan brukes sammen med kvittering ved andre utlegg som skal refunderes. Ta frem kvitteriksskildring.doc Kommentarer til skjemaet: Skjemaet skal brukes for å få en bedre oversikt over kvitteringer ved varekjøp. Det blir mer oversiktlig å ha et slikt skjema, samt det gjør det lettere å se hvordan det er blitt betalt. Altså om det er tatt penger fra kasse, noen har lagt ut eller om man har brukt foreningens bankkort. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

28 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Et skjema for kontanttransaksjoner kan også være lurt å ha for å ha system og orden på bankinnskudd og bankuttak. Ta frem kontantskjema.doc Kommentarer til skjemaet: Skjemaet brukes for å få en bedre oversikt over behandling av kontanter. Det gjør det lettere i forhold til avstemming og det gir en god oversikt over hvordan man har brukt kontantene. Alle bilag bør ha A4-format og skal etter norsk lov oppbevares i 10 år. Etter tre år kan man skanne inn bilag på en datamaskin og oppbevare bilagene digitalt. Dette kan for eksempel være med å redusere lagerplass og lagerkostnader. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

29 Godkjenning / autorisasjon
Klare retningslinjer Disponent Betaling og godkjenning av transaksjoner bør ikke skje av kun én person alene Retningslinjer for rutiner og disponeringer Reduserer muligheten for økonomiske misligheter Foreningen bør ha klare retningslinjer for hvem som disponerer foreningsmidlende. Alle betalinger skal godkjennes av valgte personer før betaling. For de fleste studentforeninger er det vanlig at økonomiansvarlig tar seg av det som har med økonomi å gjøre. Likevel bør man ta hensyn til følgende: ·        Samme person bør ikke betale og godkjenne en transaksjon. ·        Disponering av fondskontoer bør ikke disponeres av en person alene. I disse tilfellene bør økonomiansvarlig få hjelp av for eksempel leder av foreningen. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

30 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Kontering Fordeling av beløp på respektive kontoer Foreningens kontoplan Går fra debet til kredit Balanse i regnskapet Hver kontering skal gå i null Når man konterer et bilag fordeler man beløp på respektive kontoer i foreningens kontoplan. Alle verdier går fra debet til kredit, det vil si at alt som debiteres en konto skal krediteres en annen konto. Dette gir balanse i regnskapet, hvor hver enkel kontering i seg selv går i null. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

31 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Konteringsøvelse Du får nå utdelt 10 stk ulike bilag. Konter disse med utgangspunkt i kontoplanen som ble gjennomgått i modul 3. Eksempel: Faktura for plakater kroner. Betalt via nettbank fra brukskonto. Følgende føres med kulepenn direkte på bilaget: Debet konto 7300 – 2240 kr Kredit konto 1930 – 2240 kr Bilagnummer IF1 (IF – Inngående faktura) Deltagerne skal nå jobbe hver for seg med en konteringsøvelse: Det deles ut 10 stk ulike bilag til hver av kursdeltakerne. Oppgaven vil være å kontere disse ut fra kontoplanen som vist tidligere under modul 3. Beskrivelse av oppgaven og de ulike bilagene kan skrives direkte ut fra de kommende 11 sidene. Kursleder hjelper deltagerne underveis i øvelsen og passer på at de konterer riktig. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

32 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Registrering Debitere og kreditere ulike kontoer Unikt bilagsnummer Nytt bilag ved feilføring Etter at bilaget er kontert må det registreres i regnskapet. Dette vil si at man faktisk debiterer og krediterer de ulike kontoene. Etter at et bilag er registrert blir det påført et unikt bilagsnummer. Endringer i regnskapet må ikke gjøres uten at man lager et nytt bilag. I stedet for å slette et allerede registrert bilag, lager man et nytt hvor man debiterer og krediterer på nytt den feilen man har gjort. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

33 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Avstemming Avstemme alle bevegelser Bankkonto og kasse – mot det som er registrert i regnskapet Månedlig Rette opp feil på et tidlig tidspunkt For å kontrollere at regnskapet viser riktige tall bør man avstemme alle bevegelsene på bankkontoen og i kasse – mot det som er registrert i regnskapet. Dette kan gjøres ved å sammenligne alle innbetalinger og utbetalinger fra bankkonto mot de bilagene man har. Tell opp eventuelle kasser og se at det stemmer med det som er ført opp som inngående balanse. Dette bør gjøres jevnlig slik at eventuelle feil blir rettet opp på et tidlig tidspunkt. Ting som kan være aktuelt å ta med i en slik rapport er saldo i bank, eventuelle fordringer og gjeld, kommende kostnader og inntekter og eventuelle tiltak for å få inn mer inntekter eller redusere kostnadene. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

34 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Rapportering Styret informeres om inntekter og kostnader foreningen har Evaluering Annenhver måned eller ved behov Resultatrapport etter avsluttet regnskapsperiode I løpet av regnskapsåret bør styret informeres om hvilke inntekter og kostnader man har. Økonomiansvarlig kan da legge frem rapporter hvor saldoen på de ulike konti kommer frem. Disse rapportene kan gjerne legges frem et par ganger i semesteret – avhengig av hvor mye som har skjedd siden forrige rapportering. En slik rapport kan inneholde status i kasse og bank, eventuelle fordringer og gjeld samt kommende inntekter og kostnader. I tillegg bør man vurdere tiltak for å øke inntekter og redusere kostnader. Årsrapport / resultatrapport legges frem etter avsluttet regnskapsår eller ved endt regnskapsperiode. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

35 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Resultatregnskap Fullstendig oversikt Inntekter og kostnader Utgående balanse Posteringer Resultatregnskapet tar utgangspunkt i regnskapsperiodens utgående balanse. Det vil si saldobalansen av alle posteringer på de ulike kontiene. Resultatregnskapet gir en total oversikt over alle transaksjoner og konteringer som er gjort i regnskapsperioden. I regnskap skiller man mellom balanse (eiendeler, egenkapital og gjeld) og resultat (driftsinntekter / driftskostnader) Ettersom de fleste små foreninger fordringer og gjeld, vil balansen bestå av eiendeler, som vil være det man har av penger i bank og kasse i tilegg til egenkapital. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

36 Oppstilling av resultatregnskapet
+ Salgsinntekt + Annen driftsinntekt - Varekostnad - Annen driftskostnad + Renteinntekt - Rentekostnad = Årsresultat Lysbildet viser en vanlig måte å sette opp et resultatregnskap på. Foreningen kan selv velge hva som er relevant å ta med i et resultatregnskap, hvor mye detaljer man skal legge inn i rapporten og hvor spesifiserte notene skal være. Det kan uansett være fornuftig å skille ut inntekter og kostnader som ikke er direkte knyttet opp til den årlige driften. Dette kan for eksempel være støtte og sponsorinntekter på inntektssiden og investeringer på kostnadssiden. Inntekter og kostnader som man ikke kan regne med hvert år. Dette vil gjøre det enklere for videre budsjettering i foreningen. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

37 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Eksempelet finnes også i filen resultatrapport og kan tas frem ved behov. Lysbildet viser et eksempel på utforming av en resultatrapport. Eksempelet viser en oversikt over samlede inntekter og kostnader.    Notene kan brukes som en detaljrapport slik at den på en enkel og oversiktlig måte kan vise hvordan man er kommet frem til disse tallene. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

38 Hvorfor trenger vi gode regnskapsrutiner?
Oversikt Disponeringer Preventivt mot svinn Kulturstyret krever det i søknad om støtte Gode regnskapsrutiner gir en god oversikt over hvor mye penger man har til enhver tid, samt hvor penger brukes, og hvor de tjenes. Hvordan er rutinene i deres foreninger? (Plenumsdiskusjon) Gode dokumenterte rutiner virker preventivt mot svinn, for eksempel når folk låner penger fra kassa. For å motta støtte fra Kulturstyret er det viktig å ha et godt dokumentert regnskap. Gode nedskrevne rutiner rundt regnskapet virker profesjonelt samtidig som det forenkler søknadsprosessen for foreningen og behandlingen i Kulturstyret. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

39 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Regnskapsrutiner Grunnleggende faktor for avgjørelser Økonomiske implikasjoner Handlefrihet Rådighet Regnskapet er en av de grunnleggende faktorer i de fleste avgjørelser som tas i en organisasjon. Hva har vi råd til og hva har vi ikke råd til. De fleste avgjørelser i foreningen har økonomiske implikasjoner. Ved gode regnskapsrutiner vil man tidlig kunne se om en avgjørelse vil være riktig eller gal ut fra en økonomisk vinkling. Regnskapet gir organisasjonen større handlefrihet i og med at man vet hvor mye penger man har til rådighet. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

40 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Regnskapsrutiner System og rutiner Bilag og fakturaer Oppbevaring Dokumentasjon Vitebok Først og fremst er det viktig for økonomiansvarlig å ha en ryddig plass på kontoret. Et system for inngående fakturaer, kvitteringer og lignende kan være med på å redusere arbeidsmengden for økonomiansvarlig. Økonomiansvarlig må sørge for at han mottar alle bilag og fakturaer. Videre må økonomiansvarlig oppbevare regnskapsdata på en forsvarlig måte. Det er viktig at økonomiansvarlig dokumenterer sine regnskapsrutiner. Dette da vervet ofte går over en kortere periode. Neste økonomiansvarlig trenger da ikke starte helt fra begynnelsen av. En god løsning på dette kan være å lage en ”vitebok” – et oppslagsverk for den som overtar vervet hvor alle rutiner er lagret. Det er også viktig at neste økonomiansvarlig følger opp disse rutinene. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

41 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Skjemaer Oversiktlig Systematisk Selvforklarende Internkontroll For mange skjemaer og for mange brukere kan være tungvint å holde oversikt over. De skjemaene som har flest forskjellige brukere bør derfor være få og lett å fylle ut. Ved færre brukere kan skjemaene være mer spesifiserte. Bruk av skjema gir økonomiansvarlig et bedre system for inn – og utbetalinger. Eksempler på skjema som kan være nyttig for foreningen: - Kvitteringsskildring (som i eksempelet tidligere) - Kontantskjema (som i eksempelet tidligere) - Honorarskjema Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

42 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Kommentarer til skjemaet: Skjemaet brukes av foreninger til utbetaling av honorarer inntil kr 2000 pr år. Skjemaet er kun gyldig med fødselsnummer og signatur fra mottaker. Merk at beløpet kun gjelder for frivillige foreninger. For bedrifter er beløpet satt til kr 1000 pr år. Skjemaet brukes som et bilag og konteres for eksempel på konto honorarer. Skjemaet ligger også lagret som eget dokument under honorarskjema.doc Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

43 Regnskapsoppsett i Excel
Utviklet av Studentliv Er et tilbud om et ferdiglaget opplegg for føring av regnskap Før inn engen kontoplan Før inn utgående balanse fra forrige regnskapsperiode Studentliv har utviklet et ferdig regnskapsoppsett i Excel tilpasset foreninger. Regnearket er utviklet slik at økonomiansvarlig, på en enkel og oversiktlig måte, kan føre ferdigkonterte bilag i tillegg til å skrive ut ferdigdefinerte resultatrapporter. Dette regnskapsopplegget er laget for at de små foreningene, som ikke bruker større regnskapsprogram, skal ha et tilbud om et ferdiglaget opplegg for føring av regnskap. Det vil forenkle arbeidet til økonomiansvarlig i foreningen og det vil bidra til en bedring i økonomistyringen og kontinuiteten i foreningen.. Økonomiansvarlig må selv sette opp og føre inn engen kontoplan i tillegg til utgående balanse fra forrige regnskapsperiode. Det er også lagt opp til at budsjett kan føres inn for sammenligning med regnskap. Jeg vil nå gjennomgå de viktigste elementene i dette regnskapsopplegget, slik at dere blir kjent med det og for at dere skal skjønne hvordan man faktisk utfører ulike oppgaver i regnskapsarbeidet i praksis. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

44 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
”Oversikt” I tidligere oppgave ble dere bedt om å lage en egen kontoplan for deres forening. Denne har også bitt brukt både for oppsett av budsjett og resultatregnskap. I arket ”Oversikt” føres kontoplanen til deres forening. Som nevnt tidligere så bør kontoplanen være utformet på en måte som gir best mulig mening for foreningen deres. Det er også satt opp en kolonne hvor man kan føre opp budsjett for å kunne sammenligne med resultat. Merk! Det skal ikke føres inn regnskapstall i dette arket. Alle tall summeres og hentes fra arket ”Posteringer”. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

45 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
”Posteringer” I arket ”Posteringer” føres først inn navn på foreningen og hvilken regnskapsperiode som det føres for. Videre føres regnskapsperiodens inngående balanse inn; gjeld, fordringer, kasse og bankkonto. Når dette er gjort er arket klar til bilagsregistrering. Kort forklart så skal alle bilagene som allerede er kontert (modul 6 - Gangen i et regnskap - kontering) føres inn og de ulike kontoene skal debiteres og krediteres. Regnearket er laget slik at hver konto summeres opp og overføres til arket ”Oversikt”. Et par eksempler: Inngående balanse er ført inn i arket ”Posteringer” Følgende bilag er registrert: 1. Medlemskontingent 2. Kjøp av veksel 3. Billettinntekter 4. Bankinnskudd 5. Kjøp av kopipapir og penner Endringene skjer nå automatisk i arket ”Oversikt” hvor vi kan se hvordan inntektene har fordelt seg, og hvordan bankkonto/kasse har endret seg. Merk! For at det skal bli litt mer oversiktlig, er inntekter ført med positivt fortegn og kostnader med negativt når man fører det inn på den kontoen man får det inn på eller betaler det fra. Når man fører det inn på den kontoen som angir type utgift/inntekt er det positivt fortegn (dvs tallet skrives rett inn). Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

46 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
”Posteringer” nr 2 Slik vil det se ut når bilagene er registrert i posteringsarket. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

47 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
”Oversikt” Tallene vil så summere seg i oversiktsarket. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

48 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
”Bruksanvisning” I regnearket finner du en fyldig bruksanvisning i den delen av arket som heter ”bruksanvisning”. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

49 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Kunnskapsbasen Regnearket finner på Studentlivs nettsider, ved å klikke deg inn på Kunnskapsbasen for studentforeninger. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

50 Oppfølgingsmuligheter
Studentliv tilbyr kursdeltakere oppfølging i bruk av Excel-oppsettet dersom noen har behov for det etter å ha brukt det en stund. E-post: Telefon: Studentliv tilbyr kursdeltakere oppfølging i bruk av Excel-oppsettet dersom noen har behov for det etter å ha brukt det en stund. Ta kontakt med Studentliv for å avtale et tidspunkt. Ta med en kopi av regnearket og bilagene, så vil dere få hjelp med de problemer dere har. Studentliv har kontor i Idrettsbygget. Åpningstiden er hverdager fra 10-16, men andre tidspunkter kan avtales. Kontakt E-post: Telefon: Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

51 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Litteraturtips Regnskapsloven: Norsk Standard Kontoplan: Diverse spørsmål og svar Andre aktuelle tips: bøker, hefter, brosjyrer eller offentlig informasjon…. Internett har svar på mange økonomiske spørsmål. Er det noe du lurer på, eller noe du trenger forklaringer på, så finnes det meste der ute. Bruk gode søkeord! Ofte har Høgskoler og Universiteter åpne internettsider med forelesningsnotater og oppgaver. Her kan det være mye å hente for de som ønsker en dypere innføring i regnskap. Det er viktig for en økonomiansvarlig å kunne det man driver med. Et godt tips kan være å investere i noen oppslagsverk. De fleste fagbokhandlere vil ha bøker som heter noe som ”Innføring i regnskap” eller ”Regnskap 1-2-3”. Man kan lære mye av slike bøker og det vil nok føre til større trygghet for foreningen om økonomiansvarlig har satt seg godt inn i faget. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

52 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Studentlivs tilbud Aktuelle tema Møter og informasjon ved behov Nyhetsbrev Månedlig Veiledning Kulturstyret-søknad Økonomisk støtte Kurs Aktuelle tema – Dersom det dukker opp viktige tema som angår økonomiarbeidet i studentforeninger, vil Studentliv invitere til møter eller kurs hvor det blir gitt informasjon. Nyhetsbrev Hver måned sender Studentliv ut et nyhetsbrev på e-post hvor det blir informert om viktige datoer og Studentlivs tilbud. Meld deg på via nettsidene Veiledning i forbindelse med Kulturstyresøknad Husk at Studentliv gir veiledning til hvordan du skal fylle ut søknad om økonomisk støtte fra Kulturstyret. Ta kontakt med dem på telefon eller e-post, eller stikk innom dem på kontoret hvis du trenger hjelp. Andre henvendelser Dere kan også ta kontakt med Studentliv hvis dere har andre spørsmål eller trenger hjelp til noe i arbeidet deres. Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1

53 Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1
Kontakt Studentliv Direkte: E-post: Postadresse: Postboks 94 Blindern 0314 Oslo Besøksadresse: Idrettsbygningen på Blindern, inngang fra baksiden Internett: Vis bildet Studentliv - Regnskapskurs for små foreninger - Modul 1


Laste ned ppt "Velkommen til Regnskapskurs for små foreninger"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google