Det helsevitenskapelige fakultet Allmøte for teknisk og administrativt ansatte om fusjonen 30. mars 2009 Ny organisasjon v/ fakultetsdirektør Stig Ørsje Omstillingssamtaler og innplassering v/ ass. fak.dir. Trond Nylund, personal- og økonomisjef Ann-Sofie Rydningen og kontorsjef Anne Fismen Spørsmål og diskusjon

”Change is the norm”, men liker vi det? Krisekurven

Det helsevitenskapelige fakultet En unik konstruksjon i Norge Departementene har store forventninger til utdanning for samhandling Fakultetet blir stort, ressurssterkt og komplekst 22 studieprogram, 11 videreutdanninger og mange enkeltemner I hovedsak god rekruttering til utdanningene Ca 2 500 studenter Økende forskningsproduksjon (39 disputaser, økt publisering), økende kvalitet, sterke fagmiljø, f. eks. DMF deltar i 2 SFI, Eiliv Lunds TICE prosjekt mm

Det helsevitenskapelige fakultet… Ca 700 årsverk fordelt på ca 800 ansatte Statsøkonomien vil få en ramme på nærmere 500Mnok Eksternøkonomien innhenter vel 150Mnok Utstrakt samhandling med Helse Nord, fylkeskommunen og kommunesektoren Krevende finansieringssystem i sektoren Ca 180 støttestillinger over statsøkonomien, totalt 250 Dyr og komplisert infrastruktur Areal

Organisasjonsutvikling fra 2006 Bakgrunn: Kvalitetsreform og samfunnsutviklingen generelt Faglig utviklingsbehov (utdanning, finansiering, produksjon) Regelverk, dokumentasjon og sporbarhet Økonomi og strukturelle behov (robusthet, fleksibilitet, ansvarslinje) Gode analyser, men manglende handlingskompetanse Delprosess I, II og III Ekstern Biologievaluering NOKUT evaluering av Farmasi Arbeidsgrupper IKM og IMB Fusjonsprosessen Organisering av basal IT ved Universitetet Tekniske fellestjenester

Gjennomgående trekk for prosessene Faglig enhetlig ledelse og brukerstyring Mer dynamiske organisering for alle grupper Matriseeffekter, spesialistkompetanse, fleksibilitet, robusthet Fra fellesområde medisin til fakultetsadministrasjon Styringslinje til basisorganisasjon Styringsgruppe Brukerråd Faglig enhetlig leder Funksjon

Instituttinndeling, S16-09 Institutt for medisinsk biologi Institutt for klinisk medisin Institutt for samfunnsmedisin Institutt for farmasi Institutt for klinisk odontologi Institutt for helse- og omsorgsfag Institutt for psykologi Ikke 4. nivå Dynamisk arbeidsorganisering og delegering av fullmakt for alle grupper ansatte Kan ha ulik organisering av forskning og undervisning Forskningsgrupper og forskningsgruppeledere

Fakultetsadministrasjonen, S 16-09 5 seksjoner Utdanningstjenester Forskningstjenester Formidlingstjenester Personal- og økonomitjenester IKT- og tekniske tjenester Delprosess III Helhetlig og brukerorientert administrasjon Alle adm. tilsatte inngår i fagfora

Lab. nære funksjoner Kursingeniør Glassvask/autoklavering Medieproduksjon Ferdighetssenteret

Faglige fellesfunksjoner Regionale FUGE plattformer Proteomikk (FUGE-plattform) Bioimaging (FUGE-plattform) Mikromatrise (FUGE-plattform) Integrert- og systembiologi (FUGE-plattform) Biobank EM Anatomisk Dyreavdelingen

Generelle fellesfunksjoner Organisering av basal IT IT AV Tekniske fellestjenester Sentrallager Posters med mer Foto Mekanisk verksted Elektronikk verkstedet

Allmøte for tekniske og administrativt ansatte Omstilling og innplassering 30. mars 2009

Sentrale dokumenter Omstillingsavtalen Omstillingshåndbok Aktivitetstabell / plan for fusjonsarbeidet (IH 06-09) Trinnvis prosessbeskrivelse (IH 06-09) Veiledning for innplasseringssamtale Veiledning for oppfølgingssamtale

Omstillingsavtalen av 17. juni 2008 Formål: sikre ansatte trygghet og rettigheter i forbindelse med fusjonen Alle arbeidstakere har rett og plikt til å følge sine oppgaver når disse overføres til den nye organisasjonen (rettskrav) Kan selvsagt melde sin interesse for annen stilling/oppgaver, selv om en har rettskrav Kan avvise tilbud 1 gang uten tap av rettigheter, dersom det ikke oppnås enighet om stilling / arbeidsoppgaver

… omstillingsavtalen Den enkelte ansatt har selv et ansvar for å bidra til gode løsninger Ved å delta aktivt i omorganiseringsprosessene Ved å delta i gjennomføringen av tiltakene som skal iverksettes

….omstillingsavtalen Fusjon vil kunne medføre: - endring i arbeidssted - endring i arbeidsoppgaver Så langt råd er ta hensyn til den enkeltes ønsker Avdekkes i omstillingssamtalen

Ved endring i oppgaver: Kompetansekartlegging Så tidlig som mulig utarbeide oversikt over arbeidsoppgaver og kompetanse i nåværende og fremtidig virksomhet Tiltak: pkt 8 i omstillingsavtalen - Opplæring / utvikling gjennom nye arbeidsoppgaver Hospitering Internkurs av kortere varighet Skreddersydd internopplæring for spesielle målgrupper Ekstern kursdeltakelse Omskolering/ faglig oppdatering / relevant etter- og videreutdanning Videreføring av førstelektorprogrammet

Omstillingshåndboken Bidra til gode prosesser og legge forholdene til rette for god ivaretakelse av ansatte Klargjør viktige begreper i omstillingsavtalen bla rettskrav Prosedyrer for innplassering (trinnvis prosessbeskrivelse) Danner grunnlag for vurderinger ved innplassering til stilling ved det nye universitetet

… omstillingshåndboka Omstillingssamtaler skal gjennomføres med: Alle ansatte ved Høgskolen (endrer arbs.giver) Alle ledere Alle andre som blir berørt av fusjonen Før innplassering skjer (mars, april og mai)

Hvem er berørt? De som får vesentlige endringer i arbeids- og ansvarsområder Nærmere avklaring av hvem som er berørt / ikke berørt: prosessen er igangsatt ved enhetene Gi informasjon om videreføring av arbeids og ansvarsområder (info møter el. direkte til den ansatte) – skape trygghet Ansvarlig: instituttleder, kontorsjef og seksjonsleder i samråd med fakultetsdirektør / dekan

Andre dokumenter Aktivitetstabell / plan for fusjonsarbeidet (IH 06-09): spesielt fokus på omstillings og innplasseringsarbeidet Trinnvis prosessbeskrivelse (IH 06-09): basert på omstillingshåndboken og tilpasset fakultetet Veiledning for innplasseringssamtale Veiledning for oppfølgingssamtale

Omstilling og innplassering Trinnvis prosess: se IH 06-09 Innplassering på ledernivå Innplassering av øvrige ansatte Første trinn godkjennes før neste trinn igangsettes Starter når organisasjons- og bemanningsplan er godkjent Sluttføres innen mai

Om prosessen Hovedregel at overordnet nivå godkjenner innplasseringen Lederstillinger faknivå: godkjennes av univ.dir Lederstillinger inst nivå: godkjennes av fak.dir Øvrige ansatte: godkjennes av fak.dir Før skriftlig tilbud om innplassering: ansatte orienteres om foreløpig innplassering Kan fremme skriftlig klage på innplassering (frist) Uenighet om innplassering avgjøres av univ.dir Alle tilbudsbrev sendes fra fak.adm Nye arbeidsavtaler

Klargjøring av begreper Rettskrav Likeverdig stilling Passende stilling Fortrinnsrett Sterkt stillingsvern

Begrepet rettskrav Rett til å følge sine arbeidsoppgaver dersom en ser igjen sin stilling i ny organisasjon – videreført i vesentlig grad Konkret og individuell vurdering - stillingens innhold før og etter omorganiseringen - ikke krav om at alle oppgaver er videreført - grunnpreget må være beholdt (dette ikke tilstrekkelig) - arbeidsgiver har bevisbyrden for at rettskrav ikke foreligger

Rettskravvurderinger : 4 kriterier Ansvar - Omfang / bortfall, antall ansatte, fagansvar, faglig arbeidsområde. Høyere stilling: mindre til før at stillingen anses som endret Arbeidsoppgaver - Hele arbeidsforholdet, konkrete oppgaver i tidligere og ny stilling Grad / nivå i organisasjonen - Organisatorisk plassering, beslutningsstruktur, kan normalt ikke hevde rettskrav på høyere stillinger Øvrige vilkår - Lønn, tittel, geografisk flytting, kvalifikasjoner

Flere med rettkrav Totalvurdering ut fra følgende kriterier: - stillingsbeskrivelse - kvalifikasjoner / kompetanse - tjenestetid - erfaring / praksis - personlig egnethet ved lederstillinger Saklig utvelgelse

Innplassering uten rettskrav Ikke rettskrav: Kan tilbys andre under omstilling - Foreslå innplassering uten rettskrav - Kunngjøre stillingen

….innplassering Arbeidsgiver plikter å tilby alle fast ansatte og ansatte med sterkt stillingsvern som berøres av fusjonen likeverdig (ikke lik) eller passende stilling / arbeidsoppgaver.

Likeverdig stilling Likeverdig stilling: Status og lønn må være noenlunde lik Stort sett samme funksjoner som opprinnelig stilling Saksbehandling, kontorarbeid Vitenskaplig ansatt kan ikke pålegges administrativ stilling

Passende stilling Passende stilling: et videre begrep Tre avgjørende momenter: - Nivå: kan ikke kreve høyere stilling / lønn - Arbeidsoppgaver: ikke skille seg mye fra tidligere oppgaver - Geografisk avstand: avstand til tidligere arbeidssted (ikke relevant her)

Fortrinnsrett Tjenestemannsloven § 13: Før en tjenestemann blir sagt opp skal vedkommende så vidt mulig tilbys annen passende stilling Forutsetter nødvendige kvalifikasjoner Kan bli aktuelt ved bortfall av lederstillinger i ny organisasjon – ansatte kan ha fortrinnsrett til andre passende stillinger ved institusjonen

Om omstillingssamtaler Hensikt: Gi informasjon om fusjonsprosessen og omstillingsaktiviteter Kartlegge muligheter, ønsker og kompetanse Ivareta behovet for dialog med og omsorg for den enkelte som blir berørt Gi leder bedre grunnlag for å gjøre vurderinger Hjelpemiddel: Veileder for gjennomføring av omstillingssamtaler

Hvem gjennomfører samtalen med hvem? Instituttene: Dekan med instituttlederne Instituttleder med kontorsjef, leder av forskningsgruppe/fagenhet, evt. vitenskaplige ansatte Kontorsjef med tekniske og adm.ansatte Fakultetsnivået: Fakultetsdirektør med seksjonsleder Seksjonsleder med ansatte i seksjonene

Flytskjema for innplassering Kontorsjef Berørte tek./adm ansatte Leder av forskningsgruppe /fagenhet Berørte vitenskaplige ansatte Universitets-direktør Fakultets-direktør Ass. fakultets-direktør Seksjonsledere Berørte ansatte i seksjonene Dekan Inst.leder

BEKREFTELSE PÅ GJENNOMFØRT OMSTILLINGSSAMTALE I FORBINDELSE MED INNPLASSERING Innplasseringssamtale er gjennomført den _________________(dato) mellom _________________________og__________________________ Eventuelle merknader: underskrift underskrift

Oppfølgingssamtaler Tilbud om omstillingssamtale gis de som etter vurdering av rettskrav foreløpig står uten tilbud om innplassering Formål: Gi informasjon om foreløpig resultat av innplasseringsprosessen Gi ansatte mulighet til å komme med synspunkter på de vurderinger som er gjort Drøfte muligheter for alternative innplasseringer Ivareta behovet for dialog med og omsorg for ansatte Uenighet om innplassering avgjøres av universitetsdirektøren Hjelpemiddel: Veiledning for oppfølgingssamtale