Andreas Høistad Bergen kommune PAPIRLØSE BERGEN Andreas Høistad Bergen kommune

3 3

Agenda Kort om Bergen kommune Papirløst Byråd Papirløst Bystyre 4 4

National Geographic Traveler: ”The world's greatest unspoiled travel spot…”

Endring i strategi... Skifte fra fragmentert ansvar til konsern strategi og utvikling Skifte fra ”Silo” tenkning til tjenester på tvers av fagområder Skifte fra selvstendige løsninger til integrasjon og arkitektur (SOA) Skifte fra administrativt ansvar til et politisk verktøy for å utvikle offentlig sektor sine tjenester til innbyggerne og samfunnet 10

Endring i strategi... Skifte fra teknologi og system til løsninger og behov Skifte fra innvortes bruk til innbygger og samfunnsfokus Skifte fra leverandør av teknologi til samarbeidspartnere Profesjonalisering av IKT området som forretningskritisk område 11

”Man burde i større grad ta innover seg hvilken enorm betydning IT har for effektiviseringen av offentlig sektor, noe som ikke minst er sentralt for å møte eldrebølgen. Det snakkes mye, men gjøres for lite. Kanskje burde vi lære av Danmark, som har laget en konkret plan med tidsfrister for hvordan det offentlige skal moderniseres med IT” Hege Skryseth, GM Microsoft Norge

Agenda Kort om Bergen kommune Papirløst Byråd Papirløst Bystyre 13 13

(Bergens Tidende, 22.feb 09) 14 14

Hva betyr ”PAPIRLØST”?

Politisk fokusområde Global finanskrise Globale miljømessige utfordringer Politisk initiativ Eliminere papirproduksjon i forbindelse med politiske møter – Spare miljø og kostnader

Papirløst Byråd Bergen kommune startet januar 2008 prosjekt ”Papirløst Byråd”, med mandat fra Byrådet Målsettingen var å aktivt ta i bruk eksisterende IT-løsninger for å redusere Byrådets papirforbruk med 90 % innen utgangen av 2008 Målsettingen ble oppnådd og overgått. Byrådet 100% papirløs etter et par uker, dvs septemer – oktober ’08.

Hvordan endre 20 år gamle arbeidsprosesser og introdusere ukjent teknologi til byens øverste politiske ledelse på under seks måneder? Oppstart januar ’08 ferdig utviklet til juni 08 tatt i bruk august/september 08.

Omfang - Papirløst Byråd Brukere 7 byråder 7 politiske rådgivere 7 kommunaldirektører Informasjonsdirektør Adm. Støttepersonell ca. 30 brukere Møter Ukentlig byrådskonferanse Ukentlig byrådsmøte I hovedsak byrådskonferansene som det er store saksdokumenter til. Effektiviseringsgevinsten bl.a i å slippe å håndtere store mengder papir.

Forutsetninger for å lykkes med papirløs saksbehandling Brukerinvolvering Investeringsvilje Økonomi Tid Opplæring Infrastruktur Elektronisk saksarkivsystem m/mulighet for eksport Internettaksess i møterom Motivert prosjektorganisasjon Integrasjon Infrastruktur Prosjektet er delt inn i 4 fokusområder: Brukerinvolvering (intervju av brukere etc.) Integrasjon (tablet pc kobles mot databaser for å hente dokumenter, dokumenter hentes fra doculive og tilgjengeliggjøres) Infrastruktur (pc’er, nettilgang, strøm etc) Saksgang/prosess Saksgang/ prosess

Koordinering Samarbeid Involvering Eierskap IKT-Forretningsutvikling – prosjektansvarlig PricewaterhouseCoopers – prosjektledelse Software Innovation – utvikling Microsoft – produktstøtte

Gevinstrealisering - Byrådet Store miljø- og kostnadsbesparelser Årlig forbruk av 515.000 A4-ark. Årlig kostnad på 410.000 kr. Byrådsmøter 25.000 ark Byrådskonferanser 490.000 ark Sum 515.000 ark For å produsere 515.000 A4 sider går det med 70 trær, 200.000 liter vann og 36 tonn CO2-ekvivalenter. Målsettingen om å redusere papirforbruket med 90% ble oppnådd og overgått etter et par uker. Kostnadene forbundet med innkjøp av papir, kopiering og arbeidskraft: Innkjøp A4-ark 20.000 kr Kopiering 240.000 kr Arbeidskraft 150.000 kr Sum 410.000 kr 23

Papirløst Byråd er en sukess… … suksessfaktorer: Løsningen er enkel bruke med et sterkt brukerfokus, enkelt å bruke med tett brukerinvolvering fra første stund ved å sette sammen standardløsninger på en innovativ måte Løsningen gir en mer effektiv hverdag som politiker Løsningen er skalerbar Dedikert prosjektleder og oppfølgning fra prosjekteier

Løsning Bilde med tablet på fremsiden

Tablet-PC Webkamera Mobilt bredbånd MS Vista Trykksensitiv skjerm Penn Trykksensitiv skjerm Kryptering MS Vista MS Office ’07 MS OneNote ’07 PC’en er en HP 2730P. Ny programvare og teknologi er innført, med tilhørende brukerstøtte

Løsning for papirløs behandling Saksbehandler Sak-arkivsystem Individuelt brukerdomene Synkronisering med brukerdomene Tablet PC Brukerdomenet (Sharepoint) levert av Microsoft er en nettleserbasert plattform for samarbeid og dokumenthåndtering. Distribuerer saksdokumentene til den enkelte bruker. Et individuell brukerdomene pr. bruker og tilpasset Bergen kommune. Når saksdokumentene er tilgjengelige informeres brukeren om dette via e-post/SMS. Tablet pc’en synkroniseres mot brukerdomene

Steg 1: Klikk på ikonet for papirløst byråd (lenke til individuell Sharepointsite) Steg 2: Klikk på valgt møte Steg 3: Møtet åpnes i OneNote I OneNote kan man gjøre alt som man kan gjøre på papir (notere osv), men også søke i møtet og tidligere møter. Dokumentene er skannet med OCR, så det kan også søkes i skannede dokumenter.

Agenda Kort om Bergen kommune Papirløst Byråd Papirløst Bystyre 29 29

Suksess i Byrådet danner grunnlag for overgang til Bystyret ”Byrådet vil overføre sine erfaring som pilot for løsningen til Bystyret, hvor de virkelige miljømessige og økonomiske gevinstene kan realiseres.” Byrådsleder Monica Mæland (H) Bergen kommune

Papirløst Bystyre Bergen kommune startet høsten 2008 prosjekt ”Papirløst Bystyre”, med mandat fra Bystyret Målsettingen er å aktivt ta i bruk eksisterende IT-løsninger for å redusere Bystyrets papirforbruk med 90 % innen utgangen av 2010

Omfang - Papirløst Bystyre Brukere 104 representanter (inkl. vara) 12 administrative 126 brukere Møter Månedlig bystyremøte Ukentlig forretningsutvalg Månedlige møter for 5 komiteer

Fritidspolitikere gir nye utfordringer i prosjektet for bystyret Løsningen for Byrådet kan i stor grad gjenbrukes for Forretningsutvalget Ved innføring til komiteer ble det foretatt nødvendige tilpasninger som f.eks fargekoding, sakskart, innkalling etc. Hovedforskjellen er at bystyret primært består av fritidspolitikere. Nye utfordringer: Logistikk Brukerstøtte Ekstern nedlasting Opplæring

2009 Best sustainability and Green IT project: Paperless City Government

2010 Local and Regional Government Solutions Forum Bergen kommune har gleden av å ønske Microsoft, sammen med Software Innovation og Atea, velkommen til Bergen 19. og 20. mai for 2010 Local and Regional Government Solutions Forum Ta kontakt med din Microsoft-kontakt for nærmere informasjon!

Takk for oppmerksomheten... P Before printing, think about the environment. Takk for oppmerksomheten... andreas.hoistad@bergen.kommune.no 36