Fagsystemer – oppgradering og nyanskaffelser Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Utfordringer 1 To hovedtyper av systemer Sakarkiv-systemer Noark-standard Fagsystemer Ingen standard Stort spekter Noark -3 – ikke fullelektronisk Noark -4 – fullelektronisk, iallfall mulighet for dette Noark -5 – fullelektronisk – også for fagsystemer Ingen standard for fagsystemer før Noark-5 Dette gir et STORT spekter av systemer med tilhørende utfordringer Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Utfordringer 2 Ingen standard for fagsystemer Ikke tilrettelagt for arkivdanning Ikke tilrettelagt for avlevering Ingen klare regler for avlevering Ingen tilrettelegging for arkiv – verken danning eller avlevering Dette var ikke en prioritet når systemene ble laget IKAVA kan i mange tilfeller hjelpe – man kan som regel hente ut data Alternativet er konsulenter Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Deponering av fagsystemer Foreløpig 2 muligheter Dex Data Extractor Kommunen betaler for lisens IKAVA mottar en databasedump og gjør resten av jobben Kommunen betaler IKAVA Dokumenter problematisk Dex gjør hele uttrekket til en ”trinn for trinn”-jobb Lagrer XML slik Riksarkivet vil ha det Forholdsvis kostbart: betaler for 3-årlig lisens i forhold til antall innbyggere pluss en pris pr. uttrekk Alternativt kan IKAVA motta en DB-dump og lage XML selv Forholdsvis manuell jobb Fulltekstdokumenter ofte problematisk – Dex skal i teorien håndtere det – i praksis ikke alltid så enkelt Dette varierer fra system til system Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Vår modell Gangen fra system til XML Kommunene lager en databasedump fra sine systemer, som de sender til IKAVA Vi tar dumpen inn i en MySQL-database, og tar så ut XML-filer og dokumenter dersom dette lar seg gjøre Målet er at man etter hvert får mulighet til å presentere innhold på web, men vi er ikke der enda. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Hva skal være med fra fortiden? Hva skal med fra det gamle og over i det nye systemet? Konvertering Risikovurdering IKAVA ønsker ikke konverterte data -Konvertering av data betyr i de fleste tilfeller at noe går tapt -Som regel trenger man ikke ALT fra det gamle systemet Dette er kommunens og saksbehandlerens avgjørelse, men det må tas hensyn til tilganger til gamle/avsluttede saker . For opprettelse av interkommunale samarbeid må det spesielt tas hensyn til slikt – ny behandling. IKAVA ønsker ikke konverterte data fordi vi er opptatt av autensititet og vil sikre oss at ALT det gamle er med – dessuten: arkivet er det som allerede er produsert… Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Bevare det gamle? Hva bør man legge vekt på med sikte på bevaring av det gamle systemet? Data skal arkiveres i den stand de er Skill ut historiske data FØR konvertering Gjør som dere vil med det som skal konverteres -Bedre å ha gode data liggende i historisk base enn å ta med seg ALT over i nytt system, og ha data med dårlig kvalitet. Dette skjønner jeg ikke. Vi må vel ha allt (dårlige og gode data)? Så lenge det er arkivet? Vi må få en så originalbase som mulig for å ”lage uttrekk av”, mens kommunene kan tøyse og tulle så mye de vil med sin ”kopi” som de skal konvertere. Der kan de slette årlige/unødvendige/utdaterte dat. -Viktig å ta ut data for avlevering før evnt. konvertering Skill ut historiske data FØR konvertering – det vil si alt i den gamle. Hvis komm har lyst til å slette litt gamle greier i det de skal konvertere – samma for oss Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Deponering til IKAVA Noark-4 Ferdig uttrekk Uttrekk er en del av standarden Stor enighet om at IKKE kommunene skal betale ekstra Noark-3 og fagsystemer IKAVA tar imot databasedump IKAVA lager XML-uttrekk Fulltekstdokumenter problematisk For fullelektroniske Noark-4-systemer ønsker IKAVA ferdige datauttrekk. Når kommunen har kjøpt en løsning basert på Noark-4 så skal uttrekk være med. Noark-4 er svært komplekst, bedre uttrekk ved at utviklere tar uttrekket. Noark-3 og fagsystemer som ikke er fullelektroniske kan IKAVA ta imot som en dump, og deretter lager XML. Akkurat. Det samme som over gjelder for øvrig også NOARK# systemer – de skal også ha funksjonalitet, så hvis kommunene er i ”kranglehumør” kan de forlange at leverandørene gjør det også. Slik Ergo gjorde (trotr jeg?) for Søgne og Forum Winsak. Men da får vi jo bare sak/dokumentregister, men det gjør vi vel når vi lager XML sjøl også – ikke noe dokumenter? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Fullelektronisk? Hvordan kan vi sikre oss at det nye fagsystemet kan hjelpe oss til å bli fullelektroniske - både i saksbehandling og bevaring? Noark-5 – finnes godkjente løsninger, men også mangler Viktig å stille krav til leverandører – virker som ikke leverandørene tenker på avleveringer/langtidslagring. Be om Noark5 eller integrasjonsløsninge mot sak/arkiv i form av webservices eller løsninger produsert i andre kommuner, for eksempel Bruk oss! Det vi ikke vet kan vi finne ut av – vi kan også bidra til kravspesifikasjonene – hvis dere ikke gjør dette nå koster det mye ressurser å redde det om noen år… Dessuten (dette er viktig) hvis det ikke er produsert ”riktig” og godkjent elektronisk er det i prinsippet ikke det formelle arkivet og hvordan vil en rett/dommer/advokat stille seg til elektroniske ”kopier” som kommunen/leverandører/IKAVA har tuklet med for å få det til å ”passe” ved avlevering? Dere sitter igjen med dokumentasjon som kanskje ikke er verdt oe annet en ”kjekt å ha” som arbeidsverktøy/opplsag når det ligger hos IKAVA. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Løsningen? ”Noark 5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.” (Riksarkivet) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Kort om Noark-5 Noark er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning. Nytt i versjon 5 er at standarden også kan benyttes på fagsystemer Kan også brukes i det private Noark-5 definerer en såkalt kjerne der data lagres 2 systemer har allerede fått midlertidig godkjenning fra Riksarkivet: dette er kun kjerner, som må integreres med ett eller flere systemer for å gi mening Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Litt mer om Noark-5 Kjerne og grensesnitt Et viktig problem gjenstår Flere ulike systemer kan dele på samme kjerne Fagsystemer kan ”kobles på” kjernen Problem – grensesnitt for sammenkobling er IKKE ferdig Man risikerer godkjente systemer som ikke enkelt lar seg integrere Mulig løsning: Det jobbes med å lage en Noark-5 kjerne som åpen kildekode Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Konvertering til Noark-5 Ingen generelt krav om periodisering ved skifte av Noark-versjon eller leverandør – men: Noark-5 er SVÆRT forskjellig fra Noark-4 Noark-5 har ikke noen metode for oppgradering Hovedsakelig leverandører som promoterer oppgradering Riksarkivet: Det er ikke krav om periodisering ved skifte av Noark-versjon eller leverandør, men det anbefales allikevel at denne typen større endringer foretas i forbindelse med et periodeskille. Vi kan vel anta at NOARK5-systemetmå bli mer komplisert hvis vi skal ”konvertere” N4arkivet uten periodeskille og sikre at alle de opplsysningene skal sikres? Da må det nye systemet sikre/ha felt/plass til opplysningene produsert i ”gamle strukturer” i N4-systemet. Fleksibiliteten ved kjøp av N5 forsvinner… mener jeg. Hvorfor ikke stopp/skarpt skille og avlevere/lage uttrekk ved hjelp av leverandør? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Konvertering til Noark-5 Software Innovations Noark 4-løsning svært lik Noark-5 Riksarkivet har godkjent konvertering Ingen risiko for tap av data Om konvertering lar seg gjøre i praksis er en sak mellom leverandøren og Riksarkivet SI’s løsning innebærer ingen egentlig ”konvertering” ved overgant til Noark-5 Konklusjon: Noark-5 er på et forholdsvis tidlig stadie Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Innkjøp 1 Før anskaffelse av et Noark5-system må det lages en kravspesifikasjon. Noark-5 stiller større krav til kunden Målet er mer bedre systemer Tilpasset virksomheten Inneholder ikke unødvendige deler Før anskaffelse av et Noark5-system må det lages en kravspesifikasjon. Siden Noark5 ikke spesifiserer et fullstendig system gir det ingen mening å be om at alle obligatoriske krav oppfylles. Det stilles dermed større krav til den som skal bestille et system, men samtidig gis det større frihet enn ved Noark-4. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Innkjøp 2 Hvilke krav bør stilles ved innkjøp av fagsystem? Viktig å fokusere på både dokumentasjon og bevaring? Uttrekksmulighet SKAL være tilstede Riksarkivet har oversikt over Noark-godkjente systemer EPJ også godkjent Stikkordet er Noark -5 og EPJ Leverandørene bør være klar over krav til avlevering og helst være i gang med å gjøre systemet Noark-5 kompatibelt. Visma leverer et stort spekter og skal lage sin egen Noark-5 kjerne – men det gjenstår å se Dessuten viktig å huske på pasient/helseopplysninger/systemer kan være gode nok hvis de følger KIHT/EPJ-standarden… Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Nyttige lenker http://riksarkivet.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Noark/Noark-5 http://standard.difi.no/forvaltningsstandarder/standard/noark/noark-5 http://www.dextractor.no Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Spørsmål? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)