Bokføringsloven Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Tema: Pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner Kontrollspor Elektronisk tilgjengelighet Dokumentasjon Av regnskapssystemet Av balansen – noen eksempler Krav til innholdet i dokumentasjon av bokførte opplysninger – noen eksempler Kilder Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Formålet: Å etablere grunnlag for å produsere årsregnskapet og annen historisk regnskapsrapportering som følger av lov eller forskrift, ……. Å muliggjøre kontroll av og innsyn i løpende transaksjoner og grunnlaget for pliktig regnskapsrapportering Nov/des 2011 Temadager 2011

Pliktig regnskapsrapportering, def.: Bokføringsloven Pliktig regnskapsrapportering, def.: Årsregnskap og annen rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt, og med forhåndsdefinert innhold. Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Pliktig regnskapsrapportering: Årsregnskap og årsberetning Innberetning av merverdiavgift og momskompensasjonskrav Innberetning av skattetrekk og arbeidsgiveravgift Lønnsinnberetning og kontrolloppstilling KOSTRA-rapportering Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Spesifikasjoner Er en fellesbetegnelse på de sammenstillinger og gjengivelser som kreves av bokførte opplysninger en spesifikasjon er en systematisk sammenstilling av bokførte opplysninger. Systematikken varierer etter hvordan opplysningene ønskes spesifisert. Sendes ikke til eksterne parter Tidligere benevnt ”bøker” Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Bokføringsspesifikasjon (bilagsjournal, posteringsjournal) Kontospesifikasjon (hovedbok) Kundespesifikasjon (reskontro) Leverandørspesifikasjon (reskontro) Spesifikasjon av merverdiavgift og momskompensasjon Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Spesifikasjonene skal utarbeides for hver periode med pliktig regnskapsrapportering: Hver 2-mndlige termin (mva/aga) for: Posteringsjournal Kontospesifikasjon Kundespesifikasjon og leverandørspesifikasjon Lønns- og mva-spesifikasjoner 3 mnd termin: KOSTRA-rapp Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Spesifikasjoner: Loven angir hvilke spesifikasjoner som kreves Forskriften gir detaljregler om innholdet, bl.a. krav om dokumentasjonsdato: Fakturadato (både for inn- og utg.) – har konsekvenser for kravet om momskompensasjon Faktura utstedt i januar for varer/tjenester levert i desember: Fakturaen bokføres i regnskapssystemet i januar, men må ut fra anordningsprinsippet hensyntas (periodiseres) i desember. Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Kontrollspor. Krav i loven om et toveis kontrollspor: Mellom dokumentasjon av bokførte opplysninger og de bokførte opplysningene Mellom de bokførte opplysningene og pliktig regnskapsrapportering og mellom balansen og dokumentasjon av balansen Høringsutkast (HU) til norsk bokføringsstandard (NBS)om kontrollsporet. Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Kontrollspor Identifisering av dokumentasjon av bokførte opplysninger: Fortløpende nr Egne nr serier – spesielt når dok av bokførte opplysning delvis finnes elektronisk og på papir Ikke adgang for flere bokføringspliktige å dele serier med identifikasjonskoder Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Dokumentasjon av kontrollsporet (skal utarbeides hvis nødvendig, jf høringsutkast): Kan for eksempel være en oversikt over pliktig regnskapsrapportering og hvordan kontrollsporet kan følges fra postene i rapporteringen, via bokførte opplysninger til dokumentasjonen. En oversikt over type transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fra bokførte opplysninger til underliggende dokumentasjon og etterfølgende rapportering. Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år (HU NBS): Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3,5 år etter regnskapsårets slutt Tilgjengelighet i regnskapssystemet, Tilgjengelighet gjennom sikkerhetskopi eller Tilgjengelighet fra datavarehus eller lignende Ved skifte av regnskapssystem eller regnskapsfører: Behold en versjon av regnskapssystemet Overfør til nytt system Overfør til andre former for databaser Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven 3 hovedtyper dokumentasjon: ”Dokumentasjon av bokførte opplysninger som viser opplysningenes berettigelse…..” ”Dokumentasjon av regnskapssystemet som beskriver oppbyggingen og hvordan pliktig regnskapsrapportering produseres………” ”Dokumentasjon av balansen som bekrefter fullstendighet, nøyaktighet og realitet ….” Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Dokumentasjon av regnskapssystemet: Hvis nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger: Systembeskrivelse av hvordan opplysningene behandles i systemet Koder som benyttes for å identifisere forskjellige egenskaper ved transaksjonene Faste data som rentesatser, fordelingsnøkler m.v. Dokumentasjon i flere formater – hva er grunnlaget for bokføringen (originaldokumentet) Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Dokumentasjon av balansen: Det skal foreligge dokumentasjon av alle balanseposter, med mindre de er ubetydelige Hva er ubetydelig? Hvem avgjør hva som er ubetydelig? Konkrete krav i forskriften til dokumentasjon av varelager, likvider, lånegjeld, finansielle instrumenter og avsetninger/nedskrivninger Denne dokumentasjonen er som hovedregel ikke grunnlag for bokføring 25.11.2010 Temadager 2010

Bokføringsloven Dokumentasjon av øvrige balanseposter: Bør underbygge at posten eksisterer, er fullstendig og riktig verdsatt Dokumentasjon innhentet fra eksterne parter der det er hensiktsmessig, ansees som pålitelig Avstemminger mellom regnskap og del-/ undersystemer, og mellom regnskap og annen rapportering, gir god informasjon – forutsatt at evt avvik er forklart og dokumentert. Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Balansepost Relevant dokumentasjon Anleggsmidler Avstemming regnskap og anleggsregister, tilganger og avganger dokumenteres ved kopi av kontrakter eller lignende Startlån Avstemming mot oppgave fra låneformidler samt dokumentert vurdering av tapsrisiko Pensjon, premieavvik Avstemming mot aktuaroppgave Mva og momskomp Avstemming mot innsendte oppgaver for 6. termin Arbeidsgiveravgift og skattetrekk Kundefordringer Aldersfordelt saldoliste samt dok vurdering av tapsrisiko Leverandørgjeld Aldersfordelt saldoliste. Forklaring på gamle poster Påløpte feriepenger Avstemming mot feriepengeliste Periodiseringskonti Spesifikasjon av saldo samt dokumentasjon for hvorfor anordnet (kan være kopi av bilag) Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Dokumentasjonen skal inneholde tilstrekkelig informasjon til å vise berettigelsen til de bokførte opplysningene Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse Ingen direkte krav til elektroniske formater, men dokumentasjonen skal være i et ikke redigerbart format Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Dokumentasjon salg: Skal dateres den dagen det utstedes Skal inneholde en beskrivelse av ”ytelsens art og omfang” - mottaker skal kunne se hva som er levert og hvor mye Tidspunkt og sted for levering Kontantsalg: Hovedregel: kassaapparat Unntak hvis den ordinære driften ikke er avgiftspliktig, og omsetningen er under 3G (237 000): Innbundet bok eller gjenpart av daterte, forhåndsnr salgsbilag Daglig kasseoppgjør et krav Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Dokumentasjon kjøp: I prinsippet det samme som salgsdokumentasjonen Kjøper har et selvstendig ansvar for at dokumentasjonen av kjøpet tilfredsstiller bokføringslovens krav. Konsekvenser av mangler ved dokumentasjonen ? Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter: Skal vise hvem som har reist, formålet med reisen og hvilket arrangement Underskrevet reiseregning vedlagt kvitteringer og originalbilag og dok av elektroniske billetter Hvis flere dokumenter (for eksempel faktura fra reisebyrå og reiseregning): Formålet må framgå av alle dokumentene eller gjensidig henvisning mellom bilagene Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Dokumentasjon av bevertningsutgifter: Formålet med bevertningen Hvem utgiftene omfatter: Navn på de som deltok Kan henvise til annen dokumentasjon, for eksempel protokoll fra møte i formannskapet 29.11.2011 Blir da en del av kjøpsdokumentasjonen – krav til oppbevaring Nov/des 2011 Temadager 2011

Bokføringsloven Kilder: Bokføringsloven og forskriften Uttalelser om god bokføringsskikk Høringsutkast til bokføringsstandarder Sjekklista vår (henviser til kilder) Bokføringsloven utgitt av DnR. Er ajour august 2011 (www.revisorforeningen.no) Artikkel i Kommunerevisoren nr 6 2011 av Gunn-Tove Moen (www.nkrf.no) Nov/des 2011 Temadager 2011