Integrasjon med fagsystem i sikra sone sett fra leverandørståstad Visma Unique Integrasjon med fagsystem i sikra sone sett fra leverandørståstad 1

BAKGRUNN Med bakgrunn i Noark-5 er kravet fra markedet om arkivering for fagsystemene blitt tydelig Med Noark-5 er arkivet skilt fra saksbehandlingen (ikke lenger sak/arkiv sammensmeltet som i Noark4) FAKS og FAOS Effektivisering gjennom hel-elektronisk saksbehandling og arkiv slik at kundene kan ”kaste papiret” Gjennomgang av hele verdikjeden Prioritert oppgave for Visma å tilby Noark-arkivering for sine fagsystemer Det viktigste utgangspunktet for Noark 5 var behov i tilknytning til integrasjon mot fagsystemer

BAKGRUNN Tradisjonelt har arkivering blitt håndtert gjennom sak-/arkivløsninger Komplekse løsninger som leverandør-eide siloer Noark-4 har vanskeliggjort integrasjon – til tross for N4WS Sak-arkiv som regel i intern sone Integrering mellom fagsystemer og arkivløsninger har vært omfattende prosjekter (med mange involverte parter) som har gitt liten verdi ettersom mye metadata blir borte i overførselen

UTGANGSPUNKT Antall installasjoner i sikker sone

VISMA OG ARKIV

Forprosjekt gjennomført andre halvår 2009 OM PROSJEKTET Forprosjekt gjennomført andre halvår 2009 Hvordan håndtere Noark-arkivering for fagsystemer i sikker sone Dialog med utvalgte kunder, Riksarkivet, Datatilsynet og KITH Etableringsprosjektet startet 01.02.10 Detaljert kartlegging av det enkelte fagsystems behov for arkivering Definere krav til arkivløsning Utarbeide salgs- og markedsplan Definere krav til intern organisasjon i Visma Utviklingsprosjektet starer 01.06.10 Endelig fremdriftsplan klarlagt ca 01.06

MAPPING AV FELTER

EKSEMPLER PÅ ARKIVFAGLIGE AVKLARINGER Har som et utgangspunkt at løsningen gjelder både elektronisk arkiv og fysisk arkiv Det tas utgangspunkt i at alle fagsystemer (i samme sone) kan arkivere sine dokumenter i samme arkiv, men i hver sin arkivdel Funksjonsbasert / objektbasert klassifikasjon og krav til sekundær klassifisering Dossiermappe / saksmappe og behov for undermapper

Målsetninger Fagsystemene skal fungere uten Noark-arkiv, og alle dokumenter skal være elektronisk tilgjengelige for saksbehandlere i fagsystemet Innføring av Noark-arkivfunksjonalitet bør ikke påvirke flyten i fagsystemet Løsningen støtter hel-elektronisk saksbehandling og arkiv Både Noark-arkivet og fagsystemenes integrasjonsgrensesnitt baseres på åpenhet og gjeldende standarder for offentlig sektor i Norge

Tilbakemelding fra FIRE kunder Ser fram til at Visma får på plass arkivfunksjonalitet ila 2010/2011 Opptatt av avlevering til arkivdepot og at det er godkjent av Riksarkivet Ser på dette som en del av en helelektronisk strategi som også innbefatter datafangst som f.eks. skanning Minst mulig arkivfunksjonalitet for saksbehandlere (i fagsystem) Opptatt av forholdene rundt EPJ og Noark

Sakarkiv Byggesak/Møte – utvalg, skanning m.m.) Intern sone Sikker sone Brannmur … … B.hage System X Profil Velferd Familia Sakarkiv Byggesak/Møte – utvalg, skanning m.m.) Lønn & HRM Log & innkjøp Øk. styring Integrasjonslag Integrasjonslag webservices Arkiv Arkivdel X Arkivdel Y Arkivdel B.hage

Sakarkiv Byggesak/Møte – utvalg, skanning m.m.) Intern sone Sikker sone Brannmur … … B.hage System X Profil Velferd Familia System Y Sakarkiv Byggesak/Møte – utvalg, skanning m.m.) Lønn & HRM Log & innkjøp Øk. styring Integrasjonslag Integrasjonslag Integrasjonslag Integrasjonslag Integrasjonslag Integrasjonslag webservices webservices Arkiv Arkivkomponent Arkivdel X Arkivdel Y Arkivdel B.hage Arkivdel Profil Arkivdel Velferd Arkivdel Familia Arkivdel Sys Y

Jobben i hvert fagsystem Analyse datastruktur i hvert fagsystem Koble (mappe) dataelement opp mot metadata i Noark-5 Gjennomført for Profil, Familia, Velferd og Flyktning/Voksenopplæring. ”Nye” HsPro står for tur… Noark-5 standard Fagsystem Mappe datafelt

Jobben i hvert fagsystem Felles begrepsbruk som arkivarer forstår Tilpasse ledetekster i postjournal og journalnotat / vedtak etc.. (journalnr, registreringsnr, saksnr etc..) Søke å standardisere visning av ”arkiv-data” i alle fagsystemene Noark-5 begrep Fagsystem Felles begrepsbruk

Jobben i hvert fagsystem Kommunisere med webtjenesten (N5WS) Behandlingsregler for arkivering (ved ferdigmelding i fagsystem) Behandlingsregler for arkivverdig informasjon som ikke ligger som dokumenter/journaler i dag (eks. melding i Familia) Noark-5-arkiv Fagsystem Integrasjonslag N5WS

Jobben i hvert fagsystem Visualisere om arkivert eller ikke… Ved arkivering formatteres word-dok til PDF/A format Vurdere om vi bør ”vise” pdf-dokumentet direkte i fagsystemet også som ”bevis” på at arkiveringen har gått ok Muliggjør å rydde (slette) word-dok som er arkiverte i fagsystemet for å spare plass Noark-5-arkiv Fagsystem N5WS

Jobben i hvert fagsystem Mottaksfunksjon med skanning… Skanning til riktig område/katalog (Profil, Familia, Velferd etc..) Fagsystem henter skannet dokument inn i postjournal og påfører utfyllende informasjon Arkiveres igjen i riktig mappe ved ferdigmelding PixEdit? Noark-5-arkiv Fagsystem N5WS

PixEdit fra Techsoft har tilnærmet 100% av kommunemarkedet SKANNING – POSTMOTTAK Nødvendig for å tilfredsstille kundenes krav om hel-elektronisk saksbehandling PixEdit fra Techsoft har tilnærmet 100% av kommunemarkedet Integrert med de fire sakarkiv-leverandørene Ønsker kundene at skanning også for fagsystemene løses vha PixEdit?

FOR VISMA ER DETTE Mye mer enn bare et utviklingsprosjekt… Nytt fagområde Bygger leveranse/konsulent/support - kompetansebygging - riktig kapasitet Sterk fokus fra ledelsen - skal lykkes!

Visma Unique 20