Superbrukerforum – velkommen! 23.09.2013

Agenda Nye rammeavtaler/endringer Gjennomgang av formalkravene rundt anbudsprosesser Elektronisk faktura KGV /KAS System Miljømerking Feiloppretting Oppsummering fra forrige forum Status bruk av bestillingssystemet Diverse nyheter – fra nyhetsarkivet siden juni 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

1. Nye rammeavtaler/endringer Rammeavtale juridisk bistand Mat og drikke Rekvisita Bøker Service Atea 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

1. Nye rammeavtaler/endringer forts. Rammeavtale juridisk bistand Forlenget et år frem til 23.11.14 med de 3 eksisterende leverandørene Parallelle rammeavtaler hvor Kluge er primærleverandør Ytterligere en opsjon på et år. https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/anskaffelser/avtaler/produktgrupper/juridiske%20tjenester/Juridiske%20tjenester.html

Nye rammeavtaler/endringer forts. Mat og drikke Er i gang med rammeavtale på fruktkurver Har begynt arbeidet med å lage et eget kategoriteam på mat og drikke SiO-avtalen fortsetter et år til, eller til ny avtale er på plass Kaffeautomater Vanndispensere

Nye rammeavtaler/endringer forts. Rekvisita Dagens avtale går ut 01.05.2014 og arbeidet med ny avtale har startet. Lyreco har kommet med miljøpakker med redusert pris. Disse er oppdatert i PM, og merket med miljømerke. Miljøproduktene er noe dyrere enn avtaleprodukter, men overlater det til bestiller/bruker å avgjøre hva som er viktig for dem.

Nye rammeavtaler/endringer forts. Bøker Ny rammeavtale på bøker. Gjelder kun bøker med latinske bokstaver, og tilgjengelig litteratur. Bøker på nordisk språk kjøpes fra Akademika. Ikke nordisk språk kjøpes fra F. Delbanco. UB benytter Bibsys for bestilling. Andre enheter bruker bestillingssystemet PM for bestilling av bøker gjennom en tilrettelagt ekstern katalog. Tidligere har det vært mulig å gå på Akademika, finne en bok og ta med seg. Er fremdeles mulig, men ikke anbefalt. Logistikk

Nye rammeavtaler/endringer forts. Service Atea Har hørt om noen problemer med service på printere fra Atea Atea har forsøkt å rette opp Ønsker tilbakemeldinger til innkjop@admin.uio.no

Nye rammeavtaler/endringer forts. Vikartjenester Parallelle rammeavtaler innenfor vikartjenester inngått pr. 7. august Administrative/merkantile stillinger Adecco, ISS og Backup Tekniske stillinger Backup Driftsstillinger Klinikkstillinger Backup og Manpower 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

2. Formelle krav til en anbudskonkurranse og litt om integritet og habilitet

Anskaffelsesprosedyrer Definisjoner i FOA § 4-2 Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Konkurransepreget dialog Plan- og designkonkurranse

De vanligste konkurranseformene Åpen anbudskonkurranse Forhandlingsforbud Alle som ønsker det, kan levere tilbud Begrenset anbudskonkurranse Prekvalifisering av leverandører Konkurranse med forhandling i ett og to trinn (“åpen” og “begrenset”) Alltid to trinn over EØS-terskelverdi (del III)

Åpen anbudskonkurranse En åpen anbudskonkurranse er en prosedyre som tillater alle interesserte leverandører å levere tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering Prekvalifisering vil si at oppdragsgiver velger hvilke leverandører som skal kunne delta i konkurransen blant de leverandørene som anses som kvalifisert Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn Det er ikke tillatt å forhandle med leverandøren

Begrenset anbudskonkurranse En begrenset anbudskonkurranse er en prosedyre som bare tillater de leverandørene som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud. Det foretas først en prekvalifisering, der alle interesserte leverandører kan levere inn forespørsel om å få delta i konkurransen, sammen med dokumentasjon på at de er kvalifisert. Oppdragsgiver vurderer så om leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene som er oppstilt i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Deretter inviterer oppdragsgiver de kvalifiserte leverandørene, eller et utvalg av disse, til å levere inn tilbud.

Begrenset anbudskonkurranse forts Oppdragsgiver må minimum kunngjøre den nedre grensen for hvor mange leverandører som skal inviteres, og hovedtrekkene i utvelgelsesmetoden eller kriteriene som vil bli lagt til grunn for valget. Antall leverandører som plukkes ut må være tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse Ved begrenset anbudskonkurranse må minimum tre leverandører inviteres etter forskriftens del II, og minimum fem leverandører etter forskriftens del III, jf. § 8-6 tredje ledd og § 17-6 tredje ledd. Det er ikke tillatt å forhandle med leverandørene.

Åpen anbudskonkurranse Bindende tilbud ”ikke lenger enn nødvendig” (Vedståelsesfristen er 30 dager fra tilbudsfristen hvis ikke annet er angitt) ”Tilstrekkelig tid” 45 dager (del III) Evaluering av tilbud ”Rimelig tid/10/15 dager” FORHANDLINGSFORBUD Spørsmål og svar til konkurranse-grunnlaget Kunngjøring Tilbudsfrist Meddelelse om tildelings-beslutning Undertegning av kontrakt Vedståel-sesfrist Volum pr. år Dokumentasjon forberedelse - kravspesifikasjon Publisering på Doffin Evaluering Karens-tid Levering og bestilling via PM Over EØS (<1,0 mill.) Denne fasen varierer avhengig av anskaffelsens kompleksitet Minimum 45 dager Varierer med kompleksiteten og vil være en vurderingssak mellom oppdragsgiverer og saksbehandler. Vanligvis 2-3 uker 10 dager Dette vil bli avgjort mellom leverandøren og oppdragsgiver

Begrenset anbudskonkurranse ”Tilstrekkelig tid” 30 dager til prekvalifisering + 40 dagers tilbudsfrist Prekvalifisering -avvise ikke kval. leverandører -forkaste de dårligste leverandørene Avvisning og evaluering av tilbud Kunngjøring Spørsmål og svar Innlevering kvalifisering Tilbudsfrist Tildeling av kontrakt Beslutning om hvem som er prekvalifisert med begrunnelse -Evt. info om frist for å begjære midlertidig forføyning, jf, FOA §§ 8-6 / 17-6 Utsending av konkurransegrunnlag

Skape og opprettholde tillit «Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.» Integritet, uskaddhet; helhet, uavhengighet; ukrenkelighet

Hvorfor krav til integritet? Offentlige oppdragsgivere bruker fellesskapets penger: Det må stilles særlige krav til innkjøperens integritet! Habilitet – Norge er et lite land Smøring/korrupsjon kommer tettere på Oppgjør med ukultur

Hvorfor krav til integritet? Globaliseringen reduserer oppdragsgivers frihet: Global handel setter etiske problemstillinger på dagsordenen, etikk i leverandørkjeden, etisk handel Global handel innebærer etterlevelse av internasjonale regelverk som særlig retter seg mot anskaffelsesprosessen

Krav til habilitet Forvaltningslovens regler om habilitet regulerer hvem som har adgang til å delta i avgjørelsesprosessen Reglenes formål: skal forhindre at personer som handler på forvaltningens vegne opptrer partisk i enkeltsaker skal sikre omverdenens tillit til forvaltningens virksomhet generelt.

Krav til habilitet Forvaltningslovens habilitetsregler gjelder for offentlige tjenestemenn og for andre som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan' Gjelder for alle trinn i saksbehandlingen – men er av størst relevans etter at det er foretatt en beslutning om å gå til anskaffelse av en nærmere definert ytelse

Krav til habilitet En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak; a) når han selv er part i saken b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1 et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken 2 et selskap som er part i saken.

Krav til habilitet Vær spesielt oppmerksom i tilfeller av Nært vennskap Ansettelsesforhold og kollegahabilitet Nært faglig samarbeid Personlig eller faglig motsetningsforhold Eierskap Konkurransesituasjoner Partstilknytning hos nærstående

Kontinuerlige forbedringer ”Beslutninger skal fattes på bakgrunn av faktiske forhold som evalueringsresultater og rapportering i form av måling av synlige resultater” Kontinuerlige forbedringer

3. Elektronisk faktura til UiO Fra 1.7.2012 skal statlige virksomheter kreve elektronisk faktura i nye avtaler og kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester. Elektronisk faktura er strukturerte data sendt fra selger til kjøper som importeres til kjøpers fakturasystem. (pdf er IKKE elektronisk faktura) Elektronisk adresse er UiOs organisasjonsnummer. Overføringen skjer uten manuell behandling. Elektronisk faktura sikrer bedre kvalitet på grunnlagsdata, reduserer kostnader, tid og er miljøbesparende. I Norge er det fastsatt et standardformat for elektronisk faktura som er utarbeidet fra en europeisk standard. I Norge heter formatet Elektronisk Handelsformat – EHF. 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

Elektronisk faktura til UiO forts. Prosjekt leverandøraktivering 2013/2014 Papirfakturaens tid er forbi, muligheten for å sende papir forsvinner i løpet av 2014 Faktura skal stiles til Universitet i Oslo Sendes til elektronisk adresse, UiOs organisasjonsnummer (primært) Sendes til fakturamottak@admin.uio.no (sekundært for de som ikke kan sende efaktura) 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

Elektronisk faktura til UiO forts. Prosjekt leverandøraktivering 2013/2014 Universitetet i Oslo implementerte infrastruktur for mottak og sending av elektroniske fakturaer i november 2012, mottak av elektroniske fakturaer pr. August er 22 %. Vi mottar våre elektroniske fakturaer via Baswares elektroniske postkontor (meldingsformidler/aksesspunkt) for e-fakturaer. Innkjøp ivaretar at alle nye avtaler kun gir mulighet for å sende efaktura Brev er sendt 300 leverandører juni 2013 Epost er sendt 330 leverandører august 2013 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

Elektronisk faktura til UiO forts Prosjekt leverandøraktivering 2013/2014 Prosjektet er utvidet med bistand fra Basware f.o.m september 2013 Endring av websider Endring av bestillingsskjema Oppfølging utsendte brev/epost/telefon> annen hver måned oktober 2013 – Juli 2014 Alle ved UiO som er i dialog med leverandører, UiO vil bare ha efaktura! 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

Elektronisk faktura til UiO forts UiOs webside for elektronisk faktura og implementeringsguide for elektronisk faktura: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/regnskapsforing/efb/ Leverandørenes kontaktpunkt for spørsmål om elektronisk faktura til UiO er: elektronisk-faktura@admin.uio.no 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

4. Verktøy for konkurransegjennomføring Implementeringsprosjektet

Bakgrunnen for KGV/KAS Visjon: «UiOs anskaffelser skal kjennetegnes ved etterrettelighet, verdiskapning og profesjonalitet» Forenkling (prosessgevinst) Ensartet gjennomføring av konkurranser (profesjonalisering) Elektronisk gjennomføring av hele «B2B» prosessen

Prosjektorganisering Felles styringsgruppe Innkjøpssjef UiB Innkjøpssjef NTNU Innkjøpssjef UiO Adm Dir Amesto PL UiB PL NTNU PL UiO Konsulenter Amesto Felles arbeidsgruppe PD UiB PD UiO PD NTNU Lokal prosjektorganisering UiO

Prosjektorganisering Roller / kompetanse i UiOs prosjektgruppe: Anskaffelsesfaglig (evaluering av løsningen) Koordinering mot UiOs applikasjonsdrift og forvaltning Rapportering og Controller-rollen Grensesnitt til andre systemer Forvaltning av eksisterende avtaleportefølje Forvaltning av maler og dokumenter Juridisk kompetanse Ledelse

Gjennomføringen – de enkelte fasene Utlysning Evaluering og valg Analyse/design Testmiljø Opplæring Test Produksjonsmiljø Grensesnitt Eksisterende avtaler Oppstart Godkjenningsperiode Okt 12 Mar 13 Sep 13 28.09.13 Anskaffelse Implementering

Status i dag - 20.09.13 – kl. 14:00 Amesto retter A og B-feil avdekket i test Første sluttbrukerkurs neste fredag (27.09) Produksjonsstart umiddelbart etter kurs Produksjonsstart med C-feil Videre jobbing med grensesnitt til DOFFIN Leverandørportal, KGV og DOFFIN Godkjenningsperiode Pilot på UiO med IS og EA Innledet samarbeid med Meteorologisk institutt

Løsningen – hva får vi KGV KAS Anskaffelses- sak Konkurranse Input Systemomgivelser: Leverandørportal (en del av KGV) DOFFIN og TED Arkivsystem (e-Phorte) Bestillingssystem Konkurranse Input Tilbud KGV Evaluering Tildeling Forvaltning KAS Avtalearkiv (i løsningen og publisert på web) År 1 År 2 År 3, osv.

Løsningen – hva får vi Elektronisk anbudsprosess Kontraktoppfølging Innenfor rammer gitt av LOA / FOA Fremdriftsplan, også for forvaltningsfasen med varsling Produksjon av dokumentasjon Protokoll genereres under veis i prosessen Evaluering av tilbud i systemet Leverandørportal – og kommunikasjon gjennom denne Enhetlig gjennomføring Transparente og dokumenterte prosesser

5. Endringer i bestillingssystemet Miljømerking i bestillingssystemet Miljømerkede produkter vises i «Avansert søk» Kan også søke på selve miljømerkenavnet Oversikt over alle miljømerkenavn finnes på våre nettsider Problemer med feil ved sletting av rad forventes rettet i løpet av uken 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

System forts Annet Problemer med feil ved sletting av rad forventes rettet i løpet av uken 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

6. Oppsummering fra forrige forum Formidling av viktig informasjon fra innkjøper til rekvirent/varemottaker Eksempelvis betingelser for betaling Inntil videre må dette skrives inn i «Melding til leverandør-feltet» Kommer fram til leverandør Kan gjenfinnes av rekvirent/varemottaker 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

7. Status bruk av bestillingssystemet pr august 2013 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

Status bruk forts. Rapporten sendes ut til de fleste enheter Er dette ok? Brukes rapporten? Målsetting om 70% bruk 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

System forts. Kobling til kontrakt ved kjøp fra katalog og ekstern katalog To nye felt: «Kontrakt» og «Overstyr kontraktskrav» (i produktinformasjonsfanen) Systemet vil automatisk foreslå kontrakten som er knyttet til katalog-/ekstern katalogleverandøren Hvis kjøpet du gjør ikke dekkes av kontrakten som foreslås; gå inn i feltet «Overstyr kontraktskrav» og velg «Kjøp dekkes ikke av kontrakt» Hvis det er flere avtaler knyttet til leverandøren; legg inn riktig avtale ved ekstern katalogkjøp og oppdater til den riktige avtalen ved katalog kjøp Hva hvis du kjøper både avtaleprodukt og ikke avtale-produkt? Samme ble også gjennomgått forrige superbrukerforum 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

7. Diverse nyheter siden forrige gang Formidling av e-postadresse ved engangsleverandør Når du oppretter en anmodning og bruker en engangsleverandør, er det viktig at du formidler hvilken e-postadresse innkjøperen skal sende bestillingen til. Alternative måter å formidle e-postadressen på: Bruk feltet «Kontaktperson leverandør» - MERK at dette feltet bare tar med seg 20 tegn videre til innkjøper Legg inn e-postadressen som kommentar når du sender bestillingen til godkjenning hos BDM. E-postadressen vil da være synlig for innkjøper, som en kommentar i historikken på anmodningen. 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

Diverse nyheter forts. Ny tyverimerking for UiO Det er kjøpers ansvar selv å få registrert nummerserien de mottar hos IBS security slik at produktene som blir merket kan spores tilbake til korrekt fakultet og kontaktperson UiO har dermed fornyet tyverimerke for brukere. Mer informasjon kan finnes på siden "Merking av utstyr". 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013

Diverse nyheter forts. Informasjon om mva-satser og mva-koder i bestillingssystemet Det er utarbeidet et informasjonsskriv om bruk av mva-satser og mva-koder i bestillingssystemet 23.09.2013 Superbrukerforum 23.09.2013