Regnskaps- og revisjonsbestemmelser Økonomi og regnskap Regnskaps- og revisjonsbestemmelser

Idrett og økonomi Store organisasjonsledd som NIF – idrettskretser – særforbund og alle andre organisasjonsledd med årlig omsetning på mer enn 5 mill. kroner er store organisasjonsledd, de øvrige er små Strengere regler for store organisasjonsledd (NIF, alle særforbund og idrettskretser) og andre idrettsorganisasjoner med en årlig omsetning over 5 mill. kroner

VIRKEOMRÅDER

Idrett og økonomi Idrettsorganisasjoner skal føre regnskaper som gir et korrekt bilde av organisasjonens økonomi Regnskapene skal vise den økonomiske stilling ved regnskapsavslutningen (kalenderåret) Regnskapene skal dekke de ulike brukergruppers informasjonsbehov for kontroll og styring. (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 1-1)

Idrett og økonomi Regnskapene skal være spesifisert i henhold til Norsk Standard kontoplan Regnskapene skal være i samsvar med lovgivningen, forskrifter, retningslinjer og regelverket (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 1-1) Regnskapene skal være spesifisert i henhold til Norsk Standard kontoplan (Idrettens kontoplan er tilpasset denne) Regnskapene skal være i samsvar med lovgivningen, forskrifter, retningslinjer og regelverket (herunder bl.a. skatteloven, ligningsloven, bokføringsloven og merverdiavgiftsloven)

Idrett og økonomi Noen definisjoner: Årlig omsetning er brutto samlede inntekter ”Regnskapsbruker” er alle som har interesse av å ha tilgang til organisasjonsleddet virksomhet i kontroll- eller styringsøyemed (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 1-2) Årlig omsetning er brutto samlede inntekter inklusive tilskudd, medlemsavgifter, kontingenter, stevne- og turneringsinntekter, sponsor- og reklameinntekter, kiosksalg, loddsalg m.m. ”Regnskapsbruker” er alle som har interesse av å ha tilgang til organisasjonsleddet virksomhet i kontroll- eller styringsøyemed (medlemmer, overordnede organisasjonsledd, offentlig myndighet, kreditorer og ansatte)

Idrett og økonomi Noen definisjoner: Valgt revisor – valgt på årsmøte – behøver ikke å være statsautorisert eller registrert (profesjonell) revisor Fleridrettslag – inndelt i grupper tilhørende ulike særforbund og som ikke er organisert som allianseidrettslag (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 1-2)

Idrett og økonomi Noen definisjoner: ”Idrettsanlegg” er fast eiendom og betydelige gjenstander til bruk i idretten – ikke videresalg ”Idrettsmateriell” er løsøre/gjenstander til bruk i idretten – ikke betydelig verdi – ikke videresalg Årsmøte er ordinært eller ekstraordinært årsmøte, ting eller generalforsamling – lovbestemt og behandler lovbestemte saker (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 1-2)

BOKFØRINGSBESTEMMELSER

Idrett og økonomi Grunnleggende bokføringsprinsipper: Ordentlig og oversiktlig regnskapssystem Fullstendighet Realitet Nøyaktighet Ajourhold (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-2) Grunnleggende bokføringsprinsipper: Ordentlig og oversiktlig regnskapssystem Fullstendighet Realitet – bokførte opplysninger skal være resultat av inntrufne hendelser Nøyaktighet – korrekt og nøyaktig bokføring Ajourhold – så ofte forholdene tilsier det

Idrett og økonomi Grunnleggende bokføringsprinsipper: Dokumentasjon Sporbarhet Oppbevaring Sikring (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-2) Grunnleggende bokføringsprinsipper: Dokumentasjon av bokførte opplysninger Sporbarhet – toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsføring Oppbevaring (se § 2-18) – oppbevaring i en form slik at materialet kan leses Sikring – forsvarlig sikret mot urettmessig endring, sletting og tap

Idrett og økonomi Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering – det skal utarbeides: Bokføringsspesifikasjon Kontospesifikasjon Kundespesifikasjon Leverandørspesifikasjon Spesifikasjon av lønnspliktige ytelser (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-3) Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering – det skal utarbeides: Bokføringsspesifikasjon (journaler) Kontospesifikasjon Kundespesifikasjon Leverandørspesifikasjon Spesifikasjon av lønnspliktige ytelser

Idrett og økonomi Bokføring og ajourhold Alle opplysninger som er nødvendig for å utarbeide pliktig regnskapsrapportering med spesifikasjoner, skal bokføres Bokføring så ofte som organisasjonsleddets/ transaksjonenes art og omfang tilsier Bokføringen skal være à jour før fristene for regnskapsrapportering Under 300 bilag i året - à jour senest innen fristene for regnskapsrapportering Kontanttransaksjoner registreres daglig (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-4)

Idrett og økonomi Retting av bokførte opplysninger Ingen endring eller sletting etter at fristene for ajourhold er utløpt Etter at fristene for ajourhold er utløpt – retting ved ny, dokumentert postering – den opprinnelige posteringen må først i sin helhet reverseres Dokumentasjon eller spesifikasjon ved sletting av opplysninger (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-5)

Idrett og økonomi Dokumentasjon av bokførte opplysninger Bokførte opplysninger skal være dokumentert Dokumentasjonen skal ha korrekt og fullstendig innhold Ingen endring av dokumentasjon etter utstedelse Det skal være en enkel, oversiktlig og kontrollerbar forbindelse mellom bokføringen og dokumentasjonen (toveis kontrollspor) (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-6)

Idrett og økonomi Dokumentasjon av salg: Nummer og data for utstedelse av dokumentasjon Angivelse av partene Ytelsens art og omfang Tidspunkt og sted for levering av ytelsen Vederlag og betalingsforfall (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-7, nærmere redegjørelse)

Idrett og økonomi Dokumentasjon av kjøp: Kjøp dokumenteres med salgsdokument utstedt av selger Salgsdokumentet skal inneholde de samme opplysningene som vist i forrige bilde (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-8, nærmere redegjørelse)

Idrett og økonomi Bankinnskudd, lånegjeld, kontanter og disposisjonsrett Bankinnskudd/lånegjeld dokumenteres ved oppgaver fra bank/finansinstitusjon Kontantbeholdning telles ved årets slutt, dokumenteres, signeres og dateres. Eventuelle differanser forklares Bankkontoer skal disponeres av to personer i fellesskap Underslagsforsikring skal være tegnet for dem som disponerer bankkontoer (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-16) Bankinnskudd, lånegjeld, kontanter og disposisjonsrett Bankinnskudd/lånegjeld dokumenteres ved oppgaver fra bank/finansinstitusjon Kontantbeholdning telles ved årets slutt, dokumenteres, signeres og dateres. Eventuelle differanser forklares Bankkontoer skal disponeres av to personer i fellesskap Underslagsforsikring skal være tegnet for dem som disponerer bankkontoer (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-16)

Idrett og økonomi Oppbevaringsplikt av regnskapsmateriale Oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt: Årsregnskap, årsberetning, pliktig regnskapsrapportering, revisjonsberetning Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av balansen Eventuelle brev fra revisor (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-18)

Idrett og økonomi Oppbevaringsplikt av regnskapsmateriale Oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt: Avtaler som gjelder organisasjonsleddet Vesentlig tilleggsinformasjon (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 2-18) Alt ovennevnte skal oppbevares ordnet og være sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form i hele oppbevarings- tiden. Det skal kunne skrives ut på papir. Det skal foreligge sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale

REGNSKAPSBESTEMMELSER

Idrett og økonomi Regnskapsåret: Skal være på 12 måneder og følge kalenderåret. Fleridrettslag skal ha felles regnskapsår for alle undergrupper og avdelinger Ved ny virksomhet eller opphør og ved omlegging av regnskapsåret, kan regnskapsåret være kortere eller lengre, men ikke over 18 måneder (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-1)

Idrett og økonomi Regnskapene skal bokføres/registreres etter regnskapsprinsippet: Inntekter skal bokføres/registreres i den periode de er inntjent Utgifter skal bokføres/registreres i den periode de er påløpt Fordringer, gjeld og andre forpliktelser skal fremgå av regnskapet (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-2)

Idrett og økonomi Årsregnskapet skal: omfatte hele virksomheten avgis innen seks måneder etter utløpet av regnskapsåret bestå av resultatregnskap, balanse og noter. Balansen skal signeres av styrets medlemmer bestå av revisjonsberetning og kontrollkomiteens beretning settes opp med sammenligningstall for fjoråret avhengig av størrelsen på organisasjonsleddet ha med styrets beretning for organisasjonsledd med flere grupper/avdelinger vise både de enkelte gruppers og hele organisasjonsleddets regnskapsforhold (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-3) Årsregnskapet skal: omfatte hele virksomheten avgis innen seks måneder etter utløpet av regnskapsåret bestå av resultatregnskap, balanse og noter. Balansen skal signeres av styrets medlemmer bestå av revisjonsberetning og kontrollkomiteens beretning (hvis ansatt revisor) settes opp med sammenligningstall for fjoråret (gjelder både resultatregnskapet og balansen) avhengig av størrelsen på organisasjonsleddet ha med styrets beretning (økonomisk beretning - over 5 mill. kr i omsetning) for organisasjonsledd med flere grupper/avdelinger vise både de enkelte gruppers og hele organisasjonsleddets regnskapsforhold (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-3)

Idrett og økonomi Årsmøtet foretar den endelige fastsettelse av regnskapet(-ene) og avgjør anvendelse av overskudd og dekking av underskudd (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-3)

Idrett og økonomi Årsregnskapet – krav til noter Opplysning om anvendte regnskapsbestemmelser Opplysninger for å bedømme den regnskaps-pliktige stilling og resultat som ikke fremkommer av årsregnskapet for øvrig Forklare om og hvordan samlingstallene er endret Korrigeringer og omklassifisering i forhold til tidligere årsregnskap Spesifikasjon av inntektene som ikke er spesifisert i resultatregnskapet Lønnsforhold og ytelser til ledende ansatt og ytelser til styret oppgis Antall medlemmer ved årsslutt skal oppgis (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-4) Årsregnskapet – krav til noter Følgende noter skal følge årsregnskapet (minimum): Opplysning om anvendte regnskapsbestemmelser Opplysninger for å bedømme den regnskaps-pliktige stilling og resultat som ikke frem-kommer av årsregnskapet for øvrig (for eksempel hendelser etter årets utløp, men før årsmøtet) Forklare om og hvordan samlingstallene er endret Korrigeringer og omklassifisering i forhold til tidligere årsregnskap Spesifikasjon av inntektene som ikke er spesifisert i resultatregnskapet (minimum oppdeling: tilskudd, sponsorinntekter, kontingenter, andre inntekter) Lønnsforhold og ytelser til ledende ansatt og ytelser til styret oppgis Antall medlemmer ved årsslutt skal oppgis (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-4)

Idrett og økonomi Krav til regnskapet Idrettsanlegg skal oppføres i balansen – verdi lik anskaffelseskostnaden, men ikke høyere enn gjelden knyttet til anlegget påkostninger behandles på samme måten Avskrivning hurtigst mulig, minst med et beløp som svarer til nedbetaling av langsiktig gjeld på anlegget. Idrettsanlegg m.m. kan ikke oppskrives ved opptak av nye lån Utbetaling i forbindelse med overgang av idrettsutøvere skal kostnadsføres direkte (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-5) Krav til regnskapet Idrettsanlegg skal oppføres i balansen – verdi lik anskaffelseskostnaden, men ikke høyere enn gjelden knyttet til anlegget – påkostninger behandles på samme måten Avskrivning hurtigst mulig, minst med et beløp som svarer til nedbetaling av langsiktig gjeld på anlegget. Idrettsanlegg m.m. kan ikke oppskrives ved opptak av nye lån Utbetaling i forbindelse med overgang av idrettsutøvere skal kostnadsføres direkte (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-5)

Idrett og økonomi Krav til regnskapet Varer til videresalg verdsettes i regnskapet til laveste verdi Idrettsmateriell skal kostnadsføres i det år det er anskaffet Verdipapirer (for eksempel aksjer), som ikke er knyttet til eierandel i idrettsanlegg, skal oppføres med laveste verdi av anskaffelsesverdi og verdi pr. oppgjørsdag. Pålydende og eventuelt forfalstidspunkt oppgis som note til regnskapet) (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-6) Krav til regnskapet Varer til videresalg verdsettes i regnskapet til laveste verdi (anskaffelseskost eller fremtidig salgsverdi fratrukket salgskostnader) Idrettsmateriell skal kostnadsføres i det år det er anskaffet Verdipapirer (for eksempel aksjer), som ikke er knyttet til eierandel i idrettsanlegg, skal oppføres med laveste verdi av anskaffelsesverdi og verdi pr. oppgjørsdag. Pålydende og eventuelt forfalstidspunkt oppgis som note til regnskapet) (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-6)

Idrett og økonomi Krav til regnskapet Gjeldende regler for lønnsoppgaveplikt, skattetrekk og arbeidsgiveravgift skal følges Styret og kasserer plikter å sette seg inn i, og følge reglene som er gjengitt i skattedirektoratets veiledningshefter for organisasjoner Skattetrekk skal settes inn på særskilt skattetrekkonto i bank, og det innestående skal til enhver tid dekke skyldig forskuddstrekk (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-7) Krav til regnskapet Gjeldende regler for lønnsoppgaveplikt, skattetrekk og arbeidsgiveravgift skal følges Styret og kasserer plikter å sette seg inn i, og følge reglene som er gjengitt i skattedirektoratets veiledningshefter for organisasjoner Skattetrekk skal settes inn på særskilt skattetrekkonto i bank, og det innestående skal til enhver tid dekke skyldig forskuddstrekk (Forenklet oppgave kan brukes i enkelte tilfeller. Trukket skatt sendes inn istedenfor at det settes inn på særskilt konto) (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-7)

Idrett og økonomi Krav til regnskapet Organisasjonsleddet skal følge gjeldene regler og lover når det gjelder merverdiavgift dersom de er avgiftspliktige etter loven Styret og kasserer plikter å sette seg inn i, og følge reglene som er gjengitt i skattedirektoratets veiledningshefter vedrørende merverdiavgift for veldedige og allmennyttige organisasjoner og institusjoner (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-8)

Idrett og økonomi Skatteplikt Idrettsorganisasjoner er som hovedregel fritatt fra å betale formues- og inntektsskatt - ingen innlevering av selvangivelse regnskapsskjema til ligningsmyndighetene Organisasjonsledd som driver økonomisk virksomhet, er i utgangspunktet skattepliktig Er det tvil om idrettsorganisasjonen er skattepliktig, tas dette opp med det lokale ligningskontoret eller annen skattemyndighet Styret og kasserer plikter å sette seg inn i, og følge reglene som er gjengitt i skattedirektoratets veiledningshefter vedrørende skatt for frivillige og ideelle organisasjoner (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 3-9)

REVISJONSBESTEMMELSER

Idrett og økonomi Revisjon Alle idrettsorganisasjoner er pliktig til å ha revisjon Revisjon skal utføres av to revisorer valgt av årsmøtet, eller av engasjert revisor Er revisor engasjert, skal årsmøtet velg en kontrollkomité på minst 2 personer Revisor, eller revisors nærstående, kan ikke ha andre valgte tillitsverv i vedkommende organisasjonsledd, eller være ansatt i denne (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-1) Revisjon Alle idrettsorganisasjoner er pliktig til å ha revisjon Revisjon skal utføres av to revisorer valgt av årsmøtet, eller av engasjert revisor (statsautorisert/registrert) Er revisor engasjert, skal årsmøtet velg en kontrollkomité på minst 2 personer (se NIFs lov § 2-18) Revisor, eller revisors nærstående, kan ikke ha andre valgte tillitsverv i vedkommende organisasjonsledd, eller være ansatt i denne (tillitsverv er i denne sammenheng både oppnevnte tillitsverv og tillitsverv som følge av valg på årsmøtet) (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-1)

Idrett og økonomi Revisors plikter: Vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med lov, forskrift og idrettens regnskaps- og bestemmelser Vurdere om styret har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-2)

Idrett og økonomi Revisors plikter: Revisjon omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjon i årsregnskapet, vurdering av benyttede regnskapsprinsipper og regnskapsestimater, samt vurdering av innholdet i og presentasjon av årsregnskapet. (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-3)

Idrett og økonomi Revisor skal kontrollere at regnskapet ikke innholder: Feil vedr. transaksjoner og hendelser i regnskapsåret: Gyldighet (vedrører organisasjonsleddet) Fullstendighet (alt er tatt med) Nøyaktighet (riktig beløp og riktig konto) Periodisering (riktig år/periode) Klassifisering (riktig konto) (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-3, nærmere presisering)

Idrett og økonomi Revisor skal kontrollere at regnskapet ikke innholder: Feil vedrørende utgående balanse: Eksistens (eiendeler, gjeld, egenkapital og at det tilhører organisasjonsleddet) Rettighet og forpliktelser (tilhører organisasjonsleddet) Fullstendighet (fullstendig registrering av eiendeler, gjeld, egenkapital) Verdisettelse (korrekte beløp for eiendeler, gjeld, egenkapital) (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-3, nærmere presisering)

Idrett og økonomi Revisor skal kontrollere at regnskapet ikke innholder: Feil vedrørende presentasjon og innhold: Gyldighet, rettigheter og forpliktelser Fullstendighet Klassifisering og forståelighet Nøyaktighet og verdisettelse (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-3, nærmere presisering)

Idrett og økonomi Revisor skal foreta kontroller slik at regnskapet ikke inneholder feil: Kontrollere (stikkprøver) på attestasjon og godkjennelse Vurdere arbeidsdelingen mellom den som attesterer og den som har tilgang på likvider Kontrollere kassebeholdning og bankavstemminger Påse dokumentasjon med bilag og at bilagene tilhører organisasjonsleddet Påse at innbetalt medlemskontingent stemmer med medlemsregisteret Påse at det er betryggende kontroll med organisasjonens materiell og utstyr (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-3, nærmere presisering) Revisor skal foreta nødvendige kontroller slik at regnskapet ikke inneholder feil: Kontrollere (stikkprøver) på attestasjon og godkjennelse Vurdere arbeidsdelingen mellom den som attesterer og den som har tilgang på likvider Kontrollere kassebeholdning og bankavstemminger Påse dokumentasjon med bilag og at bilagene tilhører organisasjonsleddet Påse at innbetalt medlemskontingent stemmer med medlemsregisteret Påse at det er betryggende kontroll med organisasjonens materiell og utstyr (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-3, nærmere presisering)

Idrett og økonomi Revisor skal foreta nødvendige kontroller: Påse at idrettsanlegg og utstyr er forsikret Påse at fondsmidler disponeres etter fastsatte statutter Påse at tilskudd benyttes etter vilkårene for tilskuddet Påse at oppgaveplikten (mva, skatt, lønn) er fulgt Påse at det er ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser Påse at vedtak fra årsmøtet og styret er riktig uttrykk i regnskapet (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-3, nærmere presisering)

Idrett og økonomi Mer om revisjon Revisjon av regnskapet skal foretas minimum en gang i året i forbindelse med avleggelse av årsregnskapet Revisor skal ha muligheter til å foreta de undersøkelser om revisor finner nødvendig Styret og tillitsmenn skal sørge for at revisor får opplysninger og bistand som kreves for utførelsen av oppdraget (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-3)

Idrett og økonomi Mer om revisjon Revisor skal hvert år legge frem en revisjonsuttalelse uten unødig opphold og senest syv måneder etter regnskapsårets avslutning Revisjonsuttalelse også ved ufullstendig regnskap Revisjonsuttalelsen dateres og underskrives av revisor Uttalelsen skal inneholde hvilke feil og mangler som er avdekket. Revisors konklusjon skal inneholde om styret har overholdt sin plikt når det gjelder ordentlig og oversiktlig dokumentasjon i regnskapet i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 4-4)

ANSVARSBESTEMMELSER MED VIDERE

Idrett og økonomi Ansvarsfrihet og straff Eventuelle beslutninger på årsmøtet om ansvarsfrihet, gjelder bare i forholdet til organisasjonsleddet og ikke overfor andre skadelidte. Ved overtredelse av regnskaps- og revisjonsbestemmelsene kommer straffebestemmelsene i NIFs lov (kap. 11) til anvendelse (Regnskaps –og revisjonsbestemmelser - § 5-1)

Idrett og økonomi Retningslinjer DUGNAD http://www.idrett.no/tema/lover/retningslinjer/Sider/dugnad.aspx Databehandling og personvern http://www.idrett.no/tema/lover/retningslinjer/Sider/databehandling.aspx Markedsføring overfor mindreårige http://www.idrett.no/tema/lover/retningslinjer/Sider/markedsforing.aspx Bruk av medlemsinformasjon http://www.idrett.no/tema/lover/retningslinjer/Sider/medlemsinformasjon.aspx Regnskaps- og revisjonsbestemmelsene http://www.lovdata.no/nif/hiff-20071128-0002.html Forsikring i NIF http://idrett.forbundetonline.no/tema/barneidrett/idrettsforsikring/Sider/default.aspx Klubbforsikring http://www.idrett.no/tema/klubbguiden/Sider/Klubbforsikring.aspx