Agresso Leverandørreskontro _______________________________________________________________

Leverandørreskontro Modulbeskrivelse Faste registre Leverandørregister Mottaksregistrering/bokføring av lev.faktura Betalinger Spørring Rapporter _______________________________________________________________

Logisk struktur _______________________________________________________________

Leverandørgruppe Bestemmer felles behandlingsregler Flere grupper kan ha samme leverandørgjeldskonto Leverandørgjeldskonto i hovedbok Ved X her vil verdi i kolonnen til venstre bli faste for leverandører i denne gruppen, ellers forslag _______________________________________________________________

Betalingsmottakere Kan være et factoringselskap Kan knyttes til en leverandør (f.eks. hvis en leverandør har flere bankkonti) Kan nyttes til en enkelt faktura Ved å sette Lev.nr og X for faste, vil denne bet.mottaker bare kun benyttes på aktuell leverandør. En leverandør med flere bank-konti _______________________________________________________________

Attestasjonsansvarlige Brukes ved : bokføring av lev.faktura bokføring av avtalefaktura bokføring av kontraktfaktura bokføring av innkjøpsfaktura definering av avtaler og kontrakter _______________________________________________________________

Betalingsbetingelser Benyttes ved beregning av : forfallsdato rabattforfall og rabattbeløp Angis ved registrering av kunder og leverandører Felles for alle firma i databasen _______________________________________________________________

Relasjoner på leverandør Knytning mellom begrep for leverandør, LEV.NR (A5) og ulike rapporteringsbegrep Benyttes til å : bygge rapporteringsstruktur leverandører og rapporteringsbegreper knytte tilleggsinformasjon til leverandør _______________________________________________________________

Leverandørnummer serie Benyttes for å tildele neste leverandørnummer ved opprettelse av ny leverandør. Angi Neste i Verktøy-meny (Shift F1) Kan bare har en nummerserie. Dersom man egentlig har behov for flere, bør man tildele denne serien til den type leverandører som det kommer flest nye av. _______________________________________________________________

Intervall for aldersfordelt saldo Benyttes for å lage ulike intervaller for aldersfordelt saldo i Leverandørstatistikk Merk at dette gjøres per språk og kan således påvirke flere firmaer. _______________________________________________________________

Tekststyper fakturabeskrivelse Fakturabeskrivelser kan registreres ved registrering og vedlikehold av faktura. (Gjelder både for kunde- og leverandør-poster) Benyttes for å legge tilleggsinformasjon på faktura Begrepsverdi “P” er forbeholdt betalingsmeldinger f.eks ved remitering til PostGiro _______________________________________________________________ Forbeholdt betalingsmeldinger f.eks ved remittering til PostGiro

Leverandører Dette skjermbildet blir benyttet til å registrere, vedlikeholde og spørre på leverandøropplysninger Opplysninger som ikke er krysset av som faste kan endres ved registrering av faktura Moduluskontroller defineres i systemparameteren GIRO_MOD11 Vindu-meny : Vis tabell for spørring på lev.opplysninger Verktøy-meny : Neste ledige leverandørnummer Registrere fri tekst Registrere verdier på relasjoner Vise leverandørstatistikk _______________________________________________________________

Bevegelse mellom “skillekort” gjøres ved ALT + understreket bokstav Leverandører Kobling til hovedbokskonto for leverandørgjeld gjøres via leverandørgruppe Må oppgis _______________________________________________________________

Adresse Hentes automatisk fra poststedsregister _______________________________________________________________

Faktura Fra leverandør gruppen _______________________________________________________________ For tilfeldige leverandører må opplysninger om navn, etc påføres ved registrering av faktura

Betalingsbetingelser Eventuell fast forslag til betalingsmottaker Standard betalingsmetode kan defineres i system- parameteren DEF_PAY_MET Standard bankkontonummer, dvs ikke noe kontonummer angis i systemparameteren DEF_BANK_ACC (normalt 00000000019) _______________________________________________________________ N Normal P Parkert. Sperret for remittering C Sperret for remittering og manuell utligning

Mottaksregistrering av leverandørfaktura Muligheter for registrering av lev.faktura : A) 1. Mottaksregisrering og ajourhold uten bokføring 2. Bokføring av mottaksregistrerte fakturaer B) Direkte bokføring uten å gå veien via mottaksregistrering _______________________________________________________________

Mottaksregistrering av leverandør faktura Når skolen mottar en faktura skal den straks mottaksregistreres. På dette tidspunktet er vanligvis ikke alle konteringsopplysninger kjent. Avhengig av systemparametereren BALANCE_ARRIVE kan en angi om bilag må gå i 0 eller ei. Dersom bilag ikke må gå i 0, kan en la være å registrere hovedboksdelen. Dersom bilag må gå i 0, kan en velge om en vil kontere ’etter beste evne’ eller om alt konteres på en interims- konto. Når bilaget er mottaksregistrert sendes det ut til attestasjon og påføring av kontering. Når bilaget mottas i utfylt stand, skal det bokføres. Skjermbildene for mottaksregistrering og bokføring av bilag er like, men behandligsreglene og forutsetningene vil variere. Dersom det ikke er spesielt angitt gjelder oppgitt funksjonalitet for begge funksjonene. _______________________________________________________________

Forutsetninger/annet Forhold som påvirker behandlingsmåte : Opsjoner Skjermbilde i Fil-meny Flg systemparametre påvirker behandlingsmåten : SU_CHK_EXT_INV_REF : (x) sjekker om dette fakt.nr har vært brukt på denne leverandør tidligere CURR_LICENCE : (x) valutadok.kode må oppgis CHK_VOUCHER_DATE : (x) bilagsdato må være innenfor periodens datointervall SU_DUE_DATE_ARR : (x) forfall/rabattdato beregnes ut fra mottaksdato, ellers bilagsdato KID feltet må tilfredsstille CDV11 (>) eller MOD10 (<), eller ingen kontroll (-) For mottaksregistrering gjelder i tillegg at dersom sletting skal være tillatt : Systemparameteren DELETE_ARRIVE må være (x) Systemparameteren POSTARRIVE må være ( ) _______________________________________________________________

Forutsetninger spesielt for mottaksregistrering Hovedbok -Faste registre - Bilagsserier Hovedbok -Faste registre- Bilagsarter Hovedbok -Faste registre- Posteringsrunder _______________________________________________________________

Mottaksregistrering. Reskontro del. Mottaksregistrerte, ikke bokførtebikag han hentes frem igjen for korreksjoner. I bokføring leverandørfaktura kan mottaksregistrerte bilag hentes frem for bokføring N=Normal P=Parkert. Sperret for remittering C=Sperret for remittering og manuell betaling. KAN IKKE ENDRES ! Viser bare for reskontro- delen _______________________________________________________________

Konteringsdelen. Etter at hovedbokslinjen er ’lagt’ ned. Merk at dette er MOTTAKSNUMMER I dette eksempelet er fullstendig kontering fyllt ut, _______________________________________________________________

Bytt posteringsrunde Bytte til annen posteringsrunde Verktøymenyen : Utligne Utligner mot åpne poster i reskontro. Kan benyttes til postering av kreditnota. For Bokføring kan dette benyttes for krysse en betaling med en faktura Bytt posteringsrunde Bytte til annen posteringsrunde Parkering Parkere eller hente et parkert bilag Mal Lage eller hente konteringsmaler Tekst Legger angitt tekst på alle linjer i bilaget Beskrivelse Legge kommentarer/bet.melding på fakturaposteringer Endre reskontro info Endre opplysninger om tilfeldige leverandører 100% Legger bilagets restbeløp i beløpsfeltet Ny kurs Overstyrer valutakurs Periodisering Fordele bilagslinjer over flere perioder. Kun Hbok Reverser Reverser bilaget i angitt periode _______________________________________________________________

Ompostere mellom ulike reskontri Utligne åpne poster I Utligning kan man : Ompostere mellom ulike reskontri Utligne åpne poster Krysse kreditnota mot faktura For å krysse kreditnota mot faktura Velg Utligne fra Verktøy-meny Legg kreditnotas fakturanummer i Betalingsref Legg inn opprinnelig fakturas fakturanummer i Fakturanummer _______________________________________________________________

Spørring mottaksregistrerte poster A - Mottaksregistrert B - Åpne poster C - Historiske poster, dvs utlignete poster som nå er uten restbeløp. Mottaksregistrerte fakturaer (SU06) Mottaksregistrerte fakturaer summert på leverandør Konteringsforslag (SU13) Informasjon om mottaksregistrerte lev.fakturaer Periodisering mottaksregistrerte poster (SU14) Serverprosess som bokfører mottaksregistrerte fakturaer i angitt periode med automatisk reversering i neste periode (kan overstyre reverseringsperiode). Eventuelle ufullstendige bilag i mottaksregisteret vil tvangsbalanseres mot feilkonto. Bokføringen oppdaterer kun hovedbok, ikke leverandørreskontro. Posteringene på leverandørgjeldskontoen blir postert mot en interimskonto som er definert i systemparameteren ACC_ARRIVE_ACCRUAL i skjermbildet Oppsett parametre. Selve bokføringen utføres av serverprosessen Import fra forsystemer (GL07) som startes automatisk hvis Bokfør J/N = “X”. _______________________________________________________________

Bokføring av leverandørfaktura ”Flytter” mottaksregistrerte poster til regnskapet. Etter at bilag er bokført må eventuelle justeringer gjøres ved korreksjonsposteringer. Angi mottaksnummer eller F9 i bilagsnummer feltet for å hente mottaksregistrert post Bokføring vil skje mot aktuell periode i skjermbildet Dersom systemparameteren ARRIVE_PERIOD er satt (x) vil periode på mottaksregistrert bilag benyttes Hvis systemparameteren SHOW_APAR_TRANS er satt (x) vil faktura-del vises i skjerm mens øvrige linjer legges ned i tabell-feltet _______________________________________________________________

Forutsetninger spesielt for bokføring av leverandørfaktura Hovedbok -Faste registre - Bilagsserier Hovedbok -Faste registre- Bilagsarter Hovedbok -Faste registre- Posteringsrunder _______________________________________________________________

Betalinger Ajourhold åpne poster Vedlikeholde og spørre på bokførte, ikke betalte lev.faktura Åpne poster kan parkeres og sperres ved å endre status Parkerte poster kan åpnes igjen Zoom gir alle detaljene om fakturaen Remittering Manuell utbetaling Benytter posteringsrunde fra hovedbok. _______________________________________________________________

Manuell utbetaling, fremgangsmåte. 1. Etter å ha startet manuell utbetaling. Gå til verktøymeny og velg utligne 2. Når Utlignebildet er fremkommet, gå til verktøymeny og Bytt reskontro 3. Fyll ut søkekriterier og Trykk Finn (F7) Søk kan gjentas mange ganger uten å måtte avslutte bildet. _______________________________________________________________ 4. Sett X i de linjene som skal utlignes. Trykk Lagre(F12).

Etter at Lagre et trykket 2. Motposten registreres her. Trykk Behold (F11) og Lagre (F12) 1. Betalingslinje for valgt faktura er lagt ned her _______________________________________________________________

Spørring Åpne og historiske poster per leverandør Spørring på lev.fakturaer og betalinger for en leverandør Typer poster : A - Mottaksregistrerte fakturaer, B - Åpne poster, C - Historiske poster Verktøymenyen : Utlignet Viser poster som er utlignet mot aktuell post i skjermbildet Beskrivelse Vedlikehold og spørring på tekstinformasjon på faktura Vis bilag Viser den aktuelle postens postering i hovedboken Ordre Viser fakturapostens innkjøpsordre i AGRESSO innkjøpsadministrasjon Åpne og historiske poster alle leverandører Spørring på mottaksregistrerte, åpne og historiske poster (fakturaer og betalinger) Leverandørsaldo Spørring på saldotabellen APBAL som inneholder aggregerte leverandør-transaksjoner _______________________________________________________________

Rapporter Åpne poster (SU02) Viser oversikt over åpne poster pr rapportdato, summert på leverandør Reskontrospesifikasjon (SU03) Viser en oversikt over åpne poster i lev.reskontroen ved utgangen av et angitt periodeintervall med inngående og utgående balanse Kontoutdrag (SU04) Skriver ut kontoutdrag pr leverandør som viser åpne poster ved utløpet av en angitt periode Periodisert saldospesifikasjon (SU05) Spesifiserer saldo pr leverandør ved utløpet av en angitt periode Aldersfordelt saldo (SU10) Viser åpen saldo pr leverandør fordelt på datointervaller før forfallsdato. Intervaller bestemmes ved bestilling av rapporten _______________________________________________________________