Regnskapsrutiner i lokallagene 2013

Regnskap: Viser en økonomisk oversikt over inntekter, kostnader, gjeld og eiendeler Resultat- og balanserapporter sendes ut pr mail til lokallagene. Resultatrapporten viser: Inntekter og kostnader hittil år Budsjett hittil i år Avvik i kr Regnskap forrige år Da kan man sammenligne hvordan den aktuelle situasjonen er i forhold til den planlagte/budsjetterte

Regnskap: Balanserapporten viser: Eiendeler, gjeld, egenkapital Dette år Forrige år

Ansvar lokallag: Utarbeide budsjett Betale alle faktura og sender disse til fylkeskontoret Skal ikke betale noe ut til privatpersoner Fyller ut og sender reiseregninger til fylkeskontoret Sender bilag som er lønnsrelatert (lønn, godtgjøring, EKT, barnepass) til fylkeskontoret for registrering og utbetaling over lønnssystemet Gjennomgang av regnskap på styremøte/årsmøte

Ansvar lokallag: Når lokallaget har mottatt foreløpig årsregnskap skal styret underskrive og sende inn beretning om at regnskapet er i tråd med de vedtak som er fattet i lokallagstyret NB! Revisor kan ikke skrive revisjonsberetning før styreberetning/ underskrevet regnskap foreligger Brønnøysundregistrene: Alle lokallag må sørge for ar de registrert med ett selvstendig organisasjonsnummer i Brønnøysundregistrene. Dette er en forutsetning i forhold til kundeforhold i bank, samt lønnsinnberetningsrutiner og krav fra den enkelte leverandør. Bankkonti skal aldri registreres i navnet til en tillitsvalgt

Ansvar Fylkeslag: håndterer og bokfører mottatte bilag fortløpende i Agresso Legge inn mottatt budsjett i Agresso registrerer bilag som er lønnsrelatert (reiseregninger, utlegg, krav om kompensasjon og telefongodtgjøringer) slik at disse blir utbetalt og innberettet sender resultatrapport og balanserapport pr dato til lokallagene etter avtale

Ansvar Fylkeslag: Sluttfører regnskapet etter årsskiftet Sender foreløpig regnskapsoversikt til lokallaget Sørger for revisjon Oversender endelig regnskap med revisorberetning til lokallaget

Ansvar UDF sentralt: Utbetaler kontingentmidler 4 ganger i året Utbetaler reiseregninger Utbetaler godtgjøring Innberetter lønn

Prosess løpende regnskapføring Kontering av alle bilag på respektive konti og avstemming mot bank Pr måned for lokallagene Pr måned for fylkeslaget Mottak Bokføring Arkivering Utsendelse

Årsregnskap, budsjett og revisjon: Årsregnskap og budsjett følger kalenderåret Revidert årsregnskap og budsjett skal behandles i årsmøte Årsmelding og underskrevet regnskap sendes til fylkeslaget Utdanningsforbundet Nordland får regnskapet revidert av autorisert revisor (Ernst & Young)

Prosess årsoppgjør: 15. Januar Mottak bilag 6. Februar Oversendelse til revisor og lokallag 28. Februar Frist for ferdigstillelse regnskap 21. Mars Frist for styrets beretning 31. Mars Siste frist for å avholde årsmøte

Regnskapets årshjul: Okt-Des Jan-Mar Apr-Jun Jul-Sep Styremøte FY Ordinær drift Beregne egenkapital Styremøte Årsmøte FY Styremøte FY Etterarbeid Revisjon Årsmøte lokalt Budsjettering Okt-Des Jan-Mar Apr-Jun Jul-Sep

45% - regelen Lokallagene kan ha fri egenkapital på 45% av regnskapsårets kontingentinntekt Eks: Ett lokallag har 58000 på «bok», Kontingentinntekten var kr 56000. ((56000 x 0,45 = 25200. Avsetning 45% blir da 58000 –25200 = 32800,- Det kan avsettes til 2 formål; Årsmøte (de lokallagene som har 2-årige årsmøteperioder kan sette av halvparten av utgiftene til årsmøte hvert år) Frikjøp (Refusjonskrav som tilhører regnskapsåret, men som ikke er mottatt ved årsavslutning) EK under 25 000 kr berøres ikke av noen avkortningsordning

Gaver Som hovedregel er gaver i arbeidsforhold skattepliktige, men det finnes noen unntak fra skatteplikten: Julegave /sommergave, totalbeløpet pr år pr person - 1000 kr Arbeidstaker fyller 50,60,70,75 eller 80 år - 3000 kr Gavene er skattefrie for verdi inntil beløpet som er angitt Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Gavekort som ikke kan innløses i kontanter anses som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket Gavesjekk er ikke gave, det er lønn! Viktig å skrive på bilaget hvem gaven er til og i hvilken anledning den gis

Mobil/Bredbånd: . Full dekning av abonnement Arbeidsgiver betaler mobilregningen fullt ut Telefonregning på kr 7630,- Skattepliktig beløp blir da kr 4000,- for hele året Beskattes på som lønn, men innberettes på egen lønn og trekkoppgave Delvis dekning Inntil kr 5000 pr år Innberettes som lønn/honorar istedenfor på egen lønn- og trekkoppgave

Reiseregninger: Rutinen er som følger: Skriftlig reiseregning underskrevet m att. og anv. Hvem som har reist, når, hvilket formål, reisestrekning Nøyaktig gateadresse ved all kjøring til/fra oppdragssted. Dato og klokkeslett for reisens start og slutt Ved overnatting skal hotellnavn oppgis Reiseoppdrag/prosjektnummer - Sender fylkeslaget m. underlag (parkeringsavgift, taxi, fly) Føres inn i Agresso, kontroll mot underlag Fylkeslaget attesterer, anviser og evt. godkjenner - Tas opp sentralt, betales ca 1 gang pr uke

Lønn/godtgjøringer Alle utbetalinger av godtgjøringer/lønn MÅ gå via fylkeskontoret Eksempler : Styremøtegodtgjørelse (inntil kr 500,- pr møte pr deltaker) Honorar til barnepass (sats 400 kr dag og 150 kr natt) Honorar til foredragsholder NB! Lønnsytelser er alltid arbeidsgiveravgiftspliktig. Lønnsytelser under kr 4000,- til samme person i løpet av ett år vil være skattefri og ikke innberetningspliktig.

Lønn/godtgjøringer Rutinen er som følger: - Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret : fornavn, etternavn, adresse fødselsnummer bankkontonummer hvilket møte/kurs oppdraget gjelder for og dato underskrift skattekort - Fylkeskontoret registrerer lønn i Agresso - Utbetales sentralt (ca. 12. hver mnd, avregnes på neste kontigentutbetaling)

Huskeliste før forsendelse til fylkeskontoret: Skriv ut eller få fra banken kontoutskrift hver måned Sjekk at alle inn-/utbetalinger er dokumentert Sorter bilag som på kontoutskriften Små kvitteringer festes på A4-ark Sjekk at bilag for alle aktiviteter siste måned er med Attestering av bilagene Sendes første uke hver måned evt. hver 3. mnd Skriv på bilaget hva utbetalingen/innbetalingen gjelder