Styring av IT ved NTNU Uninett-konferansen 2013

Hva er en IT-styringsmodell? Den overordnede organisasjonsdekkende beslutningskraft som definerer retningen for hvordan informasjonsteknologi skal utnyttes i organisasjonen. (2006 Noralf Husby, Kantega)

IT-styringsmodellen fra 2006 Sølvbergutvalget i 2005 anbefalte Driftsutvalg (opprettet) Prosessutvalg (opprettet) Utviklingsenhet (Forandringsagentur) (ikke opprettet) Prosess-sekretariat (ikke opprettet) CIO Opprettet i 2007, Plassert i stab til organisasjonsdirektør Avskaffet noen år etter Systemeierforum Opprettet i 2008/2009 for systemeiere i sentraladministrasjonen

Ny giv høsten 2012 Enkel evaluering av den gamle modellen Enig om å utarbeid en enkel og oversiktlig styringsmodell som: Gir grunnlag for styring Viser hvem som gjør det Linja bestemmer; Systemeierene, IT-avdelingen og lokale håndterer sine systemer så godt som mulig innenfor budsjett og i henhold til strategien. Det har vært noe overordnet koordinering, lite overordnet styring. Utvalg Gir råd til linja. Bruker utvalg som allerede er etablert.

Valg av Styringsmodell Vi liker Gartner tilnærming med tre nivå: Strategisk nivå Forvaltning Operativt

IT-strategi - tanker IT-strategien skal være kortfattet med få hovedpunkter IT strategien må dekke våre kjerneområder i tillegg til teknologitrender. Strategien skal legge til rette for hvordan vi skal bli et innovativt universitet.

Prosjektportefølje Endringsprosess Samlet beslutningsprosess. Prosjekter kommer igang som følge av en endringsprosess Samlet beslutningsprosess. For å oppnå en koordinert styring av IT-prosjekter ved NTNU må alle initiativ gjennom en samlet beslutningsprosess. Dette for å unngå dagens situasjon med enkeltstående beslutninger for hvert initiativ. Prosjektkontor Prosjektene koordineres gjennom et prosjektkontor.

Tjenesteportefølje Koordinert styring Forvaltning Strategiske valg For å oppnå en koordinert styring av IT-tjenester ved NTNU må det etableres en felles oversikt hvor IT tjenester grupperes og forvaltes per gruppe. Forvaltning Omfatter utvidelser, oppgraderinger, avtaleforvaltning og leverandørdialog. Strategiske valg Hvis man ser at man her må gjøre strategiske valg f.eks større nyanskaffelser, løftes dette opp i Prosjektporteføljen.

Føring/retningslinjer fra NTNUs ledelse Strategisk NTNU Investeringer Budsjett/kostnader Brukerbehov Prosjekt-portefølje Nye prosjekt og programmer IT-strategi Utdanning Forskning Formidling Støtte og infrastr Felles brukertjenester Basis infrastruktur Administrative støttesystemer Sak og arkiveringsstøtte Læringsstøtte Forelesningsstøtte Eksamensstøtte Samhandlingsstøtte Vitenskapelig støtte Publiseringsstøtte Web og portalstøtte Innovasjonsstøtte… Videreutvikling Tjeneste- portefølje 12-15 løpende grupperte tjenester Forvaltning Utfasing Produktkatalog IT byggeklosser Operativ drift Server Rack PC Print…..

Dekan Rektor Føringer Direktør- gruppe Strategiske tema Utdannings- NTNU 2020 Utdanning Forskning Formidling Støtte og infrastr IKT-strategi Utdanning Forskning Formidling Støtte og infrastr Rektor Føringer Dekan Prosjekt-portefølje halvårlig vurdering av løpende og nye prosjekt Tjeneste- portefølje 10-15 løpende grupperte tjenester Produktkatalog 100-200 applikasjoner (byggesteiner) Direktør- gruppe Strategiske tema Utdannings- utvalget Forsknings- utvalget Forvaltning Modellen er ikke vedtatt, men det er Forankres i organisasjonen Implementres Drifts- utvalget Operativt

Modifisert modell for etablering av IT-prosjekt ved NTNU Forslagsstiller Direktør gruppe Prosjektkontor Ide Analyse av tiltak Konsekvens- analyse Gjennomføring