Bruk av regneark - Excel Grunnleggende bruk av Excel Praktiske eksempler

Hva er et regneark ? Et regneark er et verktøy for : Bearbeiding av tall og regnskap Utføre matematiske beregninger Grafisk presentasjon av data Gjøre analyser og beregne prognoser Lage scenario for å kalkulere ulike resultat Filtrere og sortere data Søke og vise resultater Kan ligne på en database

Regneark oppgaver Typiske beregningsoppgaver Tekniske beregninger av konstruksjoner mv Økonomiske kalkyler og prognoser Det er matematiske, statistiske og finansielle funksjoner Excel gir raskt oversikt for budsjettering/regnskap Det kan lages periodiseringer av inntekter/utgifter Det kan settes opp 3-dimensjonale regneark-modeller Diagrammer kan raskt gi en ønsket visualisering Sortering og filtrering gir mulighet for en oversiktlig presentasjon av utvalgte data Macro-funksjoner gir automatisering av oppgaver

Starte et enkelt regneark Når du starter Excel får du opp et tomt regneark Her kan du legge inn dine opplysninger og data Vi kan legge inn tekst, tall og formler Som et eksempel lages en timeliste Vi har kolonner (A–E) og rader (1-3) for å legge inn våre data En ”Celle” er den plassen hvor vi legger inn data

Gjøre en beregning Vi setter inn antall timer i kolonne C Timeprisen settes inn i kolonne D Kolonne E er antall timer * timepris I Excel må vi skrive inn en formel for å gjøre en slik beregning I cellen E2 skriver vi formelen =C2*D2

Kopiere en formel Formelen i Celle E2 regner nå ut ønsket sum Cellen E3 skal ha samme formel Da kopierer vi formelen nedover i kolonne E Marker firkanten nederst i høyre hjørne av celle E2 Klikk og dra nedover

Hva er en formel ? En formel er et matematisk eller statistisk uttrykk Vi kan skrive inn enkle formler: Aritmetiske tegn + - * / Summasjon av flere celler: =SUMMER(E2:E5) Det er tilgjengelig mange avanserte formler hvor Excel kan beregne ønskede uttrykk

Beregne en sum I celle E5 ønsker vi å beregne summen av cellene E2, E3 og E4 Dette gjøres enkelt ves å kikke symbolet for sum Området som er stiplet inngår automatisk i formelen Formelen blir =SUMMER(E2:E4)

Kopiere formler Du kan kopiere en formel ved å holde nede venstre museknapp og dra cellen den retningen det skal kopieres Du ser et kryss Nederst til høyre I cellen som Indikasjon på Kopiering Av formel Cellene har en Relativ referanse som endres ved kopiering

Absolutte adresser Når du kopierer formler, endres alle referanser til celler i forhold til den nye plasseringen (kolonne/rad) Dersom du har konstante størrelser, må disse refereres med absolutte adresser Dette sikrer at det er de faste cellene som inngår i formelen for beregning

Eksempel på absolutt adressering Vi setter inn en formel for beregning av mva =SUMMER(A2:A5)*A1/100 Ved kopiering får vi i celle C6: =SUMMER(C2:C5)*C1/100 Dette gir gal beregning, siden celle A1 inneholder mva-faktoren Vi må da benytte absolutt referanse Dette gir riktig formel: =SUMMER(C2:C5)*$A$1/100

Diagram Wizard For å presentere data kan en grafisk fremstilling være godt egnet Du kan få hjelp til å lage et diagram Det er mange ulike grafer å velge mellom

Automatisk inn i diagram wizard Velg dataområdet I kompliserte regneark kan det være nyttig med hjelp for å velge ut riktig data-område Data-området settes Automatisk inn i diagram wizard En stiplet markør Angir det utvalgte Data-området

Definer akser og tekst Sett inn ønskede ledetekster for diagrammet

Sett inn det ferdige diagram Diagrammet kan settes inn i regnearket, eller i et nytt ark dersom det passer bedre

Koblede resultater Resultater fra tabeller i Excel kan kobles i et Word dokument eller Powerpoint presentasjon Velg Lim inn spesial, og lim inn en kobling Da vil dokumentet oppdateres hvis Excel endres Eksempel på tabell og diagram som kan limes inn:

Innebygge objekt Det er mulig å bygge inn et objekt i regnearket Dette kan bla være aktuelt for å sette inn en kommentar skrevet i Word Velg Sett inn Objekt, og velg et Word dokument Innebygging vil forutsette at programmet støter OLE - Objekt Linking and Embedding

Skrivemulighet Du får nå opp et word-vindu i regnearket, og kan skrive inn dine kommentarer Du kan legge på fagre og bruke øvrige word-funksjoner for å lage et ferdig tekst-objekt For å redigere teksten må du klikke i objektet, og får da word-muligheter for editering av teksten

Funksjoner Excel har innebygd mange avanserte beregninger for matematikk, statistikk og økonomi For eksempel kan vi beregne en gjennomsnitt av temperaturer Velg da Sett inn – Funksjon Finn ønsket funksjonen –Gjennomsnitt

Velg ut data-område Her har vi våre temperatur målinger i kolonne B fra celle B5 til B18 Formelen blir da GJENNOMSNITT(B5:B18) Klikk OK for å sette inn dette Vi får da en gjennomsnitt temperatur på 1,4 0C

Navngi celler Du kan sette navn på celler, dette gjør det enklere å referere til dem, og navnet kan benyttes i formler Marker området A1 – E6 Velg Sett inn  Navn  Opprett Velg Lag navn i øverste rad Bruk navnene i fomler: =Sum*(1+mva)

Låse celler Når du har satt opp et komplisert regneark, kan det være ønskelig å låse cellene, slik at ikke noen ved et uhell endrer formler og verdier Data som skal kunne endres må først fjerne låsingen Marker cellene B2-B5 og fjern avkryssingen for ”Låst” Velg Verktøy  Beskyttelse  Beskytt regneark Fjern avkryssingen for ”Låst” når du ønsker å kunne endre et data-område

Eksempel på låsing Vi har laget et regneark for innfylling av data I de røde cellene kan brukeren taste inn data De gule cellene er beregningselement Vi kan beskytte arket slik at brukeren ikke kan skrive i andre celler enn i de røde

Vise formler Det er ofte nødvendig å gjøre en sjekk av alle formler i regnearket for å kontrollere at det er riktig satt opp Velg Verktøy  Alternativer, og kryss av for å vise formler – sjekk nå at disse er riktige Kryss av for å vise fomler

Sporing av formler Du kan lett se hvilke avhengigheter som finnes for en celle Fra verktøylinja Revisjon, kan du velge å vise hvilken sammenheng det er i formler Spore/ fjerne sporing for overordnede celler Spore/ fjerne sporing for underordnede celler Sette inn en merknad Fjerne alle spor

Blå piler viser sammenheng De blå pilene viser hvilke celler som henger sammen Her ser vi at A5 og B5 virker opp på C5 som er overordnet disse cellene i en formel Likeledes er C3, C4, C5 underordnet til C6 Vi kan også sette inn en merknad for å gi en kommentar direkte i regnearket

Budsjett arbeidsbok Du kan lage arbeidsbok bestående av flere ark Disse kan gis et navn for lettere å holde oversikt Topparket kan summere verdi fra underliggende ark Årsbudsjett!B4 =Salgsavd!B4+Prod.avd!B4+Utvikl.avd!B4

Sortere en liste En liste er et regneark som inneholder relaterte data, og kan betraktes som en database Hver rad kan sorteres etter ønsket behov Merk dataområdet, og velg Data - Sorter Dersom det er nødvendig å sortere ut i fra flere kriterier Du kan da angi ønskede sorteringsnøkler og rekkefølge (stigende / synkende)

Flere sorteringsnøkler Etter at du har valgt dataområdet, kan du velge ønsket kolonne og klikke ikonet for sortering

Filtrere en liste Hvis du har behov for å selektere ut data av spesiell interesse, kan du filtrere listen Velg Data Filter Autofilter Du får da valg knapper for hver kolonne Velg ut ønsket filtrering, for eksempel Velg et firma, og velg et prosjekt for dette firma

Oppsummering Regneark kan benyttes for mange praktiske beregninger Du kan sette inn formler og lage diagrammer Det er mange avanserte funksjoner i Excel, som muliggjør en god tilpasning i forhold til behov For å bli fortrolig med funksjonene forutsettes det at disse utprøves med hensyn på praktiske finesser Dette forutsetter god kjennskap til hvordan Excel-programmet benyttes slik at funksjoner kan utnyttes Det er lett å integrere Excel med andre office-programmer, både gjennom koblinger og innebygging gjennom OLE-funksjoner