INTRO-KURS Gjennomføringsfasen

INNLEDNING EIERSKAP & BRUK AV OMSTILLINGSMIDLER REGIONALOMSTILLING.NO

Eieransvar og -plikter Kommunen eier omstillingsprogrammet Velger styre og vurderer styrets arbeid Behandler og vedtar omstillingsplan og handlingsplaner Politisk eierskap er viktig. Vi ser at en sterk eierskapsfølelse blant lokalpolitikerne bidrar til god videreføring av arbeidet etter at omstillingsperioden er over. www.regionalomstilling.no

Eieransvar og –plikter (forts.) Behandler årsrapporter Sender årlig søknad til fylkeskommunen om midler for neste omstillingsår Bevilger egenandel og følger opp arbeidet Ansvarlig for hvordan midlene brukes Eierskapet må bygges og forsterkes gjennom hele omstillingsperioden, gjennom medbestemmelse, deltakelse og god kommunikasjon av mål og resultater. Vær tydelig og fortell politikerne hvordan omstillingsarbeidet bidrar til å realisere lokalpolitiske mål! www.regionalomstilling.no

Hva kan omstillingsmidlene brukes til? Gjeldende lovgivning Føringer fra fylkeskommunen Andre føringer Kursholder må sette seg inn i tilsagnsbrev fra fylkeskommunen for hvert enkelt område, samt evt. forhåndsinnsendte spørsmål fra kursdeltakerne på dette punktet. www.regionalomstilling.no

OMSTILLINGSPROSESSEN Kursholder forbereder deltakerne på at de neste 19 slidene gir en overordnet gjennomgang av omstillingsprosessen. Organiseringen i fire faser. Hvem de sentrale aktørene i hver fase er, og hva som er den enkelte aktørs rolle og ansvar i hver fase: Hva kan kursdeltagerne forvente av ulike aktører i hver fase i prosessen? REGIONALOMSTILLING.NO

Fire faser Avklaringsfasen Konsekvensanalyse Strategi- og forankringsfasen Planer og søknad Gjennomføringsfasen Verktøy og tiltak Oppfølging av prosjekter Avslutningsfasen Evaluering og videreføring | Dere er her Omstillingsprosessen skal organiseres i fire faser: 1. Avklaringsfasen, 2. Strategi- og forankringsfasen, 3. Gjennomføringsfasen og 4. Avslutningsfasen. www.regionalomstilling.no

Avklaringsfasen: aktører Fylkeskommunen Kommunen Innovasjon Norge Begynnelsen. Før omstillingsstatus, og lenge før den etablerte omstillingsorganisasjonen som nå er på INTRO-kurs! 3 aktører som dro det hele i gang. www.regionalomstilling.no

Fylkeskommunen Initiativtager: overvåker regional utvikling og kan avdekke omstillingsbehov Utarbeide samfunnsmessig konsekvensanalyse Fylkeskommunens rolle/ ansvar i avklaringsfasen: Overvåkeren. Initiativtakeren. Analytikeren. Viktig leveranse fra avklaringsfasen: Samfunnsmessig konsekvensanalyse for området www.regionalomstilling.no

Hva er en konsekvensanalyse? Områdets utvikling innen næringsliv og sysselsetting de siste 10 år Områdets prognoser for næringsutvikling og sysselsetting de kommende 10 år Dokumentasjon av fraflytting, tilflytting, pendling, alders- og kjønnsfordeling, utdanning m.m. Fremskriving av kommunens økonomi Konsekvensanalysen gir en beskrivelse av næringsutviklingen i området de seneste 10 år, og stiller prognoser for de neste 10 årene. Det er viktig at konsekvensanalysen også beskriver forutsetningene som ligger til grunn for prognosene, og vurderer hvor sikre de er. Konsekvensanalysen var grunnlaget for vurderingen av om området skulle få omstillingsstatus – på overgangen fra avklaringsfasen til strategifasen. Den har videre vært et viktig kunnskapsgrunnlag i strategifasen for utviklingsanalysen og for valg av innsatsområder i omstillingsplanen. OBS! Kursholder må sette seg inn i konsekvensanalysen for det aktuelle området/ de aktuelle områdene som kursdeltakerne er fra og jobber med. OBS! OBS! Det er viktig at leder og styre for omstillingsarbeidet i gjennomføringsfasen kjenner til utvikling, prognoser og utfordringer slik de er beskrevet i den samfunnsmessige konsekvensanalysen for området. www.regionalomstilling.no

Kommunen Initiativtager: er ofte den som tar opp situasjonen med fylkeskommunen Bidrar med dokumentasjon og lokalkunnskap til analysearbeidet Kommunens rolle/ansvar i avklaringsfasen: Alternativ initiativtaker. Støttespiller. Fylkeskommunens støttespiller i arbeidet med konsekvensanalysen. Lokalkunnskap. www.regionalomstilling.no

Innovasjon Norge (IN) I noen fylker er IN en aktiv samarbeidspartner i denne fasen. Dette varierer. INs rolle/ansvar i avklaringsfasen:Fylkeskommunens støttespiller i arbeidet med konsekvensanalysen. www.regionalomstilling.no

Strategifasen: Aktører Kommunen Prosjektorganisasjonen Fylkeskommunen Innovasjon Norge Heller ikke i denne fasen var det noen omstillingsorganisasjon på plass. Men kommunen engasjerte i denne fasen en prosjektorganisasjon til å lede og drive arbeidet i fasen, og produsere viktige leveranser. www.regionalomstilling.no

Kommunen Etablerer prosjektorganisasjon og prosjektstyringsgruppe Behandler og godkjenner forslag til omstillingsplan og handlingsplan Utarbeider og sender søknad til fylkeskommunen om omstillingsmidler til gjennomføringsfasen www.regionalomstilling.no

Kommunen (forts.) Velger organisasjonsform for det videre omstillingsarbeidet Avklarer ansvarsdeling mellom kommunen og omstillingsorganisasjonen fremover www.regionalomstilling.no

Prosjektorganisasjonen Gjennomfører/bestiller en strategisk utviklingsanalyse Lager forslag til omstillingsplan (inkl. kommunikasjonsplan) og handlingsplan Forankrer omstillingsarbeidet lokalt og sikrer lokalt engasjement Viktige leveranser i strategifasen: Godkjent forslag til omstillingsplan, inkludert kommunikasjonsplan Godkjent forslag til handlingsplan Gjennomført og godkjent strategisk utviklingsanalyse (SWOT) for området ( = kunnskapsunderlag for planene over) Kursdeltakerne – leder og styre for omstillingsarbeidet i gjennomføringsfasen – må kjenne til alle disse tre leveransene. De skal jobbe videre med og realisere omstillingsplan og handlingsplan! www.regionalomstilling.no

Fylkeskommunen Sikrer koordinering med regionale mål og strategier Mottar og behandler søknad om omstillingsmidler (til gjennomføringsfasen) www.regionalomstilling.no

Innovasjon Norge Bistår kommunen (rådgivning) Bistår prosjektorganisasjonen (rådgivning) Gir PLP-opplæring Holder Startkurs Gir uttalelse på søknad til fylkeskommunen www.regionalomstilling.no

Gjennomføringsfasen: aktører Omstillingsorganisasjonen Prosjektorganisasjonene (i enkeltprosjektene) Fylkeskommunen Kommunen Innovasjon Norge Det er nå det skal skje! Handlingsplan for første år er vedtatt, og fylkeskommunen har bevilget midler til første gjennomføringsår. Kommunen har nå etablert en omstillingsorganisasjon med en leder for omstillingsarbeidet, kanskje med noen ansatte i omstillingsorganisasjonen, og helt sikkert med et styre for omstillingsarbeidet: VELKOMMEN! Vi går nærmere inn på viktige og potensielt vanskelige grenseoppganger mellom noen av disse aktørene om litt. Men først en rask gjennomgang av alle aktørenes ansvarsområder, for å gi kursdeltakerne en idé om hva de kan forvente at de andre aktørgruppene gjør i denne www.regionalomstilling.no

Omstillingsorganisasjonen HOVEDANSVAR = Realisere omstillingsplanen ved å: Gjennomføre handlingsplanene Være offensiv i arbeidet med å utvikle gode prosjektidéer og prosjekteiere. Følge opp prosjektene! Rapportere fremdrift og resultater til styre og eier Stort ansvar. Omfattende jobb. Kan være utfordrende å få tak på. – Hvordan ta grep? På dette kurset skal vi jobbe med å bryte ned dette store ansvarsområdet i forslag til tiltak og prosjekter med prosjektplaner og budsjett, som kan hjelpe dere å få sving på omstillingsarbeidet. PLP – i prosjektene, men også på PROGRAMNIVÅ! www.regionalomstilling.no

Kommunen Behandler årsrapporter og forslag til nye handlingsplaner fra omstillingsorganisasjonen Søker årlig om omstillingsmidler fra fylkeskommunen Bevilger egenandel, følger opp omstillingsarbeidet Vurderer styrets arbeid og sammensetning www.regionalomstilling.no

Fylkeskommunen Vurderer omstillings- og handlingsplan, og gir tilsagn om årlige omstillingsmidler Oppdragsgiver for Innovasjon Norge www.regionalomstilling.no

Innovasjon Norge Gir erfaringsbaserte råd og veiledning Tilbyr verktøy og maler Vurderer fremdrift og resultater Observatør i omstillingsstyret www.regionalomstilling.no

Avslutningsfasen: Videreføring Kommunens politikere og administrasjon har ansvar for videreføring av omstillingsarbeidet Senest to år før omstillingsperioden er over, bør omstillingsorganisasjonen og kommunen etablere et prosjekt for videreføring Det er viktig at arbeidet med videreføring ikke kommer i gang for sent! Men det er OGSÅ viktig at videreføringsarbeidet ikke går utover og reduserer ”trøkket” i de øvrige omstillingsprosjektene. www.regionalomstilling.no

FORANKRING OG EIERSKAP REGIONALOMSTILLING.NO Konsekvensanalysens ”rolle”. Hvordan skal kursdeltakerne bruke den? Konsekvensanalysen som grunnlag for arbeidet i strategifasen. Det som er avdekket i konsekvensanalysen, må legge føringer for arbeidet med utviklingsanalysen (mulighetsanalysen), som igjen er underlaget for utvikling av omstillingsplan og første års handlingsplan. REGIONALOMSTILLING.NO

Forankring: Viktig men vanskelig Åpenhet Godt informasjonsarbeid Synliggjøre trusler og muligheter Skape engasjement Involvere flere samfunnsgrupper (organisasjoner, kunnskapsmiljøer, befolkningen) – gi dem en rolle! Omstillingsarbeidet skal være et felles lokalt løft hvor både næringslivet, politikerne, kommunen og innbyggerne engasjerer seg. En felles virkelighetsforståelse legger grunnlaget for god samhandling. Derfor bør ledelsen for omstillingsarbeidet synliggjøre trusler og muligheter ved hjelp av dokumentasjon og grundige analyser, og kommunisere dette tydelig og overbevisende til omverdenen. Deretter blir det viktig å skape engasjement og legge til rette for involvering og innsats fra ulike samfunnsgrupper, på sine områder. www.regionalomstilling.no

WORKSHOP I INTERESSENTANALYSE + FORANKRINGSTILTAK Se oppgave på neste slide. REGIONALOMSTILLING.NO

Prosjekt-organisasjon Interessenter Eiere Utvalg og komiteer Oppdrags-giver Prosjekt-organisasjon Brukere Interesse-org Politikere Myndigheter Premiss-givere Medarbeidere Ledere

Eksempel Interessentanalyse Rolle Målgrupper Omstillingens behov Målgruppens interesser Strategi p Lokale politikere Bygge tillit. Sikre oppslutning, fremdrift og vedtak Være flaggbærere for næringsutvikling i kommunen og region Vestviken s Politikere region Vestviken + adm.leder og andre Sikre oppslutning Støtte og se egen gevinst Region Vestviken Lokalt næringsliv Bygge tillit. Viktig å vise at noe skjer, at det nytter å engasjere seg

Oppgave HVEM ER OMSTILLINGSARBEIDET TIL FOR? Kommunen er en åpenbar interessent for omstillingsarbeidet. Hvem er de andre interessentene i ditt område? FORSLAG TIL FORANKRINGSTILTAK Sett opp noen forslag til konkrete forankringstiltak overfor de ulike interessentgruppene i ditt område. Kursholder innleder om interessenter for omstillingsarbeid: Hvem er de typisk? Kursdeltakerne identifiserer de konkrete personene og gruppene i sine områder i workshop. Kursdeltakerne setter også opp forslag til forankringstiltak overfor de ulike interessentgruppene. Gjennomgang i plenum, med vekt på å dele ideer til gode forankringstiltak! www.regionalomstilling.no

KONSEKVENSANALYSEN OMSTILLINGSPLAN HANDLINGSPLAN REGIONALOMSTILLING.NO

Repetisjon: konsekvensanalysen Områdets utvikling innen næringsliv og sysselsetting de siste 10 år Områdets prognoser for næringsutvikling og sysselsetting de kommende 10 år Dokumentasjon av fraflytting, tilflytting, pendling, alders- og kjønnsfordeling, utdanning m.m. Fremskriving av kommunens økonomi OBS! Kursholder må sette seg inn i konsekvensanalysen for det aktuelle området/ de aktuelle områdene som kursdeltakerne www.regionalomstilling.no

Omstillingsplan: Innhold Omstillingsplanen definerer: Visjon og mål for omstillingsarbeidet Prioriterte innsatsområder (3–4 stk.) Mål og rammer for hvert innsatsområde Tiltak og prosjekter for hvert innsatsområde Omstillingsplanen skal være det sentrale styringsdokumentet for daglig leder og omstillingsstyret i prioritering av omstillingsmidlene. Langsiktig perspektiv. Gjelder for hele perioden. Rulleres årlig: oktober/november hvert år Omstillingsplanen må svare på utfordringene og mulighetene som er avdekket i den strategiske utviklingsanalysen for området og prioritere innsatsområder. Det er viktig at målene konkretiseres i målbare størrelser. Det skal gå klart frem av omstillingsplanen hvordan fremdriften mot et definert mål skal måles, og når. www.regionalomstilling.no

Handlingsplaner: Innhold Konkretiserer omstillingsplanens innsatsområder: Strategier og mål Konkrete tiltak Hovedaktiviteter Budsjett Over til: HANDLINGSPLAN Handlingsplanen bryter ned de langsiktige målene og strategiene i omstillingsplanen og DEFINERER konkrete prosjekter under hvert innsatsområde med hovedaktiviteter under hvert prosjekt, og budsjett for årets aktiviteter. Handlingsplan skal utarbeides og godkjennes årlig. www.regionalomstilling.no

Handlingsplaner: Struktur Innledning  Viser til strategisk utviklingsanalyse og omstillingsplan. Mål for omstillingsarbeidet Innsatsområder Innsatsområde 1 Mål Strategi A Tiltak. Resultatmål. Prosjektmål. Budsjett. Finansiering Tiltak. Resultatmål. Prosjektmål. Budsjett. Finansiering (Osv. for alle strategier under Innsatsområde 1, og for alle innsatsområder i omstillingsplanen.) Budsjett og finansiering Kursholder kan gjerne vise frem og fortelle om eksempler på gode handlingsplaner! www.regionalomstilling.no

Handlings- og omstillingsplan: bruk Januar/februar Godkjent handlingsplan iverksettes Oktober/november Programstatusvurdering – omstillingsplan revideres, arbeidet med ny handlingsplan starter Desember/januar Godkjenning av revidert omstillingsplan og av handlingsplanen for kommende år Årlige programstatusvurderinger vil vise i hvor stor grad man har realisert handlingsplanen for det aktuelle året. I årsrapporten skal det hvert år redegjøres for hvordan og i hvilken grad målene i handlingsplanen for det aktuelle året er oppnådd. www.regionalomstilling.no

Kursdeltakerne presenterer utfordringer og planer PRESENTASJONER Kursdeltakerne presenterer utfordringer og planer REGIONALOMSTILLING.NO

Presentasjon: Analyser og planer Kursdeltakerne presenterer kort sine områder: HVA ER UTFORDRINGENE I OMRÅDET? HVA ER MÅLENE FOR OMSTILLINGEN? HVILKE INNSATSOMRÅDER ER VEDTATT? HVA STÅR PÅ PLANEN FOR FØRSTE ÅR? Alle kursdeltakerne skal ha fått i ”hjemmelekse” å presentere sitt område kort (på 15 minutter) ved å svare på disse spørsmålene, med utgangspunkt i den samfunnsmessige konsekvensanalysen og vedtatt omstillings- og handlingsplan for sitt område. OBS! Kursholder må sette seg inn i analyse og planer for det aktuelle området/ de aktuelle områdene som kursdeltakerne er fra og jobber med. Kursholder skal kunne spille inn, stille kritiske spørsmål og trigge refleksjoner hos kursdeltakerne. www.regionalomstilling.no

PLP: 4 sentrale dokumenter Prosjektoppdraget Prosjektplan Statusrapport Sluttrapport ROLLEAVKLARINGER LEDELSEN vs. STYRET Nå skal vi konsentrere oss om gjennomføringsfasen. Det er her vi er. Og det er nå det skal skje. Noen grenseoppganger er vanskeligere enn andre i dette rollegalleriet vi nettopp har vært gjennom. I det følgende skal vi peke på noen viktige rolleavklaringer mellom: Omstillingsledelsen vs. Omstillingsstyret Hvem gjør hva med … REGIONALOMSTILLING.NO www.regionalomstilling.no

Hvem gjør hva med omstillingsplanen? Styret Beslutter Følger opp Sender til eier (kommunen) for godkjenning Rapporterer i årsrapport til eier HVEM GJØR HVA MED OMSTILLINGSPLANEN? Styret Hovedoppgaven til styret er å utvikle og godkjenne/beslutte omstillingsplanen og årlige handlingsplaner, samt å sikre gjennomføringen av disse. I januar hvert år sender styret revidert omstillingsplan og kommende års handlingsplan til eier (kommunen) for godkjenning i kommunestyret Presenterer årsrapport med resultater og avvik fra omstillingsplan, samt regnskap, for eier i februar/mars hvert år www.regionalomstilling.no

Hvem gjør hva med omstillingsplanen? Leder for omstillingsarbeidet Forankrer Realiserer Reviderer Rapporterer HVEM GJØR HVA MED OMSTILLINGSPLANEN? Leder/ ledelsen for omstillingsarbeidet Skal realisere omstillingsplanen OBS! Viktig med god forankring både politisk, i næringslivet og befolkningen. Kommunikasjon og involvering. Vurderer og evt. reviderer den i okt./nov. hvert år og presenterer for styret Rapporterer om måloppnåelse og evt. avvik fra omstillingsplan til styret – og videre til eier i årsrapport i feb./mars. hvert år www.regionalomstilling.no

Hvem gjør hva med årlige handlingsplaner? Styret Bidrar i utarbeidelse av forslag til handlingsplan Følger opp og vurderer Rapporterer i årsrapport til eier HVEM GJØR HVA MED DE ÅRLIGE HANDLINGSPLANENE? Styret Behandler og beslutter ny handlingsplan årlig Følger opp: deltar i arbeidsutvalg, bevilger midler i store prosjekter, støtter leder Rapporterer i årsrapport til eier www.regionalomstilling.no

Hvem gjør hva med årlige handlingsplaner? Leder for omstillingsarbeidet Forankrer dem Realiserer dem Lager utkast til ny handlingsplan for hvert år HVEM GJØR HVA MED DE ÅRLIGE HANDLINGSPLANENE? Leder/ledelsen for omstillingsarbeidet Gjennomfører handlingsplanene: Behandler og prioriterer prosjektsøknader; leter aktivt opp gode prosjekter og prosjekteiere; følger opp prosjektorganisasjonene;; igangsetter egne prosjekter som SMB-utvikling og Næringsvennlig kommune (mer om dette senere i kurset!) Lager ny handlingsplan for kommende år i okt./nov. hvert år. Denne besluttes av styret og senders til eier (kommunestyret) for godkjenning www.regionalomstilling.no

Hvem gjør hva med prosjektsøknader? Leder for omstillingsarbeidet Sikrer god søknadsbehandling Deltar i arbeidsutvalg Bevilger etter fullmakt Forbereder innstillinger og rapporterer til styret Følger opp prosjektene HVEM GJØR HVA MED PROSJEKTSØKNADENE? Leder/ledelsen for omstillingsarbeidet Skal sikre god saksbehandling: Se maler og retningslinjer på regionalomstilling.no! Søknader om omstillingsmidler bør behandles av et arbeidsutvalg (ofte styreleder, nestleder og leder for omstillingsarbeidet) … … eller av leder for omstillingsarbeidet etter fullmakt fra styret www.regionalomstilling.no

Hvem gjør hva med prosjektsøknader? Styret Deltar i arbeidsutvalg Setter fullmaktsgrense Vedtar innstillinger, orienteres om vedtak etter fullmakt Konsulterer IN og fylkeskommunen om store søknader HVEM GJØR HVA MED PROSJEKTSØKNADENE? Styret Styreleder og evt. styrets nestleder bør sitte i arbeidsutvalget som behandler og prioriterer prosjektsøknader. Se Fullmaktsreglement på regionalomstilling.no Styret skal innhente uttalelser fra IN og fylkeskommunen om søknader på over NOK 800 000 www.regionalomstilling.no

ÅRSHJULET STYRESEMINAR VERKTØY OG MALER REGIONALOMSTILLING.NO

ÅRSHJULET Stø kurs gjennom året: Årshjulet oppsummerer viktige årlige leveranser for styret og ledelsen for omstillingsarbeidet, og slår fast når de skal skje.

Implementering av årshjul: Styreseminar Oppstartseminar + strategiseminarer i gjennomføringsfasen For: Ledelsen og styret for omstillingsarbeidet Konkretiserer oppgaver og aktiviteter og hjelper deltakerne å velge gode prosjekter/verktøy  Når skal dere på styreseminar? Sett et tidspunkt for oppstartseminaret i dag! Styreseminar er et seminar i to moduler – oppstartseminar og strategiseminar – som tilbys daglig leder og omstillingsstyret i omstillingskommuner i gjennomføringsfasen. Seminaret konkretiserer oppgaver og aktiviteter og hjelper dere å finne en god arbeidsform og gode verktøy for å kunne ivareta det ansvaret og de oppgavene dere har. www.regionalomstilling.no

Øvrige verktøy og maler Les om alle verktøy og last ned maler på: regionalomstilling.no Innovasjon Norge har utviklet en rekke verktøy og maler til hjelp med arbeidet i de ulike fasene av omstillingsprosessen. De neste sju slidene inneholder en oversikt over alle verktøy og maler som er relevante i gjennomføringsfasen. Mer om alle ressursene finnes på regionalomstilling.no. Her presenterer vi bredden, og gjør kursdeltakerne oppmerksomme på at ressursene finnes. Her skal vi konsentrere oss om gjennomføringsfasen … www.regionalomstilling.no

Verktøy i gjennomføringsfasen Startkurs Styreseminar Omstillingsplan: Veileder Handlingsplan: Veileder Kommunikasjonsplan: Veileder Programstatusvurdering Videreføring av omstillingsarbeidet Prosessverktøy. Støtte for leder og styre til å drive vellykket omstillingsarbeid: gode prosesser, god programstyring. ALTERNATIVT: Bruk regionalomstilling.no til å presentere verktøyene. www.regionalomstilling.no

Verktøy i gjennomføringsfasen (forts.) Næringsvennlig kommune SMB-utvikling Kompetanseprogram for handels- og servicenæringen Omdømmebygging PLP (Prosjektlederprosessen) Utviklingsverktøy og PLP (prosjektledelse) ALTERNATIVT: Bruk regionalomstilling.no til å presentere verktøyene! www.regionalomstilling.no

Maler for god porteføljestyring Bevilgningsoversikt Porteføljerapport Tilbakeføring av bevilgning Utbetalingsskriv MALENE FINNES PÅ: regionalomstilling.no/ verktøy/ programledelse/ maler_porteføljestyring www.regionalomstilling.no

Maler for god søknadsbehandling Retningslinjer for offentlig saksbehandling Tildelingskriterier Mottaksbrev Tilsagnsbrev Avslagsbrev Utbetalingsbilag/ -skriv Tilbakeføring av bevilgning MALENE FINNES PÅ: regionalomstilling.no/ verktøy/ programledelse www.regionalomstilling.no

Maler for styrearbeid og rapportering Fullmaktsreglement Styreinstruks og instruks til daglig leder Taushetserklæring Timeregistrering for programleder Årsrapport MALENE FINNES PÅ: regionalomstilling.no/ verktøy/ programledelse www.regionalomstilling.no

Maler for prosjektarbeid Prosjektspesifikasjon Prosjektplan Statusrapport Prosjektlederrapport Sluttrapport MALENE FINNES PÅ: regionalomstilling.no/ verktøy/ programledelse www.regionalomstilling.no

Maler for prosjektarbeid (forts.) Retningslinjer for beregning av egeninnsats Regnskapsoppsett Avtale om konsulentoppdrag Oppdragserklæring MALENE FINNES PÅ: regionalomstilling.no/ verktøy/ programledelse www.regionalomstilling.no

Finn alle verktøy og maler på: regionalomstilling.no www.regionalomstilling.no

REALISERING AV OMSTILLINGSPLAN: GOD MÅLSTYRING I PROSJEKTENE REGIONALOMSTILLING.NO

Fra enkeltprosjekter til omstilling Omstillingsprosjektenes mål må være relevante for omstillingsplanen Alle prosjektsøknader skal vurderes på om de vil bidra til å realisere omstillingsplanen Enhetlig målstruktur i prosjektene forenkler denne vurderingen Prosjekter som ikke kan forsvare hvordan de bidrar til realisering av omstillingsplanen, skal ikke få tildelt omstillingsmidler. www.regionalomstilling.no

Styring og målbarhet i prosjektene PLP: God styring av og med prosjektene Alle prosjekter som får omstillingsmidler, skal organiseres i 3 faser ha en gitt målstruktur Alle prosjekter som får omstillingsmidler, skal styres etter PLP-metoden: det innebærer en prosjektorganisering i tre faser, og en gitt målstruktur. Målstrukturen utnytter faseinndelingen. DERE skal utnytte målstrukturen til å identifisere og iverksette de riktige prosjektene – de som bidrar til å realisere omstillingsplanen. www.regionalomstilling.no

Prosjektfasene og deres mål Forstudie: Prosjektmål Forprosjekt: Prosjektmål Hovedprosjekt: Prosjektmål  Resultatmål  EFFEKTMÅL: DEN LANGSIKTIGE VIRKNINGEN AV RESULTATET. EFFEKTEN PÅ SIKT FOR BEDRIFTEN, FOR LOKALSAMFUNNET. Prosjektmålet er prosjekt-leveransen i den enkelte fasen. Alle fasene i prosjektet har sine leveranser – sine prosjektmål for fasen. Prosjektleveransen i hovedprosjektet oppfyller resultatmålet (= ”det vi skulle bygge, utvikle, starte opp”) Effektmålet er den langsiktige virkningen av resultatet. Effekten på sikt. www.regionalomstilling.no

Målterminologi Prosjektmål (alle 3 prosjektfaser) = Leveransen i hver prosjektfase Prosjektmålet for forstudiefasen er typisk en analyse/ avklaring. En rapport Prosjektmålet for forprosjektfasen er typisk en forretningsplan Prosjektmålet for hovedprosjektet er at produktet/tjenesten er utviklet og i drift www.regionalomstilling.no

Målterminologi (forts.) Resultatmål (hovedprosjektet) = Det som skal foreligge når hovedprosjektet er gjennomført Effektmål (realiseres gjerne en god stund etter at alle prosjektfaser er avsluttet, som en effekt av resultatet) = Den langsiktige effekten for virksomheten og samfunnet rundt. Oppdragsgivers mål og intensjon med prosjektet. www.regionalomstilling.no

Målstruktur for prosjektene For-studie For-prosjekt Hoved-prosjekt Gevinstrealisering Prosjektmål X X X Resultatmål - - X Effektmål - - - Omsette resultatene slik at effektmålet oppnås www.regionalomstilling.no

PORTEFØLJEPLANLEGGING OG PROSJEKTOPPFØLGING REGIONALOMSTILLING.NO

The missing link: Årlige handlingsplaner Definerer aktuelle prosjekter for inneværende omstillingsår Prosjektenes mål er av styret og ledelsen vurdert som relevante for omstillingsplanen Prosjekter iverksettes for å realisere handlingsplanen, og slik bidra til å oppfylle omstillingsplanen www.regionalomstilling.no

The missing link: Handlingsplan (forts.) UTFORDRING Å finne, initiere og følge opp nok gode prosjekter! = utvikle og realisere gode og effektive handlingsplaner www.regionalomstilling.no

The missing link: Handlingsplan (forts.) Handlingsplanen må ha målbare mål Handlingsplanen må ha milepæler Prosjektene må kunne følges opp i forhold til mål, milepæler og ressursinnsats www.regionalomstilling.no

Repetisjon: Hvem gjør hva med handlingsplan? Leder for omstillingsarbeidet Utvikler Forankrer Realiserer HVEM GJØR HVA MED DE ÅRLIGE HANDLINGSPLANENE? Leder/ledelsen for omstillingsarbeidet Gjennomfører handlingsplanene: Behandler og prioriterer prosjektsøknader; leter aktivt opp gode prosjekter og prosjekteiere; følger opp prosjektorganisasjonene;; igangsetter egne prosjekter som SMB-utvikling og Næringsvennlig kommune (mer om dette senere i kurset!) Lager ny handlingsplan for kommende år i okt./nov. hvert år. Denne besluttes av styret og senders til eier (kommunestyret) for godkjenning www.regionalomstilling.no

Repetisjon (forts.): Hvem gjør hva med handlingsplan? Styret Beslutter Følger opp og vurderer Rapporterer i årsrapport til eier HVEM GJØR HVA MED DE ÅRLIGE HANDLINGSPLANENE? Styret Behandler og beslutter ny handlingsplan årlig Følger opp: deltar i arbeidsutvalg, bevilger midler i store prosjekter, støtter leder Rapporterer i årsrapport til eier www.regionalomstilling.no

Prosjektoppfølging: Dokumenter Prosjektoppdrag (mal) Prosjektplan (mal) Statusrapport (mal) Sluttrapport (mal) Fagrapport (ikke mal) Programleders vurdering av oppnådd resultat relatert til prosjektplanen, saksinnstillingen og fagrapport (bør være mal) www.regionalomstilling.no

Porteføljeoversikt: Fyll inn Innsatsområder For-studier For-prosjekt Hoved-prosjekt Prosjekt-eier Prosjekt-kostnad Budsjett Innsats-områdene Program- mål 1: mål 2: Program-mål 3: Innsatsområde 1 Navn:   Prosjekt 1.1 Prosjekt 1.2 Prosjekt 1.3 Innsatsområde 2 Prosjekt 2.1 Prosjekt 2.2 Prosjekt 2.3 Innsatsområde 3 Prosjekt 3.1 Prosjekt 3.2 Prosjekt 3.3 SUM ANTALL: X1 X2 X3 Y Z www.regionalomstilling.no

Porteføljerapport: regionalomstilling.no www.regionalomstilling.no

HANDLINGSPLAN: REALISERING & OPPFØLGING WORKSHOP III HANDLINGSPLAN: REALISERING & OPPFØLGING REGIONALOMSTILLING.NO

Repetisjon: Arbeidsdeling Omstillingsstyret følger opp handlingsplanen Ledelse/leder følger opp prosjekter og tiltak www.regionalomstilling.no

Oppgave Handlingsplan – hvordan operasjonalisere og rapportere fremdrift? Hvordan skal styret følge opp fremdriften? Rapport til omstillingsstyret på prosjektporteføljen/ innsatsområdene: avvik, resultat, kostnad, tid Halvårsrapport på handlingsplanen (fra omstillingsstyret) til eier (kommunen) www.regionalomstilling.no

Fremdriftsplan REGIONALOMSTILLING.NO

Fremdriftsplan Hva skal Omstillingsledelsen fokusere på første kvartal 2014? Lag fremdriftsplan Innholdet i denne posten på programmet tilpasses hver kursgruppe: Kursholder gjennomfører korte samtaler med deltaker(e) fra hver region i forkant av kurset og avdekker om det er tema de har særlig behov for å gå igjennom. Evt. sender kursholder ut kontrollspørsmål, eller ber deltakerne om å sende inn spørsmål på mail i forkant av kurset, slik at kursholder kan forberede et nyttig og relevant innhold til posten ”Eventuelt”. www.regionalomstilling.no

LYKKE TIL! REGIONALOMSTILLING.NO Dere finner oss på: www.regionalomstilling.no