Helsebygg Midt-Norge Bygging av nytt St Helsebygg Midt-Norge Bygging av nytt St. Olavs Hospital – Nytt Universitetssykehus Anskaffelse av MTU i BF1 og BF2

Kompleks oppgave Samlet byggeareal: ca 205 000 kvadratmeter Et av landets største byggeprosjekt Delt i 2 Byggefaser: Nye sykehussentra Rehabilitering Riving Andre sentrale oppgaver: Utstyrsanskaffelser, teknologiutvikling og infrastruktur. Innkjøp/utstyr: Ca 200 innkjøpspakker til sammen i BF1 og BF2 Ca 80 000 artikler i BF1 og ca 100 000 artikler i BF2 Totalt anskaffet for ca 1,2 mrd til sammen i BF1 og BF2 Ansattemedvirkning: ca 1000 involverte HBMN i BF2: Utstyrssjef, 5 innkjøpsledere, 4 utstyrsledere, 2 sekretærer, 1 planlegger og 1 mottaksansvarlig Gjennomfører anskaffelser NTNU og St. Olavs Hospital

Hjerte-lunge -senteret og Bevegelses- senteret Gastro- Nevro- Kvinne-barn -senteret Hjerte-lunge -senteret og Akutten Kunnskaps- Laboratorie- senteret Forsynings- Pasient- hotellet Psykiatri- senteret St. Olavs Hospital

Utstyrsplanlegging Utstyrplanleggingen bygger på hovedprogram utstyr, romfunksjonsprogram og brutto/netto utstyrsprogram Sammensetting av innkjøpspakker Utarbeidelse av rutiner/prosedyrer for anskaffelsesprosessen Oppsett av budsjetter Oppsett av tidsplaner/milepælsplaner

Innkjøpspakker Ved sammensettingen av innkjøpspakker er det lagt til grunn: Bruksområde/funksjon Markedet Tilstrekkelig konkurranse Utstyrets tilhørighet til hverandre Eksempler: 020-001A MR 020-002A CT 020-003A Nucleærmedisin 020-004A Angiografi 020-004B Gjennomlysning 020-004C Skjelett/thorax osv...........

Byggefase 2 Planlagt 132 innkjøpspakker 300 kontrakter 1800 bestillinger 3500 fakturaer

Innkjøpsstrategi Tverrgående anskaffelser – alle senter i en fase Etableres forholdsvis store innkjøpspakker ifm anbudskonkurranser, ved kontrahering 2-6 kontrakter Handlingsplaner/innkjøpsplan etableres med fokus på teknologisk utvikling – tidsaspektet

TAT Tverrfaglig AnskaffelsesTeam (TAT) - etableres for hver innkjøpspakke - maks 6-7 personer - sammensatt av innkjøper, utstyrsleder, medisinskteknisk personell, klinikere og personer fra andre relevante fagområder (konsulenter)

TAT’S OPPGAVER Arbeidsoppgaver for TAT i forbindelse med gjennomføring av innkjøpsarbeidet: - Behovsverifikasjon – hva er behovet pr dato - Valg av anskaffelsesprosedyre - Valg av spesifikasjonstype, utarbeidelse av kravspesifikasjoner - Valg av tildelingskriterier som skal legges til grunn for utvelgelsen - Evaluering av tilbud - Bistå i utarbeidelse av kontrakt der dette er nødvendig Foreslå oppfølgingsaktiviteter mot leverandør

Anskaffelsen anbudsprosjekt evaluering kontraktsoppfølging mottak/kontroll befaring/overtakelse overlevering

Prosessen - Innkjøp - Samarbeid med ansatte - TAT Programmering Anbuds-prosjekt Forespørsel Evaluering Oppfølging

Anbudsprosjekt Kravspesifikasjon Tildelingskriterier Er leverandørens viktigste dokument for å kunne gi en god besvarelse – gi en løsning som dekker gitt funksjon/behov Skal beskrive en funksjon og/eller være detaljert (funksjonsbeskrivelse/detaljbeskrivelse) Være utformet på en slik måte at det er klart hva vi skal ha Skal bidra til å gi fremtidig fleksibilitet – utviklingsmuligheter Gi grunnlag for en lavest mulig totalkostnad/levetidskostnad Tildelingskriterier Forteller leverandøren hva vi vil legge vekt på ved utvelgelsen Skille tilbud, som oppfyller alle kravene, fra hverandre

Evaluering Kvalifisering Gjennomgang av skal-krav Tildelingskriterier

Tildelingskriteriene Pris tilbudt pris korrigert for åpenbare feil ev. servicekostnader ev. årskostnader/pris forbruksutstyr ev. opsjonspriser ev. forbehold ev. opplæring Funksjonalitet brukervennlighet kvalitet bildekvalitet pasientvennlighet service teknologisk nivå osv....... Tildelingskriteriene skal vektes Dette er noe konkret som gjør evalueringen lettere Ikke glemme det innkjøpsfaglige skjønnet

Kontraktsoppfølging Innhenting av garantier Innhenting av HMS/KS Prosjekteringsinfo Oppfølging av leverandøren Bestillinger Levering Opplæring

Mottak og kontroll Utstyret er mottatt uskadet og i riktig antall Utstyret er installert, ytelsestestet og klart til idriftsetting fra leverandør. Utstyret er sikkerhetstestet og klarert fra Oppdragsgivers mottaksavdeling. Dokumentasjon levert i henhold til kravene i kontrakten

Overtakelse Tidspunktet for ferdigstillelse av alle aktiviteter knyttet til utstyret, inklusive klinisk prøvedrift. Oppstart garantiperiode. Opplæring skal være gjennomført. Utarbeidelse og signering av overtakelsesprotokoller.

Overlevering Overlevering sentervis til sameiet bestående av St. Olavs Hospital og NTNU Overlevering av alle overtakelsesprotokoller for deler eller hele kontrakter

Erfaringer fra BF 1 til BF 2 Bedre kjennskap til St. Olavs Hospital – hvem gjør hva der Bedre forankring av oppgaven i ledelsen ved St. Olav TAT har fått bedre innføring i hva deres rolle er Større fokus på samarbeid i TAT Tettere samarbeid med Innkjøpsavdelingen ved St. Olavs Hvordan beskrive for å få best resultat – måten vi spør på (funksjonell/spesifikk) Vet hvordan de fleste leverandører besvarer oppgaven Bruken av tildelingskriterier – viktigheten av at de er gode (spesielt ifht vekting) Leverandørene er blitt flinkere til å inngi tilbud slik vi vil ha det

MTA’s Rolle som medlem i TAT Være bidragsyter når det gjelder kravspesifisering, si noe om service og drift av utstyret Være med i evaluering av tilbud Kjenne markedet for det aktuelle utstyret Vær bidragsyter i utarbeidelse av tildelingskriterier Kvalitetssikre tekniske løsninger og sjekke ut at de er gjennomførbare (Dicom, tekniske standarder, sikkerhetsstandarder)

Utfordringer i TAT Likebehandle leverandører – glemme egne tidligere erfaringer Være objektiv til prosessen – både kravspesifisering og evaluering Forholde seg til fastsatt kravspesifisering og fastsatte tildelingskriterier Ikke skreddersy kravspesifikasjonen for en leverandør Ha et overordnet syn på anskaffelsen; se anskaffelsen fra innkjøpers, brukers og sitt eget syn (MTA). Uttrykke sitt syn på standardisering vs. nye produkter (opplæring, kurs, vedlikehold, service, protokoller, prosedyrer)

Utstyrsplanlegging fase 2 Utstyrsprogrammene er i stor grad en konsekvens av Romfunksjonsprogrammene. Det er stor variasjon i utstyret som skal programmeres. Inkluderer alt fra stoler, bord, inventar, PC’er, operasjonslamper, operasjonbord, røntgenutstyr, MR, overvåkning, renholdsutstyr og forsyningsutstyr. I fase 1 ble det programmert ca. 3000 ulike artikler og samlet over 60.000 enheter. Det er derfor viktig med bred bruker- og ansattemedvirkning fra ulike fagområder. Viktig å få diskutert de ulike behov fra ulike synsvinkler. Det mest avanserte utstyret er ikke nødvendigvis det som krever mest ressurser i programmeringsfasen. Alt utstyret som skal inn i de nye byggene skal programmeres, både utstyr til universitetet, HiST og St.Olavs. Det vil ligge noen føringer for løsning fra IKT (Informasjons- og Kommunikasjons Teknologi) og AGV (Automatisk Gående Vogner), samt at vi må ta hensyn til prinsippene for vareflyt. Det kommer til å bli spennende, inntresant og utfordrende. Det må tenkes funksjon og ikke apparat, det må tenkes nytt, utradisjonelt, helhet fremfor tekniske detaljer og legges vekt på sambruk og god funksjonalitet. Dette er en god mulighet til å bedre utstyrsituasjonen ved de enkelte avdelinger så det er viktig å få best mulig resultat (kvalitet fremfor kvantitet). Man må prøve å se inn i fremtiden og ”spå” litt om hvor vi tror utviklingen går. Det er en utfordring i seg selv at det er relativt lang tid mellom programmeringen og anskaffelsen av utstyret. Viktig å velge rimelig likt teknologisk nivå på de tverrfaglige løsningene slik at vi øker fleksibiliteten og mulighetene for tilpasninger. Men det må selvfølgelig ikke gå på bekostning av gode løsninger for den enkelte avdeling.

Takk for oppmerksomheten! Spørsmål!