Organisasjonenes behov for informasjonsteknologi IKT og organisasjoner Organisasjonenes behov for informasjonsteknologi Kapittel 5 og 6 i læreboka

Kommunikasjon i organisasjoner Utviklingen preget av ”Internetworking” Essensielt å forstå brukerne før man lager et nytt informasjonssystem i organisasjonen Hvordan vil innføring av nye systemer påvirke organisasjonen? Hvem snakker med hvem? Hvordan fungerer ting i dag? Hva skal endres for å gjøre ting bedre? Det handler om respekt for menneskene som skal bruke systemene

Arbeidstakernes medinnflytelse Arb.miljøloven sier at arbeidstakerne skal være med på utforming av systemer som benyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet – og også ved planlagte endringer i slike systemer. Arbeidstakerne har karv på nødvendig opplæring Utviklere står derfor ikke fritt til å bestemme hvordan en gitt oppgave skal utføres

Organisasjon For å kunne vurdere IT-behovet i en organisasjon/bedrift, er det viktig å vite hvordan organisasjonen er oppbygd og virker. Kjennetegn ved organisasjoner er: arbeidsdeling hierarkisk beslutningsstruktur bestemte regler og prosedyrer for hvordan oppgaver skal utføres.

Ulike organisasjoner har ulike IKT behov småbedriften Eksempler på organisasjoner: småbedriften enkel organisatorisk oppbygging. IKT funksjonen rel. lite utbygd funksjonsorientert organisasjon mellomstore og store bedrifter sentrale organisatoriske IKT anvendelser innen økonomi, adm., planlegging, personal osv.

Organisasjoner kunnskapsorganisasjonen divisjonsorganisasjonen læresteder, advokatbyråer osv. rel. liten bruk av IKT til adm. formål mye bruk til avanserte IKT anvendelser som støtter opp om faglig bruk, tilgang til databaser, spesialverktøy osv. divisjonsorganisasjonen storbedrifter delt opp i divisjoner og datterselskaper rekke IKT anvendelser som støtter bedriftens ulike tjenesteområder.

Organisasjoner Ad hoc organisasjonen typisk prosjektorganisasjon: forskningsorganisasjoner, ekspertbaserte bedrifter osv. tyngden av IKT ligger på intensiv og avansert bruk innenfor spesialområder relativt liten bruk av IKT i administrativ sammenheng

Faktorer som påvirker organisasjonens bruk av IKT Omgivelser: marked, bransje, konkurranse, politiske osv. Enkelte bransjer krever høyere IT- innsats enn andre Innenfor bank og forsikring er IT- innsatsen spesielt høy fordi den gir effektivitetsfordeler i forbindelse med forvaltning og disposisjon av finansielle tjenester, samt forvaltning av kundedata Hvilke virksomhetsprosesser skal det fokuseres på? Kan IKT forbedre produktiviteten i virksomhetsprosesser (produktutvikling, ordrebehandling, produksjonsstyring og kundeforvaltning) Arbeidsgrupper, komiteer og prosjektgrupper slike oppdelinger fører gjerne til høyere IKT bruk IT anvendelser som støtter arbeidet til slike grupper har fått økt oppmerksomhet i senere tid

Arbeid i grupper På mange områder er det aktuelt å gjennomføre et prosjektarbeid Dette stiller store krev til gruppen som skal samarbeide, med et felles ansvar for resultatet Resultatet er avhengig av at gruppen kan samarbeide godt og har samme mål Ofte er det nødvendig å utarbeid en ”kontrakt” som fastsetter regler for gruppens arbeidsform

Konsekvenser for organisasjoners IKT strategi Behovet for IKT er avhengig av to primære forhold: strategisk betydning og produktivitetspotensiale (oppnå fordeler?) Organisatoriske rammebetingelser Hvilke organisatoriske kriterier må vi ta hensyn til for å vurdere produktivitetsfordeler gjennom IT-innsats? På bakgrunn av analyse av disse faktorene kan en utarbeide organisasjonens IKT-strategi

IT strategi Mange spørsmål må avklares når IT strategien skal utarbeides: Hvilken strategisk betydning og rolle skal IT anvendelsene ha? Hvilken organisasjonstype er det og hvilke rammebetingelser gir dette for bedriftens bruk av IT? Hvilke krav stiller markedet og bransjen til bruk av IT? Hvilke prosesser setter fokus på bedriftens totale produktivitet? I hvor stor grad skal IT anvendelsene støtte samarbeidsprosesser i arbeidsgrupper, komiteer og andre uformelle organisasjonsstrukturer?

IT strategi IT strategiprosessen består i å: Planlegge forretningssystemer Vurdere eksisterende systemer Designe systemer som støtter fremtidige behov Utvikle business case Infrastruktur Vurdering av eksisterende infrastruktur Infrastrukturplanlegging Utvikle business case (kostnader og fordeler/inntekter for ny infrastruktur) IT organisasjon Vurdering av eksisterende Organisasjonsplanlegging

Informasjonssystemenes rolle Informasjonssystemene skal støtte organisasjonens mål og møte kundenes krav og konkurranse fra andre Vi deler gjerne organisasjonen i flere nivå: ledelsesnivå kunnskapsarbeid operasjonelt nivå Informasjonssystemene må støtte alle disse nivåene - og flere informasjonssystemer er vanlig. Noen organisasjoner har disse nivåene atskilte, mens andre har mer integrerte nivå Uansett bør informasjonssystemene være knyttet opp mot hverandre. Høyt nivå av integrering har sine fordeler, men er dyrt og teknisk komplekst

Ledelsesnivå IT som støtte for langtidsplanlegging hva skjer om 5 år? Overvåking, systemkontroll, beslutningsstøtte Ledelsesinformasjonssystemer (LIS) planlegging kontroll rapportering Beslutningsstøttesystemer (BSS) hjelpe ledere med å ta beslutninger (analysere, simulere, estimere)

Nivå for kunnskapsarbeid Systemer for kunnskapsarbeid støtter designprosesser spredning av informasjon i organisasjonen hjelpe til med gjenfinning av kunnskap integrering av ny kunnskap/nye ideer

Operasjonelt nivå Prosesseringssystemer skal sørge for støtte for dag-til-dag-aktiviteter salg lageroversikt betaling timelister etc bestillingssystemer reservasjonssystemer (hotell, billetter etc) lønnsutbetalingssystemer

Bransjenøytrale informasjonssystemer Bransjenøytrale informasjonssystemer er systemer som finner anvendelse i organisasjoner uavhengig av hvilken bransje den tilhører: kontorautomatisering (tekstbehandling, samarbeidsverktøy) salg og markedsføring (ordrebehandling,nettbutikker,statistikker, databaser) økonomi personaladministrasjon (lønnssystem, tidsavregningssystem) virksomhetsportaler

Virksomhetsportaler Virksomhetsportaler er et nett (intranett,ekstranett) som deler og foredler informasjon og kunnskap internt i en bedrift eller på tvers av samarbeidende bedrifter. Den norske dataforening har utviklet sjekkliste i forb. med innføring av virksomhetsportaler. Flere faktorer spiller inn for at innføringen skal bli vellykket: evne til å frigjøre taus kunnskap og inspirere til nytenkning skape kultur som stimulerer og belønner deling av kunnskap i portalen involvering av ansatte og samarbeidspartnere dialog og interaktivitet – ansattes kjennskap og bruk av portalen osv.

Bransjespesifikke informasjonssystemer Oftest skreddersydd til bedriften knyttes gjerne til kjerneprosessen i verdiskapningskjeden eksempler finnes innenfor: bank (regningsbetaling) transport (logistikksystemer, e-pass) undervisning (nettverksuniversitetet) handel, vareproduksjon m.fl.

Hvordan IKT påvirker organisasjonen? Organisasjonens arbeidsmåter og informasjonssystemer henger nøye sammen Elementer i organisasjonen påvirker utformingen av de teknologiske løsningene: sosial kontroll plassering av makt og autoritet konflikthåndtering arbeidsprosesser og privilegier

IKT og arbeidsprosesser IKT påvirker arbeidsprosessene med hensyn til: Automatisering (mest vanlig etter innføring av IKT) Rasjonalisering (brukes gjerne for å oppnå produktivitetsfobedringer) Endring av virksomhetsprosesser (utnytter potensialet IKT til å omstrukturere prosesser)

i utdanning og næringsliv Paradigmeskifte i utdanning og næringsliv Reelt til stede klasserom/auditorier kurs konferanser, møte bibliotek praksis, lab.øving Virtuelt til stede Virtuelle klasserom ODL Telekonferanser m/u video/lyd Virtuelle bibliotek, Internett Simulering/ 'Virtual reality' Lettere tilgang

Organisatoriske konsekvenser Teknologien som grunnlag for forandring. Filtreringsteknologi la lederne motta mindre, men mer relevant informasjon Overvåkingsteknologi overvåke organisatoriske operasjoner, industri, markedstrender og konkurrenter gir mulighet for ’management by exception’ Koordineringsteknologi koordinering av ressurser - lokaler, utstyr og mennesker (bruk av konferansesystemer etc.) Beslutningsteknologi forbedre produktivitet og kvalitet av beslutninger tatt av enkeltpersoner og grupper

Organisatoriske konsekvenser Downsizing reduserer størrelsen på arbeidsstyrken og antall hierarkiske nivå i organisasjonen mellomledere mest utsatt etter downsizing vil det være behov for: kommunikasjonsteknologi filtreringsteknologi overvåkingsteknologi

Organisatoriske konsekvenser Outsourcing en slags downsizing hvor for eksempel la bedrift A overta enkelte av bedrift Bs funksjoner bedrift A antas å være dyktig på de funksjonene den nå overtar, mens bedrift B sitter igjen med ansvaret for de funksjonene som er deres hovedoppgaver.

Outsourcing Outsourcing har en rekke potensielle fordeler: økonomisk (kan få tjenesten til lavere pris) kvalitet forutsigbarhet fleksibilitet frigjøre ressurser (mennesker, kapital)

Outsourcing Mulige ulemper: tap av kontroll for avhengig av samarbeidspartner sårbar strategisk informasjon forretningshemmeligheter kan lekke ut avhengighet hvis samarbeidspartneren kommer i øk. vansker kan dette også ramme org.

Outsourcing av IKT- når? Når IKT ikke lenger er et konkurransefortrinn Når det ikke er vesentlig å ha datasystemet tilgjengelig hele tiden Når det ikke tømmer bedriften for nøkkelpersonell Når organisasjonens IKT-system er begrenset, ineffektivt eller teknisk underlegent

Gruppearbeid i organisasjoner Stadig mer vanlig (til sammen har vi bedre kompetanse enn alene) Noe mer tidkrevende Godt grunnlag for kreativitet Øker fellesfølelsen i bedriften Krever evne til å akseptere andres styrke og svakheter

Gruppearbeid i organisasjoner Faser: Orienteringsfasen (problemet blir definert) Diskusjon (innhenter info, identifiserer og evaluerer alternativ) Løsning (gruppen velger en løsning) Implementasjon og konsevensanalyse

Internett og organisasjoner Innenfor downsizing, outsourcing og gruppearbeid kan Internett spille en stor rolle Elektronisk handel - nye muligheter for organisasjoner Forbrukerne bruker nettet mer og mer : krever sikkerhet og godt personvern sammenligner priser, tilgjengelighet og service kjapp informasjon - tid er valuta på Internett

Produsent og forhandler Netthandel setter forhandlere i en usikker situasjon To forløp: Kunden kjøper direkte hos produsent. Produsenten får en slags forhandlerrolle og kunden må gjøre utvalgsjobben selv Produsenten gjør det han er best til: Produsere. Outsourcer salg til en forhandler som gjør det han er god på: Markedsføre og selge. Meglerfunksjon

Forbrukerne på nettet Fordeler med å handle på nettet: Døgnåpne butikker Handle når du selv vil Uavhengig av lokal forhandler Flere varer og forretninger å velge mellom

Forbrukerne på nettet Kunden krever sikkerhet og godt personvern Lojalitet blir overført fra lokalforretningen til produktet Kundene får ikke ta og ’se’ varene Service og tillit er viktig Lover og regler for internetthandel er ennå ikke satt i tilstrekkelig system . spesielt mellom land Det arbeides med saken.

Nettverksorganisasjoner Bedrifter/organisasjoner kan organisere seg i nettverksorganisasjoner eller virtuelle organisasjoner. Eksempler på dette er: Nettverksuniversitetet Realfagsuniversitetet Virtual Learning Institutions

Utfordringer ved utvikling og innføring av informasjonssystemer La brukerne av informasjonssystemet få en ’eier’følelse Være oppmerksom på forskyvning av arbeids-belastning Bruk av pilotgrupper til uttesting av informasjons-systemet før det tas i bruk av alle Opplæring Brukernes prioriteringer i fokus