Anskaffelsesreglementet v/Svend B Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT

Agenda Hva er en anskaffelse? Grunnmuren Regional organisering Konkurransegrunnlaget Avtaleparter Innkjøpets faser Behov fra Prosjekt til drift

Hva er en anskaffelse? Gjelder bare for kontrakter som er gjensidig bebyrdene, utveksling av ytelser: penger, varer, tjenester, arbeid. Gjelder ikke ensidige overføringer uten motytelser (støtte og subsidier, men må ikke benyttes til konkurransevridende støtte) Gjelder for anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Unntak (FOA § 1-3) er kjøp eller leie av fast eiendom, ansettelsesavtaler og visse forsknings- og utviklingstjenester (der flere er med på å finansiere oppdraget eller flere skal dele resultatene, spleiselag). Unntakene er ikke nevnt i loven, derfor er det klokt å følge lovens grunnprinsipper selv om anskaffelsen faller utenfor forskriften.

Grunnprinsipper ved anskaffelser Likebehandling Ikke-diskriminerede (nasjonalitet, lokal tilhørighet) Forutsigbarhet (varsle og gjennomføre) Etterprøvbarhet (protokoll, møtereferat) Konkurranse (minst 3) God forretningsskikk

Grunnmuren for anskaffelser Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) Forskrift om Offentlige Anskaffelser (FOA) Del 1 – 3 St.meld.nr.36 (2008-2009) «Det gode innkjøp» Innkjøpsstrategi i Helse Vest IKT Innkjøpshåndboken for Helse Vest IKT Standard kjøpsvilkår for Helse Vest Lov om kjøp (Kjøpsloven) Helse Vest IKT skal forvalte kategoriansvaret for «IKT-anskaffelser» i Helse Vest

Innkjøpskategorier 23 gjennomgående produktkategorier Nr Kategori Medisinske kategorier 1 Øre, nese, hals 2 Øye 3 Ortopedi 4 Nevrologi 5 Kardiologi 6 Operasjonsstøtte 7 Medisinske, kirurgiske forbruksvarer og basalartikler 8 Dialyse 9 Behandlingshjelpemidler 10 Laboratoriefag 11 Radiologi 12 Helsetjenester 13 Legemidler, infusjonsvæsker og ernæring 14 Akuttmedisin 15 Samhandling: Kommune, primærhelsetjenester Ikke-medisinske kategorier 16 Storhusholdning 17 Vaskeri og tekstiler 18 Energi 19 Bygningsdrift og -tjenester 20 IKT 21 Administrasjon og kontor 22 Transport 23 Tjenester 8 standardkategorier og 15 medisinske kategorier Hver kategori bemannes av en kategorileder og fagspesialister fra hvert foretak

Organisering og produktområdeinndeling Kategoriteamene legger strategier og planer Utarbeider anskaffelsesstrategi for sin kategori Utarbeider innkjøpsplaner for sin kategori, herunder vurdering av lokal, regional eller nasjonal anskaffelse Gjennomfører analyser av forretningsmessig betydning av avtalene de skal inngå, samt leverandørmarkedsanalyser Styrer anskaffelses- og kontraktsportefølje for sin kategori Opparbeider og forvalter oversikt over status, herunder : Nøkkeltall (innkjøpsvolum (spend) pr foretak/produkt/leverandør) Avtaledekning- og lojalitet

Organisering og produktområdeinndeling Funksjonsteam underordnes kategoriteam = 23 stk IKT: Programvare Integrasjonsløsninger Konsulenttjenester IKT-utstyr SLA-avtaler Multifunksjonsmaskiner

Beregning av anskaffelses anslåtte verdi FOA, § 2-3 angir en detaljert beskrivelse av hvordan verdien skal beregnes. Hva skal tas med? Varer (f.eks maskin eller programvare) Tjenester (f.eks ved implementering eller opplæring) Forbruksartikler (dersom dette skal kjøpes) Driftskostnader (dersom dette skal kjøpes) Service og vedlikehold (f.eks support og vedlikeholdsutgifter/tjenester), Fremtidig utviklingstjenester (f.eks estimert omfang på utbedringer og lignende) Opsjoner (f.eks andre moduler i programvare, flere brukere og lignende) Kostnadene skal summeres over kontraktens levetid. Tidsubestemt kontrakt, kostnader de 4 første år medtas. Fastsettes ved kunngjøringstidspunkt (forsvarlig)

Terskelverdier (FOA § 2-2) Forenklet kr 100 000 Nasjonal terskel kr 500 000 EØS-terskel kr 1 600 000 Verdi av anskaffelsen: <= 100.000 100-500.000 500-1.600.00 >1.600.000 FOA (Forskrifter) Anskaffelsesprotokoll § 3-2 anbefales forenklet Ja Lovpålagte tidsfrister Nei Ja, FOA § 10 Ja, FOA § 19 Del 1 §§ 1-4 Del 2 §§ 5-13 Del 3 §§ 14-22

Kunngjøring Kunngjøringen kan være på norsk (FOA § 3-9) Verdi av anskaffelsen: <= 100.000 100-500.000 500-1.600.00 >1.600.000 Kunngjøring Ingen plikt Min 3 stk Forenklet utlysning Ja DOFFIN (nasjonal) Ja, FOA § 9 Ja, FOA § 18-1 TED (internasjonal) Kunngjøringen kan være på norsk (FOA § 3-9) Man kan kreve at svaret også er på norsk samtidig som man kan tillate «støttedokumentasjon» på norsk, dansk, svensk eller engelsk.

Konkurransegrunnlag: Kvalifikasjonskrav Dette er krav som vi naturlig vil stille til tilbyder som selskap/bedrift: Attest for betalte skatter (max 6 mnd pr tilbudsfrist) Attest for betalte avgifter (max 6 mnd pr tilbudsfrist) Egenerklæring HMS (2 signaturer) Krav til miljø og etikk Prekvalifisering

Konkurransegrunnlag: Kravspesifikasjon Denne delen skal inneholde de SKAL-kravene som anskaffelsen skal tilfredsstille. Hvis ett eller flere SKAL-krav ikke blir tilstrekkelig beskrevet, kan tilbudet bli avvist. SKAL-kravene må være relevant og saklig for anskaffelsen Et SKAL-krav kan ikke benyttes som et tildelingskriterie og vektlegges i vurderingen av tilbudene

Konkurransegrunnlag: Tildelingskriterier I forbindelse med kunngjøringen skal det oppgis hvilke kriterier som skal tillegges vekt. Basert på laveste pris eller basert på det økonomisk mest fordelaktige. Alle kriteriene som skal vektlegges må være oppgitt i konkurransegrunnlaget. Alle kriteriene skal evalueres. Det er ikke tillatt å legge vekt på noe annet enn det som fremkommer i tilbudet. Uklarhetsregelen.

Tildelingskriterier Kriterium Vekt Detaljer Totalkostnad 40-50% Alle former for kostnader knyttet til anskaffelsen Produkt/tjeneste 30-40% Funksjon, Kvalitet. Brukervennlighet, Design, Miljø Leverandør/service 10-20 % Leveringstid, Service, Leveringssikkerhet, Referanser, Opplæring Totalt 100% Tildeles etter laveste pris eller det tilbud som er økonomisk mest fordelaktig

Anskaffelsesprosedyre Verdi av anskaffelsen: <= 100.000 100-500.000 500-1.600.00 >1.600.000 Prosedyrer FOA § 5 FOA § 14 Forenklet forespørsel Ja Protokollpliktig Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse (m/prekvalifisering) Konkurranse m/forhandling FOA § 5-1 Konkurransepreget dialog FOA § 14-2 Konkurranse m/forhandling og kunngjøring FOA § 14-3 Konkurranse m/forhandling uten kunngjøring FOA § 14-4 Åpen eller begrenset anbudskonkurranse er hovedregelen

Innlevering Sted og frist for innlevering skal angis i kunngjøringen og i konkurransegrunnlaget. Det skal angis dato og klokkeslett, samt et fysisk sted hvor tilbud skal leveres. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse og fysisk merkes som angitt. E-post levering alene er ikke godkjent. Tilbudet skal ikke åpnes av postmottaket, men av minst 2 personer knyttet til anskaffelsesprosjektet. Hvis tilbudet ikke leveres på rett sted, med riktig merking, innen rett tid og i lukket forsendelse skal det avvises. Tilbudet skal deretter returneres uåpnet til leverandør.

Innkjøpsordning Ordinær kontrakt (DIFI sine standard kontrakter) Stor og liten kjøpsavtale Stor og liten vedlikeholdsavtale Tilpasningsavtale Rammeavtale Dynamisk innkjøpsavtale

IKT-avtaler Alle avtaler er mellom Helse Vest IKT og leverandør. Avtalen skal beskrive «oppdraget», «brukere», antall, pris etc Avtalen skal normalt ha angitt en varighet. Avtaler skal normalt ha en varighet på maks 4 år. Vedlikeholdsavtale skal etableres samtidig med kjøpsavtalen. Varer og utstyr med en levetid over 4 år, kan ha en vedlike-holdsavtale som varer hele levetiden. Kjøp av varer eller tjenester som ikke allerede er dekket av etablerte kjøpsavtaler (rammeavtaler, opsjoner etc), må håndteres som en ny anskaffelse.

Innkjøpets faser (1) 1. Forarbeid 2. Markedskartlegging Hvilke behov skal anskaffelsen dekke Hva skal anskaffes Verdi av anskaffelsen Hvilken prosedyre skal benyttes Utkast til kravspesifikasjon 2. Markedskartlegging God og dokumentert kunnskap om leverandør- og produktmarkedet Verifisert kravspesifikasjonen Konkret markedsstrategi

Innkjøpets faser (2) 3. Kjøp 4. Implementering 5. Oppfølging Signert avtale og anskaffelsesprotokoll 4. Implementering Dokumentasjon arkivert i Contiki Sikre at vi mottar iht kontrakt Sikre godkjente endrings- og tilleggsordre Sikre at alle brukere har kjennskap til avtalen Sikre garantistyring 5. Oppfølging Sikre at leverandør yter iht avtale Avtaleansvarlig skal følge opp at avtalen blir utnyttet optimalt

Tidslinjen Prosjektstart Signeringsdato Installasjonsdag Anskaffelsesprosess Signeringsdato Leveringstid Installasjonsdag Akseptansetest Produksjonsstart (dato) Godkjennelsesperiode (3 mnd) Godkjennelsesdato Garantiperiode (1 år) Betale for kjøp Start vedlikehold

Et behov oppstår Lokal avklaring i HF-et Behandles i Applikasjonsforum Andre med tilsvarende behov/løsning? Er dette en mindre/større anskaffelse? Større: Portefølgestyring/prosjekt/finansiering/anskaffelse Mindre: Vurdere om eksisterende avtale kan benyttes. Hvis ikke: anskaffelse

Hva er forvaltning? Knyttet til løpende drift av løsning. Feilretting/feilmelding mot leverandør Motta og installere rettelser Motta og installere nye versjoner innenfor eksisterende avtaler og kostnader Oppdatere/fornye utstyr Bestille leverandøren til å utføre mindre oppdrag for å forbedre løsningen/utarbeide rapporter etc (variable forvaltning)

Fra prosjekt til drift Må ha ressurser: systemeier prosjektleder/personell fra HVIKT finansiering utførende personell fra berørte foretak brukergruppe/referansegruppe

Fra prosjekt til drift Prosjektets oppgave: gjennomføre innkjøp (kjøp og vedlikehold) sørge for opplæring utarbeide rutiner (eventuelt endringer) installasjon (i samarbeid med leverandør) akseptansetesting produksjonsstart godkjenning overlevering til forvaltning (både HVIKT og til HF)

Økonomi og sånn Utgift, betaling eller kostand Avskrivning (antall år) Avregning mellom HF og Helse Vest IKT Tjenestegrupper (budsjettnivå) PC-prising (PC/skrivere, desktop og kundestøtte) Leasing av PC-er (fra 2011) SLA-avtale (tjenestenivå-avtale), ny hvert år.

Avtaler Vi benytter statens standard avtaler (DIFI) Både for kjøp og vedlikehold, stor og liten, norsk og engelsk Avtalene er i hovedsak faste. Utdyping av innhold skjer gjennom bilag. Ytelser, pris og prisreguleringer skjer i bilagene. Avtalene skal ligger i Contiki. Tjenesten skal leveres iht avtalen. Faktura skal være iht avtale. Hver avtale har 3 roller: Avtaleforvalter, avtaleansvarlig og fagansvarlig.

Merkantilt ansvar for avtalen Roller For små avtaler kan 1 person fylle flere roller. For større og mer komplekse avtaler fordeles rollene på flere personer. Avtaleforvalter: Merkantilt ansvar for avtalen Ansvar for avtalemessig kontakt med leverandøren Har ansvar for å initiere nye kontrakter /reforhandle/terminere eksisterende avtaler

Ansvarlig for oppfølging av varslinger sendt ut fra Contiki Roller Avtaleansvarlig: Ansvarlig for oppfølging av varslinger sendt ut fra Contiki Kontakt med leverandør i forhold til avtalt leveranse Sikre og følge opp at leveransen blir levert i henhold til avtalen          Fagansvarlig  Innsamling av informasjon om formål som virker/ikke virker Ansvar for koordinering av brukerbehov