Oppfølging negativ netto og negative reiser Drammen, 19. mars 2009 ©Senter for statlig økonomistyring

OG – SAP har begrensninger vi må kjenne til. Negative resultater fra lønnskjøringene Når fradragsbeløp er større enn positive beløp på en lønnskjøring, får vi et negativt resultat. SAP sørger i utgangspunktet for at dette automatisk blir oppgjort ved første mulighet! MEN – Dette gjøres prinsipielt forskjellig på hovedlønn/bonuskjøringer/13. kjøring i forhold til reisekjøringer OG – SAP har begrensninger vi må kjenne til. SSØ region Drammen 2

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 1 Når resultatet for hovedlønn/bonus kan bli negativ for en periode, legger SAP på en ”motpostering” (debet) på lønnart /561 på denne perioden, slik at resultatet går i null. /561 gir debetpostering på konto for negativ netto i regnskapet På neste periode legges beløpet som en inngående negativ netto på lønnart /563 (egentlig kreditpostering – med dette synes ikke på lønnartrapporter!). Er det ingen andre posteringer å gjøre dette opp i mot, dannes en ny føring ut av perioden på /561 osv.

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 2 Slik fortsetter SAP med nye forsøk på hver eneste hovedlønnskjøring, bonuskjøring og 13. kjøring – helt til beløpet er fullstendig oppgjort! Det er nye negative nettoer og disse ”forsøkene” på å trekke inn beløp vi ser på lønnartrapporten: PC00_M99_CWTR CUS&OPAL46 Negativ netto CUS&OPAL1C Negativ netto - bonus som begge spør kun på lønnart /561 Lønnartrapportene viser altså ikke om den negative nettoen blir oppgjort – derfor må vi inn på lønnsslippen for å se hva som skjer.

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 3 Legg merke til at rekalkuleringer kan forårsake at det oppstår negativ netto på en tidligere ”for-periode” og at denne kan bli oppgjort på en senere ”for-periode” – men kanskje tidligere enn den perioden vi nå har kjørt hovedlønn på. Selv om vi får ut posteringer på lønnartrapporten for negativ netto, trenger det altså ikke bli en reell negativ netto på lønnskjøringen, når alle perioder hensyntas. PCP0 – filtrert - eller kun tatt ut på detaljer vedr. konto for negativ netto – viser de regnskapsmessige endringene på konto for negativ netto for personen.

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 4 ”Mislykkede” forsøk på å trekke inn negativ netto (på kjøringer uten andre ”positive” lønnsposter) vises ikke på PCP0 og konteres ikke til regnskapet. Sluttmeldte personer er ikke med på lønnskjøringene (med mindre andre lønnsposteringer trigger dette). Derfor vil SAP ikke kunne gjøre forsøk på å trekke inn evt. negativ netto, og de vil ikke være med på lønnartrapporten for negativ netto!

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 5 For å ha full oversikt over alle åpne poster vedr. negativ netto, må vi altså følge med på: avstemmingsskjemaet (C1) lønnartrapport (Cus&Opal 46 og 1C) og PCP0/lønnsslipp. Sluttmeldte personer må dessuten følges spesielt godt opp manuelt. Er det ikke andre lønnsposter negativ netto kan trekkes i – må innbetalingskrav fremmes snarest mulig.

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 6 Når ”negativ netto” innbetales: I regnskapet krediteres konto for negativ netto med innbetalingsbeløpet. Dermed er konto for negativ netto oppgjort i regnskapet, og posten står ikke lenger uoppgjort på avstemmingsskjemaet. Tilsynelatende er alt i orden. Men – i SAP ligger ”negativ netto” fortsatt uoppgjort og venter på ny sjanse til å trekkes inn!

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 7 Det innbetalte beløpet registreres derfor også på følgende måte i Infotype 0015 i SAP: NB! Dato mens personen var aktiv

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 8 På lønnsslippen blir den registrerte linjen på lønnart 8013 en debetpostering. I og med at personen nå blir med på kjøringen på grunn av den registrerte linjen, ”spretter den negative posten på lønnart /561 fram” og danner motpostering (kreditbeløp). /561 og 8013 vil gå mot hverandre i SAP, slik at den negative nettoen blir oppgjort også der! NB! Fordi postene går fram og tilbake på konto for negativ netto, vil de ikke framkomme på PCP0 og ikke danne posteringer til regnskapet!

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 8 Dersom det er svært lenge siden personen fratrådte, og det ikke er noen ”fare for gjeninntreden” i SAP, kan vi la være å gjøre disse posteringene i SAP. For eksempel kan vi ikke lenger endre lønnsresultater fra 2007. Derfor lar vi kanskje SAP-posteringer utgå for så gamle negative nettoer som innbetales til regnskapet nå. Alternativt kan vi aktivere den sluttmeldte personen som en honorarperson på for eksempel inneværende måned, legge på føringen med innbetalt negativ netto på en dato denne måneden, og deretter sluttmelde personen igjen.

Hovedlønn/bonus/13.kjøring 9 OBS i kontrollperioden: Framkommer det ørebeløp som gir negativ netto på sluttmeldt person, legg på en nøytral motpostering som fører til at slippen går i null, slik at det ikke blir posteringer på negativ netto. På 13.kjøringen oppstår ofte mange negative nettoer. Registreringer vedr. EK-tjenester som utløser skattetrekk uten at det er dekning for dette, andre rekalkuleringer etc.......... I kontrollperioden bør det sjekkes om samtlige personer som får negativ netto er aktiv med lønn. Send innbetalingskrav med en gang, dersom det ikke er dekning i lønn. Skal skatt på sluttmeldt person tilbakeføres manuelt (Grunnet negativ skattegrunnlag)– må det gjøres senest på 13. kjøringen i det året vedkommende har positivt skattebeløp totalt! (Vi kan ikke tilbakeføre skatt året etter, dersom det resulterer i at neste års LT-oppgave gir negativt skattetrekk .

Negativt resultat på reisekjøringer 1 Hvorfor blir en reise negativ? Det kan være utbetalt for stort reiseforskudd på en reise. En reise kan bli korrigert i ettertid, ved at poster som tidligere har vært utbetalt fjernes eller rettes til lavere beløp. Skatteregler kan endres, slik at det i ettertid blir kalkulert skatt på en reise etc. (Vi har i år 2008 sett eksempler på at nye poster på en reiseregning kan trigge omberegning også av skatt.) Det kan være gjort registreringsfeil i reisen. Skjer dette, skal man (kunden eller SSØ ved fullservice) rette det som var feil og la systemet danne et nytt resultat som overføres til kreditoren ved neste reisekjøring.

Negativt resultat på reisekjøringer 2 Negative resultat på reiser posteres ikke mot konto for negativ netto Alle resultatene fra reisekjøringen lastes over på Kreditoren. (Utbetalingsreskontroen for personer) – Jfr. transkode FBL1N (avst. A3-A) Danner de samlet et kreditbeløp – utbetales dette. Danner de samlet er debetbeløp – blir dette liggende på kreditoren i påvente av kommende kreditbeløp fra reisekjøringer (BR-posteringer)

Negativt resultat på reisekjøringer 3 Eksempel på kreditoren: Negativt resultat på reisekjøringen 27.11.2007 - Kr. 20,- ble liggende som et debet-beløp på kreditoren:

Negativt resultat på reisekjøringer 4 Under reisekjøringen 02.03.08 kommer det nye føringer på kreditoren - på til sammen kredit kr. 6.231,16. Siden vi fra før har en debetpostering på kreditoren på kr. 20,- utgjør åpne BR-føringer nå til sammen kredit kr. 6211,16 - og det er dette beløpet som remitteres!

Negativt resultat på reisekjøringer 5 Vanlig spørsmål: Kontert netto utbetalt fra reisekjøringen stemmer ikke med overført beløp til bank. Det kan være at det fra tidligere ligger en debetsaldo på en kreditor. Dette beløpet samordnes med det nye kreditbeløpet som legges på fra den siste reisekjøringen. Dette vil gjøre remitteringsbeløpet lavere enn nettoresultatet fra lønnskjøringen. Det kan ha oppstått negative resultater på den siste reisekjøringen som ikke blir med på remittering. Da vil remitteringsbeløpet bli høyere enn nettoresultatet fra lønnskjøringen. Og – selvsagt kan det bli flere kombinasjoner av disse tilfellene, og det kan være flere tilfeller!

Negativt resultat på reisekjøringer 6 Hvordan finne ut hvilke personer differanse gjelder: Kjør FBL1N med dato dagen før reisekjøringen, og filtrer for BR-posteringer. Da ser du hvilke reskontroer som er åpne (debetsummer) og beløpene dette gjelder. Kjør FBL1N med dato for reisekjøringen, og filtrer BR-posteringer på nytt. Se etter Debet-beløpene du nå har.

Negativt resultat på reisekjøringer 7 Når negativ resultat på reiser (debetbeløp på reskontroen) ikke kan gjøres opp mot ny reiseregning – og personen fortsatt får lønn: Kan avtale inntrekk i lønn - registreres i Infotype 0015 (kreditbeløp på lønnsslipp) NB! Denne posteringen vil bli kreditert på konto for negativ netto i regnskapet

Negativt resultat på reisekjøringer 8 Samtidig må det registreres en motpost på den(de) reisen(e) som har resultert i negativ resultat – ved å velge NEGN under ”kvitteringer” i PR05 NEGN-posten konteres også på konto for negativ netto i regnskapet NB! Husk å godkjenne reisen på nytt!

Negativt resultat på reisekjøringer 9 På reiseregningen føres beløpet som et positivt beløp. Dette igjen fører til at ved i neste reisekjøring skjer en rekalkulering av reisen, som fører til at dette beløpet går til ”utbetaling” – altså som en kreditpostering på reskontroen. Nå vil åpne BR-posteringer på kreditoren til sammen gå i null. Men disse postene må ”avkrysses” og utlignes mot hverandre manuelt i SAP. (Utføres av SSØ – gjør oss gjerne oppmerksom på slike tilfeller)

Negativt resultat på reisekjøringer 10 I regnskapet skjer følgende på konto for negativ netto: Kreditpostering på BH-bilag vil komme fra hovedlønn. Debetpostering på BR-bilag vil komme fra reisekjøringen. Dette skjer ikke samtidig, så i noen tilfelle kan en av posteringene bli stående uoppgjort pr. månedsslutt – i påvente av at begge posteringer er regnskapsført og utligner hverandre.

Negativt resultat på reisekjøringer 10 Ingen lønn å trekke beløpet inn i??? Personen må innbetale tilsvarende Debet-saldo på BR-bilagene på reskontroen. Innbetalingen krediteres konto for ”tilbakebetalt netto” i regnskapet Gjør akkurat de samme føringene i SAP som tidligere skissert, men i tillegg legges det også på en debetpostering på lønnart 8002 ”Tilbakebet. netto” - med det samme beløpet. (Konteringsdato mens personen var aktiv) Dette er litt omstendig, med gir en ryddig oversikt for lønnsstaker.

Negative resultater fra lønnskjøringene Dette var en kort gjennomgang av det som skjer når det oppstår negative resultater på lønnskjøringene – og de vanligste måtenå å korrigere dette på. Det er svært viktig at både de som registrerer/lager bilag til SAP, de som registrerer evt. innbetalinger i regnskapet og de som skal følge opp avvik på avstemmingene forstår de forskjellige prinsippene – og samarbeider om å følge opp uoppgjorte poster. Vær nøye med simulering ved korrigeringene! Fortsatt usikker ? – be om hjelp via Solman!