Utlandsprosessen Studiestøtteonferansen i Stockholm 1. – 3. juni 2014

Oppdraget for arbeidsgruppen • På direktørkonferansen i Stockholm juni 2013 fikk ASIN i oppdrag å lage en rapport over de ulike landene sin håndtering av studiestøtte til studenter i utlandet. • Komme med forslag til beste praksis innenfor deler av utlandsprosessen • Finne områder der vi kan samarbeide på tvers av landegrensene

Oppstart • Forstå oppgaven som ble gitt av direktørgruppen • Finne en arbeidsform og metodikk som gjorde oss i stand til å presentere noe fornuftig

Hvordan • Kartlegging av prosessene fra A til Å • Sett på 9 ulike deler av utlandsprosessen og forsøkt å komme med forslag til beste praksis innenfor disse punktene • Identifisere områder der vi har felles utfordringer

1 Informasjon • Alle land har god informasjon om støtte til studier i utlandet på nettet • Informasjonen skal være lett å finne og lett å forstå

2. Søknadsprosess • Studentene søker på nettet med en enkel, men sikker innlogging • Alt må kunne gjøres på nettet • Flerårig søknad(DK)

3. Registrering ved mottak av søknad • Oppdaterte registre over godkjente utdanninger kombinert med en interaktiv nettsøknad med en sikker innlogging vil gi oss korrekte data som kan registreres maskinelt • Vil gi bedre datakvalitet og føre til korrekte vedtak

4. Maskinelle kontroller • Jo flere maskinelle kontroller vi har, desto mer effektiv blir saksbehandlingen • Maskinelle kontroller sikrer bedre kvalitet på dataene i systemene våre – gir bedre kvalitet på vedtak • Kundevennlighet – kunden skal slippe å sende inn samme opplysninger flere ganger til offentlige etater

5. Manuelle kontroller • Alle land har en god del manuelle kontroller • Vanskelig å komme noe forslag til beste praksis fordi vi har ulike regelverk og ulike saksbehandlingssystemer • Gode rutiner for manuelle kontroller, slik at det ikke tar for lang tid eller gir store rom for feil behandling av søknader

6. Innhente manglende opplysninger • Målet er helt klart å få inn så mange komplette søknader som mulig • Sverige/Norge bruker mye tid på søknader som ikke er behandlingsklare • Danmark avslår søknader som er mangelfulle

7. Vedtak • Vedtakene skal være enkle å forstå for kunden og de skal sendes elektronisk • Skal kun inneholde det som er nødvendig

8. Utbetaling • For å minske risikoen for feilaktige utbetalinger er månedlige utbetalinger å anbefale • Være sikre på at kontoen tilhører studenten • Færøyene betaler skolepengene direkte til lærestedet, men det blir trolig vanskelig for flere av oss

9. Studiekontroller • Effektivitet vs rettssikkerhet og minimere feilaktige utbetalinger • Vanskelig å få på plass maskinelle studiekontroller innenfor utlandsområdet • Målet må være å ha så få kontroller som mulig, men likevel nok til at man er trygge på at studiestøtten blir riktig utbetalt

Kort oppsummert • Ulike regelverk og ulike datasystem gjør at det er vanskelig å komme opp med beste praksis innenfor alle områdene vi har sett på • Rapporten viser en ønsket situasjon innenfor de ulike delprosessene • Hvert land må selv definere hva som er fornuftig å hente fra andre

Samarbeidsområder • Informasjon om utdanningssystem • Kontaktinformasjon • Godkjenning av lærested og utdanninger • Tolkning av dokumentasjon Dette er områder hvor arbeidsgruppen mener at det helt klart er mye å hente på et enda tettere samarbeid. I dag sitter vi og gjør samme jobben i alle de nordiske landene. Vi sitter på hver vår tue med felles utfordringer og felles problemstillinger

Hva mener dere? • Hvordan skal studiekontrollene være for å sikre både effektiv saksbehandling og samtidig sikre at det er minst mulig feilutbetalinger av studiestøtten? • Er det hensiktsmessig å jobbe på tvers av landegrenser? I så tilfelle, hvilke områder skal man jobbe med?