Prosjekt-prosessen i Helse Vest Johnny Heggestad Prosjektdirektør Helse Vest RHF

Prosjektprosessen i Helse Vest Mål og strategi Prosess og metodikk Styring og prioritering av prosjekta

Strategi og porteføljestyring

Kva er ein prosjektportefølje?

Strategisk retning Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering Prosess og beslutningsstøtte Styring av prosjektporteføljen evaluering av resultat Tilgangskontroll og personvern Samordning, integrasjon og applikasjonsarkitektur Driftsstabilitet og teknologiutvikling Nasjonale initiativ

Føresetnad for levering av nytte (”Det gylne triangel”) God forankring i toppleiinga Prosjektleiing ”Building the ship” Endringsleiing ”Preparing the crew” Forbetring krev endring – endring krev leiing! Kilde: PMI

Prosjektprosessen i Helse Vest Mål og strategi Prosess og metodikk Styring og prioritering av prosjekta

Helse Vest prosjektprosess Linje Prioritere de rette prosjektene Porteføljestyring Vurdering Porteføljestyringsprosesser Prosjektstyring Initiering Etablering Gjennomføring Avslutning Prosjektledelse, styring og rapportering Kommunikasjonsaktiviteter, interessentar etc Endringsledelse og gevinstrealisering

Standard prosess og styrende dokumenter FASE: INITIERING VURDERING ETABLERING GJENNOMFØRING AVSLUTNING PROSESS Linje Porteføljestyring Vurdering Øvrige porteføljestyringsprosesser Prosjektstyring Initiering Etablering Gjennomføring Avslutning Prosjektledelse, styring og rapportering Endringsledelse/kommunikasjonsaktiviteter etc Verktøykasse/ Sentrale dokumenter Prosjekt-beskrivelse Beslutnings-underlag Kost/nytte-vurdering Riskoanalyse Prosjektmandat Retningslinjer for vurdering Prosjektmandat Prosjektplan Kommunikasjons-plan Prosjektadministrative dokumenter Prosjektplaner Prosjektrapporter Prosjektdokumentasjon Prosjektleveranser (egen metodikk og spesifikke dokumenter for gjennomføring pr type prosjekt) Prosjektevaluering Gevinstrapport Sjekkliste for prosjektavslutning Prioriterings- kriterier Kost-/nytte-vurdering Risikoanalyse Prosjektbudsjett Ressursavtaler Prosjektregnskap Risikovurdering Timelister

Ny IKT styringsstruktur Direktør- møte System-/ prosesseigar Strategisk IKT-forum AU Portefølje- kontor Systemansvarlege Driftsmøter Arkitektur fagforum Klinisk IKT fagforum Adm./økon. IKT fagforum Sikkerhets- utvalget

Årshjul for Porteføljestyringsprosessen Invitasjon til innsendelse av prosjektkandidater fra porteføljekontoret (følgeskriv som beskriver det som er fastlagt og en forventning til hva som blir tilgjengelig av investeringsmidler) Budsjettvedtak i styret for Helse Vest IKT. Utarbeidelse, kvalitetssikring og intern prioritering av prosjektkandidater i foretakene kost-/nyttevurderinger beregning av drifts- og forvaltnings-kostnader Vedtak i AD-møtet om prosjektportefølje. Februar Desember Porteføljekontoret sammenstiller prioriterte lister fra de ulike samarbeidsfora - fanger opp eventuelle endringer i kandidatene 1. oktober 15. mai Helseforetakene sender inn sine prosjektkandidater til porteføljekontoret (komplett med kost/nytte, god kvalitet på kandidaten, prioritert fra HF… August/ september Porteføljekontoret fordeler kandidatene til de respektive samarbeidsfora Koordinering mellom HF, IKT, programmer og porteføljekontoret i forhold til arbeidsdeling på regionale kandidater For regionale kandidater beregner hvert berørt HF sine forventede nyttevirkninger Behandling av delporteføljer i samarbeidsfora

Prosjektprosessen i Helse Vest Mål og strategi Prosess og metodikk Styring og prioritering av prosjekta

Porteføljestyring prioriteringsprosess m/ IKT-ledere

Kriterier for å prioritere Gjeldande mål og strategi (3-5 års perspektiv) Gir føringar for tiltak og iverksetting av nye prosjekt Handlingsplan (årlege vurderingar) Handlingsplanane blir iverksette gjennom budsjettarbeid og gir føringar for oppstart av nye tiltak/prosjekt og justering av eksisterande prosjekt i porteføljen Det er avgjerande at prosessen med porteføljestyring er godt samkøyrd med budsjettprosessen Skal sikre prioritet, økonomi og ressursar til prosjektgjennomføringa Overordna prioritetskriterium: Strategisk forankring Tiltak i handlingsplanen Prosjekt og livssykluskostnad Resultat frå kost/nytte vurdering Tilgang på ressursar og teknologi Korleis prosjektet er avhengig av andre prosjekt/tiltak

”Anskaffelse” av prosjekt Strategisk forankring Nytte Risiko Arkitektur Tilgang på teknologi Usikkerhet i estimater Tiltak i handlingsplanen Prosjekt og livsykluskostnad Tilgang på ressurser Avhengighet til andre prosjekt/tiltak 40 % 30 % 15% 15%

Prosjektstatus (Dashbord)

Prosjekteffektivitet Raskere implementasjon av strategi Prosjektportefølje ”Maturity model” Gevinstar for alle prosjekt er evaluert i etterkant og erfaring vert brukt i val av prosjekt Prosjektvalg og prioritering er transparent og gjort gjennom systematiske prosedyrar Ressursbehov er planlagt for alle prosjekt (Prosedyrar for å løyse ressurskonfliktar) Prosjekteffektivitet Raskere implementasjon av strategi Kunnskap om status og framdrift i alle prosjekt (Rapporteringssystem) Kunnskap om pågåande prosjekt (Prosjekt database)

Prosjektprosessen i Helse Vest Kommentarar? Spørsmål? 19

Samordning av IKT i AMK Forprosjekt

SAMORDNING AV IKT I AMK Forprosjekt 2010 -2011 Mål og hensikt Etablert prosjektdirektiv Etablering av styringsgruppe

Hovedmål AMK skal fungere som akuttmedisinsk kommunikasjonssentral internt og eksternt i daglig virksomhet så vel som i katastrofesituasjoner. De prehospitale tjenestene skal ha nødvendige og sikre IKT-verktøy for å fylle sin rolle, også i katastrofesituasjoner. Beskrivelse av scenario der samhandlingsreformens intensjoner blir førende for de prehospitale tjenestene.

Leveranser Detaljert beskrivelse av nå-situasjonen og lokale planer. Ansvaret for de ulike systemene er klart beskrevet. Beskrivelse av gap i verktøyporteføljen Forslag til: Samarbeid mellom de fire helseforetak for å sikre at tjenesten har de mest kostnadseffektive teknologiske løsningene. Riktig grad av oppetid og responstid med rask tilgang til IKT-støtte. Hvordan en skal gi fagmiljøene bedre styring med sine IKT-verktøy for å støtte arbeidsprosessene. Innspill til MTU- ,tele-miljøene og Helse Vest IKT med ønsker til forbedringer i støtten. Prioritering og utprøving av nye applikasjoner og tjenester Beskrivelse av de IKT-løsningene der nasjonal samordning er nødvendig og forslag til fremgangsmåte for å oppnå dette. Hvordan AMK-sentralene skal kunne overta for hverandre som reserve AMK. Opplæring og brukerstøtte Hvordan RAKOS kan forsterke arbeidet for å oppnå- og lede samordning mellom HF-ene og mellom helseregionene nasjonalt innen IKT og de prehospitale tjenester.

Leveranser Beskrivelse av ressursbehovet for å oppnå de forbedringer som foreslås på kort og lang sikt. Prioritert liste i innspill til andre fagområder om ønske til forbedringer i deres IKT-verktøy. Oversikt over behovet for fremtidge tiltak, prosjekter og videre utvikling. Prioriterte forslag til aktuelle prosjektkandidater på kort og lang sikt basert på en kost-nyttevurdering. Prosjektet skal underbygge at kostnadene til innkjøp, drift og vedlikehold bli redusert som et resultat av arbeidet og anslå hvor mye. Prosjektet skal sannsynliggjøre at oppetid og drift av de ulike verktøy vil bli bedre med de nye forslagene. Prosjektet skal lage en samlet analyse av antatte kostnader for de ulike tiltak og nytteverdien av å iverksette disse. Basert på dette skal prosjektet foreslå en prioritering av tiltakene.

Styringsgruppe Leder: Prosjektdirektør RHF/ den i RHF-et som følger opp RAKOS Leder RAKOS En fra hvert HF der følgende funksjon ønskes dekket: Ambulanse Medisinsk ledelse AMK Telemiljøet IKT Akutmottak Helse Vest IKT – seksjon prosjekt/utvikling

Prosjektgruppe Prosjektleder (fra RAKOS) En fra hvert HF der følgende funksjon ønskes dekket: AMK-leder Ambulanseleder Akuttmottak Teknisk rådgiver 1-2 fra H-V IKT En fra testmiljøet i HF

Aktuelle referansegrupper Leder for MTA i hvert HF Leder for telemiljø i hvert HF Fagdirektører Arkitekturforum Norsk Luftambulanse KoKom Akutmottak Legevakten (lege, avd.leder)