BOTT Økonomi og HR

Hovedkonklusjon Anbudsregler og kontraktmessige forhold gjør at systemene må byttes. Det er 2 alternativer: Kjøpe tjenester fra DFØ Gå ut i markedet Alternativet med DFØ har lavest pris og risiko. Det er en velutprøvd løsning som brukes av mange statlige kunder. Det er ikke skiftet i seg selv som gir effektivisering og gevinstmuligheter, men skiftet til en teknologisk plattform som muliggjør standardisering og utvikling.

Anbefaling av samarbeid med DFØ Rammene for et strategisk samarbeid med DFØ er definert DFØs veikart dekker BOTTs behov for utvikling fremover mot 2025 Omfanget av tjenester som må utvikles er kartlagt Prosjektøkonomi og budsjettarbeid Selvbetjeningsløsning på lønnsområdet Ny integrasjonsløsning Samlet sett oppnås et løft for BOTT-institusjonene Kostnadene for utvikling og implementering er spesifisert og garantert. Disse er i det lavere segmentet sammenlignet med en markedsløsning. Potensiale for en kostnadsdeling med andre statlige kunder Høsten 2018 starter en «opptaksprosess» med DFØ. Opptaksprosessen begynner med planlegging og ytterligere detaljering av tjenesteleveransene.

Samlede eksterne kostnader (skal betales til DFØ) Kostnadselement UiB UiO NTNU UiT Total Sum drift (årlig kostnad) 17 mill kr 26 mill kr 32 mill kr 16 mill kr 91 mill kr Sum investering (engangskostnad) 29 mill kr 41 mill kr 54 mill kr 28 mill kr 152 mill kr

Forslag til vedtak Universitetsstyret gir sin tilslutning til at det inngås et samarbeid med DFØ om tjenesteleveranser innenfor økonomiområdet inkludert lønn. Første steg i samarbeidet er planlegging av opptaksprosess og fastsetting av endelig pris. Hvis prisfastsetting viser vesentlige avvik ber styret om å få saken tilbake til ny vurdering. Saken vil bli fulgt opp overfor styret i de årlige budsjettbehandlingene knyttet til investeringskostnader og lokale kostnader. Vedtaket forutsetter at det gjøres tilsvarende vedtak ved alle institusjonene.

Betydning for ansatte DFØ en tjenesteleverandør, vil levere tjenester som vi i dag dekker selv. Får særskilt betydning for ansatte i: Avdeling for administrativ støtte USIT Fagbrukere: Ytterligere digital støtte til arbeidsprosesser. Alle ansatte: Mer brukervennlige tjenester, innhente data en gang, også på mobile plattformer.

Mottaksprosjekt ved UiO Ved UiO etableres et eget program for administrativ forbedring og digitalisering. Det lokale mottaksprosjektet for BOTT HR og økonomi vil sortere inn under dette programmet, og starte opp i høst. Mandat(er) drøftes før sommeren Nye løsninger/tjenester er forventet klare for produksjon i 2021/ 2022.

IDF møte: drøfting Akademikerne: Tjenesteorganet har i sitt mandat å fatte beslutninger på vegne av sektoren og spurte om det er mulig for Tjenesteorganet å velge en annen løsning for sektoren? Parat og NTL etterspurte en garanti for at ingen vil bli sagt opp, da det i styresaken ser ut som arbeidsgiver vil tilrettelegge for at ansatte får andre arbeidsoppgaver. Parat: Hvordan i vareta historiske data NTL: tidligere inn, oppgavene burde forbli ved UiO, hva blir billigere og bedre kvalitet? Omstillingsavtale vurdert? NTL: Hvordan i vare ta ansatt?